知識(shí)管理的檔案創(chuàng)新管理靈活運(yùn)用

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【摘要】知識(shí)管理在知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)中充分強(qiáng)調(diào)了知識(shí)管理、運(yùn)用的價(jià)值，因此也得到了社會(huì)的廣泛重視。本文在強(qiáng)調(diào)知識(shí)管理重要性的基礎(chǔ)上，將其與檔案管理緊密結(jié)合在一起，強(qiáng)調(diào)檔案管理必須要突破舊有模式，有機(jī)融入知識(shí)管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理效率與水平的全面提升。

【關(guān)鍵詞】知識(shí)管理；檔案管理；運(yùn)用

一、知識(shí)管理的概念與其運(yùn)用的重要性

知識(shí)管理在檔案管理中屬于一種創(chuàng)新的管理模式，這種管理靈活地運(yùn)用了知識(shí)的系統(tǒng)性，要求在知識(shí)獲取的基礎(chǔ)上巧妙地運(yùn)用自身的創(chuàng)造能力、整合能力與記錄能力、更新能力，對(duì)知識(shí)進(jìn)行不斷的創(chuàng)新與發(fā)展，并且將知識(shí)融入系統(tǒng)之中。在知識(shí)管理的推動(dòng)下，體系的僵硬化被打破，系統(tǒng)也實(shí)現(xiàn)了永久性的循環(huán)。因此知識(shí)管理在當(dāng)前的社會(huì)政治環(huán)境、經(jīng)濟(jì)環(huán)境中都得到了有效的利用，在一定程度上能夠推動(dòng)各個(gè)領(lǐng)域的進(jìn)步與發(fā)展。在檔案管理的過程中，知識(shí)管理的運(yùn)用具有其必要性與重要性。這是因?yàn)闄n案本來(lái)就是一個(gè)不斷積累、不斷發(fā)展的信息符號(hào)，也是各類知識(shí)、資源傳播的主要方式之一。相對(duì)于其他零散不統(tǒng)一、整合力度差的知識(shí)信息，檔案更具有權(quán)威性。而知識(shí)管理在檔案管理運(yùn)用中的重要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，知識(shí)管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的領(lǐng)域拓展，使得檔案管理不再受到傳統(tǒng)類型的局限，將文件、圖書、報(bào)紙等各種檔案信息融入系統(tǒng)性的管理范圍之中，更為注重信息資源的應(yīng)用與分享，在一定程度上發(fā)揮了拓展管理領(lǐng)域與范圍的重要價(jià)值。另外，知識(shí)管理的運(yùn)用能夠逐步提高檔案管理的價(jià)值，使得檔案管理不再受到狹義安全管理的局限，突出檔案的使用功能。尤其是在當(dāng)前局勢(shì)之下，伴隨著現(xiàn)代化、智能化技術(shù)與手段的發(fā)展，知識(shí)管理的融入顯得更為重要，通過這一模式的運(yùn)用有助于更多的用戶廣泛快捷地獲取各類信息，從而不斷提高檔案運(yùn)用的價(jià)值，發(fā)揮不可估量的社會(huì)推動(dòng)作用。除了上述重要性以外，知識(shí)管理在檔案管理中的運(yùn)用還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案在管理工作上的細(xì)化，進(jìn)一步提高檔案知識(shí)的服務(wù)水平與效率、效果，滿足用戶的多樣化需求。

二、知識(shí)管理在檔案創(chuàng)新管理中的運(yùn)用對(duì)策

當(dāng)前我國(guó)在開展檔案管理工作中，存在著檔案管理人員缺乏正確意識(shí)、對(duì)于檔案的運(yùn)用性不強(qiáng)等多個(gè)問題，并沒有將知識(shí)管理的思想理念、模式方法靈活運(yùn)用到檔案管理的過程中。為了解決這一問題，必須要注重知識(shí)管理在檔案管理中的創(chuàng)新運(yùn)用，通過積極有效的對(duì)策提高知識(shí)管理的運(yùn)用水平：

（一）在檔案管理流程中融入知識(shí)管理

知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)將更多、更新的信息資源融入檔案體系之中，對(duì)此在檔案管理的流程中，應(yīng)該運(yùn)用知識(shí)管理思想不斷擴(kuò)大檔案的收集范圍，促進(jìn)檔案在館藏上的豐富化、多元化，不僅注重傳統(tǒng)檔案資源的納入，還應(yīng)該注重電子文件、私人檔案等各類資料的收集。另外，在檔案資料收集的同時(shí)還應(yīng)該注重對(duì)于檔案的整合，可以以知識(shí)單元為基礎(chǔ)對(duì)檔案進(jìn)行整理，對(duì)于復(fù)雜多元的信息資源、檔案內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)與合理的濃縮，這樣才能滿足檔案在運(yùn)用上的需求，為后期的檔案利用提供便利，讓檔案成為一種極為重要的知識(shí)載體、戰(zhàn)略資源，而不是一種單純性的歷史記錄與憑證。

（二）提高檔案管理人員的自身素養(yǎng)

檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到知識(shí)管理的運(yùn)用水平，在檔案管理的實(shí)際工作中存在著人員年齡結(jié)構(gòu)偏大的情況，這些檔案管理人員并沒有接收過專業(yè)化、先進(jìn)化的培訓(xùn)，對(duì)于知識(shí)管理也缺乏認(rèn)知與經(jīng)驗(yàn)，再加上檔案管理的設(shè)備較為陳舊，對(duì)于知識(shí)管理的創(chuàng)新運(yùn)用帶來(lái)了消極的影響。為了解決這一問題，必須要將人員素質(zhì)素養(yǎng)的提高作為知識(shí)管理運(yùn)用的重要途徑，加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)、教育，開展與知識(shí)管理相關(guān)的實(shí)踐活動(dòng)，讓管理人員能夠通過實(shí)際性的情景演練將知識(shí)管理這種全新的管理模式融入檔案管理中，靈活運(yùn)用信息技術(shù)將檔案管理、知識(shí)管理緊密結(jié)合在一起。

（三）開發(fā)知識(shí)管理的檔案管理體系與業(yè)務(wù)流程

通過上述分析可以看出，知識(shí)管理將動(dòng)態(tài)性的體系融入到了檔案管理的過程中，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案作為知識(shí)內(nèi)容的提取與共享、延伸。為了達(dá)到這一目標(biāo)，在檔案管理的過程中要重視“共享”，從過去的儲(chǔ)存管理深化到整合、開發(fā)與利用。對(duì)此，在檔案管理的過程中應(yīng)注重對(duì)傳統(tǒng)流程的再造，推動(dòng)形成系統(tǒng)化的“接收檔案—整理檔案—保管檔案—檔案實(shí)體提供利用—了解用戶需求—知識(shí)產(chǎn)品開發(fā)與共享”的業(yè)務(wù)流程，這樣才能進(jìn)一步提高檔案管理的整體水平。除了上述對(duì)策以外，還應(yīng)該對(duì)管理的制度進(jìn)行強(qiáng)化，為知識(shí)管理理念與模式的融入奠定機(jī)制上的根基。通常情況下可以構(gòu)建知識(shí)資源安全訪問與權(quán)限制度、知識(shí)資源內(nèi)容建設(shè)的工作制度與相關(guān)的組織制度，實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理融入檔案管理的常態(tài)化。

三、結(jié)論

知識(shí)管理作為一種全新的資源管理理念、管理模式，其在檔案管理中的靈活運(yùn)用具有極為重要的意義，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的擴(kuò)充與整合，更有助于實(shí)現(xiàn)檔案資源的利用與延伸。對(duì)此，檔案管理工作的開展必須要打破傳統(tǒng)模式與思維的局限，積極接受知識(shí)管理等模式的引導(dǎo)，發(fā)揮檔案在社會(huì)發(fā)展中的重要作用，滿足社會(huì)大眾對(duì)檔案的使用需求。

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作者:丁曉陽(yáng) 單位:武警后勤學(xué)院