知識管理的檔案價(jià)值探究

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【摘要】在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下，知識管理逐漸成為管理發(fā)展的主要趨勢。檔案作為知識資產(chǎn)的主要組成部分，具有知識價(jià)值。在知識管理中，檔案價(jià)值得以凸顯。現(xiàn)針對知識管理中的檔案價(jià)值，展開論述分析，意在加深人們對檔案價(jià)值的認(rèn)識。

【關(guān)鍵詞】知識管理；檔案價(jià)值；資源

現(xiàn)階段，人們處于知識時(shí)代背景下，知識作為一種具有無限挖掘潛在價(jià)值的寶貴資源，對于各行各業(yè)的發(fā)展都起著決定性的作用，而檔案管理同樣具有重要地位。從實(shí)際情況來說，部分管理者對于檔案價(jià)值的認(rèn)識程度不夠，在管理工作中，注重對人的管理，忽略了檔案的價(jià)值，難以有效提升管理水平。在強(qiáng)調(diào)知識流轉(zhuǎn)的環(huán)境下，檔案價(jià)值有了新的特質(zhì)，在知識管理中，發(fā)揮著重要的作用。

1知識管理背景下檔案價(jià)值特性和體現(xiàn)

傳統(tǒng)意義上的檔案價(jià)值特性，依托檔案業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)，體現(xiàn)了檔案的記錄性特性。經(jīng)過相關(guān)部門篩選后，用作資料使用，檔案的實(shí)用性價(jià)值才得以體現(xiàn)。在知識管理背景下，檔案價(jià)值發(fā)生了變化，如圖1所示，具有以下特性：①集成性和靈活性。檔案價(jià)值主要體現(xiàn)實(shí)用性方面，當(dāng)主體利用檔案來解決相應(yīng)的問題時(shí)，檔案才具備了使用價(jià)值。知識管理背景下，強(qiáng)調(diào)全過程管理，為循環(huán)往復(fù)的管理過程。不僅轉(zhuǎn)變了檔案使用價(jià)值實(shí)現(xiàn)的模式，也改變了檔案價(jià)值呈現(xiàn)的模式，使得檔案價(jià)值貫穿于知識流轉(zhuǎn)的全過程，具有集成化和靈活性特點(diǎn)。②多元化和共享性。在知識資源共享的背景下，檔案知識也具有開放性和共享性特點(diǎn)。對于檔案的利用，不再是單一的模式，多元化模式，能夠?yàn)椴煌睦弥黧w，提供相應(yīng)的服務(wù)。利用主體按照自身的實(shí)際需求，來獲取相應(yīng)知識，實(shí)現(xiàn)知識共享。依托知識共享，檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)擺脫了時(shí)間和空間的限制，便利了使用者，實(shí)現(xiàn)了資源共享。③顯性化和增值性。知識具有顯性和隱性區(qū)分，檔案是顯性知識，能夠促進(jìn)檔案增值，檔案價(jià)值的增值性可以加速檔案價(jià)值的顯性化。④知識化和永久性。知識管理背景下，檔案價(jià)值是以知識為著眼點(diǎn)，注重知識屬性，促使檔案價(jià)值體現(xiàn)?；趦r(jià)值鏈分析，通過知識管理，實(shí)現(xiàn)價(jià)值鏈和知識鏈的無縫對接。如圖2所示，組織內(nèi)外部知識均為知識獲取的主要來源和保障，通過獲取和處理利用等，形成知識鏈體系。檔案作為組織內(nèi)外部知識固化的信息記錄，是隱性知識經(jīng)過價(jià)值鏈的循環(huán)運(yùn)動轉(zhuǎn)化為顯性知識的表現(xiàn)，所以說，組織內(nèi)外部知識的流轉(zhuǎn)運(yùn)動與檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)密不可分，檔案參與知識管理，其價(jià)值體現(xiàn)在知識循環(huán)體系的各個(gè)環(huán)節(jié)。

2知識管理中檔案價(jià)值的形成機(jī)理

2.1檔案的社會需求

檔案價(jià)值遵循“沒有使用價(jià)值的事物是沒有價(jià)值的”規(guī)律，從知識價(jià)值角度來說，持有檔案價(jià)值二元論的研究學(xué)者認(rèn)為，知識價(jià)值的實(shí)現(xiàn)是基于使用價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，知識價(jià)值的實(shí)現(xiàn)載體為檔案價(jià)值?；诖?，若想實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值，需要符合社會需求。當(dāng)實(shí)物檔案被應(yīng)用時(shí)，才能夠具備檔案價(jià)值，在此之前僅具備知識自身的價(jià)值，屬于非需求性價(jià)值。知識管理背景下，此規(guī)律被無限放大。隨著社會需求的變化，推動著檔案電子化和管理系統(tǒng)化發(fā)展?；诖?，為了實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值，要從社會需求出發(fā)，滿足社會應(yīng)用要求。

2.2檔案價(jià)值構(gòu)成因素的相互作用

檔案主體、檔案以及檔案實(shí)踐活動為檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的主要因素，處于檔案實(shí)踐環(huán)境下，各種因素的相互作用，實(shí)現(xiàn)了檔案價(jià)值。檔案實(shí)踐環(huán)境因素作用于檔案要素，若社會環(huán)境變化，檔案管理理論發(fā)生變化，則上述三要素也會發(fā)生改變，此類變化具有系統(tǒng)性，屬于全面塑造，對檔案價(jià)值理論，有著極大的沖擊影響。知識管理興起后，為了更好適應(yīng)環(huán)境變化，檔案保管理論發(fā)生了變化，出現(xiàn)了電子化檔案保管模式。電子化檔案保管模式包括新來源觀、知識服務(wù)以及宏觀鑒定部分構(gòu)成，通過優(yōu)化檔案保管以及管理流程，更好的發(fā)揮知識價(jià)值。

2.3檔案主體的技術(shù)和技能

在檔案實(shí)踐活動中，檢驗(yàn)檔案主體技術(shù)以及技能為檔案價(jià)值形成的檢驗(yàn)性因素。從某種角度來說，檔案實(shí)踐活動相當(dāng)于檔案使用和服務(wù)民眾的過程。在具體實(shí)踐的過程中，檢驗(yàn)檔案主體技術(shù)技能，要以便捷和有效為基準(zhǔn)。檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)和具體體現(xiàn)，貫穿于檔案實(shí)踐活動，是否可以滿足檔案使用主體的需求，達(dá)到其使用期望，是檔案價(jià)值的核心部分?；诙撚^點(diǎn)，可以將檔案價(jià)值分為信息價(jià)值、工具價(jià)值。檔案價(jià)值的體現(xiàn)在于其使用以及使用價(jià)值[1]。

3知識管理中檔案價(jià)值的發(fā)揮

3.1加強(qiáng)檔案管理部門建設(shè)

（1）做好人才隊(duì)伍建設(shè)。在知識管理中檔案價(jià)值的充分發(fā)揮，首要任務(wù)是做好檔案管理工作?；诖?，需要加強(qiáng)檔案管理部門建設(shè)。在具體工作中，要做好檔案管理人員把關(guān)。檔案管理工作人員要具有較強(qiáng)的責(zé)任意識，能夠高效的完成檔案管理工作，認(rèn)識到檔案的價(jià)值，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。（2）做好人員培訓(xùn)。隨著檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)環(huán)境的改變，使得檔案價(jià)值的體現(xiàn)和實(shí)現(xiàn)，有了新的變化，這需要檔案管理人員能夠不斷更新檔案管理知識體系，樹立終身學(xué)習(xí)的意識，積極學(xué)習(xí)新技術(shù)和新知識，更好的適應(yīng)檔案管理以及服務(wù)工作。在具體工作中，要注重組織檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其能夠掌握電子化檔案管理以及應(yīng)用相關(guān)知識，進(jìn)而充分發(fā)揮檔案價(jià)值[2]。（3）要建立獎懲機(jī)制。檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，在于其使用價(jià)值的實(shí)現(xiàn)?；诖?，為了發(fā)揮出檔案價(jià)值，要從檔案采集和處理等全過程入手，做好嚴(yán)格的把控。這需要檔案管理人員具有責(zé)任心，能夠積極投入，參與檔案管理工作。因此，發(fā)揮獎懲機(jī)制的作用，對于工作表現(xiàn)較好的人員給予相應(yīng)的獎勵，反之給予一定的懲罰，進(jìn)而調(diào)動其工作積極性。（4）要加大資金投入力度。知識共享時(shí)代下，若想提高檔案資源的利用率，提升其利用價(jià)值，實(shí)施電子化管理模式，已經(jīng)成為發(fā)展的必然?；诖?，需要加大信息化建設(shè)，購置檔案管理必須的自動化設(shè)備以及用品，提高檔案管理工作的效率以及質(zhì)量，進(jìn)而提高服務(wù)質(zhì)量。

3.2實(shí)施全過程管理

知識管理背景下，強(qiáng)調(diào)全過程管理，因此為了實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值，發(fā)揮其最大價(jià)值，實(shí)施全過程管理，有著必要性。以電子化檔案制作為例，要做好加工全過程的管理，保證加工的效果[3]。開展數(shù)字化加工，其具體工作包括檔案分類管理以及圖像處理等工作，在具體落實(shí)方面，要明確工作責(zé)任和內(nèi)容，分工協(xié)作，保障檔案數(shù)字化加工得以有效開展。參與數(shù)字化檔案加工的全體人員，要嚴(yán)格按照技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及工作規(guī)則，保證操作方法的規(guī)范性，進(jìn)而保障檔案數(shù)字化加工的質(zhì)量。當(dāng)完成檔案數(shù)字化加工后，要從檔案接收、登記和掃描等環(huán)節(jié)入手，進(jìn)行質(zhì)量檢查。在檢查的過程中，要認(rèn)真核對數(shù)據(jù)的錄入和關(guān)聯(lián)等，做好檔案質(zhì)量的把關(guān)。只有保證了檔案資料的真實(shí)性，及時(shí)做好檔案收集和整理，實(shí)現(xiàn)即時(shí)調(diào)閱，才能夠提升檔案的使用價(jià)值，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。基于此，要做好檔案的全過程管理，保證其價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

3.3做好安全管理

知識管理中，檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，要保證信息的安全。若檔案管理出現(xiàn)安全問題，會降低檔案的價(jià)值，甚至?xí)斐删薮蟮膿p失?；诖?，做好安全管理，有著必要性[4]。在具體工作中，要完善檔案管理措施，健全數(shù)字化檔案審批制度，合理運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，嚴(yán)格執(zhí)行質(zhì)量控制程序，按照規(guī)范要求，移交檔案成果，保證檔案原件以及數(shù)字化檔案資料信息的安全性。從檔案管理的全過程出發(fā)，做好嚴(yán)格的把控。落實(shí)安全措施，保證檔案資料的安全性。依托計(jì)算機(jī)技術(shù)，采取網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測以及鎖定控制等措施，保證信息服務(wù)的安全性。檔案管理人員要及時(shí)備份信息，做好數(shù)據(jù)加密。需要注意的是，要做好檔案分類標(biāo)識，便于檔案資料的使用以及管理。只有檔案被使用了，其使用價(jià)值才能夠?qū)崿F(xiàn)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。

3.4營造良好的實(shí)踐環(huán)境

檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，需要良好的環(huán)境，通過檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)三要素的相互作用最終達(dá)到價(jià)值目標(biāo)?；诖耍跈n案實(shí)踐活動中，要注重營造良好的環(huán)境。檔案實(shí)踐環(huán)境的不同，對檔案使用者的要求也不同，檔案使用活動也不同，實(shí)現(xiàn)的價(jià)值自然差異。檔案主體的檔案技術(shù)應(yīng)用水平，直接影響著檔案使用的效果，而檔案客體的具體形態(tài)以及狀態(tài)會影響主體檔案使用，因此為了提升檔案價(jià)值，檔案主體和客體均需要不斷地完善，同時(shí)還需要做好檔案自身的管理，提升檔案自身的價(jià)值[5]。

4結(jié)束語

綜上所述，知識管理背景下，檔案價(jià)值具有靈活性和共享性等特性。檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，是基于社會需求，依靠檔案使用的技能和技術(shù)，挖掘檔案自身的價(jià)值，開展檔案實(shí)踐活動最終實(shí)現(xiàn)。為了實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值，需要營造良好的檔案實(shí)踐環(huán)境，做好檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)

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[4]肖文.知識管理理念觀照下高校檔案信息服務(wù)研究[D].黑龍江大學(xué)，2015.

[5]梅曉艷.基于知識管理的企業(yè)檔案競爭情報(bào)價(jià)值研究[D].廣西民族大學(xué)，2011.

作者:劉永貴 單位:重慶市計(jì)量質(zhì)量檢測研究院