知識管理在檔案管理中的應(yīng)用

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【摘要】在這信息化高速發(fā)展的時代，知識的來源廣泛，知識更新的速度不言而喻。知識管理的重要性更加凸顯，檔案管理是單位管理工作中不可缺少的環(huán)節(jié)，因此，為順應(yīng)時代的發(fā)展，探究如何把知識管理運用于檔案管理是十分必要的。

【關(guān)鍵詞】知識管理；檔案管理；應(yīng)用

檔案是對個人和單位各種情況的及時記載，檔案的管理效果直接影響到企事業(yè)單位的生存和發(fā)展。因此，根據(jù)具體情況，了解知識管理的重要作用，分析檔案管理中存在的問題，采取合理的措施，在檔案管理中引進知識管理，規(guī)范檔案管理，提高檔案管理質(zhì)量和管理效果是值得深思的問題。

一、基本概念

知識管理是一個新興的概念，既包括了對知識本身的管理，同時也包括了所有和知識相關(guān)的其他資源的管理。是現(xiàn)代的一種新型管理模式，它是指通過有效途徑，構(gòu)建知識及知識體系，并把知識運用于管理的復(fù)雜過程。在知識管理中人占主導(dǎo)地位，人是創(chuàng)造者和實施者。知識是知識管理的主體，通過人們對知識的組織加工和有效管理，能夠把一些無形的如個人工作技巧、思考方法等通過人類的智慧轉(zhuǎn)化成可以有效運用的知識資源，使知識管理的范圍得到拓展，通過資源共享，促進知識的交流，提高服務(wù)質(zhì)量。

二、運用知識管理的重要意義

和傳統(tǒng)的檔案管理相比，運用知識管理，改變了以往注重檔案管理的嚴密性和局限性，知識管理通過對知識的整合，形成一個完善的知識資源體系，通過資源共享，使原來不變的，閑置的知識能夠轉(zhuǎn)變成價值。進而使檔案管理范圍得到拓展。知識管理可以通過現(xiàn)代化的信息手段，為用戶提供更多、更深入的服務(wù)，促進知識轉(zhuǎn)化為價值，從而提高經(jīng)濟效益和核心競爭力。因此，在檔案管理中引入知識管理，可以促進檔案信息的利用，提高檔案管理所產(chǎn)生的價值。

三、檔案管理存在的問題

由于知識水平和自身修養(yǎng)等原因，一些檔案管理人員基本素質(zhì)較低，在當今的信息化普及的時代，仍有些年齡偏大的檔案管理人員電腦的操作能力和對一些系統(tǒng)軟件的理解運用能力較差，無法適應(yīng)檔案信息化管理的需求。有些單位技術(shù)設(shè)備陳舊，電腦的內(nèi)存不足，系統(tǒng)無法升級，對一些軟件不予以識別，致使工作效率低，工作人員的工作負擔(dān)加重。一些檔案管理人員對自己的工作重視不夠，忽視了自己的職責(zé)，缺乏對檔案的保護意識，給工作帶來不必要的麻煩。在檔案管理過程中，各種信息缺乏統(tǒng)一的管理和調(diào)用，信息之間相互聯(lián)系性較差，不利于查閱和有效運用。

四、應(yīng)用知識管理的有效策略

（一）提高認識，轉(zhuǎn)變觀念

無論領(lǐng)導(dǎo)還是檔案工作者都要提高認識，轉(zhuǎn)變觀念，正確理解知識管理的真正意義，重視知識管理在檔案管理中的作用。加大宣傳力度，定期組織理論學(xué)習(xí)，了解檔案管理的有關(guān)知識，明確檔案管理的價值，人人做新型檔案管理的支持者和知情者，強化檔案的信息化建設(shè)，增加相關(guān)知識管理方面的內(nèi)容，比如知識檢索、知識創(chuàng)新、知識整合等，讓知識管理更好地為檔案管理服務(wù)。

（二）加強隊伍建設(shè)

加強檔案管理的隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員的素質(zhì)。定期組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)檔案管理和知識管理的理論知識以及實踐經(jīng)驗，了解當前形勢和檔案管理現(xiàn)狀，從而使檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和自身素養(yǎng)不斷提高，在可能的情況下，加大資金投入，加強人才培訓(xùn)，多為檔案管理人員提供外出學(xué)習(xí)和參觀機會，學(xué)習(xí)其他單位先進的管理方法，開闊視野，不斷豐富自己的知識和經(jīng)驗，并把所見所聞經(jīng)過加工，取長補短，運用到自己檔案管理的工作實際中，提高檔案知識管理水平。提高部分檔案管理人員的計算機運用能力，實行一幫一，讓一些年輕的工作人員多為他們指導(dǎo)，為他們解決一些技術(shù)問題，提升他們的業(yè)務(wù)能力。聘請優(yōu)秀的檔案管理人員或知名人士來做講座，為檔案管理隊伍注入新鮮的血液，促進整個隊伍建設(shè)。

（三）完善管理模式

建立健全各種管理制度，根據(jù)本單位的特點，制定符合單位實際的知識管理制度和具體實施辦法，在具體運行過程中不斷總結(jié)經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題及時進行修正，分析知識管理的運用效果，給出更有效的策略。建立健全知識管理投入機制、系統(tǒng)建設(shè)管理、知識交流機制、知識制度等內(nèi)容，完善資源共享制度等。建立知識管理的獎勵激勵制度，對知識運用的資金投入、支付相關(guān)的知識管理、知識培訓(xùn)制度等進行合理的編制。

（四）充分運用知識管理

把知識管理有效運用于檔案管理中，檔案管理人員可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加大對知識的收集力度，對提供個人經(jīng)驗、管理策略等無形知識的成員適當?shù)亟o予鼓勵和激勵，創(chuàng)新檔案管理模式，利用知識管理整合現(xiàn)有的檔案資源，把網(wǎng)絡(luò)上的其他檔案資源豐富到檔案管理體系中，進而構(gòu)建更完善的檔案管理知識體系，擴大資源的范圍，提高檔案資源的準確性、真實性和完整性，促進檔案知識的資源共享，使檔案信息發(fā)揮應(yīng)有的作用。

五、結(jié)束語

把知識管理運用于檔案管理，是順應(yīng)時展的需求，也是提高檔案管理效果的必然選擇。在實際工作中，明確知識管理的意義，建立健全知識管理制度，提高檔案管理工作者自身的素質(zhì)，勤于思考，努力進取，轉(zhuǎn)變檔案管理方式，運用知識管理有效解決檔案管理中存在的各種問題。通過知識管理方式，使檔案管理有質(zhì)的飛躍。為使檔案管理能更好地為社會和大眾服務(wù)而不懈努力。

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作者:漆海軍 單位:湖北省?？悼h交通物流發(fā)展局