知識管理下的數(shù)字檔案館信息服務構(gòu)建

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數(shù)字檔案館建設環(huán)境下不僅要加強館藏實體檔案的數(shù)字化，更要注重提升檔案信息服務的深度，本文介紹了基于知識管理的數(shù)字檔案館信息服務的特點，分析了其服務類型與模式，最后提出了基于知識管理的數(shù)字檔案館服務體系建設策略。

一、基于知識管理的數(shù)字檔案館信息服務特點

（1）“以人為本”，以服務用戶為中心知識服務是滿足用戶知識需求的信息活動,要以用戶為中心,以滿足用戶的知識需求為追求是知識服務的根本原則。數(shù)字檔案館的一切服務要以用戶為中心,以滿足用戶的知識需求為出發(fā)點,根據(jù)用戶實際需求搜集選擇各種檔案信息,為用戶的檔案信息需求提供索引指南。因此，數(shù)字檔案館知識服務一切都要以用戶為核心，制定相關的制度和服務策略。(2)注重發(fā)現(xiàn)“檔案隱性知識”，提升檔案潛在價值數(shù)字環(huán)境下用戶所需信息中所隱含的潛在知識內(nèi)容對檔案知識服務來說是非常重要的，通過分析用戶提出的問題,再根據(jù)集成現(xiàn)有或歷史數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)并找出有價值的檔案信息,對這類信息進行分類、組織與加工,分析各類信息內(nèi)容結(jié)構(gòu)間隱含的知識鏈,最終找到與用戶需求相吻合的檔案信息,并對外提供利用。(3)以“服務創(chuàng)新”為根本目標知識創(chuàng)新是數(shù)字檔案館服務的潛在動力,因此數(shù)字檔案館知識服務的本質(zhì)特征就是創(chuàng)新。這一方面需要根據(jù)用戶需求,不斷收集提供相關檔案信息,在解決問題的過程中,不斷發(fā)現(xiàn)新知識；另一方面,檔案工作人員對知識進行加工整理、分類與重組,使得這些檔案信息變得更加有條理性、針對性，進而使用新方法新方式將這些檔案信息對外提供利用。(4)強調(diào)“服務內(nèi)容個性化”傳統(tǒng)的檔案服務模式太過單一，無法解決利用者的實際要求或深層次的檔案信息需求，而基于知識的服務則以用戶角度出發(fā),根據(jù)用戶的實際需求為其提供一對一的實際問題的解決途徑。(5)基于檔案資源的“綜合集成”數(shù)字檔案館背景下的知識服務是要將各類資源(硬件資源、人力資源、信息資源和技術(shù)資源)有機結(jié)合起來,發(fā)揮數(shù)字檔案館在人力和智力、信息與技術(shù)等資源方面的整合優(yōu)勢?！熬C合集成”的檔案資源將基于開放式的對外服務模式,并提供多元化的知識服務。

二、基于知識管理的數(shù)字檔案館服務類型與模式

數(shù)字檔案館資源利用服務方式是多元化的，主要包括基于門戶網(wǎng)站的檔案服務利用方式，基于檔案信息利用平臺的自助式方式，基于現(xiàn)代通訊手段的檔案信息咨詢服務方式，基于電子閱覽室和傳統(tǒng)查閱室的本地服務方式等等。

1、高?；谥R管理的檔案信息資源服務方式可以歸納為以下幾類：

（1）條件性、自助式服務高校存在的最普通的檔案查詢服務。用戶可以依據(jù)自己的不同權(quán)限查詢本單位歷年歸檔的檔案，還能查詢開放的數(shù)字化檔案信息全文。實現(xiàn)廣大教師員工足不出戶就可以查閱到開放檔案目錄及數(shù)字化掃描全文。同時還提供在線預約、電話、電子郵件等條件性的檔案服務。（2）及時性、瀏覽式服務針對廣大一般不了解館藏，但又有利用需要的普通用戶。根據(jù)用戶需求，按檔案專題分類，進行自動化組織，形成專題匯編等深層次的檔案信息產(chǎn)品。通過網(wǎng)站等多樣化形式的展示，比如很多高校在檔案網(wǎng)站上設有畢業(yè)照、專題匯編、干部任免、教學獎、管理獎、科研獎等專題欄目。（3）科研性、推送式服務對檔案查詢有一定要求的學?？蒲腥藛T。檔案工作人員通過編研陳展平臺，組織用戶感興趣的檔案信息，按照專題深層次研究為基礎，挖掘館藏相關信息，提供深層次的檔案信息，例如檔案網(wǎng)站推出的專題匯編服務。（4）涉民檔案服務主要針對廣大學生群體。歷屆畢業(yè)生可通過檔案網(wǎng)站提交學位學歷認證的申請，上傳相關的證件，并經(jīng)審核通過后予以辦理，大大方便了用戶。（5）陳展性檔案服務陳展性服務是以檔案數(shù)字化成果為基礎，圍繞大學文化建設等學校中心工作，利用豐富的檔案信息資源，以專題展覽形式，舉辦主題明確的網(wǎng)上展覽，開展宣傳教育工作。

2、基于知識管理的數(shù)字檔案館服務模式

（1）檔案信息整合服務模式隨著數(shù)字檔案館信息共享程度的不斷提高,各類檔案信息資源匯集起來數(shù)量驚人，不同形式的數(shù)字檔案資源庫也應運而生。檔案利用者獲取檔案信息的方式增多,導致信息過量無法正常選擇，這就要求數(shù)字檔案館必須向廣大用戶提供集成化的檔案信息資源,按來源將這些信息進行分類并有序整合,將不同類型的檔案信息歸納為一個有機整體,再向廣大利用者提供一站式服務。（2）檔案信息增值服務模式數(shù)字檔案館環(huán)境下形成了巨大的信息體系，為了使得檔案用戶體驗到無差別的信息服務,檔案工作人員需對海量的信息進行篩選,生成有一定價值的全新檔案信息資源,使得檔案用戶獲得具有一定知識含量的信息產(chǎn)品，從而實現(xiàn)對檔案信息的增值。（3）自助式服務模式這是一種以用戶為主體的服務,用戶根據(jù)自身的需要,通過點擊檔案館的網(wǎng)站來尋找自己所需相關檔案信息。這種模式需要用戶具有一定的檔案基本常識及自我服務的能力。（4）個性化服務模式又稱為定制服務，是一種以用戶為中心，根據(jù)用戶需求量身定做的服務模式，它以用戶滿意為根本出發(fā)點，提供主動服務，通過研究用戶的行為和習慣，與用戶進行雙向交流，從而設計出用戶期望的個性化服務模型，主動提供滿足用戶的特色服務，最終實現(xiàn)用戶全方位的信息需求。

三、基于知識管理的數(shù)字檔案館服務體系建設策略

1、建立“主動交互式”服務模式

知識服務最重要原則的就是根據(jù)不同的用戶，提供不同的服務，高校檔案館要按照層次劃分用戶類型，再根據(jù)不同的用戶提供不同的服務。例如：(1)普通檔案用戶，是檔案信息服務中的一般用戶,檔案知識層次不高,所進行的檔案信息利用基本是查閱紙質(zhì)的、直觀性的檔案信息。(2)科研型檔案用戶，一般指高校的科研人員或承擔科研的教學人員。他們的利用目的是為了科研或教學，目標性很強,一般是圍繞某個科研主題或教學內(nèi)容查詢檔案信息。(3)業(yè)務型檔案用戶，一般指歸檔的各個部門,他們主要是為了復印檔案原件來滿足日常工作上的需求。(4)社會檔案用戶,往往是高校歷屆畢業(yè)生，他們的利用目的是為了工作需求而開具畢業(yè)證明，成績翻譯等。

2、構(gòu)建并豐富檔案信息資源庫

檔案信息的知識管理要注重檔案信息資源的收集,內(nèi)容豐富的的信息資源庫是知識服務的源泉。數(shù)字檔案館要為社會提供深層次的檔案信息服務,就必須構(gòu)建內(nèi)容豐富的檔案信息資源庫。例如各類檔案目錄級信息庫、多媒體檔案資源庫、名人檔案信息庫、論文系統(tǒng)信息庫等。

3、健全檔案信息服務法律法規(guī)

檔案信息環(huán)境安全的幾個關鍵點包括:檔案信息錄入安全、檔案信息存儲安全、檔案信息傳遞環(huán)境安全,因此要針對不同的環(huán)節(jié)制定不同的安全制度。例如，針對檔案數(shù)字化掃描和檔案信息網(wǎng)站等制定的一系列制度：①《數(shù)字檔案館電子文件元數(shù)據(jù)實施要則》；②《檔案館館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》；③《數(shù)字檔案館檔案信息著錄與標引規(guī)則》；④《檔案館計算機網(wǎng)絡安全及病毒防治手冊》；⑤《檔案館門戶網(wǎng)站管理暫行辦法》等。

4、加大檔案人力資源開發(fā)力度

人才是知識服務體系的重要因素,知識服務的創(chuàng)新能力取決于人才的創(chuàng)新意識，做好檔案專業(yè)人才的引進、培養(yǎng)工作是提高檔案信息服務的關鍵。檔案人員要有計劃地參加各類信息技術(shù)及網(wǎng)絡技術(shù)培訓，使得檔案工作人員既懂得檔案管理知識，又掌握計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)等知識?？梢愿鶕?jù)實際情況有步驟、有計劃的引進既懂檔案管理知識又懂計算機技術(shù)的復合型人才，從而為提高檔案信息服務能力添磚加瓦。

5、建立檔案知識共享平臺

知識管理的最終目標是實現(xiàn)知識共享和創(chuàng)新,檔案信息只有在利用與共享過程中才體現(xiàn)其社會價值。檔案信息服務的意義就是為廣大利用者的信息需求創(chuàng)造有利條件,實現(xiàn)檔案信息資源的共享。因此，要加強對檔案隱性知識的開發(fā)、管理和利用,創(chuàng)造能夠使隱性知識與顯性知識產(chǎn)生互動的機制和平臺，構(gòu)建數(shù)字檔案館內(nèi)部共享的知識庫和信息交流平臺,將隱性知識顯性化,并轉(zhuǎn)換為服務產(chǎn)品,

6、建立檔案信息服務評價體系

為保證檔案信息服務工作的高效開展,數(shù)字檔案館需要經(jīng)常對整個服務體系進行綜合評價。為此，需構(gòu)建檔案信息服務反饋平臺,通過此平臺檔案用戶可以在結(jié)束服務前對本次服務進行打分或留言（類似銀行辦理業(yè)務的評價服務）,并定期對檔案用戶進行問卷調(diào)查以獲得更為詳細的反饋信息。檔案管理人員在分析反饋信息的同時找出工作中的缺陷及問題,用以改進信息服務方式。

作者：種金成 單位：南京中醫(yī)藥大學檔案館