行政事業(yè)單位增值稅發(fā)票風險管理研究
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【摘要】近幾年，國家稅務部門對于增值稅發(fā)票管控呈現(xiàn)新形勢。發(fā)票作為購銷商品，提供或者接受服務以及從事其他經(jīng)營活動中開具、收取的收付款憑證，真實的發(fā)票信息是單位費用支出的基礎，行政事業(yè)單位核算業(yè)務類型多、涉及發(fā)票范圍廣，日常工作中會收取各種各樣的發(fā)票，而原有“人工核對、手工統(tǒng)計”的發(fā)票管理模式已很難適應新形勢下的管理要求。為此，文章提出建設發(fā)票倉設想，利用OCR技術統(tǒng)一集成發(fā)票數(shù)據(jù)，直連增值稅發(fā)票綜合服務平臺，實時查驗發(fā)票真?zhèn)涡院鸵?guī)范性，利用大數(shù)據(jù)實時監(jiān)控電子發(fā)票重復報銷問題，設置敏感字段規(guī)范敏感發(fā)票入賬，從而轉(zhuǎn)變發(fā)票管理模式，實現(xiàn)發(fā)票管理精益高效，防范因管理不規(guī)范帶來的稅務風險、財務風險和潛在廉政風險。
【關鍵詞】增值稅發(fā)票；發(fā)票倉；重復報銷；廉政風險
近幾年，整體稅收環(huán)境發(fā)生顯著變化，稅務“放管服”不斷推進、國地稅征管體制改革以及金稅三期系統(tǒng)深化應用，稅務部門在“以票控稅”的思想指導下，大大加強了對增值稅發(fā)票的管控，特別是電子發(fā)票的推廣使用，都對單位發(fā)票管理工作提出了更高、更嚴的管理要求。行政事業(yè)單位發(fā)票管理工作涉及面廣，以接收使用增值稅普通發(fā)票為主，但同時也涉及增值稅專用發(fā)票和通用機打票。在“以票控稅”管理日趨嚴格、金稅三期系統(tǒng)監(jiān)控更加嚴密的新形勢下，如何防范假票、錯票入賬導致的稅務風險，敏感發(fā)票引發(fā)的潛在廉政風險和電子發(fā)票重復報銷引起的財務風險成為當前行政事業(yè)單位發(fā)票管理工作的重點和難點。
一、管理背景
（一）外部環(huán)境2015年國家稅務總局關于全面推行增值稅發(fā)票系統(tǒng)升級版的工作要求后（稅總發(fā)［2015］42號），在全國范圍內(nèi)快速推廣使用升級后的“金稅三期”系統(tǒng)。借助這套系統(tǒng)，稅務機關稅收管理信息化水平向前邁出了一大步，稅務稽查方式也從原有的線索舉報、現(xiàn)場稽查轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)分析、綜合檢查，稽查效率和效果大幅提升。2016年，稅收大環(huán)境發(fā)生顯著變化，稅收新政不斷，直接影響著單位稅務工作，而發(fā)票管理作為稅務工作的重要環(huán)節(jié)也深受影響。“營改增”全面落地實施后，單位收取的增值稅發(fā)票量大幅增加，發(fā)票真實性、合規(guī)性審核工作量陡然加大，“互聯(lián)網(wǎng)+稅務”穩(wěn)步推進，電子發(fā)票使用頻率越來越高。2017年，國家稅務總局了更為嚴格的發(fā)票管理制度，要求增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票必須如實、精準、清晰開具，如果單位取得了不符合規(guī)定的發(fā)票，則不得作為稅收憑證，這將大大增加單位因發(fā)票違規(guī)所產(chǎn)生的涉稅風險。
（二）內(nèi)部環(huán)境近年來，針對市場經(jīng)濟活動中虛假發(fā)票泛濫的情況，稅務機關不斷加強發(fā)票監(jiān)管工作，制定更加嚴格的發(fā)票管理規(guī)范，根據(jù)《國家稅務總局關于增值稅發(fā)票管理若干事項的公告》（國家稅務總局公告2017年第45號），要求規(guī)范票面信息，包括不限定于推行商品和服務稅收分類編碼簡稱、單位購買方提供納稅人識別號等，不符合規(guī)范要求的發(fā)票將不得進行抵扣。規(guī)定單位取得的發(fā)票如未按要求填寫票面信息，則不得進行稅額抵扣。這就要求財務人員更加認真、細致審核發(fā)票票面信息，核對開票事項與業(yè)務實際是否一致，納稅人信息是否準確、完整，從而防范涉稅風險，維護稅收權益。同時，信息技術的發(fā)展和“營改增”的落地，增值稅發(fā)票使用量急劇增長，原有紙質(zhì)發(fā)票領用、開具的不便利性日益凸顯。對此，國家稅務總局于2015年第84號公告，在全國推行使用增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)，推廣使用增值稅電子普通發(fā)票，2019年，國家也提出逐步推廣增值稅電子專用發(fā)票，電子發(fā)票時代即將到來。根據(jù)《國家稅務總局關于推行通過增值稅電子發(fā)票系統(tǒng)開具的增值稅電子普通發(fā)票有關問題的公告》（國家稅務總局公告2015年第84號）第三條規(guī)定，增值稅電子普通發(fā)票的開票方和受票方需要紙質(zhì)發(fā)票的，可以自行打印增值稅電子普通發(fā)票的版式文件，其法律效力、基本用途、基本使用規(guī)定等與稅務機關監(jiān)制的增值稅普通發(fā)票相同。電子發(fā)票一般是由消費者自行打印，在紙質(zhì)、大小及打印效果上都會存在差異，由于繪圖技術的發(fā)展，財務人員難以通過肉眼分辨發(fā)票的真假，電子發(fā)票可重復打印的特性也使財務人員難以防范是否重復報銷給單位帶來的財務風險。財務人員只能通過手工記錄已報銷發(fā)票的信息進行備查，大大增加了財務人員的工作量。行政事業(yè)單位日常核算業(yè)務量較大,下屬單位包括行政事業(yè)類單位和投資設立的國有企業(yè)，涉及發(fā)票種類多，在當前“八項規(guī)定”嚴控的大環(huán)境下，如接收到煙、酒、茶葉等敏感發(fā)票需引起財務人員的高度重視，認真審核其中是否存在廉政風險，但僅僅通過人工肉眼判別與核對，不僅費時耗力，而且難免會因疏忽而遺漏敏感發(fā)票，給后續(xù)工作留下隱患。隨著電子發(fā)票的推廣，財務部門在日常報銷過程中也會接收到許多電子發(fā)票，如何分辨電子的真?zhèn)?、是否已?jīng)重復報銷，是財務部門發(fā)票管理中的重點工作。
（三）當前發(fā)票管理存在的潛在問題與風險發(fā)票作為單位財務收支的法定憑證，也是最為常見、使用最為頻繁的會計原始憑證，發(fā)票管理是否合規(guī)直接影響單位會計核算質(zhì)量。目前在發(fā)票管理上存在的潛在問題主要有：一是使用假票、錯票混入單位開支，以及重復打印電子發(fā)票重復報銷個人費用，引發(fā)財務風險和稅務風險。二是通過假票、套打票騙取單位資金，私設“小金庫”而引發(fā)腐敗風險。三是敏感發(fā)票（煙、酒、茶葉等）報銷入賬，引發(fā)潛在廉政風險。財務部門作為單位的發(fā)票管理部門，負有審核發(fā)票規(guī)范、合理職責，因財務人員審核把關不到位而導致假票、錯票、電子發(fā)票重復入賬都會給單位造成重大風險，因此如何高效、規(guī)范開展發(fā)票管理成為當前行政事業(yè)單位提升財務管理水平的第一道關。
二、管理新思路——構建發(fā)票倉
針對新形勢下發(fā)票管理存在的諸多風險，原有較為粗放的人工審核、手工統(tǒng)計發(fā)票管理模式已不適應新的管理要求，這促使我們思考如何從審核流程和信息技術等方面對發(fā)票管理模式進行改造和優(yōu)化，從而提高發(fā)票管理效率和效益，降低單位稅收風險和廉政風險。目前稅務系統(tǒng)提供的發(fā)票查驗與勾選認證分屬兩個平臺，而且平臺操作體驗感較差，如需驗證大量發(fā)票時將會耗費大量人力和物力，為此，本文從管理流程和信息技術出發(fā)，提出建設發(fā)票倉設想，將發(fā)票管理由線下手工方式演變?yōu)榫€上云服務，實現(xiàn)對增值稅紙質(zhì)發(fā)票和電子發(fā)票的真實性、準確性高效識別，有效規(guī)避假票錯票入賬和電子發(fā)票重復報銷等涉稅風險，同時也著力減輕財務人員重復性工作，提升發(fā)票管控效率。一是集中處理發(fā)票數(shù)據(jù)，建立統(tǒng)一的發(fā)票倉庫。通過掃描發(fā)票上的二維碼或者通過OCR技術對發(fā)票進行全景掃描，將發(fā)票要素信息儲存在發(fā)票倉庫中。倉庫中的發(fā)票數(shù)據(jù)可以隨時調(diào)用，用于查驗發(fā)票真?zhèn)闻c認證抵扣，實現(xiàn)發(fā)票查驗與認證環(huán)節(jié)無縫銜接，縮短管理鏈路徑，提高工作效率。在增值稅發(fā)票智能管理平臺上，使用掃碼槍查驗一張發(fā)票只需2秒鐘時間，就能識別真?zhèn)尾⒎祷匕l(fā)票信息，發(fā)票量較多時，可通過掃描儀進行批量快速掃描，簡化財務人員識別發(fā)票的操作流程，節(jié)約查詢時間。查驗發(fā)票真?zhèn)蔚耐瑫r，可以檢查是否存在重復報銷，校驗單位名稱和納稅人識別號是否有誤，并將發(fā)票信息保存到發(fā)票平臺，自動統(tǒng)計發(fā)票匯總信息，多維度查詢發(fā)票。也可對發(fā)票進行備注、標簽管理，所有發(fā)票信息可以導出EXCEL表和發(fā)票圖片版式文件。二是發(fā)票倉直連稅務查驗平臺API端口，將采集的發(fā)票信息批量進行查驗與認證，驗證增值稅發(fā)票在稅務系統(tǒng)中的狀態(tài)是否正常，確認發(fā)票信息是否一致，發(fā)票有無作廢，同時也判斷發(fā)票名稱和稅號是否有誤。對于稅務查驗平臺反饋的信息能實時顯示，我們可在短時間內(nèi)完成發(fā)票審核與查驗工作，系統(tǒng)審核的高精準度與高效率，也讓財務人員擺脫了肉眼審核發(fā)票的低效與低識別率。目前稅務部門的發(fā)票認證和發(fā)票真?zhèn)尾轵灧譃?個網(wǎng)站，無法在業(yè)務流程上把查驗到發(fā)票認證進行有效結合。傳統(tǒng)的掃描認證，掃描速度慢，經(jīng)常出現(xiàn)增值稅專用發(fā)票密文區(qū)識別錯誤，手工修改的工作效率低，另外出現(xiàn)卡紙的機率非常的大，造成抵扣聯(lián)褶皺、破損。增值稅發(fā)票確認平臺勾選確認，需要一張張手工查詢、勾選、確認，工作效率較低，并且在勾選的過程中無法識別發(fā)票的抬頭是否正確，無法核對開票的具體明細。發(fā)票倉直連稅務查驗平臺API端口可以將查驗的增值稅專用發(fā)票在查驗平臺反饋信息直接提交至發(fā)票認證勾選平臺進行勾選認證，大大提高發(fā)票認證工作效率。三是設置電子發(fā)票重復報銷提醒功能。由于電子發(fā)票可以多次打印，員工有意或無意將同一張電子發(fā)票打印出來重復報銷的情況勢必存在，這就對單位內(nèi)部風險防控提出了新要求。為此，我們可在發(fā)票倉中設置電子發(fā)票重復報銷告警功能，當同一份發(fā)票再次錄入時，發(fā)票倉會根據(jù)已有發(fā)票數(shù)據(jù)進行比對，如果存在重復發(fā)票自動警告，從而幫助財務人員有效識別電子發(fā)票重復報銷。四是增加敏感票提示功能。我們可在發(fā)票倉中設定敏感字樣，如煙、酒、特產(chǎn)、預付卡、茶葉等，發(fā)票倉會對錄入的發(fā)票信息與敏感字進行比對，如出現(xiàn)敏感發(fā)票則提示財務人員進行復核，對不符合規(guī)定的票據(jù)予以退回。設定具體事項支出限額提醒功能，在該項支出已經(jīng)達到累計限額時進行警告，有效避免潛在的廉政風險。五是優(yōu)化財務報銷流程，提高財務報銷效率。在原有模式下，發(fā)票審核均為手工核對，財務人員在接收發(fā)票后，手工對發(fā)票進行查驗、認證和比對，經(jīng)查驗后的不合規(guī)發(fā)票，則事后通知報銷人員進行報銷單據(jù)退單，報銷效率不高，同時人工審核發(fā)票費時耗力，容易因疏忽而造成管理漏洞，特別是日常核算業(yè)務量大，財務人員人手緊缺，如正逢季末、年底等關鍵節(jié)點，很容易引發(fā)審核疏忽而形成發(fā)票管理潛在風險。運用“發(fā)票倉”技術可以對當前報銷流程優(yōu)化再造，根本改變?nèi)斯徍吮锥恕Ｍㄟ^“發(fā)票倉”O(jiān)CR全景掃描識別技術，將發(fā)票查驗核對端口前置，報銷人員提供報銷單據(jù)時，直接將發(fā)票放入發(fā)票掃描儀，掃描儀實時連接“發(fā)票倉”可在5秒內(nèi)完成假票、錯票實時查驗，電子發(fā)票有無重復打印的情況，是否為敏感發(fā)票等一系列操作，如有異常則發(fā)票倉自動預警，可直接退回報銷人員核對，無需再進行事后退票，前置發(fā)票報銷查驗環(huán)節(jié)，大大縮短發(fā)票審核時限，提升財務報銷流程效率，從源頭提升發(fā)票管理規(guī)范性，化解潛在風險。
三、發(fā)票倉設立的作用
發(fā)票倉的構建思路，可以對單位的發(fā)票管理進行集約優(yōu)化，提高財務部門工作效率，并且通過電子信息技術來提升單位對稅務風險和財務風險的防控能力，實現(xiàn)對增值稅發(fā)票的精細化管理。實時掌控發(fā)票量、報銷金額、進項稅抵扣稅情況，通過數(shù)據(jù)采集并與實物發(fā)票比對，清晰了解哪些發(fā)票收到了，哪些發(fā)票沒有收到，便于進行發(fā)票催收工作，促進部門協(xié)同，實時記錄發(fā)票真?zhèn)尾轵灪驼麄€認證過程，發(fā)票的狀態(tài)明細一覽無遺。通過對查驗結果的分析，實時統(tǒng)計哪些發(fā)票名稱和稅號開錯了，哪些發(fā)票作廢了，哪些發(fā)票重復查驗報銷了。具體來說：一是有效查驗和識別錯誤發(fā)票、虛假發(fā)票，特別當發(fā)票審核量較大時，通過發(fā)票倉與稅務查驗平臺的互聯(lián)互通，可實時辨別發(fā)票真?zhèn)?，簡化發(fā)票查驗流程，節(jié)約查詢時間，提高財務部門發(fā)票管理工作效率，防控稅務風險。二是增值稅專用發(fā)票認證方式便捷，發(fā)票抵扣工作效率得以提升。通過發(fā)票倉對已驗證通過的發(fā)票一鍵式進行自動勾選抵扣并反饋認證結果，便捷高效。三是通過設立電子發(fā)票重復報銷告警功能，能顯著降低因電子發(fā)票可重復打印報銷而引發(fā)的內(nèi)部風險控制成本，在一定程度上減少財務風險。四是設立敏感發(fā)票預警功能，輔助財務人員把關審核，對“八項規(guī)定”下三公經(jīng)費進行嚴格控制，有效提升廉政管控水平。五是利用預警功能，逾期不能抵扣的增值稅專用發(fā)票數(shù)量大大減少，實現(xiàn)增值稅進項稅額應抵盡抵，減少單位不合理損失。
四、小結
行政事業(yè)單位業(yè)務類型多，涉及面廣泛，實際業(yè)務中收取的發(fā)票類型種類繁多，既有增值稅發(fā)票，也有通用機打票。在當前新形勢下，如何實現(xiàn)發(fā)票精益管控，科學高效防范假票、錯票引發(fā)的稅務風險，防控由電子發(fā)票重復報銷、敏感發(fā)票不合規(guī)入賬引發(fā)的財務和廉政風險成為財務人員必須嚴肅面對的問題。因此，筆者認為運用信息技術轉(zhuǎn)變行政事業(yè)單位發(fā)票管理模式十分重要，而發(fā)票倉的構建思路就是通過成熟的OCR技術實現(xiàn)發(fā)票數(shù)據(jù)集成，轉(zhuǎn)變原有粗放的發(fā)票管理模式，幫助單位實現(xiàn)發(fā)票管理由“線下統(tǒng)計”向“線上管控”轉(zhuǎn)變。同時運用發(fā)票大數(shù)據(jù)進行管理功能拓展，直連增值稅發(fā)票綜合管理平臺，不僅能實時查驗發(fā)票真?zhèn)魏鸵?guī)范性，還能自主設計管控邏輯，自動檢測和預警敏感發(fā)票、電子發(fā)票重復入賬問題，防范潛在的稅務、財務、廉政等系列風險，從發(fā)票管理前端規(guī)范費用列支，提前防范違法違規(guī)行為。此外，除了運用電子信息技術作為提升財務管理水平手段外，單位應持續(xù)強化公務消費刷卡制度，加強虛假發(fā)票治理，內(nèi)部控制和外部監(jiān)督多管齊下，強化反腐倡廉教育，督促單位公務人員自覺遵紀守法，合法合規(guī)使用發(fā)票，促進行政事業(yè)單位健康良性發(fā)展。
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作者：楊倩 陳俊逸 單位： 浙江省衢州市氣象局