行政審批檔案信息化建設(shè)研究

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【摘要】本文論述了行政審批檔案管理工作。提出加快行政審批電子檔案信息化建設(shè)，改善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提升行政審批檔案管理水平。

【關(guān)鍵詞】行政審批；規(guī)范檔案管理；信息化建設(shè)

行政審批是根據(jù)法律規(guī)定的條件，由實(shí)際執(zhí)法部門來審核是否符合條件的行為。在行政審批過程中，形成的大量具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等形式的原始檔案記錄，它不僅是行政機(jī)關(guān)及其執(zhí)法人員總結(jié)和研究行政許可案例的主要對(duì)象，同時(shí)也是復(fù)議機(jī)關(guān)和審判機(jī)關(guān)判斷行政許可決定是否合法，能否成立的重要依據(jù)。如何做好行政審批檔案的有序管理，進(jìn)一步規(guī)范行政審批檔案的收集、整理、立卷、歸檔和保管，按照檔案立卷格式完成電子文件管理歸檔、檔案定期移交等工作，成為推進(jìn)政府行政管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的重要課題。

一、規(guī)范行政審批檔案管理

行政審批中形成的的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史檔案記錄，是政府行政管理部門無形資產(chǎn)中最寶貴的財(cái)富。在接到服務(wù)對(duì)象申請(qǐng)材料后，應(yīng)依據(jù)行政審批規(guī)定，對(duì)當(dāng)場(chǎng)能夠辦結(jié)的行政審批事項(xiàng)和審批服務(wù)事項(xiàng)，在其申請(qǐng)材料登記整理后，申請(qǐng)人和辦件人簽字、蓋章，窗口要妥善保管，并負(fù)責(zé)歸檔整理工作。對(duì)當(dāng)場(chǎng)不能辦結(jié)的審批及服務(wù)事項(xiàng)，窗口工作人員應(yīng)對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行核準(zhǔn)，封入檔案袋中，由主管部門指定人員將文件檔案取回。對(duì)需聯(lián)合審批的事項(xiàng)，由窗口工作人員負(fù)責(zé)將有關(guān)送審檔案材料轉(zhuǎn)交或分送聯(lián)合審批部門。規(guī)范窗口工作人員和審批部門工作人員在接、取送審檔案材料時(shí)，認(rèn)真履行轉(zhuǎn)接件登記手續(xù)，注明取件時(shí)間、取件人、經(jīng)手人等事項(xiàng)。在審批檔案材料流轉(zhuǎn)過程中，要求保證受理材料完整性、保密性、無掉頁(yè)、無損毀現(xiàn)象，確保各類文件檔案在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中不丟失。對(duì)已經(jīng)辦結(jié)的批件及檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一整理、分類、排序、蓋章、裝訂，保證資料齊全，目錄清晰，管理規(guī)范，方便日常查閱。只有強(qiáng)化規(guī)范檔案管理流程，才能促進(jìn)檔案管理水平上一新的臺(tái)階。通過一系列的管理舉措及制訂完善檔案管理制度，逐步完善了“依法治檔、強(qiáng)化基礎(chǔ)、管理創(chuàng)優(yōu)、利用創(chuàng)效”的檔案工作目標(biāo)。

二、加快行政審批電子檔案信息化建設(shè)

行政審批檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前和今后一個(gè)時(shí)期推進(jìn)政府行政管理標(biāo)準(zhǔn)化的一項(xiàng)重點(diǎn)工作。通過加快行政審批電子檔案信息化建設(shè)，把行政審批檔案信息由原有傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件、聲像檔案資料等介質(zhì)文件，通過數(shù)據(jù)庫(kù)、高速掃描等先進(jìn)技術(shù)手段，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的電子檔案信息庫(kù)。再將這種原生的、獨(dú)有的、不可替代的行政審批電子檔案信息資源充分利用，變成電子政務(wù)信息公開不可缺少的重要公共信息資源，達(dá)到行政審批“公正、公開、公平”的目的。由于行政審批信息系統(tǒng)具有封閉性和不兼容性，導(dǎo)致了電子政務(wù)信息公開數(shù)據(jù)并未完全實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)整合與全部鏈接。只有把行政審批檔案信息化建設(shè)和電子政務(wù)信息公開建設(shè)有機(jī)地融合，才能穩(wěn)步推進(jìn)政務(wù)信息公開建設(shè)協(xié)調(diào)持續(xù)地發(fā)展。利用行政審批綜合信息管理服務(wù)系統(tǒng)再造，全方位、多角度地將行政審批檔案信息公開，讓行政權(quán)力在陽(yáng)光下運(yùn)行，讓社會(huì)公眾進(jìn)一步了解送審材料規(guī)定、相關(guān)法律法規(guī)、辦件流程等事項(xiàng)，方便企事業(yè)單位的查閱，提高行政審批的時(shí)效及工作效率。建立網(wǎng)上行政審批全流程，設(shè)置電子報(bào)件端口。由原有的面對(duì)面辦公，發(fā)展成為背靠背辦公，將紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)型，從而推進(jìn)行政審批檔案信息化建設(shè)，具有現(xiàn)實(shí)的重要意義。

三、改善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展的前提和趨勢(shì),同時(shí)行政審批電子檔案信息化建設(shè)又是政務(wù)信息公開建設(shè)的一個(gè)重要組成部分，它主要包括網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)、硬件環(huán)境建設(shè)、系統(tǒng)軟件建設(shè)等。隨著行政審批模式的變化以及公眾對(duì)行政審批質(zhì)量和效率要求越來越高，現(xiàn)有的信息系統(tǒng)在一定程度上已經(jīng)不能滿足實(shí)際業(yè)務(wù)審批、行業(yè)管理和數(shù)據(jù)分析的需要，急需建立一個(gè)網(wǎng)上虛擬行政審批管理平臺(tái)，設(shè)置網(wǎng)上電子申報(bào)端口，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)申報(bào)向電子申報(bào)的過渡，進(jìn)一步改進(jìn)和完善了電子檔案的功能，使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動(dòng)態(tài)。將行政審批全過程形成的檔案信息資料依托電子政務(wù)平臺(tái)，公布案件內(nèi)容、辦理程序、承諾時(shí)間、監(jiān)督渠道和結(jié)果公示，讓權(quán)力在陽(yáng)光下運(yùn)行，接收社會(huì)公眾的監(jiān)督。通過對(duì)行政審批電子檔案的內(nèi)容進(jìn)一步豐富和擴(kuò)大，使其具有的功能更加適合政府政務(wù)信息公開和社會(huì)公眾的需求。才能更好地為企事業(yè)單位、辦事群眾及社會(huì)各界提供優(yōu)質(zhì)、透明、高效的服務(wù)。

四、提升行政審批檔案管理水平

當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)高速發(fā)展的信息時(shí)代，新情況、新知識(shí)、新問題不斷涌現(xiàn)，窗口工作人員同樣面臨“能力提升”和“業(yè)務(wù)恐慌”的問題，只有通過不斷的繼續(xù)教育培訓(xùn)，來學(xué)習(xí)新知識(shí)，掌握新本領(lǐng)，開闊新思路，才能更好地為人民服務(wù)。同時(shí)，檔案管理又是行政審批工作的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)，在材料送審階段就規(guī)范管理檔案信息，建立行政審批檔案規(guī)范管理機(jī)制，落實(shí)人員負(fù)責(zé)制、評(píng)審監(jiān)督等保障措施，明確送審參與單位對(duì)文件材料形成、歸檔的職責(zé)和質(zhì)量要求，建立健全報(bào)審材料檔案管理網(wǎng)絡(luò)。同時(shí)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)特別是窗口單位負(fù)責(zé)人要樹立對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)和法制觀念，深刻了解檔案的重要性和潛在價(jià)值，充分意識(shí)到檔案工作是行政審批項(xiàng)目工作的基礎(chǔ)之一，是重要的信息資源，檔案管理工作的好壞是窗口單位業(yè)務(wù)管理的體現(xiàn)。窗口工作人員要本著做什么學(xué)什么、缺什么學(xué)什么的基本原則，嚴(yán)格圍繞檔案工作人員最想解決的問題、最想學(xué)到的知識(shí)、最想掌握的技術(shù)，提升窗口綜合服務(wù)能力，應(yīng)當(dāng)持續(xù)健全現(xiàn)有繼續(xù)教育與崗位教育的培訓(xùn)方式，形成一種能夠有效提升檔案工作人員創(chuàng)新能力與工作能力的培訓(xùn)體系，從而提升檔案管理工作的水平。

作者:韓輝 單位:吉林省測(cè)繪地理信息局管理信息中心