房地產(chǎn)檔案信息管理工作思考

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一、引言

在市場經(jīng)濟的環(huán)境中，房地產(chǎn)企業(yè)想要得到順利地運行和長足的發(fā)展，除了要完成其科學組織結(jié)構(gòu)的建立之外，還需要建立健全具有清晰產(chǎn)權(quán)、權(quán)責明確和科學管理的現(xiàn)代企業(yè)制度，而作為房地產(chǎn)公司內(nèi)部行政管理中一項重要環(huán)節(jié)的檔案信息管理工作，就更應(yīng)該加強其工作的開展及其安全性的保障，因為房地產(chǎn)檔案不僅關(guān)乎著國家、集體和個人房屋的所有權(quán)益，而且還是與房地產(chǎn)市場中法律活動的直接參與者，其更直接影響到房地產(chǎn)市場的順利發(fā)展，因此更需要掌握當前檔案信息管理的工作特點，保障檔案信息的安全。

二、房地產(chǎn)檔案信息管理工作的特點

（一）法律性。

近年來，隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，加大了人們對房產(chǎn)的需求，進而促使房地產(chǎn)相關(guān)行業(yè)得到快速發(fā)展，但是這也容易導致房地產(chǎn)交易的過程中發(fā)生一些各式各樣的糾紛。但是作為繼房產(chǎn)證之后的另一個被法律認可并且明確房屋產(chǎn)權(quán)的有效憑證的房地產(chǎn)檔案，因此在法律進行有關(guān)房屋產(chǎn)權(quán)糾紛問題的時候，房地產(chǎn)檔案可以為其提供有效的重要依據(jù)，這也就體現(xiàn)了房地產(chǎn)檔案信息管理工作的法律性特點。

（二）區(qū)域壟斷性。

隨著城市經(jīng)濟的快速發(fā)展，房地產(chǎn)市場的發(fā)展也十分迅速，為了實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息管理工作的有條不紊的開展下去，所以房產(chǎn)管理部門的管理所采取的模式為劃區(qū)域管理，也就是每一個地區(qū)都專門由一個房產(chǎn)管理部門負責，這樣的管理分布，體現(xiàn)了當?shù)禺a(chǎn)檔案管理工作的區(qū)域壟斷性。一旦不能做好房地產(chǎn)檔案信息管理的基礎(chǔ)工作，那么很有可能引發(fā)當?shù)胤康禺a(chǎn)市場混亂，進而對產(chǎn)權(quán)的有效管理造成不利的影響。

（三）信息化。

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在社會各領(lǐng)域各行業(yè)中的不斷滲透，這樣改變了房地產(chǎn)檔案信息管理的方式，實現(xiàn)了以信息文件的方式促進房地產(chǎn)經(jīng)濟活動的運轉(zhuǎn)，工作繁重、復雜，往往需要花費大量的資源和時間，但是管理工作效率和成果卻不盡如人意，但是當前在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，實現(xiàn)了檔案信息的數(shù)據(jù)化，這樣檔案信息管理工作者就能通過計算機和網(wǎng)絡(luò)進行所有業(yè)務(wù)的處理，包括檢索、查詢、修改、統(tǒng)計和進行檔案編目工作等，不僅減少了檔案信息管理的工作量，同時也大大提供了管理質(zhì)量和效率。

（四）可變性。

房地產(chǎn)資料的建檔立案并不代表房屋產(chǎn)權(quán)不會變化，尤其是在當前這個城市化進程不斷深入的新形勢下，改變著城市的格局布局，促進了房屋的拆遷重建，在這房屋不斷變化的過程中，都有可能會改變房屋的產(chǎn)權(quán)人，而這會使得相關(guān)房屋檔案信息隨之發(fā)生變動，因此說房地產(chǎn)檔案信息是可變的。

三、加強房地產(chǎn)檔案信息管理工作安全開展的對策

（一）建立完善房地產(chǎn)檔案信息管理制度。

隨著房地產(chǎn)檔案信息化管理的逐步深入，急劇增加了房地產(chǎn)相關(guān)的電子檔案數(shù)量和規(guī)模，因此為了保證檔案信息管理工作的進一步落實，首先就應(yīng)該確保其管理安全性，這也就要求檔案信息管理工作人員需要針對管理工作的信息化特點做好檔案信息的安全管理工作。加強房地產(chǎn)檔案信息安全管理制度的建立和完善，將電子檔案的收錄、整理、保存、使用以及保密等工作提入安全管理日程中，同時還要落實安全管理責任，進而督促相應(yīng)安全管理負責人積極開展安全管理工作，重視安全管理工作的開展，從而做到檔案信息安全管理有章可循，進一步保證檔案信息管理工作的安全順利開展。

（二）加強系統(tǒng)安全防范技術(shù)的使用和水平提升。

當前的房地產(chǎn)檔案信息大多都置身于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，在該環(huán)境中因為一些不確定因素的影響，威脅著檔案信息的安全性，因此檔案部門需要加強對檔案信息系統(tǒng)進行安全防范，這就需要安全部門聘用一些專業(yè)高水平的計算機人才專門負責計算機和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全防范和維護工作，通過殺毒軟件的應(yīng)用，保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不遭受電腦病毒的攻擊，對重要檔案信息就應(yīng)該提升安全防護級別，例如設(shè)置訪問權(quán)限和登錄密碼等。

（三）建立健全內(nèi)保工作機制和檔案工作人員資格審查機制。

要把檔案庫房作為內(nèi)保重點要害部位，在技防設(shè)施標準上，至少配備值班監(jiān)控室，安裝具閉路電視監(jiān)控、探測報警等多功能的安全防范系統(tǒng)，配備專人24小時值班，攝錄的圖像資料保存應(yīng)不少于40日，并預留接口，適時與公安機關(guān)聯(lián)網(wǎng)，并在此基礎(chǔ)上還要嚴格遵守《信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)物理安全技術(shù)要求》（GB/T21052-2007）中相關(guān)標準和要求，以確保安全技術(shù)能夠落到實處。在物理防范標準上，除應(yīng)滿足公司內(nèi)保物理防范標準外，還應(yīng)符合國家對機要、檔案部門建筑物理防范和國家消防安全技術(shù)規(guī)范的標準。在錄用檔案工作人員時，必須堅持“先審查后錄用”的機制，對不宜在檔案部門工作的人員應(yīng)當及時調(diào)整。

四、結(jié)束語

總而言之，在房地產(chǎn)公司的日常管理工作中，一定要重視檔案信息管理工作的開展，并且在進行檔案信息管理的過程中還要結(jié)合新形勢下其管理工作的特點，進而才能更好地利用現(xiàn)代先進的技術(shù)手段，實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息管理的信息化和數(shù)據(jù)化，促進檔案管理信息數(shù)據(jù)庫的建立，同時還要針對當前網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的管理安全性，加強監(jiān)管，提高檔案信息的安全性，從做好檔案信息管理的每一個環(huán)節(jié)的工作。

作者：黃曉屏 單位：廣東省機場管理集團有限公司白云空港置業(yè)分公司