干部人事檔案專項(xiàng)審核工作實(shí)操要點(diǎn)

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摘要:結(jié)合W公司的兩次專審工作實(shí)踐，總結(jié)干部人事檔案專項(xiàng)審核工作九大模塊的具體實(shí)操要點(diǎn)和相關(guān)注意事項(xiàng)。針對(duì)專審過(guò)程中出現(xiàn)的比較集中和突出的問(wèn)題，提出將檔案專審與人力資源信息管理工作相結(jié)合，及時(shí)準(zhǔn)確更新干部人事信息，對(duì)專審工作實(shí)施全流程閉環(huán)管理，關(guān)注問(wèn)題點(diǎn)的解決處理，充分挖掘?qū)徯畔r(jià)值，為企業(yè)人力資源管理與開(kāi)發(fā)提供重要支撐。

關(guān)鍵詞:人事檔案;專項(xiàng)審核;人力資源管理

一、專審各欄目實(shí)操要點(diǎn)

專審的重點(diǎn)是“三齡兩歷一身份”，此外，還包括家庭主要成員及重要社會(huì)關(guān)系、專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)、學(xué)術(shù)評(píng)鑒、獎(jiǎng)懲等基本信息?！陡刹咳耸聶n案專項(xiàng)審核情況登記表》中共設(shè)置九個(gè)欄目。專審的內(nèi)容覆蓋整本檔案，一般而言，應(yīng)結(jié)合整本檔案的全部?jī)?nèi)容進(jìn)行綜合分析。但是在實(shí)操過(guò)程中，每項(xiàng)內(nèi)容需查閱的資料通常相對(duì)固定，如果能夠熟悉相關(guān)資料的位置和內(nèi)容、優(yōu)化審核流程，可以極大地提高專審工作效率，同時(shí)降低差錯(cuò)幾率，確保專審質(zhì)量。

(一)出生時(shí)間

出生時(shí)間幾乎在人事檔案中的每份材料中都有記載。按照檔案專審工作要求，一般來(lái)說(shuō)，無(wú)須逐份比對(duì)，主要看最早材料與最新《任免表》記載是否一致。從形成時(shí)間來(lái)看，《入團(tuán)志愿書(shū)》通常產(chǎn)生于初中時(shí)期，常常是整本檔案的最早材料。如沒(méi)有《入團(tuán)志愿書(shū)》，則最早材料通常為高中/中專畢業(yè)時(shí)的登記表、政審材料、體檢材料等，或是《應(yīng)征入伍登記表》《招工審批表》等。審核時(shí)，可快速瀏覽檔案目錄，比較每一類的最早材料，從而迅速定位整本檔案的最早材料。出生時(shí)間的認(rèn)定是檔案專審中最審慎也最為復(fù)雜的環(huán)節(jié)。在具體實(shí)踐中，可能會(huì)遇到各種情況:(1)如果檔案中除最早材料以外，其他材料及最新《任免表》記載的出生時(shí)間均一致，是否仍然按照最早材料記載認(rèn)定出生時(shí)間?只要檔案中的最早材料不存在涂改、造假的情況，就必須遵循“最早最先”原則，根據(jù)最早材料記載認(rèn)定出生時(shí)間。如果最早材料真實(shí)性存疑，則需結(jié)合整本檔案綜合分析，并設(shè)法聯(lián)系公安機(jī)關(guān)、戶籍管理機(jī)構(gòu)、早期學(xué)校等，充分調(diào)取資料，對(duì)此人的出生時(shí)間進(jìn)行綜合研判并嚴(yán)格按照規(guī)定的流程給出組織認(rèn)定。(2)檔案中出生日期按農(nóng)歷填寫(xiě)的，如何認(rèn)定?只有當(dāng)檔案中的最早材料在出生時(shí)間欄明確標(biāo)注了農(nóng)歷、陰歷等字樣的，才可認(rèn)定為農(nóng)歷記載，并查閱日歷換算為對(duì)應(yīng)的公歷日期。如無(wú)農(nóng)歷、陰歷等字樣，本人口述當(dāng)時(shí)填寫(xiě)的是農(nóng)歷、陰歷的，不予認(rèn)定。(3)因考學(xué)、入黨、入伍、招工等原因，故意在相關(guān)材料中將年齡填大，后續(xù)又根據(jù)檔案最早記載將年齡改小的，是否仍然按照最早材料記載認(rèn)定出生時(shí)間?為避免重復(fù)得利，須認(rèn)定為填大的年齡。(4)如何判斷出生日期是否涉嫌造假?主要通過(guò)推斷整本檔案的邏輯性來(lái)進(jìn)行分析，如入學(xué)、工作、入伍、入團(tuán)入黨等重要事件的年齡是否符合相關(guān)要求和基本邏輯，檔案前后記載是否一致，如按照《黨章》規(guī)定，入黨時(shí)要年滿18周歲。還可根據(jù)檔案中記載的家庭成員年齡推算其年齡是否合理。

(二)參加工作時(shí)間

參加工作時(shí)間通常以檔案中的參加工作材料記載為準(zhǔn)，參加工作材料具體見(jiàn)表1。表1參加工作材料一覽表人員類別參加工作材料高校畢業(yè)生《報(bào)到證》《畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表》工人《招工審批表》《報(bào)到證》《全民所有制合同制在籍工人登記表》入伍人員《應(yīng)征入伍登記表》知青《上山下鄉(xiāng)定向歸口表》其他《錄(聘)用審批(備案)表》如檔案中未發(fā)現(xiàn)上述材料，則可參考經(jīng)過(guò)組織部門認(rèn)定并蓋有公章的《干部履歷表》、《員工登記表》等材料判斷參加工作時(shí)間。

(三)入黨時(shí)間及入黨材料

入黨時(shí)間應(yīng)以第六類的《入黨志愿書(shū)》記載為準(zhǔn)。在審核登記入黨時(shí)間的同時(shí)，還需審查入黨材料是否完整。按照人事檔案整理規(guī)范，應(yīng)將《入黨申請(qǐng)書(shū)》《積極分子登記表》《預(yù)備黨員考察表》《轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)》等材料放入檔案并歸入第六類。如上述材料不完整，則需聯(lián)系相關(guān)黨組織查找補(bǔ)充。

(四)學(xué)歷學(xué)位

學(xué)歷學(xué)位審核的關(guān)鍵在于材料的完整性。對(duì)應(yīng)學(xué)習(xí)經(jīng)歷能夠在檔案中展現(xiàn)出完整的入學(xué)、學(xué)習(xí)過(guò)程成績(jī)及畢業(yè)等全流程，審核人員才能對(duì)學(xué)歷學(xué)位情況進(jìn)行準(zhǔn)確認(rèn)定。不同學(xué)歷對(duì)應(yīng)的材料有所不同，筆者在實(shí)踐過(guò)程中，總結(jié)出“3456”快速記憶法，能有效幫助審核人員快速記憶并應(yīng)用，除此之外，黨校學(xué)歷應(yīng)有學(xué)歷證明;在國(guó)(境)外取得的學(xué)歷學(xué)位應(yīng)有國(guó)家學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證機(jī)構(gòu)出具的相關(guān)認(rèn)證材料(中文)。上述材料不完整的，應(yīng)設(shè)法聯(lián)系學(xué)?；蛳嚓P(guān)機(jī)構(gòu)補(bǔ)充完整并進(jìn)行認(rèn)定。認(rèn)定途徑包括直接向發(fā)證學(xué)校/教育部留學(xué)服務(wù)中心查證、學(xué)信網(wǎng)查詢等。

(五)工作經(jīng)歷

檔案中反映干部工作經(jīng)歷的材料主要包括第一類的各種履歷表、登記表和第九類的《干部任免審批表》、工資材料等。在審核干部工作經(jīng)歷時(shí)，應(yīng)將最新《干部任免審批表》中記載的工作經(jīng)歷與其他各類材料一一印證。如出現(xiàn)不一致情況，除明顯錯(cuò)誤外，一般應(yīng)以組織依據(jù)為準(zhǔn)。

(六)干部身份

檔案中反映干部身份的材料一般是第九類的轉(zhuǎn)正定級(jí)、錄干、聘干或轉(zhuǎn)干等材料。干部身份一般通過(guò)以下途徑獲得，每一種途徑應(yīng)具有相應(yīng)的材料。(1)直接就業(yè):《報(bào)到(派遣)證》《吸收錄用干部審批表》《轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表》(2)工轉(zhuǎn)干:《轉(zhuǎn)干審批表》(3)軍轉(zhuǎn)干:《轉(zhuǎn)業(yè)審批表》(七)獎(jiǎng)懲情況檔案中記載獎(jiǎng)懲情況的材料主要包括第七類的獎(jiǎng)勵(lì)材料和第八類的處分材料。審核時(shí)主要考察《任免表》中是否如實(shí)填寫(xiě)了受處分情況，以及受處分相關(guān)資料是否根據(jù)要求及時(shí)入檔。(八)家庭主要成員及重要社會(huì)關(guān)系這一部分主要看家庭成員信息是否填寫(xiě)完整并及時(shí)更新，以及檔案中前后記載是否一致。

二、專審工作優(yōu)化措施

(一)將專審與人力資源信息管理工作相結(jié)合，及時(shí)準(zhǔn)確更新干部人事信息

整個(gè)專審工作的信息審核，都需要以檔案中的最新《任免表》為依據(jù)，比對(duì)最新《任免表》與其他檔案材料記載的信息是否一致。由此帶來(lái)一個(gè)問(wèn)題，就是并非所有干部都有《任免表》，特別是近些年來(lái)招錄的大學(xué)生，畢業(yè)后來(lái)到企業(yè)就具有干部身份，如果尚未提拔到更高級(jí)別崗位，檔案中往往連一份《任免表》都沒(méi)有，這就給專審工作造成了困擾。W公司結(jié)合實(shí)際，針對(duì)這部分沒(méi)有《任免表》的檔案，提出以本單位人力資源信息系統(tǒng)中的對(duì)應(yīng)信息替代《任免表》信息，進(jìn)行審核比對(duì)。專審工作完成后，再根據(jù)專審結(jié)果對(duì)人力資源信息系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)更新，確保相關(guān)信息準(zhǔn)確有效。

(二)對(duì)專審工作實(shí)施全流程閉環(huán)管理，關(guān)注問(wèn)題點(diǎn)的解決處理

對(duì)干部人事檔案本身的審核登記只是專審工作的第一步，后續(xù)流程還包括匯總分析、調(diào)查核實(shí)、材料補(bǔ)充、審核認(rèn)定、材料歸檔等重要步驟，要切忌“頭重腳輕”，只關(guān)注發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，而忽視解決問(wèn)題。對(duì)于檔案專審過(guò)程中查找出的問(wèn)題點(diǎn)，要根據(jù)不同的情況分別進(jìn)行處理:(1)對(duì)于材料不完整的，要及時(shí)聯(lián)系相關(guān)部門查找補(bǔ)充，歸入檔案并做好登記;對(duì)于材料不規(guī)范的，如缺少公章，在核實(shí)材料真實(shí)性后，按規(guī)定流程進(jìn)行補(bǔ)章。(2)對(duì)于檔案中的重要信息前后記載不一致的，組織部門應(yīng)按規(guī)程進(jìn)行審核確認(rèn)，使干部相關(guān)信息清楚明確，不留問(wèn)題點(diǎn)。(3)明確檔案造假的，要按規(guī)定進(jìn)行黨紀(jì)政紀(jì)處理。(4)詳細(xì)記錄各問(wèn)題點(diǎn)的處理過(guò)程及結(jié)果，并按照檔案管理要求將應(yīng)歸入檔案的材料及時(shí)入檔，這樣后續(xù)因其他需要(如任前審核)再次查閱檔案時(shí)，可直接運(yùn)用專審成果，避免圍繞相同問(wèn)題點(diǎn)重復(fù)工作、反復(fù)查閱，既浪費(fèi)人力，也不利于檔案的保存。此外，在材料補(bǔ)充環(huán)節(jié)需要注意的是，入檔材料與本人持有的相關(guān)證書(shū)是互為呼應(yīng)、相輔相成的，例如大學(xué)期間的入檔材料，展現(xiàn)的是從入學(xué)到畢業(yè)的完整過(guò)程，學(xué)歷學(xué)位證書(shū)則強(qiáng)調(diào)展示了順利完成該段學(xué)習(xí)經(jīng)歷后獲得的受到社會(huì)廣泛認(rèn)可的結(jié)果，因此，不能簡(jiǎn)單以證書(shū)復(fù)印件作為補(bǔ)充材料歸檔，可嘗試聯(lián)系學(xué)校，設(shè)法查找學(xué)校檔案館或教務(wù)部門留存的資料。在實(shí)操過(guò)程中，我們也有成功補(bǔ)充到相關(guān)原件入檔的，雖然比較困難，但是材料的真實(shí)性和可信度會(huì)更高。

(三)充分挖掘?qū)徯畔r(jià)值，為企業(yè)人力資源工作提供重要支撐

檔案專審的結(jié)果性材料———《干部人事檔案專項(xiàng)審核情況登記表》具有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)格式，可在此基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)信息系統(tǒng)，統(tǒng)一抓取數(shù)據(jù)并進(jìn)行匯總分析，能夠極大地提高專審工作效率。如果企業(yè)具備相關(guān)條件，甚至可以進(jìn)一步利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)，對(duì)專審信息進(jìn)行深度分析，使專審成果能夠充分運(yùn)用于其他組織人事決策，發(fā)揮其最大價(jià)值和效用，為企業(yè)的人才選拔和管理工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

三、結(jié)語(yǔ)

干部人事檔案專項(xiàng)審核工作，是落實(shí)從嚴(yán)治黨與從嚴(yán)治吏現(xiàn)實(shí)需求，是選用好干部、提升干部工作公信力的重要保障，是進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作的迫切需求。做好專審工作，要嚴(yán)肅組織紀(jì)律，熟練掌握方法，并以此為契機(jī)，進(jìn)一步健全和完善干部人事檔案管理機(jī)制，從而充分發(fā)揮干部人事檔案在人力資源開(kāi)發(fā)利用中的作用，不斷激發(fā)檔案工作活力。

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作者：袁小燕 單位：寶鋼股份武漢鋼鐵有限公司