公立醫(yī)院精細(xì)化的合同管理成效

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摘要：合同是公立醫(yī)院對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和內(nèi)部管理行為的重要載體，合同管理是公立醫(yī)院內(nèi)部控制體系的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，關(guān)系到公立醫(yī)院職能的發(fā)揮、風(fēng)險(xiǎn)的管控和國(guó)有資產(chǎn)的安全。因此，合同管理是公立醫(yī)院管理和內(nèi)控體系的重要組成部分，包括合同從預(yù)算、采購、擬定、審核、簽訂、履行、監(jiān)督、終止等環(huán)節(jié)的全過程、全方位管理。在提出傳統(tǒng)合同管理存在的問題的基礎(chǔ)上，介紹精細(xì)化合同管理模式及其成效。

關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院；精細(xì)化；合同管理模式；成效

根據(jù)2014年1月1日起實(shí)施的財(cái)政部《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》規(guī)定，內(nèi)控體系的目標(biāo)是：“合理保證單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)合法合規(guī)、資產(chǎn)安全和使用有效、財(cái)務(wù)信息真實(shí)完整，有效防范舞弊和預(yù)防腐敗，提高公共服務(wù)的效率和效果?！惫⑨t(yī)院合同管理作為內(nèi)控體系的重要內(nèi)容，其目標(biāo)與內(nèi)控體系的整體目標(biāo)是一致的，將合同管理作為重要抓手，完善醫(yī)院內(nèi)部控制體系，驅(qū)動(dòng)管理體制變革，建立規(guī)范化管理格局，使醫(yī)院具備強(qiáng)大的生命力[1]。

一、公立醫(yī)院傳統(tǒng)合同管理存在的問題

1.缺乏歸口管理。公立醫(yī)院各部門根據(jù)需要組織采購和簽訂合同，沒有歸口管理部門會(huì)導(dǎo)致合同分布零散、編號(hào)不統(tǒng)一、登記不全面、無專人負(fù)責(zé)等混亂現(xiàn)象，使合同管理工作缺乏統(tǒng)一的指導(dǎo)，醫(yī)院不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中的風(fēng)險(xiǎn)和問題，一旦出現(xiàn)糾紛容易陷入被動(dòng)。2.采購行為不規(guī)范。公立醫(yī)院采購方式有公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、談判采購、詢價(jià)等，要根據(jù)采購的種類、金額、資金屬性等因素確定。有些部門未經(jīng)嚴(yán)格的采購程序便確認(rèn)了合作方，甚至當(dāng)合作事項(xiàng)正在進(jìn)行或已完成后才開始著手合同事宜，嚴(yán)重違反了相關(guān)采購規(guī)定，而且由于缺乏合同條款的約束，部門對(duì)合作事項(xiàng)的把控力度不強(qiáng)，難以全面實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)、維護(hù)醫(yī)院利益。3.財(cái)務(wù)預(yù)算、付款等功能難以實(shí)現(xiàn)。預(yù)算管理是醫(yī)院財(cái)務(wù)管理的重要手段，付款功能是財(cái)務(wù)執(zhí)行出納和監(jiān)督職能的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，醫(yī)院財(cái)務(wù)部門如未充分參與合同管理工作，會(huì)導(dǎo)致全面預(yù)算管理落實(shí)乏力、經(jīng)營(yíng)情況難以監(jiān)控、資金使用缺乏計(jì)劃。4.院內(nèi)審核流程長(zhǎng)。雖然多數(shù)醫(yī)院有內(nèi)部合同審核流程，但涉及的管理部門較多，從采購到最終簽訂合同，經(jīng)辦人員需要將合同資料分別送達(dá)多個(gè)管理部門審核簽字，大量的時(shí)間消耗在審核環(huán)節(jié)。5.無制式合同。在沒有符合醫(yī)院特點(diǎn)的制式合同文本可供參考的情況下，科室在采購和合同談判過程中容易被對(duì)方單位的思路影響，甚至直接使用對(duì)方單位的合同模板，導(dǎo)致合同條款不能有效維護(hù)醫(yī)院權(quán)益。6.缺乏法律專業(yè)支持。醫(yī)院合同種類多樣，要在國(guó)家法律法規(guī)和政府政策規(guī)定的框架下簽訂執(zhí)行，需要專業(yè)性強(qiáng)、知識(shí)面廣的法務(wù)人員對(duì)合同條款進(jìn)行全面把關(guān)、及時(shí)解決相關(guān)糾紛。

二、公立醫(yī)院精細(xì)化合同管理模式的建立

1.組織結(jié)構(gòu)。（1）三級(jí)管理、內(nèi)外聯(lián)動(dòng)。一是完善法人治理結(jié)構(gòu)，理事會(huì)負(fù)責(zé)決策醫(yī)院重大事項(xiàng)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)分管各職能管理部門，醫(yī)院管理研究室為合同的歸口管理部門。二是聘請(qǐng)知名醫(yī)療行業(yè)律師事務(wù)所高管作為理事會(huì)外部理事，參與醫(yī)院的重大管理決策。合同歸口管理部門聘請(qǐng)律師團(tuán)隊(duì)擔(dān)任常年法律顧問，從事具體的法務(wù)工作。這樣，醫(yī)院內(nèi)部明確了職責(zé)，外部可以獲得多層次、團(tuán)隊(duì)式的法律服務(wù)，從源頭上規(guī)避了法律風(fēng)險(xiǎn)，可以及時(shí)評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)并制定應(yīng)對(duì)預(yù)案，使防控和解決風(fēng)險(xiǎn)成為醫(yī)院的常規(guī)工作。（2）各部門分工明確、專崗專責(zé)。在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)總負(fù)責(zé)下，形成了醫(yī)院管理研究室為合同管理中心，紀(jì)檢、審計(jì)處和財(cái)務(wù)處為監(jiān)督機(jī)構(gòu)，其他職能管理部門負(fù)責(zé)各自職責(zé)范圍內(nèi)合同事項(xiàng)的權(quán)責(zé)架構(gòu)。醫(yī)院管理研究室設(shè)合同管理專員，對(duì)接各部門和律師；合同主管部門及會(huì)審部門設(shè)合同經(jīng)辦人或?qū)徍藢T，實(shí)行“經(jīng)辦人—主任”二級(jí)審核制。這樣，將責(zé)任落實(shí)到專部專崗，有利于各部門有效配合、相互牽制，提高相關(guān)人員工作責(zé)任心。2.制度建設(shè)。（1）醫(yī)院內(nèi)部規(guī)章制度。根據(jù)國(guó)家法律和廈門市相關(guān)規(guī)定，出臺(tái)了醫(yī)院《采購管理辦法》《經(jīng)濟(jì)合同管理辦法》和相關(guān)解釋文件，并適時(shí)修訂?！恫少徆芾磙k法》詳細(xì)規(guī)定了采購流程、預(yù)算管理、采購方式的選用、標(biāo)準(zhǔn)采購程序、監(jiān)督檢查等相關(guān)事項(xiàng)；《經(jīng)濟(jì)合同管理辦法》明確規(guī)定了合同的訂立、履行、變更、補(bǔ)充、解除、法律責(zé)任等事項(xiàng)；解釋文件對(duì)采購和合同經(jīng)辦涉及的具體名詞、程序和工作方法等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的解讀和政策提示。（2）常年法律顧問服務(wù)協(xié)議。通過招標(biāo)的方式聘請(qǐng)常年法律顧問，雙方簽訂《常年法律顧問服務(wù)協(xié)議》，約定常年法律顧問對(duì)醫(yī)院提供合同和規(guī)章審改、出具律師意見、參與項(xiàng)目會(huì)議和商務(wù)談判、糾紛及訴訟處理、出具律師函、員工法律培訓(xùn)等服務(wù)。3.合同審核流程。建立“對(duì)外經(jīng)濟(jì)合同審批流程”，將合同發(fā)起、會(huì)審、流轉(zhuǎn)、審批、修改報(bào)批、簽訂、執(zhí)行等環(huán)節(jié)納入流程管理，尤其對(duì)風(fēng)險(xiǎn)分值最高的“合同審核”環(huán)節(jié)進(jìn)行重點(diǎn)把控[2]。（1）醫(yī)院管理研究室作為合同歸口管理部門，負(fù)責(zé)四個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的審核：采購程序符合規(guī)定、會(huì)審部門按制度審核、律師按約定審改、合同主管部門按會(huì)審意見執(zhí)行。通過關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的把控，確保了審批流程滿足醫(yī)院的要求，實(shí)現(xiàn)合同管理的目標(biāo)，即提高合同質(zhì)量、把控醫(yī)院風(fēng)險(xiǎn)、促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展、維護(hù)國(guó)有資產(chǎn)安全和提高管理水平。（2）財(cái)務(wù)處、審計(jì)處和其他相關(guān)職能部門（如有必要）承擔(dān)了院內(nèi)會(huì)審合同的重要職責(zé)，保證了審核的專業(yè)性、合理性，使具體的合同條款符合醫(yī)院實(shí)際發(fā)展需要。（3）將合同審核與簽訂流程合并，縮短流程線路，減少合同簽訂前的不必要環(huán)節(jié)，提高了管理效率。（4）審計(jì)處、紀(jì)檢監(jiān)察辦公室全面監(jiān)督采購、合同審核和簽訂流程，并根據(jù)需要組織專題審計(jì)，保障合同管理工作滿足合規(guī)性的要求。（5）常年法律顧問從法務(wù)和合規(guī)角度對(duì)合同逐字逐句進(jìn)行審核，保證其專業(yè)性和獨(dú)立性，與合同管理工作的周全性、保密性要求密切結(jié)合。4.財(cái)務(wù)全面預(yù)算和資金收支管理。（1）全面預(yù)算管理是采購和簽訂合同的“總閥”，醫(yī)院財(cái)務(wù)處通過預(yù)算的編制、審批、執(zhí)行、調(diào)整、考核、決算等工作控制經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全程，各部門獲批準(zhǔn)的預(yù)算內(nèi)采購項(xiàng)目可以按醫(yī)院采購和合同管理辦法執(zhí)行，預(yù)算外項(xiàng)目必須經(jīng)相應(yīng)審批流程批準(zhǔn)，對(duì)符合“三重一大”規(guī)定的項(xiàng)目必須經(jīng)醫(yī)院黨政聯(lián)席會(huì)集體討論決策后方可執(zhí)行，從而對(duì)各項(xiàng)目嚴(yán)格把關(guān)、監(jiān)督落實(shí)[3]。（2）資金收支管理是監(jiān)督合同履行的重要手段，醫(yī)院各部門在合同履行過程中，依照合同條款和財(cái)務(wù)審批流程，申報(bào)付款申請(qǐng)并獲得領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，將合同、發(fā)票、審批報(bào)告等憑據(jù)送交財(cái)務(wù)處，財(cái)務(wù)處按財(cái)務(wù)制度和合同條款嚴(yán)格審核其真實(shí)性和合法性后，方可辦理價(jià)款結(jié)算和賬務(wù)處理。5.制式合同庫。醫(yī)院合同雖然數(shù)量多、專業(yè)廣，但總體而言還是可以進(jìn)行區(qū)分。合同歸口管理部門請(qǐng)各專業(yè)部門提供各類型合同過去簽訂的版本，組織財(cái)務(wù)處、審計(jì)處、其他管理部門（如有必要）、法律顧問會(huì)審，建立制式合同庫。目前已建立制式合同，涉及醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理及對(duì)外合作的各個(gè)方面。制式合同充分考慮了涉及的法律法規(guī)、雙方的權(quán)利義務(wù)、各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)、糾紛解決等內(nèi)容，主管部門與合作方可以就模板進(jìn)行協(xié)商、談判，撰寫具體合同內(nèi)容。制式合同為經(jīng)辦人員提供了充足的談判資源、提高了采購等工作效率，為醫(yī)院避免了大量合同風(fēng)險(xiǎn)，保障了醫(yī)院的合法權(quán)益。6.信息系統(tǒng)OA無紙化審核。充分利用信息化手段，在醫(yī)院OA系統(tǒng)中設(shè)計(jì)開發(fā)電子“對(duì)外經(jīng)濟(jì)合同審批流程”。各會(huì)審部門能同時(shí)在線審核，方便快捷，提高了審核速度。簽章系統(tǒng)、密鑰系統(tǒng)、防篡改系統(tǒng)的搭配使用，使合同審核過程可有效追溯，審核痕跡和附件可永久保存、無法篡改。同時(shí)，便于建立合同管理大數(shù)據(jù)庫，對(duì)合同管理各節(jié)點(diǎn)、時(shí)點(diǎn)的行為數(shù)據(jù)進(jìn)行大量保存，使精準(zhǔn)管理行為分析成為現(xiàn)實(shí)，可輔助經(jīng)營(yíng)決策[4]。7.存檔管理。合同編號(hào)及存檔工作是醫(yī)院合同管理的重要環(huán)節(jié)，便于合同的查找、賬目核對(duì)和審查審計(jì)。首先，對(duì)所有合同實(shí)行四級(jí)編號(hào)，即“院區(qū)號(hào)—部門號(hào)—年號(hào)—合同號(hào)”，編號(hào)一經(jīng)確立不可隨意變改；合同發(fā)起部門在歸口管理部門的監(jiān)督下，對(duì)本部門發(fā)起的合同進(jìn)行編號(hào)。其次，存檔工作由各部門各司其責(zé)，發(fā)起部門負(fù)責(zé)從采購到合同簽訂、執(zhí)行的所有文件資料的保管，并且將簽訂合同的紙質(zhì)版送往院辦、財(cái)務(wù)處存檔，廉潔協(xié)議報(bào)紀(jì)檢辦公室存檔，電子掃描版上傳至OA流程永久保存。同時(shí)，合同審核經(jīng)手部門要存儲(chǔ)經(jīng)手環(huán)節(jié)的相關(guān)資料。

三、公立醫(yī)院精細(xì)化合同管理模式的成效

1.推動(dòng)醫(yī)院內(nèi)控建設(shè)。通過明確組織、健全制度、梳理流程、嚴(yán)格財(cái)務(wù)、實(shí)施模板、使用信息系統(tǒng)和存檔管理，建立了以防范風(fēng)險(xiǎn)管控為核心，歸口部門和責(zé)任部門為主體，監(jiān)督監(jiān)管部門為引導(dǎo)，醫(yī)院內(nèi)部管理為基礎(chǔ)，法律顧問有效服務(wù)為支撐，全業(yè)務(wù)覆蓋、全過程監(jiān)控的公立醫(yī)院合同控制實(shí)施體系，夯實(shí)了醫(yī)院對(duì)業(yè)務(wù)層面的控制，推動(dòng)了內(nèi)控體系的完善。2.保障醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開展。隨著醫(yī)療事業(yè)的快速發(fā)展，以合同管理為重要組成的醫(yī)院內(nèi)控體系和外部法務(wù)協(xié)助為醫(yī)院發(fā)展提供了強(qiáng)大的支撐。通過預(yù)防、識(shí)別、分析各種風(fēng)險(xiǎn)，制定、實(shí)施相應(yīng)的措施，做好事前防控風(fēng)險(xiǎn)和事中管理風(fēng)險(xiǎn)的工作，提高了醫(yī)院防范和管控經(jīng)濟(jì)活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)的能力，保障了醫(yī)院日益活躍的對(duì)外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。3.穩(wěn)健保全國(guó)有資產(chǎn)。精細(xì)化合同管理模式實(shí)施以來，在醫(yī)院合同量持續(xù)增長(zhǎng)的背景下，通過對(duì)合作方資質(zhì)、資信、履約能力、權(quán)利義務(wù)、違約條款和糾紛解決等方面進(jìn)行全面的審查和落實(shí)，保證了醫(yī)院利益、國(guó)有資產(chǎn)的安全和完整。

參考文獻(xiàn)：

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作者:林魯麗 單位:中國(guó)解放軍第一七四醫(yī)院