采購檔案管理全文(5篇)

0前言

隨著我國醫(yī)療的普及以及診療水平的不斷上升，醫(yī)院內(nèi)醫(yī)療設(shè)備的種類和數(shù)量都在顯著增加，各種臨床設(shè)備已廣泛應(yīng)用于疾病的預(yù)防、診斷、治療、預(yù)后等各個階段，它是醫(yī)院進(jìn)行診斷治療和科學(xué)研究的物質(zhì)基礎(chǔ)，也是提高醫(yī)療質(zhì)量和工作效益的重要因素。因此醫(yī)療設(shè)備已成為評價醫(yī)院現(xiàn)代化水平的重要參考依據(jù)，同時也能夠客觀反映醫(yī)院的醫(yī)療水平和整體實力。由此可見，醫(yī)療設(shè)備的管理對于評價醫(yī)院的醫(yī)療水平和管理水平都具有重要意義。醫(yī)療設(shè)備的檔案管理是指醫(yī)療設(shè)備具體信息的記錄與維護(hù)，其信息更新周期從臨床科室提出需求申請開始，直至設(shè)備達(dá)到使用年限或因其他原因報廢為止。設(shè)備報廢后，該檔案還需根據(jù)需求繼續(xù)保存，以便為日后其他相同或相近設(shè)備的使用提供參考依據(jù)。

1檔案管理原則

醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)療設(shè)備購置、驗收、使用、處置等環(huán)節(jié)中重要的資料存檔，對設(shè)備使用情況具有可追溯性，對同類設(shè)備的購置和使用具有指導(dǎo)意義，對醫(yī)學(xué)裝備管理具有重要作用。根據(jù)《檔案法》等相關(guān)法規(guī)，檔案管理的原則包括以下幾方面：①檔案完整，資料真實可信，具有可追溯性；②各層級條理清晰，便于檔案查詢，對重要信息有適當(dāng)?shù)膫浞荩ＷC檔案具有較好的使用效率；③由專人負(fù)責(zé)檔案管理，檔案收集和使用有明確工作流程和記錄。

2設(shè)備檔案內(nèi)容

2.1購置檔案

醫(yī)療設(shè)備購置檔案是指設(shè)備申請及購置過程中的全部公文資料，設(shè)備購置一般采用公開招標(biāo)或院內(nèi)議價兩種方式。公開招標(biāo)方式產(chǎn)生的購置檔案主要包括委托協(xié)議、招標(biāo)文件、政府采購合同等資料；院內(nèi)采購方式產(chǎn)生的購置檔案主要為采購合同等。此外，還需醫(yī)院醫(yī)學(xué)工程處形成包括設(shè)備購置申請（由需求科室提交）、大型設(shè)備專家論證、設(shè)備資質(zhì)證明等相關(guān)資料（由設(shè)備生產(chǎn)商或供應(yīng)商提供），一同并入設(shè)備購置檔案留存。

【摘要】本文簡要分析了醫(yī)院在運(yùn)行檔案管理制度時面臨的問題：模式單一性、制度不完善、人員不專業(yè)，對此提出了改革檔案管理體制的具體方式：優(yōu)化檔案管理的運(yùn)行模式、完善檔案部門的管理制度、加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)性培養(yǎng)，促進(jìn)醫(yī)院擁有運(yùn)行良好的檔案管理模式，推動醫(yī)院經(jīng)營性體制有序運(yùn)行，為醫(yī)院各部門工作建立穩(wěn)定運(yùn)行的檔案管理制度。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；指導(dǎo)性管理；醫(yī)院

在國內(nèi)社會公共性質(zhì)運(yùn)行體制中，醫(yī)院是其中較為關(guān)鍵的部門。醫(yī)院具有多重關(guān)鍵的作用，具體表現(xiàn)為社會服務(wù)能力、公共服務(wù)性質(zhì)等。在醫(yī)院眾多的科室中，檔案管理工作較為關(guān)鍵。此類工作具有數(shù)據(jù)的繁雜性、類別的多元化、資料的多重性等特征，導(dǎo)致檔案管理工作呈現(xiàn)無序的運(yùn)行狀態(tài)，引發(fā)相關(guān)工作效率問題，不利于醫(yī)療機(jī)構(gòu)良好發(fā)展。

一、醫(yī)院開展檔案管理面臨的問題

（一）模式單一性。醫(yī)院檔案管理制度，與傳統(tǒng)的管理體制存在著較大差別。現(xiàn)行的醫(yī)院檔案管理體制，被要求在規(guī)定的管理體制中運(yùn)行，運(yùn)行中解決具有風(fēng)險性的因素，防止造成經(jīng)濟(jì)損失。醫(yī)院檔案管理在日常運(yùn)行期間，尚未融合先進(jìn)的管理思想，并且未采納約束性的管理標(biāo)準(zhǔn)。由此運(yùn)行的檔案管理制度較為松散，不具有靈活性的管理模式，為多發(fā)性工作問題提供了發(fā)展條件。例如，部分醫(yī)院將檔案管理部門當(dāng)作資料查閱室，尚未充分發(fā)揮檔案管理的信息價值，難以在檔案管理中獲取有效信息，在一定程度上削弱了檔案資料的利用價值。

（二）制度不完善。醫(yī)院內(nèi)部的管理人員，忽視了檔案管理工作的關(guān)鍵作用，尚未發(fā)展相對成熟的檔案管理流程。在信息化科學(xué)力量持續(xù)性更新的背景下，部分醫(yī)院引進(jìn)相適應(yīng)的工作系統(tǒng)。與此同時，檔案管理系統(tǒng)被醫(yī)院引入，但是基于管理層的不重視，造成檔案管理系統(tǒng)尚未具有良好運(yùn)行能力，系統(tǒng)內(nèi)部的管理版塊不完善，相配套的工作流程未全面落實，在一定程度上降低了檔案數(shù)據(jù)信息的利用率，影響著醫(yī)院檔案資料的數(shù)字信息管理能力，為檔案資料紙質(zhì)老化、數(shù)據(jù)不清晰、資料不完整等不良現(xiàn)象埋下隱患。

（三）人員不專業(yè)。基于醫(yī)院內(nèi)部對檔案管理工作的漠視，造成醫(yī)院檔案相關(guān)工作存在諸多問題，比如說：其他科室護(hù)理人員輪班兼任、實習(xí)護(hù)士等問題，此類醫(yī)護(hù)人員不具有專業(yè)的檔案管理技能，在一定程度上造成檔案管理體系的運(yùn)行能力削弱，難以發(fā)揮其工作價值，為其混亂性、不完善問題等不良管理現(xiàn)象的發(fā)生埋下隱患。此外，加之部門投資力度不足，配套設(shè)施不完善，為其發(fā)展帶來了一定制約因素。

摘要：目前，高校食品安全檔案化管理意識薄弱，導(dǎo)致一些高校仍沒有制定關(guān)于食品檔案的相關(guān)制度，食品檔案管理工作不規(guī)范、不合理的情況普遍存在。本文提出優(yōu)化高校食品安全檔案化管理的有效方式、規(guī)范食品安全檔案的建設(shè)工作，使得食品安全檔案化管理質(zhì)量和水平有所提高，科學(xué)利用食品安全檔案為高校食品安全提供保障。

關(guān)鍵詞：食品安全；食品安全檔案；檔案化管理

一直以來，一些觸目驚心的高校食品安全事故不斷出現(xiàn)，社會影響極為惡劣。高校食品安全一旦出現(xiàn)問題，教學(xué)秩序則無法正常開展。高校食品安全管理工作落實不到位會對在校師生的健康造成傷害。因此探析如何利用食品安全檔案化管理為學(xué)校的后勤改革工作服務(wù)，讓高校食品安全管理部門提升食品安全工作水平，促進(jìn)高校健康發(fā)展尤為重要。食品安全管理檔案主要包括食品生產(chǎn)經(jīng)營檔案和綜合協(xié)調(diào)監(jiān)督檔案，其中食品生產(chǎn)經(jīng)營檔案包括食品原料的質(zhì)量分析報告、食品生產(chǎn)加工的操作管理情況、食品質(zhì)檢情況和食品企業(yè)信用指數(shù)等；食品綜合協(xié)調(diào)監(jiān)督檔案一般包括日常的食品安全管理信息材料等。這些繁雜的食品安全檔案急需運(yùn)用檔案知識管理理念進(jìn)行管理和利用。食品安全的檔案化管理為高校食品安全能提供最廣泛、最精確以及最有說服力的書面依據(jù)，能增強(qiáng)餐飲企業(yè)的質(zhì)量與責(zé)任意識，通過知識管理下統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理更能降低高校監(jiān)管成本、提高監(jiān)管效率、增強(qiáng)監(jiān)管效果的食品安全監(jiān)管新局面。

1高校食品安全檔案對食品安全發(fā)揮重要意義

1.1高校食品安全檔案保障食品安全溯源工作

很多高校發(fā)生的食品安全事件究其源頭很大一部分是采購的原材料所含有害物質(zhì)或所含添加劑不符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求?，F(xiàn)在的高校食品安全溯源在食品安全保障工作中尤為重要，食品安全溯源能在發(fā)生食品安全事故情況下準(zhǔn)確的找出食品問題根源，使得食品安全工作得到開展。食品安全檔案管理記錄著許多與食品有關(guān)的各類信息，人們通過食品安全檔案了解食品各個方面情況，如食品生產(chǎn)工藝、食品成分、添加劑含量、制作日期等內(nèi)容，對以上信息了解后，排查食品安全隱患，解決因食品來源產(chǎn)生的問題，形成針對性的管理，使得在校師生食品安全獲得有效保障，形成食品安全保障有效機(jī)制[1-3]。

1.2高校食品安全檔案促進(jìn)食品安全管理系統(tǒng)化

〔摘要〕醫(yī)用耗材檔案管理信息平臺的構(gòu)建能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)用耗材檔案管理的智能化和信息化，規(guī)范快速完成醫(yī)用耗材精細(xì)化管理。該文介紹了醫(yī)用耗材檔案管理的現(xiàn)狀，分析了存在的問題及發(fā)展趨勢，并重點(diǎn)探討了醫(yī)用耗材檔案管理的信息平臺構(gòu)建，包括醫(yī)用耗材研究信息的獲得、醫(yī)用耗材檔案的建立、資質(zhì)證件的效期管理，以及醫(yī)用高值耗材的檔案管理4個方面。

〔關(guān)鍵詞〕醫(yī)用耗材;檔案管理;信息平臺;構(gòu)建

根據(jù)目前醫(yī)院的發(fā)展要求，現(xiàn)代醫(yī)院管理過程中要求建立醫(yī)用耗材檔案管理信息平臺，以實現(xiàn)對醫(yī)院耗材的有效管理。醫(yī)用耗材是目前醫(yī)院管理過程中的一個重要項目，應(yīng)當(dāng)引起醫(yī)院的足夠重視。國家《關(guān)于全面深化價格機(jī)制改革的意見》提出，要“鞏固取消藥品加成成果，進(jìn)一步取消醫(yī)用耗材加成”。繼若干地方零散地取消耗材加成之后，耗材零差價將要在全國范圍內(nèi)推行［1］。因此，探討醫(yī)用耗材檔案管理的信息平臺構(gòu)建具有重要的現(xiàn)實意義與科研意義。

1醫(yī)用耗材檔案管理的現(xiàn)狀

1.1存在的問題

大部分醫(yī)院的醫(yī)用耗材管理內(nèi)網(wǎng)管理凸顯被動，醫(yī)用耗材檔案未全部實現(xiàn)電子化管理，很多醫(yī)院在管理過程中缺乏對醫(yī)用耗材的有效管理與維護(hù)工作，從而出現(xiàn)了不同程度的耗材浪費(fèi)與外流、耗材過度使用，以及重復(fù)使用等現(xiàn)象。醫(yī)用耗材檔案管理局限于資質(zhì)證件管理，沒有對供應(yīng)商與醫(yī)用耗材進(jìn)行充分有效地分析，難以實現(xiàn)對檔案信息的有效管理與運(yùn)用，導(dǎo)致醫(yī)用耗材檔案管理無法發(fā)揮應(yīng)有的作用。

1.2市場預(yù)測和發(fā)展趨勢

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)社會快速發(fā)展，目前企業(yè)登記檔案呈現(xiàn)數(shù)量巨大、管理動態(tài)化、利用頻繁等特點(diǎn)。蕭山區(qū)多舉措做好企業(yè)登記檔案管理工作，開展了企業(yè)登記檔案規(guī)范化建設(shè)、利用好檔案影像系統(tǒng)、探索提高檔案查詢效率的路徑。要強(qiáng)化企業(yè)登記檔案管理，應(yīng)當(dāng)規(guī)范電子檔案管理、提供優(yōu)質(zhì)檔案查閱利用服務(wù)、推進(jìn)政府購買檔案服務(wù)，并保障檔案安全。

關(guān)鍵詞：企業(yè)登記檔案；企業(yè)登記檔案管理；工作實踐與思考

企業(yè)登記檔案指市場監(jiān)督管理部門（原工商行政管理部門）依法進(jìn)行企業(yè)登記管理過程中，產(chǎn)生的具有保存和查考價值的文字、圖表、聲像等不同形式的資料。當(dāng)前企業(yè)登記檔案呈現(xiàn)數(shù)量巨大、管理動態(tài)化、利用頻繁等特點(diǎn)。在商事登記改革背景下，企業(yè)開辦、變更等登記數(shù)量逐年上升，企業(yè)登記檔案數(shù)量快速增長。在經(jīng)濟(jì)活動中，企業(yè)的經(jīng)營名稱、經(jīng)營場所、經(jīng)營范圍、法定代表人、股東、注冊資本等都處于變化之中，因此變更登記頻繁；加之企業(yè)登記實行屬地管理，當(dāng)企業(yè)住所發(fā)生變化時，登記檔案會從原登記機(jī)關(guān)遷往新住所所屬登記機(jī)關(guān)。2019年，筆者所在單位杭州市蕭山區(qū)市場監(jiān)督管理局辦理企業(yè)登記檔案遷入4264家、遷出2820家。此外，企業(yè)登記檔案查詢需求大，2015年至2019年，區(qū)市場監(jiān)督管理局檔案室共提供企業(yè)登記檔案查詢服務(wù)30萬余次。

1企業(yè)登記檔案管理工作實踐：

以蕭山為例一是開展企業(yè)登記檔案規(guī)范化建設(shè)。企業(yè)登記檔案管理作為市場監(jiān)督管理部門最重要的業(yè)務(wù)檔案之一，其規(guī)范化建設(shè)一直備受重視。2016年，區(qū)市場監(jiān)督管理局專門成立了行政審批檔案規(guī)范化管理小組，制定了企業(yè)檔案移交規(guī)范、檔案整理指南等規(guī)范性文件；并積極開展政府部門購買檔案服務(wù)，將行政審批檔案規(guī)范化整理服務(wù)工作列入政府采購項目。二是充分利用企業(yè)登記檔案影像系統(tǒng)。蕭山企業(yè)登記檔案數(shù)字化工作起步較早，2003年區(qū)市場監(jiān)督管理局就全面啟動企業(yè)登記檔案的數(shù)字化掃描工作。2016年4月，杭州市市場監(jiān)督管理局開發(fā)了新版企業(yè)登記影像系統(tǒng)，將原來分散存儲在各縣（市、區(qū)）局的企業(yè)登記檔案影像數(shù)據(jù)歸總到市局集中存儲。區(qū)市場監(jiān)督管理局充分用好這一系統(tǒng)，將每日掃描的檔案數(shù)字化成果通過增量備份同步至系統(tǒng)云存儲中，與其他縣（市、區(qū)）實現(xiàn)資源共享。三是提高企業(yè)登記檔案查詢效率。2019年，區(qū)市場監(jiān)督管理局在區(qū)辦事服務(wù)中心開設(shè)了企業(yè)檔案查詢便民窗口，還在局大廳和區(qū)辦事服務(wù)中心一樓24小時自助服務(wù)區(qū)分別設(shè)置了企業(yè)登記檔案自助查詢機(jī)。通過電子簽章、圖像識別等技術(shù)，公眾可以快速辦理企業(yè)登記信息的自助查詢、資料打印等業(yè)務(wù)。2019年8至12月，在自助查詢機(jī)上實現(xiàn)檔案查詢185人次，自助打印檔案材料733頁。

2強(qiáng)化檔案管理的若干思考

一是規(guī)范電子檔案管理。為了讓數(shù)據(jù)多跑路、讓企業(yè)和群眾“零跑腿”，2017年8月，浙江省全面推行企業(yè)登記全程電子化工作，通過各地的大力推廣和引導(dǎo)，越來越多的申請人選擇了全程電子化申報。但在具體工作中，登記部門要堅持需求導(dǎo)向，尊重企業(yè)選擇，可由申請人自主選擇半流程窗口登記。這樣就形成了線上線下功能互補(bǔ)的政務(wù)服務(wù)新模式，由此也對電子登記檔案規(guī)范管理提出了新要求。首先要做到歸檔工作重心前移，參照《政務(wù)服務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔數(shù)據(jù)規(guī)范》，建立并完善相關(guān)制度，確保電子登記檔案的真實、可信、可靠、完整和可用。其次要探索企業(yè)登記檔案電子歸檔與實體歸檔的關(guān)系，實現(xiàn)增量電子檔案與存量紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果互融互通，確保數(shù)據(jù)的延續(xù)性。二是提供優(yōu)質(zhì)檔案查閱利用服務(wù)。企業(yè)登記檔案利用對象范圍廣泛，注冊登記部門、監(jiān)督管理部門、執(zhí)法辦案部門及公、檢、法、審計機(jī)關(guān)等在日常工作中均需要查閱利用檔案；中外企業(yè)及自然人投資、簽訂經(jīng)濟(jì)合同、解決產(chǎn)權(quán)或股權(quán)糾紛時，也需要查閱利用檔案。因此要發(fā)揮電子登記檔案易于共享的優(yōu)勢，繼續(xù)提高企業(yè)登記檔案服務(wù)能力；并結(jié)合智慧城市建設(shè)工作，將企業(yè)登記檔案利用服務(wù)納入智慧城市建設(shè)框架中。三是保障檔案安全。保障檔案安全是提供檔案利用服務(wù)的重要前提，在檔案管理和利用過程中，可通過多種手段確保檔案安全。首先是引進(jìn)數(shù)據(jù)加密和安全瀏覽技術(shù)，保證電子檔案數(shù)據(jù)存儲的安全性；其次是設(shè)置用戶分類查詢權(quán)限，結(jié)合不同類型檔案利用主體需求，設(shè)置相應(yīng)的查詢權(quán)限；再次是檔案行政部門應(yīng)該加強(qiáng)對檔案信息和電子文件的安全監(jiān)管，繼續(xù)做好檔案登記備份工作，并完善應(yīng)急預(yù)案。四是推進(jìn)政府購買檔案服務(wù)。目前企業(yè)登記檔案數(shù)字化工作與電子檔案管理同步開展，檔案管理工作量大且專業(yè)性強(qiáng)，僅靠市場監(jiān)督管理部門，難以滿足檔案管理規(guī)范化要求及多維度的查詢需求。建議嚴(yán)格按照《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》，積極穩(wěn)妥推進(jìn)政府購買檔案事務(wù)服務(wù)，規(guī)范并支持檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)、專業(yè)機(jī)構(gòu)參與檔案事務(wù)。特別是對于海量的存量檔案，可以通過政府采購檔案寄存服務(wù)的模式，尋求專業(yè)機(jī)構(gòu)支持，緩解基層單位在檔案管理上的壓力。