采購(gòu)資金管理案例分析

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一、加強(qiáng)采購(gòu)流程風(fēng)險(xiǎn)控制，降低采購(gòu)成本

B公司是一家生產(chǎn)大型程控交換機(jī)的企業(yè)，因當(dāng)時(shí)生產(chǎn)急缺其中的重要部件時(shí)鐘，四處尋找供應(yīng)商。采購(gòu)經(jīng)理經(jīng)朋友介紹聯(lián)系到廣州的供應(yīng)商甲公司，在沒(méi)有了解對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)許可、資信狀況的情況下，僅憑對(duì)朋友的信任便同對(duì)方簽訂了供貨合同，并隨即預(yù)付了50%貨款600萬(wàn)元。結(jié)果，甲公司遲遲不發(fā)貨。后來(lái)B公司發(fā)現(xiàn)甲公司根本不是時(shí)鐘的生產(chǎn)廠家，該公司在收到B的預(yù)付款后就將投入了其期貨賬戶，希望賺到一筆后再將預(yù)付款退回B公司。B公司幾經(jīng)交涉，并通過(guò)當(dāng)?shù)毓ど坦芾聿块T追討貨款。才追回了400萬(wàn)元的預(yù)付款。B公司不僅資金遭受損失，并且因此錯(cuò)失銷售良機(jī)，給企業(yè)經(jīng)營(yíng)帶來(lái)沉重的打擊。問(wèn)題分析在本案例中，B公司因生產(chǎn)物資急缺，從聯(lián)系供應(yīng)商、詢價(jià)、到簽訂合同、預(yù)付貨款等均由采購(gòu)經(jīng)理一人拍板。由于B公司對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的零控制造成了企業(yè)不可挽回的經(jīng)濟(jì)損失。解決方案采購(gòu)的任何一個(gè)環(huán)節(jié)失控都可能給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失。企業(yè)可以從以下幾個(gè)方面著手，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)過(guò)程的風(fēng)險(xiǎn)控制，降低采購(gòu)成本：

（1）采購(gòu)審批權(quán)集中管理。將大額采購(gòu)審批權(quán)集中在高層職位管理，層級(jí)把關(guān)，避免職能部門營(yíng)私舞弊。

（2）分散采購(gòu)職權(quán)。避免同一人從詢價(jià)、確定供應(yīng)商、簽訂采購(gòu)合同以及付款審批等一手包辦。

（3）慎重選擇供應(yīng)商。必要時(shí)到供應(yīng)商處實(shí)地調(diào)查；審核供應(yīng)商的供貨條件；評(píng)估供應(yīng)商的信譽(yù)等。

（4）簽訂合理的采購(gòu)合同。建立合同審批制度，對(duì)價(jià)格及結(jié)算方式進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。在本案例中，如果B公司的任何一個(gè)合同會(huì)簽部門對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)提出質(zhì)疑或是對(duì)結(jié)算條件提出反對(duì)意見(jiàn)的話，B公司的損失都是可以避免或者減小的。

（5）謹(jǐn)慎驗(yàn)收貨物。由獨(dú)立的驗(yàn)收部門進(jìn)行產(chǎn)品驗(yàn)收，并建立嚴(yán)格的退換貨制度，杜絕漏洞。

二、規(guī)范結(jié)算和付款流程，提高資金使用效率

C公司是一家中型生產(chǎn)企業(yè)，其董事長(zhǎng)將公司內(nèi)部管理交給自家的幾個(gè)親戚負(fù)責(zé)。最近有傳言稱，主管采購(gòu)和生產(chǎn)的王副總生活異常奢侈，消費(fèi)與其收入極不相當(dāng)。最后經(jīng)過(guò)審計(jì)發(fā)現(xiàn)：采購(gòu)結(jié)算發(fā)票有數(shù)月連號(hào)的情況，不符合正常的發(fā)票使用規(guī)律；部分結(jié)算發(fā)票隨意以房產(chǎn)發(fā)票等抵沖，與采購(gòu)項(xiàng)目不符，王副總理由是：為了獲得折扣而不需要供應(yīng)商開(kāi)具發(fā)票；付款簽字審批時(shí)間為發(fā)票開(kāi)票日期的當(dāng)天或者早于發(fā)票日期；其中個(gè)別供應(yīng)商有頻繁的退貨情況。再經(jīng)過(guò)進(jìn)一步的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，因董事長(zhǎng)賦予王副總的權(quán)限過(guò)大，董事長(zhǎng)不在公司時(shí)，王副總即是其人。因此凡王副總簽過(guò)字的單據(jù)，財(cái)務(wù)等其他部門根本不敢提出異議，全部照辦。王副總不僅收受供應(yīng)商回扣，而且勾結(jié)車間主任聯(lián)合舞弊：隨意增開(kāi)領(lǐng)料數(shù)量，再將未耗用材料偷運(yùn)回供應(yīng)商處，隨后由供應(yīng)商開(kāi)具發(fā)票，王副總再正常簽字付款。問(wèn)題分析：在本案例中，采購(gòu)主管王副總不僅與供應(yīng)商勾結(jié)收受回扣，并且伙同車間主任聯(lián)合舞弊，其手法雖隱蔽但也不是難以發(fā)現(xiàn)的。C公司的問(wèn)題關(guān)鍵在于沒(méi)有一個(gè)健全的采購(gòu)付款制度和流程作為約束，采購(gòu)過(guò)程中所涉及的多個(gè)部門，驗(yàn)收倉(cāng)儲(chǔ)、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)等都因懼怕王軍手中的權(quán)力，沒(méi)有一個(gè)部門起到監(jiān)督的作用。解決方案：建立、健全有效的付款制度，具體可參考以下業(yè)務(wù)流程：

（1）計(jì)劃部門根據(jù)生產(chǎn)需要發(fā)出采購(gòu)?fù)ㄖ獑?，并?bào)送財(cái)務(wù)部做為日后付款的審核資料。

（2）采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)?fù)ㄖ獑?，向供?yīng)商下訂單，合同副本送財(cái)務(wù)部備案。

（3）倉(cāng)儲(chǔ)部門辦理驗(yàn)收入庫(kù)后，驗(yàn)收單送財(cái)務(wù)部門做為原始單據(jù)記賬。

（4）財(cái)務(wù)部門審核采購(gòu)付款時(shí)，根據(jù)采購(gòu)?fù)ㄖ獑?、采?gòu)合同、驗(yàn)收單、發(fā)票（預(yù)付款除外）等有效的付款文件，核對(duì)相符后確認(rèn)付款。如果C公司能夠嚴(yán)格按照上述采購(gòu)付款流程操作的話，那么王副總的舞弊行為就可以被重重的關(guān)卡所限制，僅僅靠伙同車間主任的勾結(jié)，恐怕是難以得逞的。在實(shí)際工作中，財(cái)務(wù)部門除了嚴(yán)格遵循上述采購(gòu)付款流程，還應(yīng)當(dāng)關(guān)注以下幾個(gè)方面：建立預(yù)付款審批制度，盡量減少預(yù)付貨款；在企業(yè)被允許的信用期限內(nèi)，盡可能地延遲付款；除不足轉(zhuǎn)帳起點(diǎn)的零星現(xiàn)金付款外均采用銀行結(jié)算；及時(shí)與供應(yīng)商對(duì)賬避免錯(cuò)付款；監(jiān)督采購(gòu)價(jià)格，必要時(shí)經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后方可付款等。

作者：康梅紅 單位：河南省信美實(shí)業(yè)發(fā)展有限公司