管理制度改革對醫(yī)院檔案管理的影響

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【摘要】本文簡要分析了醫(yī)院在運行檔案管理制度時面臨的問題：模式單一性、制度不完善、人員不專業(yè)，對此提出了改革檔案管理體制的具體方式：優(yōu)化檔案管理的運行模式、完善檔案部門的管理制度、加強檔案管理人員的專業(yè)性培養(yǎng)，促進醫(yī)院擁有運行良好的檔案管理模式，推動醫(yī)院經(jīng)營性體制有序運行，為醫(yī)院各部門工作建立穩(wěn)定運行的檔案管理制度。

【關鍵詞】檔案管理；指導性管理；醫(yī)院

在國內(nèi)社會公共性質運行體制中，醫(yī)院是其中較為關鍵的部門。醫(yī)院具有多重關鍵的作用，具體表現(xiàn)為社會服務能力、公共服務性質等。在醫(yī)院眾多的科室中，檔案管理工作較為關鍵。此類工作具有數(shù)據(jù)的繁雜性、類別的多元化、資料的多重性等特征，導致檔案管理工作呈現(xiàn)無序的運行狀態(tài)，引發(fā)相關工作效率問題，不利于醫(yī)療機構良好發(fā)展。

一、醫(yī)院開展檔案管理面臨的問題

（一）模式單一性。醫(yī)院檔案管理制度，與傳統(tǒng)的管理體制存在著較大差別?，F(xiàn)行的醫(yī)院檔案管理體制，被要求在規(guī)定的管理體制中運行，運行中解決具有風險性的因素，防止造成經(jīng)濟損失。醫(yī)院檔案管理在日常運行期間，尚未融合先進的管理思想，并且未采納約束性的管理標準。由此運行的檔案管理制度較為松散，不具有靈活性的管理模式，為多發(fā)性工作問題提供了發(fā)展條件。例如，部分醫(yī)院將檔案管理部門當作資料查閱室，尚未充分發(fā)揮檔案管理的信息價值，難以在檔案管理中獲取有效信息，在一定程度上削弱了檔案資料的利用價值。

（二）制度不完善。醫(yī)院內(nèi)部的管理人員，忽視了檔案管理工作的關鍵作用，尚未發(fā)展相對成熟的檔案管理流程。在信息化科學力量持續(xù)性更新的背景下，部分醫(yī)院引進相適應的工作系統(tǒng)。與此同時，檔案管理系統(tǒng)被醫(yī)院引入，但是基于管理層的不重視，造成檔案管理系統(tǒng)尚未具有良好運行能力，系統(tǒng)內(nèi)部的管理版塊不完善，相配套的工作流程未全面落實，在一定程度上降低了檔案數(shù)據(jù)信息的利用率，影響著醫(yī)院檔案資料的數(shù)字信息管理能力，為檔案資料紙質老化、數(shù)據(jù)不清晰、資料不完整等不良現(xiàn)象埋下隱患。

（三）人員不專業(yè)?；卺t(yī)院內(nèi)部對檔案管理工作的漠視，造成醫(yī)院檔案相關工作存在諸多問題，比如說：其他科室護理人員輪班兼任、實習護士等問題，此類醫(yī)護人員不具有專業(yè)的檔案管理技能，在一定程度上造成檔案管理體系的運行能力削弱，難以發(fā)揮其工作價值，為其混亂性、不完善問題等不良管理現(xiàn)象的發(fā)生埋下隱患。此外，加之部門投資力度不足，配套設施不完善，為其發(fā)展帶來了一定制約因素。

二、醫(yī)院開展檔案管理改革對策

（一）改善檔案管理運行體制。檔案管理工作，是現(xiàn)代化管理體系在發(fā)展與運行期間，逐漸衍生出來的極具專業(yè)性質與管理能力的工作類別。在諸多行業(yè)中，有一部分數(shù)據(jù)資料在科學管理的基礎上，有助于企業(yè)發(fā)展，并且為企業(yè)制定未來管理計劃提供參考依據(jù)，推動企業(yè)制定的營銷計劃與管理制度，促進企業(yè)發(fā)展具有前瞻性，獲取良好的發(fā)展態(tài)勢。為此，檔案管理的有序運行較為關鍵。醫(yī)院應調(diào)整自身的檔案管理模式，優(yōu)化其管理結構，保障管理工作處于有序運行狀態(tài)，發(fā)揮檔案管理工作價值。檔案管理工作的改革，應依據(jù)時展需求，結合國家相關規(guī)定，逐一完善工作制度，實現(xiàn)管理制度細致化。醫(yī)療機構的設備檔案，應在醫(yī)院設備引進期間提供相關資料，促進醫(yī)院依據(jù)資料內(nèi)容，制定相適應的決策。一方面，發(fā)揮醫(yī)療設備的工作效能；另一方面，有效防止醫(yī)院內(nèi)部存在較多的閑置醫(yī)療設備。此外，醫(yī)院設備如若在運行期間發(fā)生故障，為設備維修人員提供設備的應用檔案，以及設備相關的內(nèi)部資料（電路圖）等，為其設備維修工作提供參考依據(jù)，便于維修人員第一時間查找設備故障成因，準確確定設備故障位置，采取有效措施，提升設備的運行能力。與此同時，在設備維修完成時，邀請維修人員提供翔實的維修過程，并予以記錄，為設備后期保養(yǎng)提供檔案資料，降低設備損壞概率，延長設備的使用時長，減少醫(yī)院內(nèi)部維護設備的費用支出，為提升醫(yī)院經(jīng)濟效益提供管理性工作。例如，濱州市陽信縣中醫(yī)醫(yī)院，建院多年，具有較為先進的醫(yī)療技術，以中西醫(yī)結合為主要形式，其中中醫(yī)是其醫(yī)療特色。在其采購中醫(yī)藥材時，應翔實記錄每種藥材的規(guī)格、種類、數(shù)量、采購日期等數(shù)據(jù)，便于在后期制藥期間，加強藥材管理。此類采購的檔案信息，應加強管理，有助于減少醫(yī)院采購成本，提升財務物資的利用效率，減少采購物資的過期廢棄率，提升醫(yī)院經(jīng)濟效益。

（二）完善檔案的管理制度。檔案管理制度，在完善期間應充分考量兩個因素：限制性條件、指導性管理傾向。由此可知，檔案管理制度，應發(fā)揮此兩者的管理職能：一方面，有效 管理檔案管理涉及的相關內(nèi)容，保障其處于有序運行狀態(tài)，減少管理不善造成的不利后果；另一方面，借助管理制度，提升檔案管理人員、其他醫(yī)護人員的工作狀態(tài)，簡化其工作流程，有效緩解醫(yī)務人員的工作壓力，盡可能減少由于檔案管理不善引起的資料不全、藥材過期、設備損壞等不良問題，保障醫(yī)院處理高性能數(shù)據(jù)支撐的管理制度時，為醫(yī)院各部門提供實時有效的數(shù)據(jù)信息，加強醫(yī)院各部門協(xié)作能力，增強醫(yī)院的運行能力。1.結合醫(yī)院科室的專業(yè)性質、工作流程等因素，建立具有適應性的檔案管理體系，確保檔案管理制度具有醫(yī)院科室的針對性，保障其在運行期間，獲取醫(yī)院各科室的配合，為運行檔案管理制度提供基礎條件。2.加強醫(yī)務人員與病患者的檔案資料管理，盡可能地減少檔案管理存在的嚴重失誤，有效避免難以估計的醫(yī)療事故發(fā)生。3.從各種角度入手，加強對管理體系的優(yōu)化與調(diào)整，針對較為普遍的檔案問題，采取具有針對性的管理措施，促進檔案管理工作穩(wěn)定運行，為醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展提供輔助性參考。案例1：建立病患資料卡，以此開展病患者的檔案管理。檔案管理流程：病患在掛號期間，為其建立病患資料檔案，依據(jù)其繳費項目，將其病情數(shù)據(jù)傳遞給系統(tǒng)分配的主治醫(yī)生，此部分檔案信息由窗口收費人員在收費期間同時完成，將客戶資料保存在財務系統(tǒng)，建立財務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的關聯(lián)性，選擇同步上傳于檔案管理系統(tǒng)，即可在收費期間完成檔案管理病患資料卡的建立；當病患參加各項基礎檢查期間，每一項檢查結果出具，均以檔案更新的形式，上傳于檔案管理系統(tǒng)，由各檢測人員，上傳檢測結果，保障檢測數(shù)據(jù)與檢測人員的檔案編號相一致。病患拿著各項數(shù)據(jù)到醫(yī)院后，醫(yī)生在叫號期間，閱讀此病患的相關信息，檔案管理系統(tǒng)為主治醫(yī)生提供的材料應包括：1.時間點，病患掛號，病患基本信息。2.時間點，病患參與的各項檢測，每項檢測以鏈接形式，點開即可查看檢測結果。待病患行至主治醫(yī)生面前時，醫(yī)生獲取其全面病情資料，開展詢問與診治。此檔案管理流程，結合信息化科技力量，建立醫(yī)院內(nèi)部的協(xié)作機制，實施檔案管理流程，為醫(yī)院經(jīng)營節(jié)省時間，提升醫(yī)院工作效率，減少人為失誤的發(fā)生頻率，提升各部門信息整合能力，保障醫(yī)院的運行處于有序狀態(tài)。

（三）提升檔案管理工作的專業(yè)化。在案例1中，提及的是病患就診期間，應具有的檔案管理流程。由案例可知，醫(yī)院檔案管理工作，需要各個部門的配合與協(xié)作，以此發(fā)揮檔案管理的工作效能，全面提升檔案管理的數(shù)據(jù)信息價值。為此，應加強醫(yī)院各部門檔案管理系統(tǒng)應用能力，重點培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)技能，促進其具備專業(yè)的檔案管理知識，并且能夠輔助各部門完成檔案管理流程，以保障醫(yī)院檔案管理工作全面落實。1.加強醫(yī)院內(nèi)部管理人員工作，強化其對檔案管理工作的重視，保障醫(yī)院內(nèi)部全員參與檔案管理流程，促進醫(yī)院各部門工作處于良好的信息整合狀態(tài)，為檔案管理制度的順利運行提供基礎條件。由管理人員主導檔案管理，促進醫(yī)院全面落實檔案管理工作。2.建立檔案管理工作，招聘檔案管理相關專業(yè)人士，保障檔案管理工作流程的全面實施，為各部門協(xié)作與信息整合提供檔案管理工作基礎。此外，如若暫時無法有效獲取檔案管理相關人才，應選擇具有檔案管理工作經(jīng)驗的人才，令其負責檔案管理工作，加強檔案管理相關知識的培訓，保障其專業(yè)性能符合醫(yī)院檔案管理工作的需求。例如，在招聘檔案管理職位時，面試問題可設置為“請問您如何理解采、分、編、典、流的含義”，以此考查應聘者檔案管理的專業(yè)能力。利用檔案管理的專業(yè)性問題，防止應聘者投機取巧的心理，為醫(yī)院甄選具有檔案管理專業(yè)技能的人才，保障醫(yī)院的檔案管理工作處于專業(yè)化運行狀態(tài)，有效減少檔案資料遺失事件發(fā)生，從根源上防止醫(yī)療糾紛事件發(fā)生，有助于維護醫(yī)院公共服務名譽，保障醫(yī)院的經(jīng)濟效益。3.加強各部門對檔案管理工作的重視。鑒于醫(yī)務人員具有較高的學歷，具有較強的學習能力，在學習信息化檔案管理相關操作時，由檔案管理人員為各部門制定工作小手冊，以簡化檔案管理工作流程，對于醫(yī)務人員進行學習能力認可，以此保障檔案管理工作的全面落實。此外，小手冊或者操作流程畫冊放置在各科室，有效防止醫(yī)務人員在工作繁忙狀態(tài)下，疏忽檔案管理工作的落實，以此增強其對工作的重視，借助其發(fā)揮檔案管理工作的督促作用，全面提升醫(yī)院內(nèi)部檔案管理工作，實現(xiàn)對醫(yī)院內(nèi)部檔案管理的改革發(fā)展。

三、結語

綜上所述，在社會發(fā)展的進程中，醫(yī)療體系獲得與時俱進的發(fā)展契機。醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理制度，應實現(xiàn)全面改革，融合信息化技術的科技扶持，為醫(yī)院運行提供輔助，減少管理制度不完善帶來的諸多不利問題，保障公共服務部門處于優(yōu)質有序的運行狀態(tài)。為此，應全面加強醫(yī)療機構的檔案管理制度，促進醫(yī)院在檔案制度運行的輔助下，為社會提供實時準確的醫(yī)療服務。

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作者：武增華 田玲芝 單位：濱州市陽信縣中醫(yī)醫(yī)院