行政單位固定資產(chǎn)管理研究

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自2014年1月1日起，財(cái)政部《行政單位會(huì)計(jì)制度》(財(cái)庫[2013]218號(hào))開始在行政單位全面施行。新《制度》為適應(yīng)公共財(cái)政管理改革、提高行政單位會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，增加了固定資產(chǎn)折舊和無形資產(chǎn)攤銷的會(huì)計(jì)核算內(nèi)容，具體實(shí)施辦法和時(shí)間由財(cái)政部另行規(guī)定。此項(xiàng)改革必然對(duì)行政單位固定資產(chǎn)管理提出了更高要求。行政單位如何能夠有效地對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行規(guī)范管理、著力提高固定資產(chǎn)信息質(zhì)量，已成為新《制度》能否有效實(shí)施的關(guān)鍵。關(guān)于新制度視角下行政單位固定資產(chǎn)管理，已有專家學(xué)者發(fā)表過論文，本文試從固定資產(chǎn)內(nèi)部控制、會(huì)計(jì)信息質(zhì)量、資產(chǎn)確認(rèn)、資產(chǎn)信息化和監(jiān)督考核等角度，就目前我國行政單位固定資產(chǎn)管理存在的主要問題和成因進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的措施和建議。

一、當(dāng)前行政單位固定資產(chǎn)管理存在的主要問題和成因

1.多數(shù)行政單位固定資產(chǎn)管理體制不科學(xué)，不符合內(nèi)部控制的要求

根據(jù)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》要求，行政單位固定資產(chǎn)采購、核算、使用、處置等不相容崗位應(yīng)相互分離，同時(shí)應(yīng)設(shè)置資產(chǎn)管理部門，對(duì)固定資產(chǎn)(實(shí)物資產(chǎn))實(shí)行歸口管理。但因我國國有資產(chǎn)管理職能部門從上到下都是財(cái)政部門，大部分行政單位出于“機(jī)構(gòu)設(shè)置上下銜接”的考慮，也都是把固定資產(chǎn)管理放在財(cái)務(wù)部門(固定資產(chǎn)采購職能除外)，沒有設(shè)置或明確資產(chǎn)管理部門，造成固定資產(chǎn)財(cái)務(wù)核算和實(shí)物資產(chǎn)管理(使用、保管、清查、處置等)不分，無法滿足內(nèi)部控制的要求，導(dǎo)致行政單位工作人員容易發(fā)生監(jiān)守自盜的情況。

2.部分行政單位固定資產(chǎn)帳實(shí)不符，會(huì)計(jì)信息失真

按照《行政單位財(cái)務(wù)規(guī)則》規(guī)定，每年年終決算前，都要進(jìn)行固定資產(chǎn)清查盤點(diǎn)，確保固定資產(chǎn)帳實(shí)、帳帳相符。由于大部分行政單位都把固定資產(chǎn)管理放在財(cái)務(wù)部門，而財(cái)務(wù)部門因人員配備不足、精力有限，且固定資產(chǎn)品種繁多、數(shù)量龐大，其主要精力只能放在固定資產(chǎn)財(cái)務(wù)核算上，固定資產(chǎn)實(shí)物管理則處于應(yīng)付或真空狀態(tài)，每年的固定資產(chǎn)定期或年終清查盤點(diǎn)只是流于形式，造成固定資產(chǎn)帳實(shí)不符，向上級(jí)機(jī)關(guān)和財(cái)政部門提供的年度決算會(huì)計(jì)報(bào)表信息嚴(yán)重失真。

3.少數(shù)特殊固定資產(chǎn)確認(rèn)缺乏統(tǒng)一口徑，給管理帶來難度

財(cái)政部在新《制度》中對(duì)行政單位固定資產(chǎn)的確認(rèn)只有原則性規(guī)定，沒有實(shí)施細(xì)則和辦法。而在實(shí)際工作中，行政單位有一些特殊資產(chǎn)，因財(cái)政部門或主管部門在確認(rèn)方面未規(guī)定統(tǒng)一口徑，各單位會(huì)計(jì)處理都不一樣，給管理帶來難度。比如：信息化弱電工程(會(huì)議系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等)，有設(shè)備、布線、軟件等，是按系統(tǒng)確認(rèn)固定資產(chǎn)，還是按具體設(shè)備，其他費(fèi)用分?jǐn)偤笤俅_認(rèn)為固定資產(chǎn)；學(xué)生用床、辦公桌椅和會(huì)議室板凳等，價(jià)值較低，達(dá)不到資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)，量很大，是否確認(rèn)為固定資產(chǎn)；監(jiān)控?cái)z像機(jī)和對(duì)講機(jī)，價(jià)值較高，達(dá)到資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)，但易壞、更新快，是否確認(rèn)為固定資產(chǎn)，等等。

4.部分行政單位固定資產(chǎn)管理信息化推進(jìn)不理想，未發(fā)揮應(yīng)有作用

按《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》要求，行政單位應(yīng)建立資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)，做好資產(chǎn)的統(tǒng)計(jì)、報(bào)告、分析工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)管理。由于多種原因，目前部分行政單位固定資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)推進(jìn)不理想，發(fā)展不平衡。有的行政單位未按財(cái)政部門要求，配備專業(yè)人員，運(yùn)用統(tǒng)一的固定資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行固定資產(chǎn)管理；有的行政單位為了應(yīng)付財(cái)政部門檢查和上報(bào)資產(chǎn)報(bào)表，將財(cái)務(wù)部門固定資產(chǎn)核算數(shù)據(jù)臨時(shí)導(dǎo)入固定資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)，平時(shí)增加、調(diào)配、處置等資產(chǎn)信息都不錄入，沒有真正運(yùn)用固定資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)；有的行政單位固定資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)部門固定資產(chǎn)核算數(shù)據(jù)不定期核對(duì)，造成兩套系統(tǒng)固定資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)不一致。

5.行政單位固定資產(chǎn)管理缺乏有效的考核和監(jiān)督

各級(jí)政府和主管部門對(duì)于行政單位領(lǐng)導(dǎo)的考核和監(jiān)督，往往比較單一，只注重對(duì)其政績和業(yè)績方面的考核和監(jiān)督，而缺乏全面、科學(xué)、有效的考核和監(jiān)督辦法。特別是在國有資產(chǎn)管理(主要是固定資產(chǎn)管理)考核方面，由于行政單位固定資產(chǎn)不像企業(yè)那樣計(jì)提折舊、影響經(jīng)濟(jì)效益，管理得好不好，對(duì)行政單位政績和業(yè)績無足輕重，故在各級(jí)政府考核內(nèi)容上此項(xiàng)指標(biāo)不占重要位置，有的甚至都不列入考核內(nèi)容，與此相應(yīng)的監(jiān)督也就更談不上。這就容易導(dǎo)致一些行政單位領(lǐng)導(dǎo)干部在固定資產(chǎn)管理上，比較隨意、松懈，資產(chǎn)想要就要，想賣就賣。有的為了急功近利，指使行政單位固定資產(chǎn)管理工作人員徇私枉法，任意支配資產(chǎn)；還有一些領(lǐng)導(dǎo)干部為了在任職期間有所作為，盲目地大搞基建項(xiàng)目，變相建樓堂館所。除此之外，甚至還有一些領(lǐng)導(dǎo)干部為了應(yīng)付考核和監(jiān)督，經(jīng)常制造一些虛假的資產(chǎn)信息來滿足上級(jí)的要求。總的來說，行政單位由于缺乏全面科學(xué)有效的考核和監(jiān)督措施，給行政單位固定資產(chǎn)管理帶來了很大難度。

二、完善行政單位固定資產(chǎn)管理的措施與建議

1.按照內(nèi)部控制要求，建立健全科學(xué)的固定資產(chǎn)管理體制機(jī)制

行政單位要在固定資產(chǎn)管理工作中認(rèn)真貫徹執(zhí)行《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》有關(guān)規(guī)定，根據(jù)“三定”規(guī)定和單位的實(shí)際情況，設(shè)置或明確資產(chǎn)管理部門，對(duì)固定資產(chǎn)實(shí)施歸口管理，負(fù)責(zé)實(shí)物資產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)登記、資產(chǎn)記錄、日常保管、清查盤點(diǎn)、統(tǒng)計(jì)分析等工作。同時(shí)，要按照“實(shí)物管理與財(cái)務(wù)核算分開，集中管理，分級(jí)負(fù)責(zé)，互相制衡，物盡其用”的原則，建立健全固定資產(chǎn)內(nèi)部管理制度，明確資產(chǎn)管理部門、采購部門、財(cái)務(wù)部門、使用部門和監(jiān)督部門的職責(zé)，規(guī)范固定資產(chǎn)增加(購置、自行建造、調(diào)入、捐贈(zèng))、減少(調(diào)出、出售、報(bào)廢)、內(nèi)部轉(zhuǎn)移、保管、使用等各環(huán)節(jié)的程序和操作辦法，構(gòu)建分工明確、職責(zé)清晰、科學(xué)高效的固定資產(chǎn)管理機(jī)制。

2.很抓固定資產(chǎn)清查盤點(diǎn)工作，確保資產(chǎn)賬實(shí)相符

行政單位資產(chǎn)管理部門應(yīng)按照職責(zé)分工，定期(至少每年一次)或不定期地組織對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行清查盤點(diǎn)，摸清家底。對(duì)盤盈盤虧資產(chǎn)，在履行必要的報(bào)批手續(xù)后，錄入國有資產(chǎn)信息系統(tǒng)，確保資產(chǎn)信息更新及時(shí)。要積極推廣使用固定資產(chǎn)條形碼，提高固定資產(chǎn)清查盤點(diǎn)和管理的工作效率。同時(shí)，資產(chǎn)管理部門要定期與財(cái)務(wù)部門、資產(chǎn)使用部門等核對(duì)資產(chǎn)信息，確保資產(chǎn)賬、卡、物相符，資產(chǎn)安全完整。

3.統(tǒng)一細(xì)化固定資產(chǎn)確認(rèn)口徑，提高固定資產(chǎn)信息質(zhì)量

財(cái)政部門或主管部門應(yīng)做好制度頂層設(shè)計(jì)，制定好《行政單位會(huì)計(jì)制度》(財(cái)庫[2013]218號(hào))實(shí)施細(xì)則或具體辦法，統(tǒng)一細(xì)化各種固定資產(chǎn)特別是一些具有特殊情形資產(chǎn)的確認(rèn)口徑，準(zhǔn)確核算固定資產(chǎn)，提高信息質(zhì)量。比如：對(duì)信息化弱電工程(會(huì)議系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等)，可按系統(tǒng)確認(rèn)固定資產(chǎn)，此后如系統(tǒng)有單臺(tái)或部分設(shè)備和軟件需更新，均可作為維修處理，直至整個(gè)系統(tǒng)完全報(bào)廢或停用再處置；對(duì)學(xué)生用床、辦公桌椅和會(huì)議室板凳等，雖然量很大，但價(jià)值較低，達(dá)不到資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)，管理難度大，可以不確認(rèn)為固定資產(chǎn)，作為低值易耗品，另建立臺(tái)帳進(jìn)行管理；對(duì)監(jiān)控?cái)z像機(jī)和對(duì)講機(jī)，雖然價(jià)值較高，達(dá)到資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)，但易壞、更新快，也可以不確認(rèn)為固定資產(chǎn)，作為低值易耗品，另建立臺(tái)帳進(jìn)行管理。等等。

4.著力推進(jìn)固定資產(chǎn)管理信息化，充分發(fā)揮應(yīng)有作用

信息化是行政單位固定資產(chǎn)管理的必然趨勢。行政單位資產(chǎn)管理部門要充分認(rèn)識(shí)信息化對(duì)提高固定資產(chǎn)管理效率的重要作用，安排專業(yè)人員，認(rèn)真使用好地方財(cái)政部門國有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)和固定資產(chǎn)條形碼系統(tǒng)。平時(shí)對(duì)因采購、調(diào)配、清查、處置等引起資產(chǎn)增減變動(dòng)的信息，以及資產(chǎn)卡片變動(dòng)信息，要及時(shí)錄入信息系統(tǒng)，確保資產(chǎn)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。要充運(yùn)用好資產(chǎn)增減變動(dòng)和存量信息，配合財(cái)務(wù)部門和政府采購部門開展政府采購預(yù)算和計(jì)劃的編制和審核工作。財(cái)務(wù)部門應(yīng)充分運(yùn)用資產(chǎn)管理部門的國有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，統(tǒng)一使用國有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)提供的固定資產(chǎn)卡片信息(因兩套系統(tǒng)卡片編碼規(guī)則不一樣，不能同時(shí)使用)，刪除財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)的固定資產(chǎn)卡片信息，減少不必要的重復(fù)勞動(dòng)，主要精力放在固定資產(chǎn)總賬及明細(xì)賬的核算、固定資產(chǎn)預(yù)算控制和與資產(chǎn)管理部門國有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的定期核對(duì)工作上，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)信息資源共享，提高工作效率，堅(jiān)決杜絕兩個(gè)部門兩套資產(chǎn)信息數(shù)據(jù)的現(xiàn)象出現(xiàn)。

5.制定科學(xué)有效的固定資產(chǎn)管理考核和監(jiān)督制度，加強(qiáng)考核和監(jiān)督

各級(jí)政府和主管部門要完善對(duì)行政單位領(lǐng)導(dǎo)人的考核和監(jiān)督辦法，考核內(nèi)容要全面、科學(xué)、有效，特別是要把對(duì)國有資產(chǎn)管理(主要是固定資產(chǎn)管理)作為一項(xiàng)重要指標(biāo)列入考核辦法，并建立一套科學(xué)的考核指標(biāo)，如固定資產(chǎn)賬卡物相符率、設(shè)備完好率、在建工程交付使用率等等，給行政單位固定資產(chǎn)管理工作增加壓力和動(dòng)力。在監(jiān)督方面，要從內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督兩個(gè)方面來強(qiáng)化：首先是內(nèi)部監(jiān)督。行政單位要建立完善的預(yù)算管理制度，加強(qiáng)對(duì)固定資產(chǎn)的預(yù)算控制，節(jié)約國家資金，提高固定資產(chǎn)利用率。同時(shí)要充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)部門和紀(jì)委監(jiān)察部門的作用，強(qiáng)化對(duì)固定資產(chǎn)管理工作的審計(jì)和監(jiān)督。其次是外部監(jiān)督。各級(jí)地方財(cái)政部門作為國有資產(chǎn)管理職能部門，要充分履行管理職責(zé)，利用國有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)提供的基礎(chǔ)信息，通過財(cái)政手段，對(duì)行政單位的固定資產(chǎn)管理進(jìn)行調(diào)控(主要是配置、處置等)；地方審計(jì)部門要定期對(duì)行政單位固定資產(chǎn)管理進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督；相關(guān)部門要充分利用各種媒體曝光行政單位固定資產(chǎn)的購建、出租出借、使用等情況，通過社會(huì)共同對(duì)行政單位固定資產(chǎn)管理進(jìn)行監(jiān)督。從而確保固定資產(chǎn)管理規(guī)范、經(jīng)濟(jì)、高效、廉潔。

三、總結(jié)語

綜上所述，在今后行政單位固定資產(chǎn)管理工作中，相關(guān)部門和行政單位要針對(duì)目前存在的主要問題，采取相應(yīng)的有效措施進(jìn)行完善。主要是從強(qiáng)化內(nèi)部控制角度出發(fā)，建立健全科學(xué)的固定資產(chǎn)管理體制機(jī)制，很抓固定資產(chǎn)清查盤點(diǎn)工作，統(tǒng)一細(xì)化固定資產(chǎn)確認(rèn)口徑，加快推進(jìn)固定資產(chǎn)管理信息化，加強(qiáng)對(duì)固定資產(chǎn)管理考核和監(jiān)督，提高行政單位固定資產(chǎn)管理水平，為財(cái)政部新《制度》的順利實(shí)施創(chuàng)造良好條件。

作者：翁新旗 單位：江蘇省南京女子監(jiān)獄