行政管理中互聯(lián)網(wǎng)思維專車管理思考

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摘要:行政管理是企業(yè)運營過程中不可或缺的一部分,而企業(yè)的專車管理制度又是企業(yè)行政管理中的重要組成部分,與企業(yè)的日常發(fā)展密切相關(guān)。而當(dāng)今社會,在互聯(lián)網(wǎng)思維的春風(fēng)沐浴下,該如何革新以互聯(lián)網(wǎng)思維為基礎(chǔ)的企業(yè)專車管理制度,是值得我們深入思考的問題。筆者結(jié)合行政管理的重要作用和社會形式,從企業(yè)實際出發(fā),對企業(yè)專車管理制度提出了如下的思考。

關(guān)鍵詞:行政管理;互聯(lián)網(wǎng)思維;專車管理制度

就目前來看,行政管理在企業(yè)發(fā)展中的作用不容小覷,而專車管理制度制度作為企業(yè)行政管理中不可缺少的一部分,具有廣泛的發(fā)展空間和深遠的研究意義。

一、企業(yè)行政管理概述

1.行政管理的概念。企業(yè)行政管理是企業(yè)管理中不可缺少的構(gòu)成部分,也是企業(yè)參與市場競爭的客觀要求?？偟膩碚f,企業(yè)行政管理是依靠企業(yè)的行政組織,通過行政渠道對企業(yè)進行管理采取的某種手段和措施,主要包括以下四個方面。首先是對企業(yè)未來發(fā)展內(nèi)容的規(guī)劃,即企業(yè)整體的管理內(nèi)容進行規(guī)劃和確定目標(biāo),然后再對目標(biāo)進行定向發(fā)展。這個過程需要企業(yè)管理具有充分的針對性和有效性,以便對企業(yè)面臨的發(fā)展內(nèi)容進行評估規(guī)劃,打下行政管理的基礎(chǔ)。其次是組織工作。一個發(fā)展良好的企業(yè),必定有一個良好的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)。因此,企業(yè)中的每個員工都應(yīng)該以各自的技術(shù)特點被分配以合適的任務(wù)。再者是指揮內(nèi)容。在企業(yè)行政管理中,上級領(lǐng)導(dǎo)要采取對應(yīng)手段,把下屬的職責(zé)安排和任務(wù)分工爛熟于心,正確處理和把握人員之間的關(guān)系,確保各部門人員擁有良好的工作意識和積極的工作態(tài)度。最后是控制全局,即對各項管理內(nèi)容進行控制和調(diào)整,規(guī)范管理工作,完善員工的獎勵機制。

2.企業(yè)行政管理的作用。(1)決策作用。決策是管理的基礎(chǔ),也是整個工作計劃的核心內(nèi)容。企業(yè)的行政管理部門則可配合企業(yè)的管理者通過科學(xué)合適的方法做出一系列決策。行政管理部門能組織安排企業(yè)的相關(guān)人員提供決策依據(jù),包含各項數(shù)據(jù),分析,材料等。在提出決策后,即可制定決策程序和執(zhí)行決策,具體來說,就是某件事情由誰決策,通過什么方式?jīng)Q策,確保企業(yè)各部門人員對決策的了解和信任。對于那些短時間內(nèi)無法做出抉擇的重大事項,也由行政管理部門商榷決策。由此,行政管理在企業(yè)中發(fā)揮著重要的決策作用。(2)協(xié)調(diào)作用。行政管理部門作為企業(yè)的橋梁和紐帶,是聯(lián)系企業(yè)內(nèi)部和外部的重要組織。企業(yè)行政管理可以協(xié)調(diào)部門與部門之間的聯(lián)系,對其日常執(zhí)行任務(wù)過程中發(fā)生的分歧進行調(diào)節(jié)。它也可以針對企業(yè)業(yè)務(wù)往來之間的矛盾進行調(diào)解控制,在確保企業(yè)基本權(quán)益沒有損失的前提下,維持企業(yè)日常運行和發(fā)展。因此行政管理的協(xié)調(diào)作用,為企業(yè)在社會上建立一個良好的發(fā)展環(huán)境,做出了巨大的貢獻。(3)服務(wù)作用。顯而易見,行政管理的最終目的即是服務(wù)于企業(yè)。行政管理工作類似于后勤保障工作。因為企業(yè)各方面內(nèi)容的運行,必須由行政管理部門來組織分配。企業(yè)的行政管理要始終專注于企業(yè)利益的發(fā)展,不能只為管理而管理,而是堅定地將管理落實到位,行之有效。一個大型的企業(yè),必定會遇到風(fēng)云變幻或突如其來的實際問題,而企業(yè)的行政管理部門,便要隨時準備應(yīng)對問題的發(fā)生,為企業(yè)的安全穩(wěn)定運行做好服務(wù)工作。只有將企業(yè)服務(wù)好了,企業(yè)才有蓬勃發(fā)展的可能。

二、互聯(lián)網(wǎng)思維

1.互聯(lián)網(wǎng)思維的概念?；ヂ?lián)網(wǎng)思維,就是在互聯(lián)網(wǎng)+,大數(shù)據(jù),云計算等現(xiàn)代科技發(fā)展的基礎(chǔ)上,對市場、用戶、產(chǎn)品、企業(yè)價值鏈乃至對整個商業(yè)生態(tài)進行重新審視的思考方式。這里的互聯(lián)網(wǎng)不單指桌面或者移動互聯(lián)網(wǎng),而是一種跨越各種實體設(shè)備(電腦,手機,車輛等等)的網(wǎng)絡(luò)形態(tài),使互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)融合到各類實體產(chǎn)業(yè)當(dāng)中去。

2.互聯(lián)網(wǎng)思維的特點。(1)用戶至上。這個特點在任何一個運用互聯(lián)網(wǎng)思維的企業(yè)里都能清楚地看到。他們以企業(yè)的日常行政管理為基礎(chǔ),用互聯(lián)網(wǎng)思維貫徹著全過程。用互聯(lián)網(wǎng)與用戶保持著良好的聯(lián)系和密切的關(guān)系。時刻關(guān)注客戶的內(nèi)心需求,滿足客戶的真正需要,這樣企業(yè)的日常發(fā)展便會有很大的活力和優(yōu)勢。(2)反應(yīng)迅速。我們知道,互聯(lián)網(wǎng)時代是一個消滅信息不對稱而完全透明的時代。在互聯(lián)網(wǎng)時代,任何風(fēng)吹草動都會得到迅速的反應(yīng)和快速的傳播。因此,基于互聯(lián)網(wǎng)思維來發(fā)展企業(yè)和革新企業(yè)的日常生產(chǎn)生活模式,是十分必要的,這有助于企業(yè)的行政管理的有效貫徹落實。

三、基于互聯(lián)網(wǎng)思維的行政企業(yè)專車管理制度

1.專車管理制度在行政管理中的地位。我們知道,企業(yè)行政管理是依靠企業(yè)的行政組織,通過行政渠道對企業(yè)進行管理采取的某種手段和措施。而專車管理制度,就是企業(yè)進行行政管理的具體體現(xiàn)和重要組成部分。專車管理制度,一方面有效地促進了企業(yè)各部門之間的協(xié)調(diào)與融合,使部門之間的聯(lián)系和了解程度得以加深。另一方面,也很好地發(fā)揮了行政部門的行政管理職能,規(guī)范了企業(yè)的日常生產(chǎn)活動和內(nèi)容安排。因此專車管理制度在促進企業(yè)行政管理的發(fā)展落實方面有舉足輕重的地位。

2.設(shè)立企業(yè)專車管理制度的目的。企業(yè)專車管理制度,是以加強和規(guī)范公司的日常出行管理,減少用車費用和降低公司的總運營成本而建立的。它存在的目的就是更好地為企業(yè)服務(wù),提供企業(yè)員工的出行效率,從而提高企業(yè)整體的運營質(zhì)量。

3.車輛管理。企業(yè)的專車屬于公司財產(chǎn),可供企業(yè)所有員工使用,而使用記錄由行政管理部門備案管理。公司車輛的證件資料、車輛鑰匙、使用委派、維護保養(yǎng)、燃油雜費以及司機管理也由行政管理部門統(tǒng)一負責(zé)。行政部根據(jù)車輛使用情況,每月匯總車輛行駛里程數(shù),統(tǒng)一購買油票核發(fā)。公司車輛由行政部負責(zé)派專職司機駕駛,為保證安全,公司其他員工未經(jīng)批準,不得擅自使用和駕駛,否則以違反企業(yè)紀律處理;在公司車輛運行過程中,如遇事故,當(dāng)事人必須首先通知行政管理部經(jīng)理,同時向交通管理部門和保險公司報案,當(dāng)事人必須積極配合事故處理。車輛返回公司后,當(dāng)事人必須以書面形式向行政管理部門匯報備案。

4.互聯(lián)網(wǎng)思維的應(yīng)用。一般來說,企業(yè)都有自身的專車管理制度,但是如何在信息高速發(fā)展的今天,結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)思維去更好地改革和完善企業(yè)行政專車管理體系呢？我們知道,公司的車輛有限,行政管理部要事先做好企業(yè)車輛的調(diào)配工作?？梢源笾聦④囕v的用途分為以下幾點:接送高級領(lǐng)導(dǎo),接送客戶,員工集體出行用車。因此,企業(yè)可以在公司的網(wǎng)站上建立一個預(yù)約系統(tǒng),系統(tǒng)內(nèi)容包括車輛需要使用的時間,地點,使用的人員和使用的時間長短等。我們知道,當(dāng)前滴滴優(yōu)步等打車軟件正盛極一時,顧客可以根據(jù)自己的需求在特定的地點預(yù)約出行過程。同樣的,如果條件允許,例如那些規(guī)模較大,檔次較高的行政企業(yè),也可以嘗試推出一款企業(yè)用車的APP軟件,方便日常用車的預(yù)約和安排。手機上的簡單操作不僅節(jié)約了電腦網(wǎng)頁預(yù)約的時間,也提高了安排車輛的效率。具體來說,如果企業(yè)各部門需要使用專車,必須提前一天向行政管理部門提出申請,并到企業(yè)內(nèi)網(wǎng)上進行預(yù)約,填寫電子版的《公務(wù)用車申請單》,再把申請單發(fā)送到行政部,由行政部門經(jīng)理統(tǒng)籌安排后,進行確認。另外,如遇同一時間都需要使用專車的情況,那么專車的使用順序如下安排,A.重要的社會知名人士訪談接送;B.重要客戶的接送;C.市區(qū)外周邊,當(dāng)日往返城市的業(yè)務(wù)接送;D.公司高級員工機場接送;E.市區(qū)內(nèi)遠距離公務(wù),如工商稅務(wù)、通信公司、政府機構(gòu)、公司機房接送;F.公司辦公設(shè)備的接送;G.貨物運輸。如果是企業(yè)內(nèi)部各部門用車發(fā)生沖突,行政部經(jīng)理須遵守以下原則,并按照實際情況公平調(diào)解安排用車:A.以員工級別的高低順序;B.以申請車輛時間的先后順序;C.以先客人后員工的順序;D.以路途的遠近順序;E.以攜帶物品多少順序用車;F.以人數(shù)多少順序;G.以公務(wù)緩急順序。在運輸方面,要盡量避免運送大量物品,以保證車輛的干凈整潔。如果確實無法避免,那么行使人需要在公司的網(wǎng)站上的注意事項欄上特別表明運輸物品的名稱,數(shù)量,得到行政部的批準后方可使用。而在使用后,也要說明運輸后車輛的清理情況,以便于后續(xù)的正常使用。我們知道,互聯(lián)網(wǎng)思維具有反應(yīng)迅速,客戶至上的特點。那么具體來說,在企業(yè)專車預(yù)約的過程中,如遇到一些突發(fā)事件,需要打破原有的計劃,員工的需求會發(fā)生改變,那么隨之用車計劃也會有不同程度的變化。這個時候,要充分利用互聯(lián)網(wǎng)思維的特點。比如企業(yè)員工提前一天已經(jīng)預(yù)約好第二天的用車情況,但是由于對方客戶臨時有事,不能按時見面,所以就使得用車計劃的延后或者取消。為了保證企業(yè)用車的效率性和質(zhì)量,我們就可以重新登入企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)預(yù)約界面,進行及時取消的手段,來空出一個靈活的用車時間段。當(dāng)員工提交取消用車申請的內(nèi)容后,行政管理部門的人員可以及時準確的收到信息,并且通知企業(yè)各部門在某個時間段內(nèi)企業(yè)的專車正處于空閑狀態(tài),可以供有緊急需要的人員使用。而那些得知消息而又確實需要用車的人員,就可以第一時間聯(lián)系行政部進行車輛的調(diào)用。這樣就充分利用了互聯(lián)網(wǎng)思維反應(yīng)迅捷的特點,讓信息及時地傳達到需求者中,形成良好的用車體系。

四、結(jié)語

在互聯(lián)網(wǎng)思維不斷發(fā)展的今天,企業(yè)要充分利用互聯(lián)網(wǎng)思維的特點,乘互聯(lián)網(wǎng)之風(fēng)加快更新變革企業(yè)專車管理制度的步伐,逐步完善專車管理體系。這不僅對企業(yè)日常的行政管理有良好的促進作用,也為企業(yè)長遠穩(wěn)定地發(fā)展打下了堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻

[1]《行政管理學(xué)》夏書章,中山大學(xué)出版社,2008年第2版

[2]《中國企業(yè)管理百科全書》(上冊)[M].企業(yè)管理出版社,2012年

[3]《企業(yè)行政管理實務(wù)》,李瑛珊,周梁,潘琦華著,北京大學(xué)出版社2013年9月。

作者：歐陽杰 單位：對外經(jīng)濟貿(mào)易大學(xué)公共管理學(xué)院