行政管理體制改革探析
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企業(yè)行政管理指的是依靠企業(yè)行政組織，通過行政渠道對企業(yè)進行管理的一系列方案和措施的綜合。狹義上的行政管理指的是企業(yè)行政部門和行政人員依靠企業(yè)行政組織，然后按照企業(yè)行政管理系統(tǒng)的行政流程對企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展進行有效的管理。當前一些企業(yè)的行政管理制度不健全，行政管理執(zhí)行不到位，導致企業(yè)行政效率低下，下面介紹幾點企業(yè)行政管理體制改革的意見。
1.1合理選擇和設計行政組織機構
行政組織機構與行政渠道都是企業(yè)行政管理開展的依據(jù)，因此，建立與企業(yè)行政管理需求相一致的組織機構是完成行政命令與指示等工作的重要基礎。機構龐雜、人浮于事、溝通不暢等問題是企業(yè)行政管理普遍存在的問題，這些問題的存在導致了企業(yè)相關信息更新不及時和行政效率低下等負面影響。因此，建立與企業(yè)行政管理需求相一致的組織機構對行政管理科學化的影響巨大。建立健全的企業(yè)行政管理制度、簡潔合理的機構組織、明確各個部門的崗位職責、工作程序以及掌握相關事項辦理的表格、圖表規(guī)范填寫等，進而實現(xiàn)行政部門行政工作有條不紊的開展。
1.2優(yōu)化企業(yè)行政決策職能的程序
首先，發(fā)現(xiàn)問題，確定決策目標。其次，擬訂方案，尋求達到企業(yè)決策目標的途徑。研究和擬定實現(xiàn)企業(yè)決策目標的各種途徑和辦法，就是準備行動方案。現(xiàn)代企業(yè)行政決策一般要求有多個備選方案?，F(xiàn)代企業(yè)行政現(xiàn)象復雜多變，更不允許只準備一個行政方案，也不是科學的決策。再次，決策方案的評選審批。當前企業(yè)的行政決策問題具有很多的不確定因素，并且行政管理目標多，涉及知識領域非常廣泛。在實現(xiàn)目標的方式上各不相同，單單靠決策者的經(jīng)驗進行決策過于片面，會有很多考慮不到的問題。所以，在決策時必須將專家建議作為重要參考依據(jù)，并對方案進行可行性研究和論證，選出最優(yōu)的方案。
1.3加強企業(yè)行政管理的手段創(chuàng)新
企業(yè)行政管理體制改革必須緊跟時代的步伐，加強管理手段創(chuàng)新，加強現(xiàn)代化技術的應用。以指尖外勤為例，指尖外勤對于傳統(tǒng)行政管理方式來說，是一個有效的填補，填補了行政管理對于外勤人員管理的空白和諸多漏洞，打破了以往行政管理對于外勤人員愛莫能助的被動局勢，同時指尖外勤的有效溝通和鏈接作用，不但提升了企業(yè)的整體工作效率，而且還為企業(yè)與外勤人員之間搭建了一個互幫互助共同進步的平臺，外勤人員在工作中如魚得水，行政管理部門打開手機就可以輕松掌控，指令。通過指尖的一鍵觸碰，一切行政管理難題將迎刃而解。無處不在的移動互聯(lián)網(wǎng)、唾手可得的智能手機終端就可以將指尖外勤的移動設備巧妙鏈接，外勤人員的一舉一動都將被企業(yè)盡收眼底，企業(yè)管理層隨時與外勤工作人員實現(xiàn)互動，即使商機瞬息萬變，指尖外勤也會先人一步，趕超時間，給你第一時間洞察時機的機會，外勤人員的及時上報，企業(yè)高層的最新決策就會一氣呵成，緊抓財富脈搏。企業(yè)行政管理的效能被指尖外勤一再細化，一再提升，經(jīng)過層層改造，目前指尖外勤在企業(yè)會議、培訓等工作中發(fā)揮著更為便攜的效能提升作用，通過指尖外勤各類公司活動組織的通知，可以知道有多少人看過通知、參加人數(shù)和不參加理由，提高組織效率。在國內企業(yè)的行政管理中發(fā)揮了巨大作用。
2做好秘書工作的措施
2.1注重協(xié)調，當好助手
綜合協(xié)調職能是秘書工作的重要內容，同時也是當好領導得力助手的關鍵。優(yōu)秀的秘書人員不僅僅善于與領導溝通，并且善于與同事溝通。優(yōu)秀的秘書不僅能夠起草高質量的工作文件，而且能夠料理好各項事務。第一，要做好會議協(xié)調工作。在會議開展之前，秘書要提前做好會前準備工作。這些準備工作包括撰寫領導講話的材料，做好外來參會人員的接待及會議場所的選擇與布置，最后由領導進行驗收，這樣可以為領導節(jié)約出時間來進行其他重大工作。第二，要做好文件的上傳下達工作，通常，秘書認為文件的上傳下達工作比較簡單，容易忽視這一問題，不愿意投入大量的精力開展這一項工作，因而使得一些文件在傳達過程中，誤悟領導意圖或者使員工不能很好的理解文件精神與要求。因此，秘書在撰寫好文件后，對于文件的精神要采取合適的方式進行傳達，使企業(yè)員工能夠全面的接收到文件精神與領導指示。
2.2撰寫優(yōu)秀的公文、稿件起草文稿，是秘書工作的主要部分
文稿的起草過程，常常是由領導和秘書合作進行的。在起草文稿的時候，秘書不但可以在醞釀和討論文稿的時候提出自己的意見供領導參考，而且可以在起草時直接把自己的想法寫上去，形成初稿，讓領導人去決斷，這樣形成的文稿才能真實、全面、生動地反映傳達領導的決策、方針、意圖等，并使之成為群眾性的行動。在形成材料后要注意把好行文關，主要審查是否需要行文，防止行文過多過濫，助長文牘主義；要把好政策關，主要核查文件是否符合黨的方針、政策，是否符合國家的法律、法令，防止在政治上出錯；要把好文字關，主要查看文件觀點是否正確，語言文字有無錯漏，維護文件的嚴肅性和權威性；要把好體式關，主要審核文件、格式是否正確，發(fā)送范圍、密級是否恰當?shù)?。這就要求在撰寫、審核文稿時，必須反復思考，仔細推敲，字斟句酌，使文件真正體現(xiàn)機關的制文意圖。
2.3兢兢業(yè)業(yè)做好服務工作
我們要全面地服務與領導的工作，首先，應當以相關工作與中心任務為核心對文件進行高效處理；其次應當主動收集企業(yè)工作中存在的一些問題，對問題進行走訪調查，并適當?shù)靥岢鲎约旱慕ㄗh，以供領導決策參考。再次，要善于行使領導賦予的職權去完成領導交辦的任務，如對企業(yè)相關業(yè)務進行檢查督促、做好各方綜合協(xié)調工作等，使領導的指示能夠高效的執(zhí)行。當然，對于領導服務要講究一個度“，過猶不及”的道理我們都明白，如果秘書對領導服務不到位就會影響領導的工作效率。如果服務過頭，或者“仗勢欺人”，就會對領導的形象造成不良影響。所以，秘書服務領導要遵循以下原則：
①按規(guī)定辦事，不可以自己的意愿或者經(jīng)驗來辦事。
②多作請示匯報。當遇到規(guī)定不明確問題時，不要自作主張應及時向領導匯報，由領導決策。
③嚴格要求自己。也就是上邊談到了不要“仗勢欺人”，秘書工作接近權利渠道，但不可以權謀私，給企業(yè)與領導帶來不好的影響。
作者：黃秋霞 單位：廣西桂能科技發(fā)展有限公司
