辦公室行政管理問題和對策探討

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【摘要】辦公室行政管理工作任重而道遠(yuǎn)，復(fù)雜且多變。為了積極主動地完成組織機(jī)構(gòu)關(guān)于此方面的工作內(nèi)容，就需要不斷加強(qiáng)行政管理自身的制度建設(shè)，積極推動組織快速發(fā)展。論文通過對行政管理問題和對策的闡述，旨在幫助組織機(jī)構(gòu)行政管理工作實現(xiàn)長效發(fā)展，行之有效地搭建完善的行政組織運營模式，提高行政管理的質(zhì)量和效能，營造更富人文性的組織氛圍，使行政管理人員積極地發(fā)揮自身的主觀能動性。

【關(guān)鍵詞】辦公室；行政管理；問題；對策

1辦公室行政管理的概述

組織的行政部門是一個機(jī)構(gòu)整體發(fā)展軌跡的記錄和縮影，更是一個單位運營的縮影，起到承上啟下的作用，集機(jī)要保密、后勤保證、督促指導(dǎo)、后續(xù)落實、文職撰寫等工作職能于一身?？梢?，只有做好辦公室的行政管理工作，才能為其他工作提供更加便捷的服務(wù)，從而提高組織運營機(jī)制的效率。在新形勢下，隨著社會公共服務(wù)要求的不斷提升，辦公室行政工作有了新的變化。面對紛繁復(fù)雜的現(xiàn)狀，自身的工作內(nèi)容多樣化，范圍也在發(fā)生翻天覆地的改變。組織中具有綜合性、協(xié)調(diào)性的工作都由行政部門來完成。所以，時代的發(fā)展對辦公室工作人員的工作內(nèi)容已經(jīng)提出了更高的要求，更需要為單位的發(fā)展樹立一種主動、超前、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)理念，讓組織機(jī)構(gòu)能夠順暢運營。

2辦公室行政管理工作存在的問題

2.1行政服務(wù)的效果不盡如人意

行政辦公室面臨的服務(wù)對象眾多，承擔(dān)的服務(wù)品類繁多，服務(wù)工作常常伴隨著艱巨性、復(fù)雜性、客觀性、兼容性等特點，造成行政辦公室中行政服務(wù)很難達(dá)到人人都滿意的狀態(tài)，服務(wù)評價參差不齊，工作實施起來難度較大。

2.2行政工作的創(chuàng)新能力不足

行政辦公室工作人員對于行政辦公的創(chuàng)新性能力不足，意識也跟不上時展的大環(huán)境，對服務(wù)大局的思想也缺乏深入性的研究，行政工作內(nèi)容常常是按部就班，沒有任何突破和進(jìn)展，創(chuàng)新能力不夠，導(dǎo)致行政工作進(jìn)步緩慢。

2.3行政人員的思想認(rèn)識不準(zhǔn)確

行政辦公室工作常常受到傳統(tǒng)思想和傳統(tǒng)觀念的影響，有時在問題的理解上，常常具有片面性，缺乏全面性的考量。在具體實踐工作時，缺乏行政管理細(xì)節(jié)處理，最終很難能夠全面性地處理問題。某些情況下，行政辦公室人員工作會強(qiáng)調(diào)客觀因素多，分析主觀因素少，常常按部就班地完成工作，缺乏主動研究思考，造成創(chuàng)新型工作很難全面展開。

2.4行政人員的理論知識學(xué)習(xí)不足

行政辦公室工作由于具有工作要求高、覆蓋面廣、業(yè)務(wù)項目繁多等特點，對于辦公室行政人員的要求也相對嚴(yán)格，需要擁有較寬的知識面和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力。本身行政管理的工作內(nèi)容繁雜，行政人員很難沉下心來，深入系統(tǒng)學(xué)習(xí)新的 知識、新的理論，所以導(dǎo)致理論聯(lián)系實際的協(xié)調(diào)性較差。一些人常常認(rèn)為工作是硬任務(wù)，理論學(xué)習(xí)是軟指標(biāo)，忙于工作而放松政治學(xué)習(xí)，忽略自身的思想覺悟，重實用知識、輕理論素養(yǎng)的現(xiàn)象時常發(fā)生。

2.5行政工作的制度建設(shè)不足

在組織的實際工作中，規(guī)章制度的建設(shè)和行政配套的舉措還不夠完善。有些制度的實施也并沒有執(zhí)行到位，辦文辦會具體操作時限不夠明確，有些人員思想意識不到位，導(dǎo)致行政工作中的積極性和努力性不夠，存在相互推諉現(xiàn)象。因此，不愿多干活、怕辛苦、怕?lián)?zé)任的現(xiàn)象頻頻發(fā)生。

3辦公室行政管理工作的改進(jìn)對策及建議

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，時代的要求在改變，對于行政辦公室工作提出了新的要求。所以必須理清思路，分清輕重緩急，做好統(tǒng)籌兼顧，做到合理安排，才能步調(diào)一致，有條不紊，讓行政辦公室的工作質(zhì)量提高到一個新的水平，能夠更好地服務(wù)整個組織機(jī)構(gòu)，不斷地提高行政辦公室的行政服務(wù)水平和整個辦公室的工作效率。

3.1加強(qiáng)行政理論學(xué)習(xí)，強(qiáng)化行政服務(wù)意識

堅持做到理論聯(lián)系實際，不斷地完善行政管理工作的學(xué)習(xí)計劃，不斷地提高辦公室行政工作人員的服務(wù)意識和業(yè)務(wù)水平。積極做好辦公事務(wù)，增強(qiáng)綜合能力。積極倡導(dǎo)行政辦公人員制定終身學(xué)習(xí)計劃，鼓勵在線學(xué)習(xí)，提高自身水平和綜合業(yè)務(wù)能力。在具體的工作中倡導(dǎo)熱情服務(wù)、主動服務(wù)、快捷服務(wù)。努力正確處理好對上服務(wù)與對下服務(wù)的關(guān)系，要自覺樹立良好的服務(wù)觀念，同時，要處理好主動服務(wù)與被動服務(wù)的關(guān)系。

3.2加強(qiáng)行政管理調(diào)查研究，提高行政參謀水平

積極協(xié)調(diào)行政管理與外部協(xié)調(diào)的關(guān)系，維護(hù)和樹立好部門的整體形象，發(fā)揮辦公室的作用與協(xié)調(diào)外部的作用。辦公室作為機(jī)關(guān)辦事機(jī)構(gòu)，首要任務(wù)是強(qiáng)化內(nèi)部管理，發(fā)揮參謀助手、督促檢查、綜合協(xié)調(diào)的作用，同時，也要加強(qiáng)與外部的溝通協(xié)調(diào)，維護(hù)和樹立部門的整體形象。緊密聯(lián)系行政工作的發(fā)展全局，借助外部力量，采取聯(lián)合調(diào)研、專題調(diào)研的形式，積極開展“大調(diào)研”活動，努力做到參得準(zhǔn)、謀得高，提高行政管理參謀的水平。

3.3建立健全行政管理制度，不斷提高行政管理效能

規(guī)范行政辦公室各個崗位的基本業(yè)務(wù)、工作程序，使行政辦公室的各項工作統(tǒng)一納入工作制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的軌道之中，特別是對行政辦公室有關(guān)文件、會議嚴(yán)格把控，層層審批。進(jìn)一步明確科室職責(zé)和每個崗位的能力席位標(biāo)準(zhǔn)，著力強(qiáng)化貫徹執(zhí)行意識、能力意識和崗位責(zé)任意識。積極努力加強(qiáng)和改進(jìn)目標(biāo)管理、干部考核和行政問責(zé)工作。建立健全責(zé)任體系和建設(shè)行政辦公的長效機(jī)制，不斷推進(jìn)干部隊伍執(zhí)行能力建設(shè)，力求達(dá)到執(zhí)行能力有提升、本職工作上水平，讓服務(wù)群眾的業(yè)務(wù)水平見實效。

3.4強(qiáng)化行政團(tuán)隊意識，注重團(tuán)隊合作與建設(shè)

行政辦公室的人員分工不同，職責(zé)也各有差異。在組織機(jī)構(gòu)中要不斷地強(qiáng)化團(tuán)隊的協(xié)作能力。保證行政辦公室整體的能力提升，最大限度地發(fā)揮其潛力，做到多角度、多層次、多方面的溝通協(xié)作，取長補短，集思廣益，讓工作質(zhì)量和效能得到雙重提升。

3.5堅持人才引進(jìn)，打造復(fù)合型人才隊伍

解決好組織行政管理效能低下的問題，關(guān)鍵在于人才的培養(yǎng)。打造可持續(xù)發(fā)展的復(fù)合型人才隊伍成為大勢所趨。不斷地加強(qiáng)人才導(dǎo)向的綜合能力，為行政管理工作注入新鮮的活力。構(gòu)建完善的人才培訓(xùn)機(jī)制，立足工作單位的實際情況，提升辦公室行政管理工作人員分析問題和解決問題的能力。辦公室行政工作人員要不斷地轉(zhuǎn)變自身的思想觀念。行政辦公室工作集文件處理和運轉(zhuǎn)、信息傳遞、內(nèi)部交流和監(jiān)督于一體，具有較強(qiáng)的綜合服務(wù)特質(zhì)，對于組織機(jī)構(gòu)具有較強(qiáng)的工作意義，對組織的前進(jìn)與發(fā)展、工作效能的提升都起到積極的作用。

3.6加強(qiáng)行政管理工作的信息化建設(shè)

在信息化時代，組織機(jī)構(gòu)加強(qiáng)信息化建設(shè)，不斷將自己的技術(shù)優(yōu)勢轉(zhuǎn)化為行政管理優(yōu)勢，努力實現(xiàn)行政管理減負(fù)的目標(biāo)。強(qiáng)化信息安全管理機(jī)制，做到內(nèi)部事務(wù)內(nèi)網(wǎng)，外部事物外網(wǎng)。借助信息化時代優(yōu)化行政管理系統(tǒng)，完善各項功能，將自身的軟件需求積極反饋給供貨商。營造出更加人性化的工作環(huán)境，讓行政管理工作人員在這樣的工作環(huán)境下能夠發(fā)揮自己的主觀能動性，從而更好地為組織機(jī)構(gòu)服務(wù)。

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作者：李堯 單位：內(nèi)蒙古自治區(qū)職業(yè)技能鑒定管理中心