圖書館檔案管理信息化建設(shè)問題完善策

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摘要：隨著我國信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)充分融入到各行各業(yè)的發(fā)展之中，有效促進了各產(chǎn)業(yè)的前進。為了充分實現(xiàn)信息化建設(shè)在圖書館檔案管理中的應(yīng)用，以實現(xiàn)其必要性，本文分析了圖書館檔案管理信息化建設(shè)所存在的問題，提出了完善的解決策略，以期能夠提高圖書館的管理效率，最終更好地實現(xiàn)資源共享。

關(guān)鍵詞：圖書館；檔案管理；信息化建設(shè)；問題；策略

隨著我國科技的快速發(fā)展，信息化圖書館的建設(shè)必然成為社會發(fā)展的趨勢。在信息化圖書館建設(shè)過程中，不僅有效提升了人們對于圖書館的認識程度，還可以在很大程度上提升圖書館的服務(wù)質(zhì)量以及工作效率，使得圖書館的資源得到有效利用和共享，只有這樣才能在很大程度上推進社會的快速發(fā)展。圖書館檔案管理工作主要有四個板塊，分別是：圖書管理、信息查詢、流通作業(yè)和系統(tǒng)維護。圖書館檔案管理工作繁瑣復(fù)雜，利用先進的信息技術(shù)不僅可以簡便工作流程，而且還可以節(jié)省人力成本。實現(xiàn)圖書館信息化建設(shè)，可以將圖書資源以數(shù)字化的形式展示在網(wǎng)絡(luò)平臺上，這樣就方便讀者進行數(shù)據(jù)檢索，在很大程度上推動了資源共享，同時也提高了圖書館的社會影響力。

一、圖書館檔案信息化建設(shè)的必要性

隨著信息時代的快速發(fā)展，檔案的數(shù)量越來越多。如果僅僅依靠人工記錄管理的方式，已經(jīng)遠遠不能滿足檔案管理工作的需求，而且也很容易在管理過程中出現(xiàn)記錄錯誤、文件丟失以及油墨脫落等問題。同時還需要有專門的檔案室來存放紙質(zhì)檔案，這種管理方式危險性極大，一旦遇到火災(zāi)等事故，將會對檔案造成嚴重的損毀。因此，建設(shè)信息化檔案管理是非常有必要的。通過建設(shè)圖書館檔案管理信息系統(tǒng)，不僅可以對眾多的檔案信息進行存儲，而且也避免了火災(zāi)及其他原因造成的檔案損失問題。總之，在檔案保管方面只需要利用計算機系統(tǒng)設(shè)備即可，很大程度上提高了工作質(zhì)量及效率，同時也節(jié)省了人力成本的投入。通過計算機平臺管理檔案，可以讓讀者快速查詢到所需要的圖書和檔案信息，然后根據(jù)所查到的信息迅速到圖書定位位置進行查找，這樣在很大程度上節(jié)省了尋找信息所需要的時間，也滿足了讀者的閱讀要求。圖書館的信息化建設(shè)還可以在很大程度上實現(xiàn)圖書館檔案信息的共享，一方面對于用戶來說其可以更加方便地獲取信息，可以通過不同的方式登錄平臺；另一方面對檔案管理人員來說不僅節(jié)省了閱覽檔案信息的時間，同時也大大提升了檔案管理的效果。

二、信息化背景下圖書檔案的特點

1.對軟件系統(tǒng)的依賴以往檔案管理人員記錄和保存檔案信息時，大多數(shù)都會使用紙張等作為記錄的載體，工作人員記錄的相關(guān)內(nèi)容一般都是可以通過人工進行識別的。但是隨著我國科技化以及信息化的快速發(fā)展，信息化檔案管理的錄入和管理等工作已經(jīng)不再采用原先的辦法，已經(jīng)逐漸使用數(shù)字編碼等形式將內(nèi)容記錄在電子載體上，例如，在磁盤以及軟盤上保存相關(guān)書籍及資料等。目前，群眾去圖書館借閱書籍的方式是非常單一的，而且操作流程也相對簡單，但是效率非常低。一般讀者去圖書館找所需求書籍后，不能夠直接進行電子操作，還需要專門找到圖書管理人員辦理圖書借閱手續(xù)，但是因為現(xiàn)在的大多圖書館都有很多書籍以及資料，如果想要盡快找到所需要的信息是非常難的。而通過將圖書館進行信息化建設(shè)，就可以將圖書的借閱和存儲操作進行轉(zhuǎn)變，由之前的人工操作轉(zhuǎn)變?yōu)闄C器操作，建設(shè)信息化管理平臺對讀者及管理人員有眾多的益處。第一，為了方便讀者進行借閱，可以在圖書館和檔案館建立圖書管理信息系統(tǒng)，這樣就在一定程度上將圖書的借閱和查詢服務(wù)等方式進行轉(zhuǎn)變，由線下轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上，這在很大程度上提高了管理人員的工作效率；第二，為了提高整個圖書館的工作管理效率，相關(guān)部門可以建設(shè)信息化圖書管理平臺，這樣就將圖書的日常管理事務(wù)以及流程都轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上操作，這在很大程度上有效提升了圖書館的內(nèi)部管理效率。但是同時也存在一個問題，圖書館的一系列管理工作都高度依賴于計算機硬件系統(tǒng)。比如，計算機設(shè)備、存儲設(shè)備等。因此，要想建立信息化圖書館，應(yīng)該先將圖書館的基礎(chǔ)設(shè)施做好，然后再做好工作人員的管理工作，只有這樣才能夠做好圖書館在管理和服務(wù)等方面的創(chuàng)新。

2.存儲密度高在以前，圖書館在存儲圖書方面都是以書籍等實體檔案為主。如果一直采用傳統(tǒng)的圖書管理方式，將會使用較多的存儲空間。因此，這就需要在一定程度上提高圖書存儲的空間。圖書館的管理方面主要包括服務(wù)方面、基礎(chǔ)的保存和保管層面等?，F(xiàn)階段，圖書館的服務(wù)和存儲方面在一定程度上有了改變，但是這同時也給圖書管理工作帶來了新的信息安全問題。最初主要是使用磁盤和光盤等存儲設(shè)備對檔案進行保存，而隨著時代的快速發(fā)展，硬盤的存儲空間已經(jīng)可以保存1T多的內(nèi)容，可以有效節(jié)省檔案存儲空間，但是這種存儲方式具有很高的密度性，所以具有很高的風(fēng)險，因為存儲設(shè)備一點點的損壞就有可能導(dǎo)致大批資料的損壞和丟失。除此之外，在高密度的存儲檔案狀況下，設(shè)備很容易出現(xiàn)各種問題。因此，相關(guān)檔案管理部門應(yīng)及時做好相關(guān)維護工作。

3.載體之間可分離傳統(tǒng)的圖書館管理方式就是將圖書固化在書本上，將其形成一個固定的載體，這可以在很大程度上保護圖書的知識產(chǎn)權(quán)。但是由于檔案信息與傳統(tǒng)的管理模式完全不同，檔案可以自由加工與管理，使得檔案的內(nèi)容可以隨意被修改，也可以隨意被復(fù)制，這樣增大了檔案內(nèi)容泄露的風(fēng)險，但同時使用信息檔案管理使得檔案的傳輸更加便利，這在很大程度上也影響了圖書的版權(quán)。因此，檔案管理部門要在很大程度上保障電子存儲設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全，可以通過各種高科技技術(shù)手段來保障檔案的安全性。

三、圖書館檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1.制度建設(shè)落后以前，圖書館檔案很多都是以紙質(zhì)文本和電子文檔的形式存在，載體相對來說也比較單一。再加上在管理方面內(nèi)容與載體較容易分離、存儲密度高等特點，很容易造成檔案內(nèi)容泄露。因此，這就需要在一定層面上相關(guān)部門給予一定的指導(dǎo)，能夠在一定程度上協(xié)調(diào)好各個主體之間的關(guān)系，同時也提高了圖書管理工作的效率。大多數(shù)的圖書館在制度層面的建設(shè)和創(chuàng)新都比較傳統(tǒng)，主要體現(xiàn)為制度更新不及時。目前，隨著檔案信息化建設(shè)的不斷深入，新的圖書館管理方式及服務(wù)等都應(yīng)具有嚴格的標準。例如，圖書館新開發(fā)的信息服務(wù)就需要一定的服務(wù)管理與之相適應(yīng)，同時，圖書館的信息化還需要劃分好各領(lǐng)域的發(fā)展，這些工作都需要在建設(shè)信息化圖書館過程中充分考慮。

2.信息化建設(shè)不平衡圖書館的使用率是非常高的，但是目前存在一個最為明顯的問題就是檔案信息化建設(shè)不夠平衡。一方面是圖書館內(nèi)部不平衡。當前隨著科技進步，相關(guān)圖書館管理部門對圖書館信息化建設(shè)相對來說還是比較重視，對于檔案管理中涉及到的工作大多采用信息管理，這就在很大程度上降低了圖書檔案的利用率；另一方面是外部不平衡。這主要指的是圖書管理部門之間相互不平衡，圖書館可以說是城市不可缺少的一種公共資源，其最主要的目的就是為廣大民眾提供閱讀服務(wù)，這就會在一定程度上增加了一些管理主體之間的溝通和協(xié)調(diào)。因此，在建設(shè)圖書館檔案信息化時，圖書館負責(zé)部門應(yīng)提前做好與企業(yè)、政府以及社會組織之間的合作，最終促進圖書館檔案信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。

3.信息管理系統(tǒng)功能不合理目前，我國檔案信息化管理規(guī)劃主要有兩個方面的誤區(qū)：一方面是建設(shè)不充分。圖書館在建設(shè)過程中，很多單位對其重視程度不夠，僅僅只是從電子文檔的角度對其進行規(guī)劃，而往往忽略了對圖書檔案的存儲、傳輸，這不僅增加了檔案泄露的風(fēng)險，而且也不利于檔案的開發(fā)；另一方面是系統(tǒng)功能建設(shè)過度。大多單位在進行整體規(guī)劃時，僅僅只是考慮系統(tǒng)的功能性，這就會將一些操作性差以及功能性低的內(nèi)容嵌入到系統(tǒng)中，造成了嚴重的資源浪費現(xiàn)象，不利于檔案管理工作的順利進行。因此，在初期進行管理系統(tǒng)規(guī)劃時，相關(guān)部門以及工作人員需要充分了解本單位圖書館資源庫現(xiàn)狀，此外還有其相關(guān)技術(shù)問題，然后進行綜合分析后制定出最符合單位長遠發(fā)展的管理系統(tǒng)。

四、促進圖書館檔案信息化建設(shè)的有效對策

1.制定現(xiàn)代化檔案管理機制目前，關(guān)于圖書館檔案管理制度我國已經(jīng)使用了很多年，在信息化背景下已經(jīng)不能夠與當前的檔案管理要求相互融合。因此，這就需要相關(guān)工作人員對原有的圖書館檔案管理要求進行更新、修改，并且要保證此制度中包含的相關(guān)要求和標準等能夠在很大程度上降低信息化檔案管理的風(fēng)險，從而保證了圖書館相關(guān)管理效果。在實際建設(shè)過程中，為了確保其進展順利，相關(guān)管理部門需要對相關(guān)工作的實施方式進行規(guī)范，同時還應(yīng)該完善相關(guān)管理制度，要使得檔案管理工作在執(zhí)行過程中有法可依，從而有效推進其順利開展。除此之外，相關(guān)部門還應(yīng)結(jié)合本單位檔案管理的具體形式對當前的制度進行合理的調(diào)整和修改，這樣可以避免在實際實施過程中一些問題的發(fā)生。為了能夠有效提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，單位可以通過設(shè)立獎懲制度等提高員工的責(zé)任性，出問題由直接負責(zé)人負責(zé)，這樣才能夠從整體提高圖書館的運行進度。

2.培養(yǎng)信息化管理意識圖書館檔案管理部門的工作人員應(yīng)不斷提升自我管理能力，轉(zhuǎn)變思維模式，善于接受信息化背景下檔案管理的理念和模式。除此之外，最重要的是相關(guān)上級部門還應(yīng)加大對圖書館檔案信息化建設(shè)的重視程度，還應(yīng)不斷加強檔案管理的相關(guān)技術(shù)能力，只有各方面工作做到位，政府工作人員加大重視，才能夠創(chuàng)造出一個優(yōu)質(zhì)的工作環(huán)境。

3.提高檔案管理人員的工作能力現(xiàn)階段，由于科技及信息化發(fā)展迅速，圖書館檔案管理工作方式與之前相比有了較大的調(diào)整，以前傳統(tǒng)的管理模式不需要管理人員具備很強的技術(shù)能力，但是現(xiàn)在并不可行，如果沒有很強的技術(shù)能力將不能夠勝任崗位工作。因此，管理人員應(yīng)不斷加強自身的技術(shù)能力以及管理知識，同時還需要具備較強的工作能力和較好的文化素質(zhì)。相關(guān)部門還應(yīng)制定一系列政策，吸引更多能力強的年輕管理人員加入到隊伍中，可以通過提高待遇等措施吸引人才，只有將人才基礎(chǔ)打牢，才能夠進一步推動檔案管理工作的前進。同時，還應(yīng)在一定程度上提高檔案管理人員的服務(wù)意識及工作的效率和質(zhì)量，可以選派一些優(yōu)秀的職工去發(fā)達地區(qū)進行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，這樣才能培養(yǎng)出更加優(yōu)秀的管理人員。

4.結(jié)合紙質(zhì)化檔案資源進行信息化管理雖然圖書館檔案管理工作正在朝著信息化方向發(fā)展，但是紙質(zhì)化檔案在現(xiàn)階段的作用也是非常重要的。紙質(zhì)化檔案室館藏資源的主要形式與電子化相比具有一定的優(yōu)勢，其在一定程度上是具有法律效力的。因此，圖書館檔案管理工作應(yīng)該結(jié)合紙質(zhì)化檔案資源共同開展。由于一些圖書館會缺少電子化設(shè)備，因此，對于此類的圖書可以在電子版的基礎(chǔ)上將紙質(zhì)化的資源作為補充。信息化的檔案與紙質(zhì)化相比雖然便捷，但是操作起來也較繁瑣，信息化檔案必須要通過電子設(shè)備才能讀取出來。

5.積極運用云計算技術(shù)云計算是一種高科技新技術(shù)，其作用非常強大，如果可以將其利用在圖書館檔案信息化管理中，那么檔案管理工作將會更加簡潔。除此之外，云計算技術(shù)在服務(wù)工作方面效果更好，在很大程度上促進了圖書館數(shù)字化資源的建設(shè)進程，使得最終建設(shè)出一個內(nèi)容豐富的資源共享平臺。同時，云計算技術(shù)還可以合理規(guī)劃檔案信息，為讀者提供了更加全面的服務(wù)。

五、結(jié)語

綜上所述，在目前這種形勢下，如何更好地建設(shè)圖書館檔案管理信息化，提升圖書館檔案信息管理能力已經(jīng)成為檔案管理工作重點內(nèi)容之一。圖書館檔案管理人員還應(yīng)根據(jù)當前自身單位的狀況，建設(shè)出相適應(yīng)的管理辦法。除此之外，在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上還應(yīng)不斷提升檔案工作人員的工作能力、職能素養(yǎng)，相關(guān)部門也應(yīng)加大對檔案信息化建設(shè)的重視程度，加大資金的投入，積極引進優(yōu)秀的管理人員，只有這樣才有可能全面提升檔案管理工作的水平，最終加快圖書館信息化建設(shè)的步伐。

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作者：衛(wèi)潔 單位：上海市閔行區(qū)圖書館