辦公室應(yīng)急信息管理論文
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一、當(dāng)前應(yīng)急信息管理工作現(xiàn)狀
從實(shí)際工作中看，筆者認(rèn)為：一是對(duì)應(yīng)急信息管理的重要性認(rèn)識(shí)還要進(jìn)一步提高。雖然有效應(yīng)對(duì)突發(fā)事件已成為各單位日常工作中的重要組成部分，并有了一定的基礎(chǔ)，但對(duì)其中的信息應(yīng)用還存在著不到位、不具體的現(xiàn)象，特別是在信息研判和總結(jié)整理方面還有提升空間。二是完善應(yīng)急信息上報(bào)工作機(jī)制還要進(jìn)一步摸索。主要表現(xiàn)在，辦公室系統(tǒng)與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)系統(tǒng)之間的信息溝通渠道還不夠暢通，導(dǎo)致遲報(bào)、漏報(bào)、信息相互矛盾的現(xiàn)象時(shí)有出現(xiàn)，反映出信息報(bào)送工作在機(jī)制上還有一定漏洞，還需要探索更為合理、更為高效的快速反應(yīng)機(jī)制。
應(yīng)急信息管理是指在突發(fā)事件應(yīng)急管理的過(guò)程中，對(duì)事件中的各類信息進(jìn)行收集、整理、上報(bào)和應(yīng)用，從而為指揮決策和員工群眾提供足夠、高質(zhì)量的信息服務(wù)，以便有效地突處置突發(fā)事件。因此，及時(shí)、準(zhǔn)確地了解并向上級(jí)組織報(bào)送重要信息，就成為檢驗(yàn)辦公室系統(tǒng)執(zhí)行力的重要手段。
(一)突發(fā)事件前的信息管理
主要是，事前的信息儲(chǔ)備和預(yù)警工作。匯總整理以往發(fā)生的各類突發(fā)事件的處理方法及取得的效果，以隨時(shí)進(jìn)行相關(guān)查閱；對(duì)各種隱患風(fēng)險(xiǎn)做好跟蹤、檢測(cè)和評(píng)估，發(fā)揮預(yù)警的作用；對(duì)應(yīng)急預(yù)案不斷完善演練，發(fā)揮應(yīng)有的作用；做好應(yīng)急情況下的宣傳準(zhǔn)備工作，避免信息披露缺失和滯后，導(dǎo)致員工群眾獲取信息不及時(shí)、甚至惡意炒染和以訛傳訛，增加處置突發(fā)事件的難度。
(二)突發(fā)事件發(fā)生中的信息管理
主要是，信息接收和處理能力，包括各種資源的調(diào)度、人員物資的調(diào)派、現(xiàn)場(chǎng)指揮情況等等，及時(shí)將各類信息傳達(dá)給相關(guān)的職能部門；借助于電視臺(tái)、互聯(lián)網(wǎng)等對(duì)突發(fā)事件做好面向公眾宣傳報(bào)道，樹立有利于企業(yè)的良好形象。
1.突發(fā)事件中信息報(bào)送管理要求信息報(bào)送是信息管理中的重要部分，主要涉及如下環(huán)節(jié)：一是信息初報(bào)，做到快速反應(yīng)，準(zhǔn)確及時(shí)。在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)及時(shí)將有關(guān)信息報(bào)送至主要領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門，做到隨時(shí)發(fā)生隨時(shí)報(bào)送，不能遲報(bào)、漏報(bào)和瞞報(bào)。方式上，如有緊急情況可先打電話，再報(bào)文字材料。二是信息續(xù)報(bào)，做到力求詳實(shí)，時(shí)效性強(qiáng)。及時(shí)了解掌握并報(bào)送相關(guān)信息的進(jìn)展、處置和調(diào)查情況，可一日數(shù)報(bào)，也可多日多報(bào)，既不能延誤時(shí)間，又要有合適的層次和范圍，避免給領(lǐng)導(dǎo)決策提供錯(cuò)誤的信息，干擾領(lǐng)導(dǎo)的判斷。三是跟蹤匯報(bào)，做到全面細(xì)致，善始善終。應(yīng)急信息處理過(guò)程中，信息會(huì)隨時(shí)變化，要做好突發(fā)事件中各種信息的跟蹤調(diào)查，不能一報(bào)了之，要及時(shí)上報(bào)善后工作的處理和各方面的反映。尤其是加強(qiáng)對(duì)影響事態(tài)的控制和處置的信息的保密工作，注重控制傳播范圍，慎重處理。
2.突發(fā)事件中應(yīng)急信息報(bào)送的渠道要求應(yīng)急信息的及時(shí)報(bào)送不僅有助于各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)單位了解突發(fā)事件的發(fā)生原因和處置狀態(tài)，同時(shí)也有助于減輕或消除人們心理上的壓力，避免謠言和恐慌的發(fā)生。多年的工作實(shí)踐中，筆者認(rèn)為應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：一是對(duì)于不涉密的應(yīng)急信息，主要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、傳真、電話等形式上報(bào)；對(duì)于涉密的應(yīng)急信息，則必須由企業(yè)保密辦公室派出專人向有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行當(dāng)面報(bào)告。二是對(duì)需要向上級(jí)詳細(xì)報(bào)告的應(yīng)急信息，經(jīng)同級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人審閱后，在規(guī)定時(shí)限內(nèi)以報(bào)告文本的形式進(jìn)行上報(bào)。三是建立員工群眾獲取最權(quán)威信息的平臺(tái)，既方便了解必要的信息，又消除誤解，實(shí)現(xiàn)雙向良性的互動(dòng)。四是在報(bào)送應(yīng)急信息時(shí)，本層級(jí)的各單位和部門之間應(yīng)做到信息共享、口徑一致，防止出現(xiàn)信息混亂。
3.突發(fā)事件中應(yīng)急信息報(bào)告的要求要加強(qiáng)對(duì)各類應(yīng)急信息的分析。信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性直接關(guān)系到應(yīng)急處置工作的順利進(jìn)行，因此必須要對(duì)收集回來(lái)的大量原始信息進(jìn)行篩選處理，從中提取有價(jià)值的信息進(jìn)行全面、準(zhǔn)確的總結(jié)，供領(lǐng)導(dǎo)層作決策參考。要加強(qiáng)報(bào)告的編寫。在強(qiáng)調(diào)準(zhǔn)確性、時(shí)效性的基礎(chǔ)上，力求要素齊全(時(shí)間、地點(diǎn)、起因和性質(zhì)、過(guò)程、影響及處置情況、各方面反映、下步建議等)、事實(shí)準(zhǔn)確、表述清楚，做到不回避問(wèn)題、不抹煞工作和成效。
(三)突發(fā)事件發(fā)生后的信息管理
主要是對(duì)事件的前因后果進(jìn)行總結(jié)，對(duì)造成的危害情況進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對(duì)處置人員、處置措施、應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行調(diào)整、充實(shí)和完善等。
三、結(jié)論
總之，應(yīng)急信息管理工作不僅是強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)、提高工作執(zhí)行力的重要體現(xiàn)，更是平息事態(tài)、減少損失、控制負(fù)面影響、維護(hù)穩(wěn)定的重要保證，只有健全完善統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、綜合協(xié)調(diào)、分類管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、屬地為主的應(yīng)急信息管理體制，才能牢牢把握工作主動(dòng)權(quán)，有效提升各類突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)能力，為企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供有力的保障。
作者：周翔宇 單位：大慶油田有限責(zé)任公司第九采油廠綜合辦公室
