學(xué)校檔案管理的信息化探討
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摘要:檔案管理工作是中專學(xué)校管控工作體系之中的關(guān)鍵構(gòu)成，對于中專學(xué)校的辦學(xué)成效以及人才培育具備十分關(guān)鍵的價值與作用，在科學(xué)信息技術(shù)的時代環(huán)境之下，中專學(xué)校檔案管理工作也應(yīng)該積極順應(yīng)時代的發(fā)展進步特性，應(yīng)用合理舉措進行檔案管理工作的科學(xué)化與智能化建設(shè)工作，為中專學(xué)校在全新的時代之中更進一步發(fā)展提升壘實基礎(chǔ)。基于此，下文將對中專學(xué)校檔案管理信息化的建設(shè)重要性進行分析與闡述，并對當(dāng)前時期中專學(xué)校檔案管理工作開展進程中存有的缺陷與不足進行全面分析，最后提出檔案管理工作信息化的舉措，希望通過本文的研究，可以為相應(yīng)從業(yè)者提供些許建議與思路，并為我國中專學(xué)校檔案管理領(lǐng)域做出自己的貢獻。
關(guān)鍵詞:中專學(xué)校;檔案管理;信息化
中專學(xué)校每一年都具有數(shù)以千計的在校教師與學(xué)生，而教師與學(xué)生們每年也都會展開大量的教學(xué)研究活動以及科學(xué)研究項目，如此巨大的人員組成以及項目組成，為學(xué)校的檔案管理工作增加了很多的壓力。并且有一部分檔案具備歷史作用以及價值意義，有些檔案實效性較強，經(jīng)常被人查詢閱覽。在時間的持續(xù)推進與累積之下，檔案數(shù)量越來越多，其工作量以及工作開展困難程度也在持續(xù)提升，過去的檔案管理模式已經(jīng)沒有辦法適合應(yīng)用在當(dāng)前時期，中專學(xué)校急切需要創(chuàng)設(shè)信息化檔案管理方式，從而有效順應(yīng)全新時代的發(fā)展需要。下文將對其展開分析與闡述。
作為培育提升各種類型專業(yè)技術(shù)人才的學(xué)校，中專學(xué)校檔案關(guān)系著學(xué)校成立以來的各項重要事務(wù)的資料信息儲存，也關(guān)系著一部分學(xué)術(shù)類別的研究成果以及教師與學(xué)生們實際學(xué)習(xí)生活的情況資料等。內(nèi)容十分繁雜多樣，過去的檔案管理工作模式具備了檔案收集、檔案儲存、檔案查詢等流程，在檔案收集的進程之中，因為需要經(jīng)由多個部門的審核批閱以及流通，導(dǎo)致檔案管理工作的成效與質(zhì)量較低，還關(guān)聯(lián)著多個部門的工作人員，實際操作起來無法避免會產(chǎn)生失誤的情況，檔案的質(zhì)量也沒有辦法獲取高效保證。在教師與學(xué)生展開檔案查閱的進程之中，不單單需要相應(yīng)手續(xù)辦理，同時也應(yīng)該展開重復(fù)查閱以及比對，才可以找出想要獲取的資料信息，這一進程是十分瑣碎復(fù)雜的，所耗費的時間也相對較長，有很多人因為檔案查閱成效較差，而選擇在互聯(lián)網(wǎng)之中展開資料查詢，這也使得中專學(xué)校中的大部分檔案無人理會。而中專學(xué)校之中的檔案作為學(xué)校的核心所在，不單單是長時間以來教師與學(xué)生的智慧凝結(jié)，也是學(xué)術(shù)領(lǐng)域的寶貴資源，為了順應(yīng)全新時代下科學(xué)信息技術(shù)的前進與發(fā)展，為了為中專學(xué)校中的教師與學(xué)生提供更加便捷快速的查詢閱覽條件，為了使得中專學(xué)校的檔案管理工作進行更加規(guī)范科學(xué)，學(xué)校應(yīng)該關(guān)注重視檔案管理工作的科學(xué)性建設(shè)，應(yīng)用合理高效舉措進行管理控制，推進學(xué)校檔案管控質(zhì)量與層次，提升中專學(xué)校檔案應(yīng)用成效。
2現(xiàn)階段中專學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀
2．1檔案管理類別混亂
中專學(xué)校檔案管理工作屬于一項具備體系性以及繁雜性的工作，所包含覆蓋的內(nèi)容十分多元，類別多樣，需要全方位地、合理地對其展開分類管控。但是在實際進行的工作之中，很大一部分中專學(xué)校在檔案管理工作開展進程中存在種類混淆不清晰的情況，這十分不利于中專學(xué)校進行一致性的類別劃分管理，有一部分中專學(xué)校在檔案管理工作之中缺少合理高效的思想理念以及系統(tǒng)化管控意識，在處理不一樣類別的檔案進程中，通常會應(yīng)用過去陳舊的混合放置管控模式，缺少科學(xué)的類別劃分，這些都不益于檔案管理工作的有效進行。檔案管理的功能以及作用也沒有獲得高效顯現(xiàn)。除此以外，有一部分中專學(xué)校在進行檔案管理工作進程中，很多教學(xué)方案、影音資料等也沒有放置進檔案之中，這不單單會使得檔案資料不完備，也阻礙降低了檔案管理工作的體系性，因此必須應(yīng)該強化中專學(xué)校檔案管理的科學(xué)化構(gòu)建，保障中專學(xué)校檔案管理工作的高質(zhì)量。
2．2檔案管理模式不合理
中專學(xué)校檔案管理整體工作的進行不具備體系化與合理性的管控舉措，這是很多中專學(xué)校檔案管理工作需要優(yōu)化革新之處。管理模式的不完備，使得檔案管理工作繁雜無序，限制降低檔案管理工作的成效與質(zhì)量。一來，很多中專學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員對于檔案管理工作的重要作用認(rèn)識程度不足，檔案管理工作所進行的硬件條件相對較低。二來，檔案管理工作者的個人素養(yǎng)以及職業(yè)能力較差，在檔案管理工作進程之中并沒有展開積極有效的方式進行創(chuàng)新，導(dǎo)致中專學(xué)校檔案管理工作進行成效較低。
2．3檔案管理手段落后
中專學(xué)校的檔案管理工作開展手段十分陳舊單一，與現(xiàn)階段科學(xué)信息技術(shù)時代背景之下的中專學(xué)校創(chuàng)新發(fā)展需要不相符合，這也是現(xiàn)階段中專學(xué)校檔案管理工作之中存在的最關(guān)鍵缺陷之處。信息科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，使得檔案管理工作逐漸向著智能性、科技性的趨勢前進，檔案管理工作的科技化構(gòu)建不單單可以有效降低檔案管理工作之中所需要的人力資源、物理資源投放，還可以極大程度推動檔案管理工作成效。檔案資料信息庫創(chuàng)設(shè)、互聯(lián)網(wǎng)科學(xué)技術(shù)的使用等都應(yīng)該被引進中專學(xué)校檔案管理工作中，但是這些在當(dāng)前時期的中專學(xué)校檔案管理工作中并沒有被最大程度利用起來，管控模式陳舊單一，需要革新與整改。
3檔案管理信息化建設(shè)措施
3．1借助科學(xué)信息技術(shù)創(chuàng)設(shè)中專學(xué)校信息化檔案管控平臺
互聯(lián)網(wǎng)科學(xué)信息技術(shù)是科學(xué)系統(tǒng)的關(guān)鍵構(gòu)成，在科學(xué)時代環(huán)境之中，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也在社會中各個領(lǐng)域的發(fā)展進程之中獲取了大范圍普遍應(yīng)用，在全新時代之下，中專學(xué)校檔案管理工作也應(yīng)該積極利用互聯(lián)網(wǎng)科學(xué)技術(shù)所具備的優(yōu)點，創(chuàng)設(shè)檔案管理的信息化平臺，切實提升中專學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量。在借助互聯(lián)網(wǎng)科學(xué)技術(shù)創(chuàng)設(shè)信息化檔案管理平臺的進程之中，應(yīng)該做好以下幾個方面的工作。首先，檔案管理工作者應(yīng)該對于中專學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)階段進行狀況展開全方位掌握與理順，包含檔案管理工作進行的對象、工作內(nèi)容以及工作開展進程中存有的缺陷與不足、檔案類別劃分等相應(yīng)內(nèi)容，為檔案管理信息平臺的構(gòu)建做好基礎(chǔ)性的調(diào)查工作。其次，中專學(xué)校的管理人員應(yīng)該意識到信息化檔案管控平臺建設(shè)對于學(xué)校管理以及學(xué)校未來發(fā)展的重要作用與價值，在人力資源、物力資源以及財力資源等方面提供相應(yīng)的支撐。再次，應(yīng)該聘請專業(yè)能力較強的互聯(lián)網(wǎng)平臺建設(shè)工作者對于檔案管理工作所具備的特性以及檔案管理工作優(yōu)化需要等，進行檔案信息化平臺的構(gòu)建，確保檔案管理信息化平臺創(chuàng)設(shè)的合理性與科學(xué)性。除此以外，檔案管理者應(yīng)該切實做好平臺之中數(shù)據(jù)信息的資源整理工作，例如，檔案的種類、檔案數(shù)量等，為信息化平臺內(nèi)容建設(shè)提供穩(wěn)定可靠的資料支撐。最后，檔案管理信息化平臺應(yīng)該與中專學(xué)校之中的網(wǎng)絡(luò)展開合理聯(lián)結(jié)，為中專學(xué)校之中的廣大教師與學(xué)生檔案資料利用、查詢閱覽等提供信息化服務(wù)。這里需要重視的一點是，必須確保檔案管理信息化平臺的網(wǎng)絡(luò)安全，實現(xiàn)檔案管理工作具備一定保密程度，相關(guān)的互聯(lián)網(wǎng)安全工作必須進行到位，這樣才可以切實顯現(xiàn)出檔案管理信息化工作平臺構(gòu)建的價值。
3．2做好電子檔案收集與完備
紙質(zhì)模式的檔案是過去時期之中很多中專學(xué)校檔案管理工作進行的關(guān)鍵渠道，在推出提倡科學(xué)性以及智能性進行檔案管理工作的大環(huán)境之中，中專學(xué)校檔案管理工作者必須應(yīng)該做好電子檔案的整理以及收集等相應(yīng)工作。一來，應(yīng)該積極創(chuàng)設(shè)中專學(xué)校檔案管理信息資源庫，依據(jù)檔案資料的內(nèi)容、種類等對數(shù)據(jù)資源庫進行完善充實，除了將紙質(zhì)模式的檔案資料展開相關(guān)的電子性轉(zhuǎn)變以外，還應(yīng)該全方位收集以及整理相關(guān)影響、圖片等資源信息，完善電子檔案的類別以及內(nèi)容。與此同時，還應(yīng)該將紙質(zhì)模式的檔案以及電子檔案展開相互對接處理，及時發(fā)覺電子檔案之中存有的缺陷之處與不合理之處，對電子檔案展開相應(yīng)完備與補足，保障電子檔案管控的全面性。其次，電子檔案管控應(yīng)該對科學(xué)性管理平臺相順應(yīng)，從而便于推進電子檔案的查詢閱覽與應(yīng)用。當(dāng)然，電子檔案的收集以及整理工作對檔案管理者的個人水平、職業(yè)素養(yǎng)等都提出了較為嚴(yán)苛的標(biāo)準(zhǔn)，在工作量巨大、工作內(nèi)容繁雜的狀況之下，中專學(xué)校檔案管理者應(yīng)當(dāng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致地進行檔案管理工作。
3．3確保檔案管控電子設(shè)施使用合理性
中專學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)無法脫離相關(guān)的電子設(shè)備，可以說，先進高效的電子設(shè)施，是中專學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)以及進行的關(guān)鍵基礎(chǔ)。因此，中專學(xué)校應(yīng)該關(guān)注重視電子設(shè)施引入的合理性。詳細(xì)來說，檔案管理工作所需要應(yīng)用的電子設(shè)施主要具備以下幾種:第一種為經(jīng)?？梢砸姷降囊彩亲顬榛A(chǔ)的計算機設(shè)備，這是電子信息檔案創(chuàng)設(shè)、檔案管理信息平臺搭建的重要設(shè)施支撐。第二種為打印機，這主要是為檔案資料的使用提供打印服務(wù)而預(yù)備，借助打印機可以將電子檔案轉(zhuǎn)化成為紙質(zhì)模式的檔案，這樣不單單可以減少檔案丟失的頻次，也可以符合檔案使用人員的需要。第三種為掃描儀，借助掃描儀這一設(shè)施可以將紙質(zhì)模式的檔案轉(zhuǎn)變成為電子化檔案，確保檔案信息的真實性與完善性。除了上文所提到的三種設(shè)備以外，移動硬盤、光盤等也都屬于經(jīng)常可以見到的電子設(shè)施。中專學(xué)校應(yīng)該為檔案管理工作配備齊全的工作設(shè)施，為檔案管理信息化工作的進行提供穩(wěn)定可靠的設(shè)施支撐。
3．4合理進行檔案管理類別劃分工作
在上文之中的分析中提到過，很多中專學(xué)校在檔案管理工作開展進程中存有類別劃分混亂、管理無序等情況，因此，在信息技術(shù)基礎(chǔ)上所進行的管理工作，要想確保中專學(xué)校檔案信息管理的合理性，就必須應(yīng)該依據(jù)電子檔案的類別與屬性，對檔案展開科學(xué)類別劃分。詳細(xì)來說，管理者應(yīng)該合理利用互聯(lián)網(wǎng)科學(xué)技術(shù)管理平臺，依據(jù)電子檔案所具備的屬性，將不同的電子檔案屬性歸類到不同的平臺種類目錄之下，為中專學(xué)校之中的教師以及學(xué)生快速查詢閱覽電子檔案提供相關(guān)的檔案目錄索引，對于中專學(xué)校的進步與發(fā)展具備十分關(guān)鍵的價值。需要提升關(guān)注的是，在檔案類別劃分的前提之下，還應(yīng)該做好相關(guān)檔案備份工作，經(jīng)由移動硬盤、U盤等模式，對于檔案資料內(nèi)容進行備份處理，確保檔案資料以及信息數(shù)據(jù)保存的完善性與合理性。
3．5注意人才培育
在展開信息化建設(shè)的進程之中，各個行政中專學(xué)校必須認(rèn)識到高素質(zhì)人才在推動科學(xué)技術(shù)應(yīng)用方面所發(fā)揮出來的關(guān)鍵價值與意義，因此就應(yīng)該積極設(shè)計規(guī)劃相應(yīng)的福利政策來吸引具備穩(wěn)固信息技術(shù)能力、掌握科學(xué)技術(shù)的高素質(zhì)人才，需要重視以下幾個方面:第一個方面為中專學(xué)校為了持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的達成，應(yīng)該積極引入優(yōu)秀的檔案管理人員。這些檔案管理者不單單應(yīng)該具備扎實的檔案管理管理水平，還應(yīng)該具備較強的信息管控水平，可以掌握科學(xué)技術(shù)并合理應(yīng)用，并對相應(yīng)數(shù)據(jù)展開高效分析與處理，從而更加優(yōu)異地勝任檔案管理信息化創(chuàng)設(shè)與科學(xué)化構(gòu)建的需要。第二個方面為強化在職人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，不一樣的中專學(xué)校應(yīng)該依據(jù)自身檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的進度以及完備程度來設(shè)計規(guī)劃相應(yīng)的培訓(xùn)方案，應(yīng)該在實際培訓(xùn)的進程中把控實際狀況，依據(jù)所存有的共同問題提出相關(guān)處理措施，從而實現(xiàn)檔案管理者更加有效地具備相應(yīng)知識，更好地推進檔案管理者使用信息化軟件的能力。第三個方面為提升科學(xué)技術(shù)的投放強度，信息化管理工作的進行需要軟件與硬件體系支撐，因此，各個檔案管理中專學(xué)校應(yīng)該強化資金費用投放強度，配備先進科學(xué)的計算機設(shè)施，開發(fā)操作軟件，同時在項目管控進程中應(yīng)用科學(xué)手段。
4結(jié)語
檔案管理工作作為中專學(xué)校管控以及未來發(fā)展進步的關(guān)鍵構(gòu)成，對于中專學(xué)校的教學(xué)活動、發(fā)展進步都具備十分關(guān)鍵的價值作用，在科學(xué)技術(shù)信息時代之下，應(yīng)該嚴(yán)謹(jǐn)完善探索研究現(xiàn)階段中專學(xué)校在檔案管理工作之中存有的缺陷與不足，在信息科學(xué)技術(shù)的基礎(chǔ)之上，通過互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，完備電子檔案，做好檔案管理工作的類別劃分與規(guī)整，與此同時完備檔案管理的信息化建設(shè)硬件條件，提高管理工作成效質(zhì)量，推進中專學(xué)校在信息技術(shù)時代下高質(zhì)量前進發(fā)展。
作者:趙吉鵬 單位:甘肅省甘南藏族自治州教師培訓(xùn)學(xué)校
