事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題淺議

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[摘要]在經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的背景下，科學(xué)技術(shù)發(fā)展日新月異，信息技術(shù)已遍布生活中的各個(gè)方面，事業(yè)單位要迎接的挑戰(zhàn)也日益增多，事業(yè)單位的檔案管理工作也應(yīng)緊跟時(shí)代潮流，依托信息化建設(shè)為事業(yè)單位提供便利，然而在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案的過(guò)程中，事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中存在許多問(wèn)題。本文針對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及對(duì)策進(jìn)行分析，以期為提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提供指導(dǎo)建議。

[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；管理對(duì)策

事業(yè)單位是我國(guó)經(jīng)濟(jì)中的重要組成部分,在科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速的背景下,事業(yè)單位檔案管理工作需不斷優(yōu)化,以此來(lái)滿(mǎn)足并適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。信息化手段的出現(xiàn)正為事業(yè)單位檔案管理工作提供了動(dòng)力,其依托電子設(shè)備與信息技術(shù)為事業(yè)單位檔案管理工作提供便利。事業(yè)單位在檔案管理工作中充分運(yùn)用信息化建設(shè),既可以提高工作效率又可以避免紙質(zhì)檔案因時(shí)間和環(huán)境因素?fù)p壞。檔案管理信息化建設(shè)可以有序地將檔案信息進(jìn)行分類(lèi)整理,也可以根據(jù)索引功能快速地找到想要查閱的檔案。目前,在事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中存在各種各樣的問(wèn)題,因此,對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題進(jìn)行改進(jìn)與完善,是當(dāng)下事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中必須要完成的首要任務(wù)。

一、事業(yè)單位檔案管理工作概述

事業(yè)單位檔案管理工作,是檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng),包括檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究、檔案提供利用。傳統(tǒng)環(huán)境下,事業(yè)單位檔案管理工作對(duì)象主要為紙質(zhì)檔案,即以紙張作為載體的一種檔案,如公文、圖紙、信札、電報(bào)、戶(hù)籍、契約、證書(shū)、書(shū)稿等。紙質(zhì)檔案具有真實(shí)性、安全性、直觀(guān)性及很強(qiáng)的憑證效力等優(yōu)點(diǎn),但也存在歸檔、立卷、裝盒等過(guò)程投入人力物力多、工作量大、占用空間大、不易查找、易損壞、無(wú)法再生等特點(diǎn)。比如,某事業(yè)單位在整理單位人事檔案時(shí),需要從檔案柜里拿取某員工類(lèi)別的檔案袋或者檔案盒,根據(jù)檔案袋或檔案盒里面排列的時(shí)間順序號(hào)碼,來(lái)查找相應(yīng)員工的檔案資料,用完之后再根據(jù)檔案資料排列的時(shí)間順序號(hào)碼,放回檔案袋或檔案盒的某個(gè)夾層,最終將檔案袋放回檔案柜原處以便下次取用。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)必要性

檔案管理信息化是指把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案,即上傳到電子系統(tǒng)或在電腦上進(jìn)行登記、錄入,這樣可以讓相關(guān)管理人員脫離尋找紙質(zhì)檔案的麻煩,在電腦上更快捷地找到檔案信息。首先,隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)的到來(lái),使人們的生活進(jìn)入信息化時(shí)代,大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)在很多領(lǐng)域的成功應(yīng)用,引起了社會(huì)各界的關(guān)注,同時(shí)也引發(fā)了各種各樣的新興管理方法,這就對(duì)事業(yè)單位檔案管理提出了新要求。所以,在事業(yè)單位檔案管理工作中,需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思維模式與管理觀(guān)念,利用信息化技術(shù)更好地將檔案進(jìn)行收集、管理、歸檔、利用,以滿(mǎn)足新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作的新需求。其次,在信息不斷更新的時(shí)代,不管是社會(huì)群體還是事業(yè)單位都急切希望使自己的檔案管理方式更加先進(jìn)、便利,他們對(duì)檔案信息化管理懷著極強(qiáng)的熱忱,所以事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)這一措施已是大勢(shì)所趨,檔案管理信息化建設(shè)對(duì)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)是很有必要的[1]。最后,隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平不斷提高,信息化發(fā)展極為迅速,事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)這一舉措可以在很大程度上提高其檔案管理水平,優(yōu)化檔案管理流程。當(dāng)然,信息化的發(fā)展給事業(yè)單位帶來(lái)機(jī)遇的同時(shí),也對(duì)事業(yè)單位發(fā)出了不小的挑戰(zhàn),如事業(yè)單位在檔案信息化管理工作中,因檔案人員缺乏相關(guān)經(jīng)驗(yàn),也缺少技術(shù)的支撐,嚴(yán)重影響檔案信息化工作的效率。事業(yè)單位在檔案信息上傳環(huán)節(jié)中,應(yīng)實(shí)時(shí)安排相關(guān)責(zé)任人對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行交接管理,在將檔案信息上傳至電腦系統(tǒng)時(shí),檔案管理交接雙方管理人員都應(yīng)在場(chǎng),時(shí)刻關(guān)注其正確性避免出現(xiàn)失誤,如出現(xiàn)錯(cuò)誤,及時(shí)核對(duì)解決[2]。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）基礎(chǔ)設(shè)施不完善

完善的配套設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)重要硬件設(shè)施。但是在我國(guó)事業(yè)單位中,隨著年限的增加,業(yè)務(wù)工作的增長(zhǎng),檔案的數(shù)量日益增多,給事業(yè)單位檔案的整理與保管帶來(lái)了很大壓力。事業(yè)單位的檔案大多保存在檔案柜里,隨著檔案不斷增多,檔案柜的存放局限性越來(lái)越明顯,這就體現(xiàn)了基礎(chǔ)設(shè)施的不完善嚴(yán)重影響檔案資料的保管與完整,不利于提高檔案管理人員的工作積極性[3]。事業(yè)單位配套設(shè)施達(dá)不到當(dāng)代社會(huì)信息化發(fā)展的要求,落后于社會(huì)歷史長(zhǎng)河中。

（二）資料信息安全問(wèn)題

檔案信息安全問(wèn)題是事業(yè)單位必須重視的基本問(wèn)題。事業(yè)單位檔案管理信息化關(guān)系到單位每一個(gè)人,一旦出現(xiàn)信息泄露,嚴(yán)重時(shí)可能危害整個(gè)事業(yè)單位。例如,現(xiàn)如今為人們所熟知的、深?lèi)和唇^的電信、網(wǎng)絡(luò)詐騙,他們利用一些網(wǎng)上的釣魚(yú)軟件,制作帶有攻擊性的病毒,利用病毒的傳染性、破壞性、潛伏性等特性,通過(guò)微信群、朋友圈等媒介以鏈接的形式進(jìn)行詐騙,獲取他人信息騙得他人信任,甚至還大膽地對(duì)事業(yè)單位網(wǎng)站進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)攻擊,使事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)遭遇崩潰的危機(jī)。此外,國(guó)家相關(guān)政策的頒布與實(shí)施首先從事業(yè)單位出發(fā),事業(yè)單位相關(guān)內(nèi)容的制定關(guān)系到國(guó)家機(jī)密,所以在此基礎(chǔ)上,檔案管理信息化存在的資料信息安全這一問(wèn)題是事業(yè)單位忽視的事情。

（三）相關(guān)信息技術(shù)應(yīng)用不到位

事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理工作由專(zhuān)門(mén)的人員負(fù)責(zé),由于相關(guān)檔案管理人員對(duì)于新興的檔案信息化技術(shù)沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí),且技術(shù)操作不熟練,導(dǎo)致存在工作效率較低的問(wèn)題,同時(shí)在操作過(guò)程中存在一定的錯(cuò)誤率。檔案信息化的發(fā)展,需要注入一批高端人才力量,以實(shí)現(xiàn)我國(guó)檔案信息化建設(shè)[4]。然而,目前我國(guó)檔案管理人員對(duì)信息化技術(shù)終端并不能夠熟練應(yīng)用,他們的檔案信息化意識(shí)較為薄弱,在檔案管理信息化工作中,由于技能過(guò)于生,疏導(dǎo)致檔案信息化工作效率較低,檔案信息化建設(shè)工作也難以順利推進(jìn)。比如,某事業(yè)單位員工在檔案信息化無(wú)法熟練應(yīng)用的情況下,再加上工作量的積攢、工作進(jìn)度等方面的壓力,在錄入檔案信息時(shí)就會(huì)暴露出很多問(wèn)題。另外,適應(yīng)力與專(zhuān)注力是檔案管理人員必須具備的能力,但是有些事業(yè)單位對(duì)檔案人員要求較低、管理松散,這樣將會(huì)對(duì)事業(yè)單位造成不利的影響。

四、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施

事業(yè)單位對(duì)檔案信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn),需要選擇合適與之相配套的基礎(chǔ)設(shè)施,在基礎(chǔ)設(shè)施的選擇購(gòu)買(mǎi)上面,事業(yè)單位應(yīng)不吝解囊。為了使檔案信息化充分體現(xiàn)安全性與準(zhǔn)確性,應(yīng)提升配套設(shè)施的性能。例如,某事業(yè)單位檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不完善,就會(huì)在人員錄入或上傳信息時(shí),致使整個(gè)電子檔案信息出現(xiàn)不準(zhǔn)確的情況,嚴(yán)重的話(huà),會(huì)使檔案信息缺失,從而造成不可挽回的局面。在檔案信息化管理工作中,配套基礎(chǔ)設(shè)施是單位檔案管理人員必備的工具,如果基礎(chǔ)設(shè)施不完善那么就算人員的工作態(tài)度很端正、工作能力很突出,也無(wú)法最大化的完成檔案信息化管理工作[5]。因此,事業(yè)單位應(yīng)要求檔案管理部門(mén)不斷完善基礎(chǔ)設(shè)施。

（二）保障檔案信息化資料信息安全

在經(jīng)濟(jì)全球化、信息化的背景下,網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也出現(xiàn)了很多問(wèn)題,人們只要上網(wǎng)就會(huì)存在網(wǎng)頁(yè)瀏覽過(guò)的痕跡,一些不法分子或黑客通過(guò)IP地址就能夠快速地查找到另一個(gè)人上網(wǎng)的足跡,有可能出現(xiàn)信息泄露的事件。尤其是事業(yè)單位與國(guó)家相關(guān)政策緊密聯(lián)系在一起,關(guān)系到國(guó)家機(jī)密,這就使事業(yè)單位不得不高度重視這個(gè)問(wèn)題。比如,事業(yè)單位可以通過(guò)聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)性、高素質(zhì)及技術(shù)水平超高的人才,結(jié)合自身實(shí)際情況讓其編寫(xiě)一套防盜信息安全軟件,在遇到不法分子或黑客攻擊單位網(wǎng)絡(luò)時(shí),能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地阻止,從而發(fā)揮其保護(hù)事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)安全的作用。此外,事業(yè)單位應(yīng)按照法律規(guī)章制度,對(duì)相關(guān)檔案信息管理人員進(jìn)行約束。比如,事業(yè)單位可以與檔案信息管理人員簽訂保密協(xié)議,使其不得觸碰法律的界限,規(guī)范其道德行為,這樣就可以得到信息安全保密管理的加強(qiáng)；為了防止企事業(yè)單位信息泄露,可以以自身發(fā)展的需要為基礎(chǔ),同時(shí)著眼于實(shí)際情況,以逐漸優(yōu)化與規(guī)范檔案信息化管理機(jī)制,為實(shí)現(xiàn)檔案信息化資料安全奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案信息化的應(yīng)用

要想實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè),那么加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案信息化工作的應(yīng)用是事業(yè)單位首先需要做的。事業(yè)單位對(duì)檔案信息化應(yīng)用不熟練的員工,可以通過(guò)相關(guān)的培訓(xùn)讓他們對(duì)檔案信息化有一定了解與認(rèn)識(shí),使其明白檔案信息化在日常工作中的重要性,在學(xué)習(xí)階段中定期對(duì)其進(jìn)行考核、評(píng)定。這樣既可以使其對(duì)檔案信息化方面的知識(shí)更深層次的理解,又可以訓(xùn)練他們?nèi)粘９ぷ髦袑?duì)業(yè)務(wù)的熟練程度,以此來(lái)培養(yǎng)知識(shí)涵養(yǎng)型人才,使他們的技術(shù)素養(yǎng)上升至一個(gè)新高度。為了使事業(yè)單位的培訓(xùn)氛圍更加活躍、使檔案人員的積極性有所提高,事業(yè)單位可以變換多種培訓(xùn)方式,比如,早會(huì)可以適當(dāng)加入些小游戲、電子信息化指南講解、拓展訓(xùn)練等。只有實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的充分應(yīng)用,在一定程度上順應(yīng)國(guó)家信息技術(shù)的要求,才能推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的步伐[6]。

（四）構(gòu)建高效的檔案信息化管理體系

構(gòu)建科學(xué)、高效的檔案信息化管理體系,是為了保障檔案信息化管理工作的有效進(jìn)行,能夠隨時(shí)隨地實(shí)現(xiàn)資源共享,避免虛假信息的傳播。此外,事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況制定合理、完善的檔案管理制度,將其推行并落到實(shí)處,對(duì)此,事業(yè)單位要規(guī)劃合理統(tǒng)一的電子檔案資料格式標(biāo)準(zhǔn),避免出現(xiàn)信息轉(zhuǎn)移不便的問(wèn)題。事業(yè)單位應(yīng)對(duì)檔案人員嚴(yán)格管理,從工作本身到人員的工作態(tài)度,改變傳統(tǒng)檔案管理工作松散的現(xiàn)象。事業(yè)單位應(yīng)時(shí)刻關(guān)注共享信息資源的動(dòng)態(tài),提高單位檔案資料的應(yīng)用價(jià)值。事業(yè)單位要加強(qiáng)檔案資料的開(kāi)發(fā)和利用,比如,對(duì)適合公布的檔案進(jìn)行宣傳,可以在單位內(nèi)部公開(kāi)宣傳的有員工風(fēng)采、員工工作情況等；在單位外部可以宣傳單位優(yōu)秀團(tuán)體以及相關(guān)福利等多樣化的宣傳方式。事業(yè)單位要充分發(fā)揮單位內(nèi)外的監(jiān)督作用,提高檔案管理人員工作積極性,為搭建檔案管理信息化建設(shè)做出必要準(zhǔn)備。綜上所述,在信息化發(fā)展的背景下,事業(yè)單位檔案管理工作面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn),應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的需要,事業(yè)單位迫切希望檔案管理信息化建設(shè)作為其支柱力量,只有跟隨時(shí)代發(fā)展的腳步,才不會(huì)落后于時(shí)代。事業(yè)單位應(yīng)建立健全與自身相符合的檔案信息化建設(shè)制度,搭建一套完善的檔案信息化工作體系,加強(qiáng)對(duì)檔案人員檔案信息化管理的培訓(xùn)學(xué)習(xí),積極引進(jìn)高技術(shù)、信息化人才與基礎(chǔ)設(shè)施,使事業(yè)單位的檔案管理工作在新時(shí)期取得優(yōu)異的成績(jī)。

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作者:傅英治 單位:泉州市園林綠化中心