干部人事檔案管理工作安全隱患及措施

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[摘要]進(jìn)入新形勢(shì)后，干部人事檔案管理也迎來了新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，如何排除干部人事檔案管理工作的安全隱患，保證檔案安全是當(dāng)前檔案管理人員必須思考解決的問題。只有做好干部人事檔案管理才能夠充分發(fā)揮出人事檔案的價(jià)值，為知人、用人和領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。本文依托我國(guó)干部人事檔案管理的實(shí)際，對(duì)現(xiàn)階段干部人事檔案管理工作存在的安全隱患進(jìn)行深入分析，并在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，希望所提內(nèi)容能夠?yàn)闄n案管理人員提供新的思路。

[關(guān)鍵詞]干部；人事檔案；檔案管理；安全隱患

干部人事檔案是干部個(gè)人形象的綜合反應(yīng)，其能夠直觀反映干部個(gè)人的經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)及其業(yè)務(wù)能力等等。干部人事檔案是人事部門按照實(shí)際情況和政策要求來進(jìn)行如實(shí)填寫的，能夠?yàn)楦刹抗ぷ鞯於己没A(chǔ)。干部人事檔案管理工作能夠?yàn)橹?、用人和管理人提供科學(xué)的參考。同時(shí)，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科技的迅猛發(fā)展，信息化技術(shù)正在向各個(gè)領(lǐng)域滲透，做好干部人事檔案管理工作的難度也在隨之加大。因而，做好干部人事檔案管理工作，排除安全隱患就具有相當(dāng)重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1現(xiàn)階段干部人事檔案工作管理中存在的安全隱患

干部人事檔案管理工作是一項(xiàng)較為復(fù)雜的服務(wù)性工作，涉及的范圍較廣。當(dāng)前，干部人事檔案管理工作中存在的安全隱患主要有兩類，一類是干部人事檔案實(shí)體安全，另一類是干部人事檔案信息內(nèi)容安全。其中干部人事檔案信息內(nèi)容安全又包括著多個(gè)方面，如收集、整理，移交、查閱等環(huán)節(jié)存在的安全隱患。

1.1干部人事檔案的實(shí)體存在的安全隱患

干部人事檔案實(shí)體存在的安全隱患類型較多，主要包括以下四種：其一，不可控因素影響干部人事檔案管理水平，如發(fā)生巨大的自然災(zāi)害，如水災(zāi)、地震等，這些不可抗因素都會(huì)造成干部人事檔案的實(shí)體遭到丟失和破壞；其二，干部人事檔案存放環(huán)境惡劣，有些黨組織的干部人事檔案存在的庫(kù)房基礎(chǔ)設(shè)施配置不全，庫(kù)房環(huán)境惡劣，造成干部人事檔案長(zhǎng)時(shí)間被存放在陰暗潮濕的環(huán)境中，或者庫(kù)房清潔管理不到位，造成干部人事檔案被蟲蛀，進(jìn)而導(dǎo)致干部人事檔案遭受到損壞；其三，干部人事檔案自身存在一定的安全隱患，一些干部的人事檔案收集整理的時(shí)間較為久遠(yuǎn)，或者在收集整理過程中使用了保存性不強(qiáng)的圓珠筆或鉛筆，進(jìn)而導(dǎo)致這些干部的人事檔案的字跡難以看清，辨認(rèn)難度相當(dāng)?shù)拇?。此外，由于種種因素影響，部分干部的認(rèn)識(shí)檔案在早年收集整理過程中使用的紙張質(zhì)量不好，在長(zhǎng)時(shí)間的存放過程中已經(jīng)出現(xiàn)的霉變和磨損，影響檔案的清晰度，辨認(rèn)難度大；其四，雖然，隨著黨建的深化，各級(jí)黨組織和人事部門都開展了關(guān)于干部人事檔案管理的專項(xiàng)審核工作，對(duì)干部人事檔案進(jìn)行了統(tǒng)一處理，保證了干部人事檔案的嚴(yán)肅性。但是在開展專項(xiàng)審核過程中，仍然有部分干部人事檔案還缺少一些材料，或者是存在歸檔材料不完整等問題，干部人事檔案基礎(chǔ)管理工作還有極大的提升空間，亟需進(jìn)一步完善升級(jí)。

1.2干部人事檔案的信息安全隱患

干部人事檔案也存在信息安全隱患，這些安全隱患來自干部人事檔案收集形成環(huán)節(jié)、移交環(huán)節(jié)和查閱利用環(huán)節(jié)。其一，因?yàn)楦刹咳耸聶n案的收集形成是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的工作，檔案里面的內(nèi)容也會(huì)隨著時(shí)間的變化而產(chǎn)生變動(dòng)，檔案的內(nèi)容會(huì)不斷豐富和完善。在干部人事檔案的收集形成的過程中，若當(dāng)事人過于馬虎或者檔案管理人員的安全管理意識(shí)不足，就導(dǎo)致在檔案收集形成環(huán)節(jié)產(chǎn)生安全隱患，導(dǎo)致干部人事檔案信息泄露，以至于干部信息被盜用，影響干部人員的生活和檔案管理水平的提升；其二，干部人事檔案與干部當(dāng)事人的人事管理具有一致性，所以干部出現(xiàn)調(diào)動(dòng)或需要提交新的個(gè)人材料時(shí)，干部人事檔案也會(huì)發(fā)生變動(dòng)，而在這個(gè)移交過程中也存在安全保密隱患。關(guān)于向組織人事部門和檔案室提交新的個(gè)人材料時(shí)，因?yàn)闆]有明文的上交規(guī)范或者是直接個(gè)人在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上直接提交材料，部分干部就直接讓他人代為轉(zhuǎn)交，且轉(zhuǎn)交時(shí)也沒有將裝有干部本人信息材料的信封進(jìn)行封口和封條處理，在選擇郵遞時(shí)也是選擇的普通快遞，未選擇EMS。而關(guān)于干部調(diào)動(dòng)也是需要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將自己的人事檔案移交給調(diào)動(dòng)后的新單位，而在這個(gè)移交過程中也存在部分干部直接選擇普通快遞進(jìn)行郵寄的情況和他人代為轉(zhuǎn)交，同時(shí)也存在干部人事檔案的信封封口處理不當(dāng)?shù)那闆r。其三，在查閱利用干部人事檔案過程中也同樣存在安全保密隱患，而造成這一隱患出現(xiàn)的原因主要是干部人事檔案查閱制度不完善，檔案管理缺乏系統(tǒng)性和規(guī)范性。部分單位和組織只需要持有單位的介紹信就可以查閱相關(guān)干部的人事檔案，而不需要登記對(duì)查閱人員的信息。這就意味著只需要單位的介紹信就可以直接查閱干部人事檔案，若有不法人員鉆了這一空子，就很容易導(dǎo)致干部信息泄露，并且難以找到證據(jù)和泄密當(dāng)事人。此外，還有部分單位只需要領(lǐng)導(dǎo)或者熟人提前招呼通知一些，檔案管理人員就會(huì)讓當(dāng)事人查閱利用干部人事檔案，直接省去了查看介紹信和登記查閱人員信息的環(huán)節(jié)，導(dǎo)致檔案管理工作存在的安全隱患，影響干部人事檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性，增加了干部個(gè)人信息泄露的概率。

2加強(qiáng)干部人事檔案安全管理的有效措施

結(jié)合上文中存在的兩類安全隱患，并對(duì)影響干部人事檔案管理工作的因素進(jìn)行分析后，提出了以下加強(qiáng)干部人事檔案安全管理的措施：

2.1重視基礎(chǔ)設(shè)施配備，改善檔案庫(kù)房環(huán)境

干部人事檔案的重要性不言而喻，并且出現(xiàn)損壞，恢復(fù)的難度大，因而必須重視基礎(chǔ)設(shè)施的配備，改善庫(kù)房環(huán)境，從而減小因?yàn)閹?kù)房環(huán)境而導(dǎo)致的干部人事檔案實(shí)體安全隱患出現(xiàn)的概率。完善的基礎(chǔ)設(shè)施和適宜的庫(kù)房能夠?yàn)楦刹咳耸聶n案的存放創(chuàng)造一個(gè)良好環(huán)境，從而減小干部人事檔案實(shí)體安全隱患的出現(xiàn)。因而，在建設(shè)檔案庫(kù)房過程中，要嚴(yán)格按照相關(guān)條例來進(jìn)行庫(kù)房建設(shè)，配置完善的基本設(shè)施，如存放檔案的檔案柜，溫濕度調(diào)節(jié)控制器、視頻監(jiān)控、防盜設(shè)備等等，同時(shí)還要重視檔案庫(kù)房基礎(chǔ)環(huán)境的建設(shè)，選擇通風(fēng)光線較好的房間作為檔案存放庫(kù)房。此外，還要使得檔案庫(kù)房、查閱檔案室以及檔案管理人員的辦公室相互分開，避免混雜，同時(shí)要保證檔案庫(kù)房具備規(guī)定的防水、防潮、防蛀、防光以及防高溫的要求，保證干部人事檔案處于較為安全適宜的環(huán)境，同時(shí)為后續(xù)的檔案管理工作提供便利。

2.2提高檔案信息安全意識(shí)，完善干部人事檔案管理制度

必須提高檔案管理人員及干部的檔案信息安全意識(shí)，不斷在實(shí)踐中完善干部人事檔案管理制度。首先檔案管理人員要認(rèn)識(shí)到干部檔案信息管理的重要性，樹立高度的保密和責(zé)任意識(shí)，并且在實(shí)際的檔案管理工作中體現(xiàn)這種意識(shí)。其次是為了保證干部人事檔案管理的安全，就要完善檔案收集形成、移交以及查閱利用等制度，保證制度的科學(xué)性和可行性，并且在實(shí)際的檔案管理中將規(guī)章制度真正落實(shí)下去，按照規(guī)范來辦事。接著，完善干部人事檔案管理制度還要建立健全問責(zé)和追責(zé)制度，并且嚴(yán)格按照制定好的制度執(zhí)行下去，使得權(quán)責(zé)分明，無(wú)論是檔案的收集形成，還是移交、查閱環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題都可以責(zé)任到人，提高檔案管理的效率。最后，在進(jìn)行干部人事檔案管理過程中，要嚴(yán)格根據(jù)規(guī)范辦事，嚴(yán)格執(zhí)行“五不查”、“四不借”制度，從而有效提升干部人事檔案管理的水平，保證干部人事檔案的安全。2.3做好檔案管理基礎(chǔ)性工作，完善檔案信息內(nèi)容檔案的收集與形成保證干部人事檔案管理的重要基礎(chǔ)，其具體的工作是基礎(chǔ)性的工作。只有全面對(duì)干部的人事檔案及相關(guān)信息材料進(jìn)行收集和整理，才能夠保證干部人事檔案管理水平的提升，這就需要檔案管理人員規(guī)范依據(jù)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》來開展基礎(chǔ)性工作，細(xì)心嚴(yán)格檢查干部人事檔案，提高干部人事檔案的質(zhì)量。靈活應(yīng)用“經(jīng)?！迸c“定期”收集、“重點(diǎn)”收集與“普遍”收集的方法，避免材料出現(xiàn)缺漏，使得干部人事檔案的信息內(nèi)容更加真實(shí)和完整，切實(shí)保證干部人事檔案質(zhì)量，為知人、用人提供有價(jià)值的參考依據(jù)。此外，對(duì)于新收集形成的材料，檔案管理人員要嚴(yán)格依據(jù)檔案歸檔規(guī)范來進(jìn)行歸檔，并且保證用筆用紙符合標(biāo)準(zhǔn)，不會(huì)輕易出現(xiàn)字跡模糊和紙張磨損破壞的問題，保證干部人事檔案能夠安全長(zhǎng)時(shí)間的得到保存和查閱利用。同時(shí)，檔案管理人員還要對(duì)收集形成好的干部人事檔案材料進(jìn)行排序分類，并且進(jìn)行加工裝訂，使得干部人事檔案材料能夠直觀如實(shí)地反應(yīng)干部的情況，制定科學(xué)的目錄，以便查閱利用檔案，保證干部人事檔案的安全性，促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)步。

2.4重視檔案管理工作人員培養(yǎng)，打造一支高素質(zhì)管理團(tuán)隊(duì)

干部人事檔案管理工作對(duì)管理人員的專業(yè)素質(zhì)的要求相對(duì)較高。在一定程度上可以說，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力直接決定了干部人事檔案管理的質(zhì)量。因而，明確檔案管理人員的地位，將檔案管理人員的培養(yǎng)工作放在重要位置，打造具有高素質(zhì)和儲(chǔ)備現(xiàn)代管理知識(shí)和技能的干部人事檔案管理團(tuán)隊(duì)。檔案人員要樹立敬業(yè)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，不斷在學(xué)習(xí)中提升自己的業(yè)務(wù)能力，以積極奉獻(xiàn)的姿態(tài)來開展檔案管理工作。管理層要真正重視起檔案管理工作，做好表率，關(guān)心理解檔案管理工作人員，并且要為檔案管理人員排憂解難，化解他們?cè)谏钌虾驼紊系睦щy，從而保證檔案管理人員能夠真正地將自己投入到管理工作中。同時(shí)還要重視人才的培養(yǎng)，定期組織培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)多層次和多形式的檔案管理知識(shí)和技能學(xué)習(xí)，并且要督促檔案管理人員去了解掌握相關(guān)的法律法規(guī)，如《干部檔案工作條例》、《檔案法》等，完備自己的法律知識(shí)和相關(guān)理論知識(shí)，以便在真正的檔案管理實(shí)際中能夠依法辦事，充分發(fā)揮出檔案管理的作用。當(dāng)今時(shí)代，是互聯(lián)網(wǎng)和信息化的時(shí)代，干部人事檔案管理的信息化趨勢(shì)也慢慢明朗。為了提升干部人事檔案管理工作信息化水平，就要重視網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的培養(yǎng)，更好地幫助檔案管理人員掌握信息化和現(xiàn)代管理知識(shí)和技能，積極引進(jìn)、開發(fā)檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案電子化和網(wǎng)絡(luò)化管理。最后，建立并完善相關(guān)平臺(tái)，為其交流優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)和管理知識(shí)創(chuàng)造可能，從而促進(jìn)檔案管理人員不斷在實(shí)踐中提升管理素質(zhì)，保證干部人事檔案管理工作高效進(jìn)行。

3結(jié)語(yǔ)

在今天，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)一步發(fā)展，個(gè)人信息泄露、販賣牟利的情況越來越嚴(yán)重，這就給干部人事檔案管理敲響的警鐘。干部人事檔案管理是長(zhǎng)期性和滲透性的工作，專業(yè)性也較強(qiáng)。因而，每個(gè)檔案管理人員都要關(guān)注干部人事檔案管理中存在的安全隱患，樹立責(zé)任意識(shí)，以敬業(yè)嚴(yán)謹(jǐn)工作態(tài)度來開展相關(guān)工作，并且要積極開發(fā)利用相關(guān)管理軟件，應(yīng)用現(xiàn)代管理知識(shí)和技能，排除安全隱患，保障干部人事檔案的安全，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)型升級(jí)。

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作者：鄭曉稚 單位：濟(jì)南市第四人民醫(yī)院