干部人事檔案數(shù)字化工作分析

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摘要：2018年11月中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》指出：干部人事檔案實行“分級負責、集中管理”。如何解決好集中管理后的干部人事檔案的管理與利用問題，成為干部人事檔案管理的一個重點。如今，干部人事檔案數(shù)字化是大勢所趨。全面推進干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，有利于減少對紙質(zhì)檔案原件的損壞、提高檔案管理效率以及科學統(tǒng)計分析檔案總體情況。建立數(shù)字化檔案，必須嚴格把好載體關(guān)、標準關(guān)、安全關(guān)，力爭建成實用性強、功能完善、安全可靠的干部人事檔案數(shù)字化體系，為新時期黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才工作提供基礎(chǔ)保障。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；數(shù)字化；工作初探

近年來，隨著從嚴治黨、從嚴治吏的不斷深化，干部選任中個別檔案涂改造假問題暴露出來，影響了組織干部人才工作的開展，損害了黨和國家的形象。干部人事檔案工作從“幕后”走到“臺前”，治理檔案涂改造假問題已迫在眉睫，而推進干部人事檔案數(shù)字化則成為規(guī)范管理的重要手段。信息技術(shù)的快速發(fā)展，為提升干部人事檔案管理水平提供了重要支撐。通過計算機軟硬件設(shè)施的合理配置，建設(shè)一套符合部門（地區(qū)）工作實際的干部人事檔案數(shù)字化系統(tǒng)，實現(xiàn)干部人事檔案電子化閱檔、電子化存儲、電子化管理，既可以不斷提升干部人事檔案工作效率，又能夠減少原始檔案磨損以及涂改造假問題。本文在分析干部人事檔案管理與數(shù)字化建設(shè)存在的問題及數(shù)字化重要性的基礎(chǔ)上，探討了推進干部人事檔案數(shù)字建設(shè)的途徑。

一、干部人事檔案管理與數(shù)字化建設(shè)工作中的問題

（一）干部人事檔案規(guī)范化科學化管理水平不高。在干部人事檔案專項審核以及干部提拔任用公示中，暴露出個別干部人事檔案中“三齡兩歷一身份”存在涂改造假等問題，反映出在以往的干部人事檔案管理中存在不嚴格、不規(guī)范甚至違規(guī)違法的現(xiàn)象，給組織工作帶來一定負面影響，亟需通過有效手段來遏制干部人事檔案涂改造假的不良現(xiàn)象。

（二）干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)進度滿足不了工作需要。從全國來看，中央、省、市級干部人事檔案管理部門對干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)推進較快，基本實現(xiàn)了干部人事檔案數(shù)字化管理，但在地市級個別部門、縣（區(qū)）級，干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)相對緩慢，個別地區(qū)甚至尚未開始數(shù)字化建設(shè)，數(shù)字化建設(shè)整體情況還滿足不了需要，干部人事檔案管理仍沿用“老辦法”“舊方式”，干部人事檔案涂改造假等風險較大。

（三）干部人事檔案數(shù)字化標準落實不到位，數(shù)字化系統(tǒng)使用便捷性不高。針對干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，國家質(zhì)檢總局、國標委員會于2017年頒布了《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（GB/T33870-2017）（以下簡稱《技術(shù)規(guī)范》），但在干部人事檔案數(shù)字化工作中，各地區(qū)落實尚不到位，在干部人事檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲、運行環(huán)境等方面還達不到《技術(shù)規(guī)范》要求。數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)未能完全結(jié)合工作實際，系統(tǒng)使用的便捷性、實用性不夠，數(shù)據(jù)更新不及時，利用率不高，在數(shù)字化后仍舊使用原始紙質(zhì)檔案。

二、干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性

（一）是新時代組織工作必然要求。從嚴治黨關(guān)鍵在于從嚴治吏，從嚴治吏必須從嚴管檔。要遏止“三假干部”“五假干部”，就必須從檔案管理這個源頭抓起，創(chuàng)新管理方式和手段，堵住工作漏洞。黨的十八大以后，中央先后頒布了一系列干部人事檔案管理的法規(guī)政策，明確提出要按照國家相關(guān)技術(shù)標準，創(chuàng)新方法和手段，推進干部人事檔案數(shù)字化。推進數(shù)字化建設(shè)已然大勢所趨，只有建立一套符合《技術(shù)規(guī)范》要求的系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字化閱檔、數(shù)字化管檔、數(shù)字化備份存儲，提升干部人事檔案科學化管理水平，才能更好地服務(wù)新時代組織工作。

（二）是推進干部人事檔案規(guī)范管理的有效手段。通過計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、圖像處理技術(shù)，將現(xiàn)有的紙質(zhì)干部人事檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，實現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字化閱檔、存儲、備份，一方面可以避免在使用中接觸原始紙質(zhì)檔案，減小抽取、替換、涂改檔案材料的可能性，另一方面可以減少對原始紙質(zhì)檔案使用率，避免原始紙質(zhì)檔案的磨損。同時，也可以探索推進干部人事檔案數(shù)字化副本異地保存，避免在天災人禍的情況下出現(xiàn)不可挽回的局面。

（三）干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)是提升干部人事檔案管理水準的重要途徑。檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)管理方式相比較，有著無法比擬的便捷性、先進性，實現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字化后，通過計算機檢索，可以迅速精準定位到某卷檔案，實現(xiàn)更加便利、快捷、高效的閱檔。在符合規(guī)定的網(wǎng)絡(luò)條件下運行干部人事檔案數(shù)字化系統(tǒng)，查檔人員可以實現(xiàn)異地查閱，在技術(shù)成熟情況下甚至可以實現(xiàn)檔案“跨時空”流動，從而進一步降低干部人事檔案管理人員的工作強度，提高工作效率。同時，通過干部人事檔案管理系統(tǒng)，可以進行相關(guān)干部數(shù)據(jù)統(tǒng)計、檔案情況統(tǒng)計，實現(xiàn)資源整合，避免重復勞動。

三、干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作策略

（一）嚴把載體關(guān)，開發(fā)好干部人事檔案數(shù)字化系統(tǒng)。干部人事檔案是利用頻率較高的檔案類別之一，在職干部人均年增檔案材料在2份以上，離退休干部在1份左右，在職干部每卷檔案年均查閱在1.2次左右，離退休干部、死亡干部在0.5次左右，使用頻率較高。因此，建立一套能夠滿足工作需要、上下級銜接好、簡單實用的數(shù)字化系統(tǒng)十分必要。干部人事檔案數(shù)字化系統(tǒng)開發(fā)中，在人員建庫、目錄建庫等方面嚴格按照《技術(shù)規(guī)范》要求實施，并配置以先進的硬件，滿足實時存儲、實時讀取需求，避免出現(xiàn)內(nèi)存不足、網(wǎng)絡(luò)卡頓等現(xiàn)象。同時，在干部人事檔案管理系統(tǒng)的欄目上要優(yōu)化設(shè)置，充分滿足干部人事檔案日常管理中檢索、統(tǒng)計、增刪、授權(quán)訪問等需要。

（二）嚴把標準關(guān)，落實好干部人事檔案數(shù)字化規(guī)范。要落實好《技術(shù)規(guī)范》中檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份等方面的標準，確保干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)達到國家標準。綜合考慮到質(zhì)量、人力、物力等因素，很多地區(qū)在檔案數(shù)字化中采取業(yè)務(wù)外包的形式進行，既可以省時省力節(jié)約成本，也可以保證質(zhì)量成效。檔案數(shù)字化是一項系統(tǒng)性、流程性工作，外包后的檔案數(shù)字化工作中，檔案管理人員并不是“甩手掌柜”，而是在全程監(jiān)督、進度跟進、成果驗收等方面下功夫，對外包中的不當行為要及時制止，對影響進度的問題要及時協(xié)商解決，對質(zhì)量問題要及時指明，確保檔案數(shù)字化工作按期保質(zhì)完成。

（三）嚴把安全關(guān)，打造好干部人事檔案數(shù)字化運行環(huán)境。安全問題是干部人事檔案數(shù)字化一個焦點。干部人事檔案是國家秘密或工作秘密，也涉及干部的個人隱私，因此，安全問題是干部人事檔案管理尤其是干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)不可回避的問題。數(shù)字化后的干部人事檔案是無形的，通過計算機可以查看，通過媒介可以拷貝存儲，如何確保干部人事檔案數(shù)據(jù)安全十分重要。要加強外包服務(wù)安全管理，提高檔案管理人員保密意識，合理確定數(shù)字化信息查閱權(quán)限，數(shù)字化備份信息要按照國家秘密標準保存。干部人事檔案系統(tǒng)實行專網(wǎng)運行，要通過綜合使用物理隔離、信息加密、數(shù)字簽名、訪問控制、入侵檢測等技術(shù)，做好訪問者身份鑒別，要把非正常登錄“拒之門外”。還要保證干部人事檔案數(shù)字化服務(wù)器安全，確保在符合保密要求的環(huán)境中運行。干部人事檔案是黨和國家的重要執(zhí)政資源，干部人事檔案數(shù)字化是探索干部人事檔案規(guī)范化、科學化管理的一個重要手段，也是新時期新形勢下黨的建設(shè)的一項基礎(chǔ)性工作，解決好干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)中的問題，全面實現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字化，方能使之在服務(wù)組織干部人才工作中更加高效規(guī)范。

作者：楊興志 畢建軍 單位： 大連金普新區(qū)綜合事務(wù)服務(wù)中心