民辦高校人事檔案管理建議

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摘要：當前，我國民辦高校的人事檔案管理存在師生比例較大，從業(yè)人員構成相對較為復雜，教職工流動性大等特征，針對這些問題，各大民辦高校采取了不同的對策進行改進，下文就對其進行詳細的分析。

關鍵詞：民辦高校；人事檔案；管理；現狀；對策

近年來，我國民辦教育事業(yè)迅猛發(fā)展，尤其是民辦高校迅速興起，數量不斷增多，成為我國教育不可或缺的重要力量。但要實現可持續(xù)發(fā)展必須要做好檔案管理共工作，因此，在當前形勢下要采取有效對策加以改進。

1當前我國民辦高校檔案管理的現狀與問題

1.1師生比例大

受到投資主體性質的區(qū)別，對目標利益追求的差異，民辦高校的師資、管理人員的組織構成與公辦高校存在一定差異，對管理成本控制相對更加嚴格。從目前我國民辦高校的師生情況來看，比例約為1:30，約為公辦高校的三分之一。

1.2從業(yè)人員的組成相對較為復雜

民辦高校的師資隊伍是專職與兼職并存，而且專職人員還分為完全歸屬民辦院校管理與退休的公辦教師兩類，而兼職的則分為代課教師與從外界聘請的技術類人才，學院根據規(guī)定給予報酬。

1.3職工的流動性較大

與公辦院校相比，民辦院校的辦學質量與社會認可度比較低，其成因較為復雜，但與教師的素質及教師隊伍的穩(wěn)定性必然存在較大的關系。當前，在民辦高校人事管理上一直存在著“來去自由、雙向選擇”的標準，這增加了流動性。盡管有勞動合同的制約，但在具體的操作上合同往往形同虛設，很多職工往往由于需求無法滿足而說走就走。

2解決當前民辦高校人事檔案管理問題的有效對策

從上文的分析中我們不難看出，當前我國民辦高校人事檔案管理中仍然存在著諸多問題亟待完善，下文就對其進行分析，并提出有效的解決對策。

2.1學校領導要給予其足夠的重視

近年來，教育體系改革不斷深入，民辦高校迅猛發(fā)展，人事檔案管理模式也發(fā)生了根本性的轉變，從過去的被動式轉為當前的主動式管理模式，但是從實際情況來看，各大民辦高校卻缺乏專職的人事檔案管理人員，多數都是由人事部門的人員兼職完成的。在部分高校內甚至沒有專業(yè)的檔案庫房，導致檔案工作混亂。人事檔案是關系到教職工諸多信息的重要資料，也是考核、提升的重要依據，這就要求領導給予足夠的認識，要在機構的設置與人員編制上給予充分的保證，將經費落到實處，根據實際情況添加硬件設備，提升整體的水平，促進院校人事檔案管理水平的提升。

2.2建立并完善現有的人事檔案規(guī)章制度

規(guī)章制度的建立與完善是檔案工作順利開展的基礎，也是提升效率的重要保障，相對于公辦院校而言，民辦院校的人事結構較為復雜，而且流動性較大，這就要求民辦院校要根據實際情況建立一套相對完整的人事管理規(guī)章制度，加強對人事檔案的管理，做到職責明確到人。除此之外，檔案的管理必須要做到歸類明確，井然有序，條目清楚，便于查找，提高信息的準確性與權威性，為民辦院校的人事管理提供更加有力的依據。

2.3加強檔案細節(jié)的管控，為科學管理奠定基礎

2.3.1做好建檔的工作

檔案的建檔要排除人員情況的限制，一切人員等同視之，凡是與學校簽署合同的人員，一律要按照要求交驗并提供必要的資料，建立完整的個人檔案。這些個人資料包括：交驗學歷、學位、身份證、職稱等證書原件并提供復印件；交驗勞動合同并提交復印件；填寫相關表格等等，做到一人一檔，人人有檔。

2.3.2及時補充與完善個人材料

今天很快會成為明天的昨天，因此，一個人現在所經歷的生活很快就會成為你過去，成為歷史，也就是檔案所記錄的內容，因此，作為新時期的檔案記錄人員必須要隨時補充個人信息，這是對歷史事實“節(jié)點”的補充，所補充的內容應包括學歷、職稱、職務、的變換，在職期間的獎懲情況與考核的成績等等。個人檔案的補充過程就是完善的過程，從而更為完整客觀地反映個人的真實情況。

2.3.3加強對檔案材料的篩選、甄別與分類工作的管理

這一過程就是一個歸檔的過程，對現有的檔案材料進行分類處理，便于查詢與保存。從一般的程序來說，任何個人的材料進入到檔案都需要經過仔細的甄別，將有用的信息保存，將沒用的信息刪除，將假的信息去掉，保留有價值的真實信息，這是尊重歷史的行為，也是對當事人的一種義務。在民辦高等院校中保持這種服務態(tài)度十分重要，同時這種精益求精的工作精神也不可或缺，這可以提升檔案的準確性及其權威性。除此之外，檔案的歸檔工作還必須要遵循條例清楚，表里如一，規(guī)范等要求。隨著技術的提高，檔案的種類也在不斷增多，除了傳統(tǒng)的紙質檔案，電子檔案數量在不斷增多，這就要求相關人員及時將重要信息錄入電腦，建立起個人基本情況的電子檔案，以方便查找與使用。

2.3.4提高檔案的利用效率

追根究底，保存檔案是為了后期的使用，個人檔案是對個人歷史的如實記錄，它不僅記載一個人的成長與成熟的過程，也是對一個人的能力、學識與水平提升的重要體現，是一個人品德、素養(yǎng)改變的記錄過程。更是組織考察、選用、使用人才最原始、最權威、最準確的信息與依據。檔案是有生命的，其運用的過程就是發(fā)揮其能量的過程。但檔案的利用必須要遵循一定的規(guī)章程序，要在一定的指導下進行，否則將會造成諸多不可挽回的損失，人事檔案的存在也就失去了其最重要的意義。

3結束語

從上文的分析中我們可以看到，當前的形勢下，民辦高校與公辦院校受到諸多因素影響，仍然存在諸多差異，不論是社會的認同度還是發(fā)展趨勢都有一定的區(qū)別，這也在一定程度上為民辦院校的人事檔案管理提出了更高的要求，因此，新時期民辦院校的人事檔案管理工作必須要不斷做出調整，提高其規(guī)范化，改進其管理水平，為民辦高校的發(fā)展奠定基礎。

參考文獻

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作者：姚翠 單位：哈爾濱劍橋學院