人事檔案管理存在的問題及對(duì)策
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我國(guó)最早的專門人事檔案產(chǎn)生于隋唐，以后在宋、元、明、清各朝代都有人事檔案的記錄，民國(guó)時(shí)期也有人事檔案和人事檔案工作，人事檔案工作的正式建立是在新中國(guó)成立以后，中央組織部于1956年8月召開此會(huì)，會(huì)上分析了干部檔案工作情況，討論了如何加強(qiáng)干部檔案工作，制定了我國(guó)第一部全國(guó)性的干部檔案工作的法規(guī)—《干部檔案管理工作的暫行規(guī)定》，1990年中央組織部與國(guó)家檔案局頒布了《干部檔案工作條例》，1996年中共中央組織部和人事部聯(lián)合制定了《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》，規(guī)定了流動(dòng)人員的范圍，明確了檔案管理機(jī)構(gòu)等。
1.對(duì)人事檔案工作不夠重視
人事檔案工作是一項(xiàng)默默無聞的工作，整天呆在檔案室，單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案工作起著重要的作用，影響單位工作的發(fā)展方向，指導(dǎo)理念，甚至認(rèn)為人事檔案工作毫無章法，檔案查檔閱檔工作，只是簡(jiǎn)單地認(rèn)為把人事檔案保管好就行，這些錯(cuò)誤的思想意識(shí)，就表現(xiàn)在對(duì)人事檔案工作沒有安排，并且在人員配備、經(jīng)費(fèi)、檔案硬件設(shè)備和檔案軟件設(shè)備都缺少重視。
2.人事檔案管理工作人員業(yè)務(wù)不熟練
人事檔案管理工作是由管理人員執(zhí)行，目前大多數(shù)工作人員并不是畢業(yè)于相應(yīng)檔案專業(yè)，對(duì)流動(dòng)人員人事檔案，事業(yè)單位人事檔案，公務(wù)員人事檔案的整理、歸檔、利用、調(diào)入調(diào)出，缺少專業(yè)知識(shí)，業(yè)務(wù)培訓(xùn)不夠。
3.人事檔案材料收集不及時(shí)
收集人事檔案材料是增強(qiáng)個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷，考核培訓(xùn)，黨團(tuán)關(guān)系的重要依據(jù)，收集人事檔案材料制度不齊全，導(dǎo)致有些用人單位不重視送交材料，人事檔案管理機(jī)構(gòu)未及時(shí)啟動(dòng)人事檔案材料催要制度，最終個(gè)人檔案材料非常少，缺少有機(jī)聯(lián)系，職務(wù)升遷，獎(jiǎng)勵(lì)表彰，工資變動(dòng)，后取學(xué)歷都無法證明。
三、人事檔案管理解決的對(duì)策
1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，促進(jìn)人事檔案服務(wù)社會(huì)
領(lǐng)導(dǎo)干部是單位的核心，對(duì)單位工作的開展，創(chuàng)新發(fā)展有著重要作用，因此要成立人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)對(duì)人事檔案的指導(dǎo)、檢查、監(jiān)督、制定人事檔案短期、中期、長(zhǎng)期規(guī)劃。人事檔案工作對(duì)外主要的是做好服務(wù)工作，確保人事檔案對(duì)人民群眾服務(wù)工作，檔案工作與其他服務(wù)性工作的主要區(qū)別在于它是以提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)的特殊性服務(wù)工作。
2.提高人事檔案工作人員素質(zhì)，增強(qiáng)責(zé)任心
工作人員是人事檔案具體的操作者，加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，使他們不但熟悉本單位的人員結(jié)構(gòu)、素質(zhì)特長(zhǎng)、歷史背景及現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，還要懂檔案專業(yè)知識(shí)，學(xué)會(huì)運(yùn)用計(jì)算機(jī)輸入、存儲(chǔ)、加工、傳遞檔案信息，應(yīng)用多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等一系列現(xiàn)代化手段。人事檔案工作重要的是工作人員的責(zé)任心，人事檔案工作枯燥無味，經(jīng)常與檔案打交道，因此責(zé)任心對(duì)一項(xiàng)工作的意義在于能增加人的動(dòng)力和耐力。
3.人事檔案材料收集及時(shí)，做到統(tǒng)一整理歸檔
檔案管理的基本過程，即檔案的收集、檔案的價(jià)值鑒定、檔案的保管以及檔案的統(tǒng)計(jì)，以及檔案的編目、檢索和提供利用。人事檔案材料形成部門，要按期送交人事檔案材料，確保個(gè)人檔案材料的完整性。加強(qiáng)制度建設(shè)和落實(shí)，以制度為管理人事檔案的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，建立人事催要制度，對(duì)超過一個(gè)月未送交的人事檔案材料，通知人事檔案材料形成部門，及時(shí)歸檔。
4.人事檔案管理部門職能集中統(tǒng)一
經(jīng)過幾輪的“大部制”改革，國(guó)家已經(jīng)對(duì)有些部門進(jìn)行整合，2010年人事部和勞動(dòng)社會(huì)保障部合并，所屬人才服務(wù)機(jī)構(gòu)和就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)職能幾乎一樣，但對(duì)人事檔案管理的職能并無改革，出現(xiàn)“上頭合，下頭分”的局面，加強(qiáng)人事檔案職能的資源整合，有利于人事檔案公共服務(wù)職能的發(fā)揮，應(yīng)將民政部門退伍人員人事檔案劃歸人才公共服務(wù)機(jī)構(gòu)管理，更有學(xué)者提出“檔案工作、文書工作、圖書情報(bào)工作在融合、滲透的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)綜合管理，從而使信息資源管理系統(tǒng)的功效放大。因此，相關(guān)國(guó)家機(jī)構(gòu)的大統(tǒng)一，有利于行政效能運(yùn)行。
5.加快人事檔案信息化建設(shè)
人事檔案信息化，是有機(jī)的將人事檔案學(xué)歷、黨團(tuán)關(guān)系、職稱職務(wù)計(jì)工資變動(dòng)等有關(guān)個(gè)人信息，整合錄入，通過計(jì)算機(jī)的軟硬件、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對(duì)人事檔案信息進(jìn)行收集、加工、存儲(chǔ)和利用，以便高效管理人事檔案信息。使用現(xiàn)代信息技術(shù)管理人事檔案，不僅成為人事檔案管理的重要手段，而且對(duì)于開發(fā)利用人事檔案信息有著重要作用，開發(fā)適合本單位的人事檔案信息系統(tǒng)，極大地增強(qiáng)人事檔案工作效率，避免手工操作和簡(jiǎn)單辦公軟件信息錄入事務(wù)，促進(jìn)人事檔案權(quán)利和職責(zé)的統(tǒng)一。
作者：王佳 單位：戶縣人才交流中心
