制度改革在人事檔案管理的影響分析

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摘要：人事制度的改革對人事檔案管理工作產(chǎn)生了重要的影響，因此需要結(jié)合人事檔案管理的一些特點以及人事檔案管理改革所帶來的一系列影響進行人事檔案管理工作的創(chuàng)新，才能夠保證人事檔案管理工作的實際效果。本文主要圍繞人事制度改革對人事檔案管理的影響展開分析和論述，首先介紹傳統(tǒng)人事檔案管理制度的特點，然后分析新時代下人事檔案管理工作的相關(guān)特征，接下來介紹在進行人事檔案管理工作中存在的一些問題和不足，最后提出創(chuàng)新人事檔案管理工作的有效舉措。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理制度；人事制度改革；存在問題；有效舉措

市場的競爭歸根結(jié)底是人才的競爭，為了保證人才能夠發(fā)揮其應有作用，必須要做好人事管理工作，而人事檔案管理直接關(guān)系到人才管理的實際效果，面臨著人事制度的改革，需要充分的認識到人事制度改革對人事檔案管理工作所帶來的一系列影響，尤其是要發(fā)現(xiàn)當下人事檔案管理工作中存在的一系列問題，再進行及時的彌補，進行人事檔案管理工作的創(chuàng)新和改革，從而實現(xiàn)人事檔案管理工作的實際效果，保證發(fā)揮人才的重要意義，推動經(jīng)濟的發(fā)展，社會的進步。

一、傳統(tǒng)人事檔案管理制度的特點

1.與員工利益息息相關(guān)

傳統(tǒng)的人事檔案管理制度具有其自身的特點，其中最大的特點就是與員工的利益息息相關(guān)。人事檔案是員工身份的重要代表，也是事業(yè)單位進行人力資源管理工作的重要載體，只有全面做好人事檔案的各項工作，才能夠了解員工的信息，比如發(fā)展規(guī)劃、自身的經(jīng)歷以及學歷等相關(guān)內(nèi)容。人事檔案管理工作與員工的利益具有緊密的聯(lián)系，直接關(guān)系到員工的崗位調(diào)動，職位晉升等等各個方面。人事檔案直接關(guān)系到每個人的切身利益，可以說是每一位員工的一面鏡子。其中包含了員工們的各方面信息，既包括一些隱私的信息，也包括一些可以公開的信息。只有做好人事檔案管理工作，才能夠了解相關(guān)工作人員的具體情況，因此人事檔案管理工作與每一位員工的利益是息息相關(guān)的。

2.員工對人事檔案十分依賴

人事檔案作為員工的重要資料，也是員工證明自己的材料，所以員工對于人事檔案十分的依賴，無論是求職、工作調(diào)動還是職位的晉升都需要將人事檔案作為參考。沒有人事檔案，員工就如同一張白紙沒有任何內(nèi)容，不能夠獲得發(fā)展，甚至不能夠獲得工作的機會，所以在原有的人事檔案管理工作當中員工對于人事檔案也十分的重視、十分的依賴，不允許有任何的錯誤。員工們在發(fā)展的過程當中要及時的擴充人事檔案中的相關(guān)內(nèi)容，把自身的經(jīng)歷相關(guān)證明材料都直接收集到人事檔案中，從而有效地證明自己，并且也能夠為員工今后的發(fā)展提供相關(guān)的參考依據(jù)。人事檔案代表著員工的發(fā)展和經(jīng)歷，員工們對其十分認可，且不允許有任何的殘缺。

二、新時代下人事檔案表現(xiàn)出的特征

1.個人可以沒有檔案擇業(yè)

在計劃經(jīng)濟時代之下，人事檔案的作用無可替代，但是隨著計劃經(jīng)濟的破產(chǎn)，我國進入了社會主義市場經(jīng)濟階段，個人可以沒有檔案來擇業(yè)，這樣就使得人事檔案對個人的束縛不斷降低。尤其是在事業(yè)單位人員離職之后，人事檔案對于個人所帶來的影響已經(jīng)遠遠沒有計劃經(jīng)濟時代帶來的影響大。因此個人可以在沒有檔案的情況之下進行擇業(yè)，直接打破了傳統(tǒng)人事檔案的束縛，有利于個人結(jié)合自身的需求來進行科學合理的擇業(yè)，打破了傳統(tǒng)的吃大鍋飯或者是鐵飯碗的現(xiàn)象，既有利于人才的流動，也有利于人們的自身追求，不會受到計劃經(jīng)濟時代的束縛，人事檔案能夠調(diào)動、活躍人才市場。

2.人事檔案制度存在不足

在新時代的背景之下，人事檔案制度暴露了一些缺點和不足，部分人員隨意的對檔案信息進行更改，導致了檔案內(nèi)部的水分比較多，無法了解個人的真實情況。如果缺乏相關(guān)的制度和約束，也會造成檔案管理人員例如利用職務(wù)之便來竊取私利的現(xiàn)象。這種弄虛作假的現(xiàn)象直接影響到了人事檔案的真實性。尤其是在進行人事檔案管理的過程當中會受到人員的影響，如果檔案管理人員專業(yè)意識淡薄，缺乏對檔案的有效收集和整理，會造成檔案的不全面。

三、人事檔案管理存在的不足

人事檔案管理存在著一些問題和不足，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

1.信息有限，反映不全

由于檔案信息是一個不斷填充的過程，需要結(jié)合員工的發(fā)展來進行擴充以及信息的進一步完善，但是當下人事檔案管理由于缺乏重視，不僅信息不能夠有效的更改，而且信息不夠全面，導致了檔案信息的缺失。由于檔案內(nèi)容不夠全面，難以滿足單位對于員工選拔等相關(guān)的要求，不利于員工的成長，也會造成人事檔案信息都不全面，進而導致事業(yè)單位做出錯誤的判斷，難以發(fā)揮人才的優(yōu)勢推動工作的發(fā)展，影響到了事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

2.管理制度有待健全

由于檔案內(nèi)容相對較為瑣碎，因此如果管理制度不夠健全也會影響到人事檔案管理工作的有效落實，不僅會使得工作人員缺乏工作積極性，而且存在著突擊的行為，不能夠?qū)⑷粘５臋n案管理工作有效落實，進而造成了檔案信息的不全面。檔案信息系統(tǒng)缺失等現(xiàn)象。尤其是管理制度的不健全會給一些人以不法的行為，利用制度上的缺陷對檔案信息進行隨時隨意的更改，影響到了檔案信息的真實性，也會給單位用人帶來錯誤的判斷。

3.缺乏服務(wù)意識和進取精神

檔案管理工作是為人們來服務(wù)的，但是由于管理人員以及工作人員缺乏服務(wù)意識和進取精神，導致了檔案信息內(nèi)容不能夠及時的填充檔案信息嚴重缺失，給單位用人帶了很大的麻煩。尤其是部分事業(yè)單位在進行人事檔案管理工作中采用傳統(tǒng)的管理模式，不僅管理理念缺乏創(chuàng)新，而且檔案管理的效率和質(zhì)量不高，既不符合于信息化時展的大背景，也會限制人事檔案管理工作水平的進一步提升。

四、人事制度改革下人事檔案管理措施

1.減少對員工的束縛

在人事制度改革的大背景之下，必須要打破傳統(tǒng)的人事檔案管理工作的束縛，能夠盡量減少對員工們的約束，確保人事檔案能夠充分反映員工們的真實情況，并且能夠為員工們的離職以及尋求新的崗位提供重要的依據(jù)。通過逐步轉(zhuǎn)變觀念，適應當下市場發(fā)展的規(guī)則，結(jié)合市場對人才的需求，全面做好人事檔案管理工作。通過進行人事制度的改革，能夠進一步解決在進行人事檔案管理工作中存在的一些問題和不足，打破傳統(tǒng)人事檔案管理工作對人員流動所造成的束縛，確保人員的正常流動，發(fā)揮人才的應有作用。

2.清楚身份觀念

在社會主義市場經(jīng)濟條件之下，在進行人事檔案管理工作時，必須要進一步清楚身份和觀念，能夠制定出層次上的管理方法，確保人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，尤其是在推進人事檔案改革的過程當中要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，加強對人事檔案管理工作的重視程度，同時也能夠進一步清楚身份，確保對檔案信息的及時有效擴充，保證檔案信息的全面性。

3.成立專門機構(gòu)

人事檔案管理工作較為專業(yè)，因此必須要保證檔案管理人員的綜合素質(zhì)，這就需要成立專門的檔案管理辦公室，聘用專業(yè)的檔案管理人員來進行人事檔案管理工作，結(jié)合實際需要也應該推進檔案管理工作的信息化建設(shè)。通過進一步完善信息化管理的系統(tǒng)，全面分析引入網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，才能夠保證對檔案信息進行規(guī)范化的管理。尤其是結(jié)合事業(yè)單位自身的實際，成立專門的信息數(shù)據(jù)庫，能夠?qū)⒏黝愋畔⒓皶r的錄入到數(shù)據(jù)庫中，從而全面提高檔案信息的準確度和可靠性，為事業(yè)單位的發(fā)展提供人才保障和基礎(chǔ)。與此同時也要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，在成立了專門的檔案管理機構(gòu)之后，能夠聘請專業(yè)人員來進行檔案管理工作，這就需要加強對檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓和考核，通過進行業(yè)務(wù)培訓，確保掌握先進的工作技術(shù)和工作方法，通過進行考核來提高檔案管理人員的工作積極性，保證工作的效率，積極的對檔案信息進行收集、整理、分類，保證檔案信息的全面性。

4.要全面加強對人事檔案管理工作的重視

在推進新時期人事檔案管理工作時，首先應該充分的認識到檔案管理工作的重要作用和地位，同時也要完善檔案管理的監(jiān)督體系，才能夠更好的對檔案管理人員進行監(jiān)督，從而調(diào)動工作積極性，提高工作效率。因此應該加大對人事檔案管理工作理念的宣傳，確保檔案管理的參與者以及涉及到的相關(guān)工作人員都能夠提高對檔案管理工作的重視程度，積極的完成自身的職責所在，全面推進人事檔案管理工作的有效落實。

5.要進一步創(chuàng)新檔案管理的方法

各單位在推進檔案管理工作時，為了全面提高檔案管理工作的水平，應該由傳統(tǒng)的分散模式轉(zhuǎn)向統(tǒng)一模式加強檔案管理的全面性，尤其是要進一步整合檔案的信息資源，實現(xiàn)對檔案的集中化和統(tǒng)一化管理，另外也要加強對檔案資源的應用和開發(fā)，可以通過完善檔案管理的條例以及科學制定管理的方法和舉措，確保人事檔案管理工作能夠符合市場經(jīng)濟發(fā)展的相關(guān)需求，全面提高檔案管理工作的實際水平。

6.要進一步充實檔案的相關(guān)內(nèi)容

在進行人事檔案管理工作創(chuàng)新時應該加強對各種檔案信息的充實和完善，避免出現(xiàn)檔案信息不全或者是檔案信息丟失的現(xiàn)象。人事檔案中的元素主要包括聘用書、工作協(xié)議以及勞動合同等相關(guān)的文件，所以一定要及時的進行歸檔，同時對于解聘、辭聘或者是考核等相關(guān)內(nèi)容也要及時的存入檔案之中，以便豐富檔案的內(nèi)容，并且能夠?qū)θ耸碌娜蚊庖约斑x拔提供更多的參考數(shù)據(jù)。只有進一步充實檔案的內(nèi)容，才能夠使得人事檔案充分發(fā)揮其應有作用，也能夠體現(xiàn)出人事檔案管理工作水平的提升。在進行人事檔案內(nèi)容充實的過程當中，也應該進一步改變傳統(tǒng)的人員身份分類的管理制度，在傳統(tǒng)的人事檔案管理時，通常按照個人的身份來進行檔案的分類管理，比如軍人檔案、工人檔案、干部檔案以及學生檔案都是差別對待的，這種傳統(tǒng)的檔案管理模式存在著一定的弊端，因此在進行新時代人事檔案管理工作時應該改變這種人員身份分類的制度，只有堅持統(tǒng)一管理，才能夠打破傳統(tǒng)的不公平的身份分類，能夠真正的結(jié)合崗位的需求進行人事檔案管理工作。

7.要做好檔案管理人員的培訓工作

隨著新時期人事檔案管理工作的內(nèi)容越來越多，應該全面提高對人事檔案管理人員的培訓力度，通過加大培訓力度，對現(xiàn)有的人事檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓，提高檔案管理水平通過進行專業(yè)性的培訓，提高檔案管理人員的管理理念，能夠充分的利用現(xiàn)代信息技術(shù)推進檔案管理的信息化建設(shè)，才能夠全面提高檔案管理的效率，解放更多的勞動力，創(chuàng)新檔案管理的新模式。

8.要進一步規(guī)范檔案的管理秩序以及流程為了保證人事檔案管理工作的科學性和準確性，應該進一步規(guī)范檔案管理的流程，避免出現(xiàn)秩序混亂的現(xiàn)象。尤其是在進行人員的調(diào)出以及調(diào)入或者是選拔任用時，必須要及時的對檔案進行核對，確保檔案信息的準確無誤，才能夠保證選拔任用的科學性，因此要對檔案信息的管理進行有效的約束和規(guī)范，通過形成制度體系，確保檔案管理工作更加公開透明，既有利于信息的全面性，也保證檔案信息的共享，同時避免出現(xiàn)檔案信息隨意更改的現(xiàn)象，通過加大監(jiān)督完善檔案管理流程的監(jiān)督，提高檔案管理工作的實際水平，避免出現(xiàn)徇私舞弊的現(xiàn)象，真正的提高檔案的真實性和準確性，保證發(fā)揮檔案的應有作用，確保對人員的充分合理利用，提高工作效率和工作水平，實現(xiàn)社會經(jīng)濟的全面發(fā)展。

五、結(jié)語

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作與員工利益緊密掛鉤，并且存在著高控制的現(xiàn)象，但是隨著人事制度的改革，對人事檔案管理工作帶來了重大的影響，不僅減少了對人員的束縛和限制，同時能夠進一步提高人員的流動性，從而適應社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展需求，為經(jīng)濟發(fā)展提供人才保障。但是當下在進行人事檔案管理工作時存在著一些問題，比如說制度體系不夠完善，工作人員專業(yè)素質(zhì)不高，檔案管理的水平有待進一步提高，因此為了保證人事制度改革下人事檔案管理工作的實際效果，應該全面打破檔案管理工作的束縛，采用信息化手段，成立專門的機構(gòu)，聘請專業(yè)人員來全面展開檔案管理工作，通過創(chuàng)新檔案管理意識完善檔案管理制度，保障檔案管理工作的實際效果。

作者：黃素麗 單位：河南省駐馬店市新蔡縣河塢人力資源社會保障服務(wù)所