會計監(jiān)管之檔案研討
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會計原始憑證是證明已經(jīng)發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務，這種紙質(zhì)化的會計原始憑證存在著弊端。會計檔案管理仍沿用傳統(tǒng)模式，沒有形成會計資料的數(shù)據(jù)庫，通過在最初歸檔時的順序記錄來保存歸檔信息，使得會計電算化軟件和紙質(zhì)檔案分離，會計檔案信息共享未能實現(xiàn)計算機數(shù)字化管理，這種落后的管理方式不能適應信息化的要求，異地調(diào)取會計資料很不方便，直接降低人們對會計檔案利用的需求。企業(yè)會計檔案管理中存在問題，會計軟件設計的缺陷阻礙的會計檔案信息化，會計檔案管理得不到數(shù)字化建設的硬件支持。沒有設置對記帳憑證附件資料的存儲管理功能，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡建設形式各行其是。會計檔案信息安全有待加強，存在的主要安全問題表現(xiàn)為數(shù)字化技術(shù)層面的安全，會計檔案特質(zhì)層面的安全，蓄意破壞和疏忽等兩大類人為因素，設備突發(fā)性的故障和失效、自然社會災害等，經(jīng)常性或過度性使用正本紙質(zhì)資料，商品化軟件的穩(wěn)定性和安全，還會造成數(shù)據(jù)檔案的失真，造成數(shù)據(jù)的丟失和毀壞。另外，會計檔案在整理裝訂時類別不清，基礎管理相對薄弱，使會計檔案參考作用不能得到最大的發(fā)揮。
影響企業(yè)會計檔案管理問題現(xiàn)狀原因在于單位思想意識不強、管理方法落后和人員素質(zhì)低下，會計業(yè)務與會計檔案管理相脫節(jié)的現(xiàn)象普遍存在，會計人員和管理人員對會計檔案管理的必要性不重視，沒有對檔案管理進行數(shù)字化的軟硬件更新，嚴重阻礙財務檔案數(shù)字化管理的進程。傳統(tǒng)會計檔案管理方法沒有采用科學手段，不注意對于信息的備份和書面形式保存，對電算化會計檔案信息資源的挖掘、利用忽視，檔案管理意識嚴重不足；人員素質(zhì)對會計檔案管理的影響表現(xiàn)為缺少專業(yè)的管理人員，財務人員配備不足或業(yè)務素質(zhì)不高，缺乏檔案數(shù)字化人才；經(jīng)濟的發(fā)展促進了社會的發(fā)展，經(jīng)濟的發(fā)展形成了信息市場，導致了大量軟硬件公司的涌現(xiàn)，會計檔案管理應該適應這種信息市場的要求，明確科學技術(shù)的進步尤其是現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展；會計自身特征對會計檔案管理的影響表現(xiàn)為保密性是會計固有的自身特征，原始性也是會計固有的自身特征，要制定全面的會計檔案數(shù)字化管理法律，以保證會計檔案資源的充分利用。
二、運用數(shù)字化管理會計檔案
檔案的數(shù)字化內(nèi)容包括增量的檔案和館藏的檔案，運用多種學科知識、多專業(yè)配合、多部門協(xié)作，對檔案館的這些業(yè)務實行自動化的控制，提高檔案信息管理電子化基礎性工作水平。以各檔案館、檔案室計算機檔案信息數(shù)據(jù)庫為結(jié)點，要加強檔案館信息化網(wǎng)絡建設，把各種縱橫交織的網(wǎng)絡作為信息通道，使網(wǎng)絡成為大家認知檔案館信息的重要途徑。檔案館數(shù)字化管理模式下，優(yōu)化全國檔案館網(wǎng)系統(tǒng)的組合及布局，使資源無限擴大，服務能力也倍增。
構(gòu)建會計檔案數(shù)字化管理方式，根據(jù)會計檔案以其真實性和原始性為首要特點，建立相應的活動規(guī)范，全面了解會計檔案管理的實際情況，必須堅持合法性原則。要堅持信息化的方針，要保證在會計檔案信息安全的基礎上滿足對檔案進行真?zhèn)伪孀C、文字?？?，處理和存貯數(shù)字化檔案要確保內(nèi)容與原件相吻合，應該按照統(tǒng)一的規(guī)范標準進行數(shù)字化，以實用性的原則來滿足對會計檔案的總需求，防止數(shù)據(jù)文件損毀等情況。通過采用計算機識別和處理技術(shù)，建立會計檔案的信息數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)會計檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字型信息，通過采用權(quán)限設置，密碼保護，身份驗證等措施。
通過會計信息系統(tǒng)內(nèi)外部集成實現(xiàn)會計原始憑證的數(shù)字化收集與處理，還需要制定統(tǒng)一的商業(yè)數(shù)據(jù)標準，達到這些企業(yè)信息流的自由流動和傳遞。實現(xiàn)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)原始憑證的數(shù)字化收集與處理，從而實現(xiàn)了會計原始憑證的數(shù)字化。借助于網(wǎng)絡化的平臺，先進的共享技術(shù)，采用有會計檔案管理模塊功能的財務軟件，建立獨立的會計檔案管理系統(tǒng)。強化數(shù)字化會計檔案信息安全管理意識，進行會計檔案信息安全風險評估，建立數(shù)字化會計檔案信息安全標準體系。針對會計檔案信息載體，實現(xiàn)數(shù)字化會計檔案的實務安全保障。
作者：崔美蘭 單位:延邊人民出版社
