會計電算化企業(yè)內部控制分析

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摘要：隨著網(wǎng)絡的發(fā)展與計算機的普及，企業(yè)已廣泛應用會計電算化，使其內部控制也面臨新的要求，建立健全與實際相符的內部控制顯得迫在眉睫。所以企業(yè)應從企業(yè)基于會計電算化實施內部控制的原則出發(fā)，探究提出加強內部控制的策略，以促進企業(yè)有序發(fā)展。

關鍵詞：企業(yè)；會計電算化；內部控制；策略

在實施會計電算化之后，企業(yè)的會計核算及管理環(huán)境發(fā)生巨大改變。而內部控制與企業(yè)財產物資的完整與安全息息相關，只有完善建立內部控制制度，才能保證企業(yè)健康、有序地發(fā)展下去。因此，基于會計電算化探究企業(yè)的內部控制是一項重要課題。

一、基于會計電算化實施內部控制的原則

在會計實務中應用以計算機為主的電子信息技術，這就是會計電算化，它是由計算機代替人工實現(xiàn)記賬、算賬、報賬、查賬以及統(tǒng)計、分析、判斷會計數(shù)據(jù)信息以提供決策的過程。會計電算化具備存儲容量大、運算速度快、檢索查詢快捷、數(shù)據(jù)高度共享、準確分析數(shù)據(jù)等特點，不僅能大量節(jié)約時間、人力、物力，還沖擊著內部控制[1]。基于會計電算化的內部控制是預防、發(fā)現(xiàn)并糾正系統(tǒng)錯誤、故障、舞弊等的重要途徑，企業(yè)在實施內部控制時務必要嚴格遵循幾項原則：一是遵循分離不兼容權限的基本原則，嚴格控制電算化會計系統(tǒng)的權限，避免操作人員通過不法操作使企業(yè)遭遇損失；二是遵循相互制約的原則，嚴格控制監(jiān)督系統(tǒng)操作人員及其輸入、處理、輸出數(shù)據(jù)等行為，同時明確企業(yè)每一名人員的義務、責任，充分發(fā)揮約束與監(jiān)督作用；三是遵循安全保密的原則，因為企業(yè)的會計工作與財務安全聯(lián)系密切，只有遵循安全保密原則，加強管理、控制軟硬件，才能避免企業(yè)流失機密性的資料；四是遵循內部防范的原則，加強對電算化會計系統(tǒng)的監(jiān)管、控制，避免出現(xiàn)個人壟斷的現(xiàn)象。

二、企業(yè)基于會計電算化加強內部控制的策略

（一）分離會計職能與其他職能，保持部門的獨立性

電算化會計信息系統(tǒng)承擔的主要是交易記錄職能，它應與企業(yè)使用信息、組織業(yè)務的部門保持相互的獨立性，以便分離其職能。一是由企業(yè)的業(yè)務部門負責執(zhí)行所有交易，信息系統(tǒng)、會計部門都不能干涉；二是由業(yè)務部門正式書面授權對新的業(yè)務應用軟件進行開發(fā)，或改變企業(yè)既有的應用軟件；三是指定業(yè)務部門行使資產的監(jiān)管權，信息系統(tǒng)、會計部門只能擁有完成工作所需的資產，而由業(yè)務部門負責保存其他業(yè)務資產；四是在錯誤日志中如實記錄交易數(shù)據(jù)中發(fā)生的錯誤，并及時將其反饋到業(yè)務部門進行糾正，信息系統(tǒng)、會計部門的人員不能擅自對錯誤的交易數(shù)據(jù)進行糾正。

（二）加強和完善程序操作控制，確保信息處理質量

企業(yè)應嚴格制定上機操作規(guī)程，對機房內的工作作出一般性規(guī)定，并對使用計算機處理業(yè)務的過程提出具體的程序操作要求。一是企業(yè)無關人員切忌隨意出入計算機機房操作；二是錄入電算化會計系統(tǒng)的各種數(shù)據(jù)都要經過嚴格的審批，且具備真實的、完整的原始憑證；三是錄入數(shù)據(jù)的人員如果對數(shù)據(jù)產生疑問，需及時進行核對，切忌擅自修改；四是計算機機房工作人員切忌擅自將任何數(shù)據(jù)或資料提供給他人，不能隨意將外來的軟盤帶入機房；五是一旦發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)輸入有誤，應按照系統(tǒng)的提示進行糾正，包括編制補充登記、改正沖正負數(shù)的憑證等；六是操作人員在計算機開機之后不得隨意離開工作現(xiàn)場，且每一周、每一月都要做好數(shù)據(jù)備份工作。當然，這一系列程序操作控制制度并非一成不變，要隨著企業(yè)經營的改變而不斷完善，只有通過詳盡、完備的程序操作控制制度，才能從根源上保證信息的可靠性、真實性，確保信息處理質量。

（三）完善檔案管理及控制制度，防范新的系統(tǒng)風險

對傳統(tǒng)的手工操作來說，會計信息以賬、證、表等形式存儲在紙質上，由人工完成收集、處理會計數(shù)據(jù)的工作，并編制會計報表，查詢會計資料也是以紙質檔案為基礎[2]。但在會計電算化條件下，一些記錄大大減少，很多經濟業(yè)務、會計憑證等都依賴計算機進行輸入、查詢或閱讀，且信息源自數(shù)據(jù)、程序，存儲在各種各樣的磁性介質上，一些業(yè)務或信息處理職能依靠計算機進行閱讀。此時如果缺乏有效的內部控制，極易出現(xiàn)不經批準就擅自更改數(shù)據(jù)的情況，且改動數(shù)據(jù)之后不會有任何痕跡留下，導致電算化會計系統(tǒng)面臨新的問題及風險，務必要完善檔案管理及內部控制制度。一是嚴格履行接觸控制，只允許負責會計電算化工作的人員接觸數(shù)據(jù)的存儲介質，且安排專人保管檔案資料，明確規(guī)定檔案的歸檔與借閱制度；二是嚴格控制環(huán)境，落實防磁、防潮、防火、防塵等安全措施；三是加強后備控制，打造一支高素質企業(yè)財會科技隊伍，為企業(yè)實施會計電算化提供支持。

（四）加強會計電算化內部審計，保證內部安全控制

一是建立健全企業(yè)內部審計制度?；跁嬰娝慊钠髽I(yè)內部控制對信息提出更高的可靠性要求，需要企業(yè)嚴格復查各項經濟業(yè)務，避免發(fā)生舞弊、錯誤等行為。一方面，審計人員要查實記錄的內容及事實，另一方面，審計人員要查實記錄的資料，一旦發(fā)現(xiàn)失誤要及時糾正。通過兩方面復核查實，企業(yè)管理信息的可靠性與準確性及記錄的真實性等得到保障。同時，企業(yè)還應加大對審計人員的監(jiān)督、評價，真正做到查漏補缺，不斷提高企業(yè)財務管理質量與水平。二是加強落實內部審計工作。在會計電算化環(huán)境下，企業(yè)應單獨設立內部審計部門，使其在高層決策機構或審計委員會的領導下嚴格開展內部審計工作，且內部審計人員應充分關注數(shù)據(jù)及其處理系統(tǒng)，將安全控制落到實處。具體而言，內部審計人員應明確企業(yè)是否制定了與計算機硬件、程序、數(shù)據(jù)文件及數(shù)據(jù)的傳送等有關的安全規(guī)定，不僅要檢查企業(yè)處理站的計算機設備，還要檢查其他的計算機終端、外圍設備等，嚴格檢測軟件、系統(tǒng)等的可靠性，以保證內部安全控制。

（五）進一步落實病毒防控工作，增強網(wǎng)絡的安全性

在網(wǎng)絡環(huán)境下的電算化會計系統(tǒng)運行與維護中，企業(yè)應高度重視采取有效的技術手段對計算機系統(tǒng)病毒進行防控，增強網(wǎng)絡安全性[3]。一是盡量在不需要本地軟硬盤的工作站中使用無盤工作站；二是應用計算機服務器網(wǎng)絡殺毒軟件對病毒進行實時監(jiān)控與追蹤；三是在網(wǎng)絡服務中使用防病毒芯片等硬件來防治病毒；四是企業(yè)財務軟件應捆綁或掛接第三方反病毒軟件，提高軟件的防病毒能力；五是針對外來傳輸?shù)臄?shù)據(jù)或軟件實施病毒檢查工作，嚴禁在業(yè)務系統(tǒng)中使用游戲軟件；六是企業(yè)電算化會計系統(tǒng)的防病毒產品應及時升級。不管是一般環(huán)境還是網(wǎng)絡環(huán)境，基于會計電算化的企業(yè)內部控制，都需采取上述措施落實病毒防控工作，并積極建立健全相關制度，堅持提高企業(yè)會計工作人員的專業(yè)素質水平，包括計算機知識培訓、會計知識培訓等，從而加強對會計電算化的研究及實施。特別是在對付網(wǎng)絡環(huán)境下令人恐懼的黑客攻擊時，不僅要采取有效的病毒防控措施，還要充分發(fā)揮出社會的力量，致力于從道德、法律及技術等方面加強防范，進一步完善與強化會計電算化下企業(yè)的內部控制工作。

三、結語

雖然基于會計電算化的企業(yè)內部控制出錯率較低，但錯誤依舊會發(fā)生，需要企業(yè)不斷完善和加強內部控制，使企業(yè)的經濟管理水平得到進一步提升，從而在促進企業(yè)健康發(fā)展會計事業(yè)的基礎上能夠有序發(fā)展下去。

參考文獻：

[1]趙霞.會計電算化環(huán)境下企業(yè)內部控制存在的問題研究[J].中國商貿，2014（29）：62-63.

[2]劉秀潔,李敏,李倩.淺析會計電算化內部控制在企業(yè)中的實施[J].現(xiàn)代營銷(學苑版)，2013（02）：76.

[3]陳紹宇.會計電算化環(huán)境下企業(yè)內部控制存在的風險與完善[J].長江大學學報(社會科學版)，2012（10）：65-67.

作者：王承萍 單位：太原市寧化府益源慶醋業(yè)有限公司