會計電算化下內(nèi)部控制方法

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無論處于任何時代，財務管理等相關(guān)工作都對企業(yè)的發(fā)展有著直接的影響?，F(xiàn)在，在這個科學技術(shù)水平大幅度提高，電子計算機技術(shù)迅猛發(fā)展，物質(zhì)資源極大豐富的時代里，財務管理的有效與否，對企業(yè)能否實現(xiàn)長遠的生存和發(fā)展有著更為深遠的意義。在互聯(lián)網(wǎng)的沖擊下，會計電算化已經(jīng)逐漸被企業(yè)管理人員所認同、使用，由此所帶來的企業(yè)內(nèi)部控制的問題也是不容小視的。

一、概念說明

1.會計電算化

隨著社會、經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)的強大，企業(yè)所接觸的業(yè)務種類增多，難度也隨之增大。有很多業(yè)務，在財務方面的管理工作通過傳統(tǒng)的手工記賬方式是無法進行的，由此會計電算化的管理方式應運而生。會計電算化，是利用網(wǎng)絡信息技術(shù)，解決財務預算、管理、分析等的企業(yè)正常運作中會遇到的問題。目前由于會計電算化的不斷發(fā)展與創(chuàng)新，其已經(jīng)是會計學、電子計算機學、信息技術(shù)學、管理學的有機融合體[1]。企業(yè)通過使用會計電算化的管理方式，提高了員工的工作效率，減輕了財會人員的工作量及工作壓力，對企業(yè)的合理化發(fā)展起到了明顯的推動作用。

2.內(nèi)部控制

內(nèi)部控制，是為了對企業(yè)進行有效地管理，實現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營目標，保障企業(yè)的資金完整性，提高企業(yè)的工作效率而在企業(yè)內(nèi)部制定的一種企業(yè)員工自我管理、約束、評價的機制[2]。企業(yè)的內(nèi)部控制主要分為企業(yè)內(nèi)部環(huán)境的控制、企業(yè)活動的控制、企業(yè)內(nèi)部員工的信息交流的控制及企業(yè)的風險控制等。企業(yè)的內(nèi)部控制，是作用于企業(yè)的所有環(huán)節(jié)的，沒有任何的范圍限制，其不僅僅要對企業(yè)內(nèi)部的財務進行審計、核算等，還需要對企業(yè)的經(jīng)營、人事變動等進行管理，是一種常規(guī)性的管理，而非是階段性的；是牽一發(fā)而動全身的，而非是孤立開來的[3]。企業(yè)通過對內(nèi)部的有效控制，來完成企業(yè)預期的經(jīng)營目標，推動企業(yè)正?；倪\行與發(fā)展。

二、會計電算化對內(nèi)部控制的重要影響

1.改變了內(nèi)部控制的常規(guī)內(nèi)容

以往，用傳統(tǒng)的手工記賬的方式進行工作，為了保障財務管理工作的準確性與嚴密性，需要財務工作人員投入大量的時間和精力，對資金的記錄、管理等工作進行手工作業(yè)。而且，為了保障企業(yè)財務的安全性與完整性，企業(yè)管理者通常都會將財務工作分工，由不同的人員進行不同類型的財務工作，且彼此之間權(quán)利不相干預，這就在很大程度上造成了企業(yè)對財務的管理有了分割性，不能從整體角度出發(fā)，對資金進行合理化的管理與分配。而現(xiàn)在，會計電算化的管理方式，是利用電子計算機來記錄日常企業(yè)的財務狀況。可以說，電子計算機承擔了內(nèi)部控制的很多工作，財務管理人員只需要對財務數(shù)據(jù)進行簡單地收集、整理，并將其錄入到電腦當中去即可[4]。這在很大程度上減輕了財務工作人員的任務量，提高了他們的工作效率，改善了他們的工作環(huán)境。不過，由于電子計算機的引入，對財務人員的要求也有所提高。以前只需要財務人員對企業(yè)日常的財務工作熟練掌握即可，但現(xiàn)在，除此之外還需要財務工作者熟練掌握電子計算機的相關(guān)技術(shù)，可以利用電子計算機進行財務數(shù)據(jù)的錄入、分析，以及對數(shù)據(jù)的維護等工作。

2.改變了財務信息的收藏、整理方式

老式的財務管理工作，是通過人進行手工記錄，即使用紙張對企業(yè)財務數(shù)據(jù)進行收藏與整理。但隨著會計電算化技術(shù)的引入，財務工作改變了原來的工作方式，使得財務數(shù)據(jù)信息的收藏與整理方式也相應地發(fā)生了改變。如今，已經(jīng)由先前的紙張收藏的方式，改為電腦的磁盤記錄與收藏。這種方式不僅僅可以防止財務信息數(shù)據(jù)由于紙張的損壞而丟失，還可以節(jié)約以后翻查資料的時間，從而達到提高工作效率的目的。3.改變了財務的審核方式傳統(tǒng)意義上的財務審核工作，是通過對財務人員的手工記錄的層層核對。不難想象，這種工作方式帶來了很大的工作量，需要消耗大量的人力、物力，降低了財務人員的工作效率，對企業(yè)的正?；\行帶來了不必要的麻煩。而會計電算化使這一問題得以有效緩解，通過對電子計算機的運用，對財務人員的合理化調(diào)整，使財務審核工作，在保證其工作質(zhì)量的前提下，可以更加快速地進行，也使得財務工作人員對手頭的工作更加明確，提高了工作質(zhì)量。

三、會計電算化下內(nèi)部控制的現(xiàn)狀

通過會計電算化這一高效率工作模式的引入，雖然給企業(yè)的經(jīng)營與管理帶來了諸多方便，但當下會計電算化下的內(nèi)部控制狀況也是不容樂觀的。筆者將從以下三個方面進行粗略的說明。

1.無法保證原始財務數(shù)據(jù)的正確性

傳統(tǒng)的財務管理方式是通過手工記錄，這種方式雖然顯得比較笨拙，而且由于一些大型企業(yè)的財務數(shù)據(jù)量較大，會給企業(yè)的財務管理工作帶來一定的困難，但是，這種方式通過多個財務管理人員的層層審批，保障了其原始數(shù)據(jù)的正確性，從而為企業(yè)財務信息數(shù)據(jù)的管理提供了保障。而會計電算化，是通過一名財務管理人員的錄入，再進行之后的財務管理工作。這種工作方式雖然減少了工作量，但是由于只有一名財務管理人員接觸到了原始的企業(yè)財務數(shù)據(jù)，而無法保障企業(yè)原始財務數(shù)據(jù)的正確性，一旦該名錄入的財務人員沒有正確錄入財務數(shù)據(jù)，則有可能對企業(yè)未來的財務管理工作留下隱患[5]。

2.企業(yè)財務管理人員的品質(zhì)、素養(yǎng)不高

傳統(tǒng)的財務管理方式，是通過多名財務管理人員的層層審核、蓋章而進行的，這種工作方式雖然繁笨，但是可以有效地保護企業(yè)的財務數(shù)據(jù)信息。而會計電算化的方式，由于只有錄入人員直接接觸到企業(yè)財務數(shù)據(jù)，因此對該名員工的監(jiān)管較低。在利益誘惑面前，一旦企業(yè)財務管理人員的素質(zhì)不高，意識薄弱，沒有堅守自己的崗位，聽從有目的人的話，惡意更改、刪除企業(yè)的財務數(shù)據(jù)信息，就很有可能會給企業(yè)帶來嚴重的利益損害。

3.電子計算機系統(tǒng)的安全隱患

雖然現(xiàn)在大多數(shù)企業(yè)通過使用會計電算化技術(shù)，大大保障了企業(yè)對財務數(shù)據(jù)的收藏價值，但是也帶來了一些無法避免的安全隱患。被錄入到電子計算機里的數(shù)據(jù)的安全，完全取決于電子計算機的安全。如若電子計算機出現(xiàn)了安全問題，被錄入的數(shù)據(jù)很有可能會丟失。例如：現(xiàn)在十分盛行的電腦黑客，一旦侵入企業(yè)的電子計算機，企業(yè)的財務數(shù)據(jù)信息難保不會發(fā)生泄漏、丟失，這會給企業(yè)帶來無法挽回的損失[5]。

四、會計電算化下改善內(nèi)部控制不良現(xiàn)象的方法

1.建立崗位牽制復核機制

為了保證企業(yè)財務原始數(shù)據(jù)的正確性，防止會計電算化模式下財務人員錄入財務數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤，企業(yè)應該配備專門的財務稽核人員對錄入的財務數(shù)據(jù)進行審查和復核，復核人員將發(fā)現(xiàn)的錯誤及時反饋給錄入財務數(shù)據(jù)人員進行糾錯。復核人員對錄入數(shù)據(jù)的準確性和完整性進行審核，能一定程度的保證原始數(shù)據(jù)的完整真實，隨后，錄入人員要將錄入信息進行備份，以應對突發(fā)情況的發(fā)生。

2.加強計算機的信息安全維護

為防止計算機因黑客等的侵入，而使企業(yè)的財務信息遭到損害，企業(yè)應該在平時對內(nèi)部電子計算機進行定期的信息安全維護，為電子計算機設(shè)置使用密碼，限制操作人員的操作權(quán)限，將數(shù)據(jù)的儲存與后期處理相隔離開來。也可以單獨建立企業(yè)的內(nèi)部網(wǎng)站專用財務相關(guān)的系統(tǒng)，禁止內(nèi)外網(wǎng)交叉使用，確保財務信息安全可靠。

3.加強對企業(yè)內(nèi)部員工的思想教育

企業(yè)的正?；\作，主要得益于企業(yè)員工為公司效力，因此，加強企業(yè)內(nèi)部員工的思想教育，提高其對企業(yè)的忠誠度，有利于企業(yè)財務的實時監(jiān)管，對企業(yè)正?；倪\作有直接的推動作用。如若企業(yè)員工不愛護企業(yè)，將企業(yè)的數(shù)據(jù)信息隨意透露給其他同行業(yè)的公司，這不僅僅會使企業(yè)的形象受到嚴重的損傷，還會使企業(yè)的利益受損，造成不可挽回的后果。

五、結(jié)語

會計電算化是一把雙刃劍，在給企業(yè)創(chuàng)造巨大經(jīng)濟效益的同時，還會給企業(yè)帶來風險。如何運用這雙刃劍，使企業(yè)更好更快地發(fā)展，是值得每一位企業(yè)管理者認真思考的問題。

作者：龔曉榮 單位：國網(wǎng)湖北省電力公司建始縣供電公司