辦公室檔案規(guī)范化管理現(xiàn)狀及對策

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【摘要】在綠色環(huán)保理念指導下，高職院校辦公室檔案管理應更加注重規(guī)范化、節(jié)約化、信息化，不斷提升管理效率。當前高職院校辦公室檔案規(guī)范化管理，在內(nèi)容形式和具體工作落實上還存在一些不足和風險隱患，因此有必要以綠色環(huán)保模式作為背景，樹立綠色環(huán)保檔案規(guī)范化管理理念，推動辦公室檔案管理信息化水平，提升工作人員綠色環(huán)保意識，更好地推進高職院校辦公室檔案規(guī)范化進程。

【關(guān)鍵詞】綠色環(huán)保；高職院校；規(guī)范化管理；辦公室檔案

隨著網(wǎng)絡信息技術(shù)不斷發(fā)展，當前大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為高等院校辦公室檔案管理的重要趨勢，大數(shù)據(jù)與辦公室檔案管理的有效結(jié)合，進一步提升了檔案管理的數(shù)字化信息化水平和檔案資源的開發(fā)效率，有效節(jié)約了資源，進一步提升了資源的利用效率。當前綠色環(huán)保已經(jīng)成為高職院校辦公室檔案管理的重要理念，在綠色環(huán)保模式之下，高職院校辦公室檔案管理正在向著規(guī)范化方向發(fā)展。

一、高職院校辦公室檔案規(guī)范化管理現(xiàn)狀

辦公室作為高職院校的綜合部門，不僅負責各項行政事務，同時還需要與各個部門進行溝通和協(xié)調(diào)，確保學校的各項工作能夠正常運轉(zhuǎn)。

（一）檔案管理內(nèi)容。辦公室所管理的檔案主要是高校黨委、工會、團委、行政部門組織召開的各種會議文件、會議紀要以及學校相關(guān)部門出臺的總結(jié)工作計劃和上級部門對于本學校行政管理人事安排的文件材料，這些文件材料都需要妥善保管。按照檔案管理要求，辦公室檔案管理主要是履行檔案收集、整理、立卷歸檔、借閱相關(guān)職能。一是辦公室檔案收集整理，在檔案收集和整理過程中，一定要確保收集上來的檔案是當前高校的主要工作重點，并具有一定的價值。二是按照文件的種類和重要性進行立卷歸檔。如果辦公室檔案歸檔毫無章法，不僅會影響檔案的實際利用價值，也會對檔案檢索造成困難，因此在歸檔過程中，一定要做到科學分工，明確重點。三是辦公室檔案的借閱與收回。辦公室涉及的檔案很多具有利用價值，因此避免不了其他部門的借閱和使用，這就需要具體工作人員要做好把控工作，對于符合借閱條件的應當做好借閱登記，對于不符合借閱條件的，應該在辦公室進行閱覽。閱覽完畢之后，馬上收回，確保檔案信息資源的安全。

（二）檔案管理規(guī)范化不足的表現(xiàn)。近年來，各高職院校在辦公室檔案管理規(guī)范化方面雖然取得了一些成就，但當前多數(shù)高職院校辦公室檔案管理依然面臨規(guī)范化不足的問題，突出表現(xiàn)在以下方面：第一，高職院校辦公室檔案管理規(guī)范化制度不夠完善。高職院校辦公室作為綜合部門，雖然檔案管理作為其工作內(nèi)容之一，但由于主要領(lǐng)導不重視，導致辦公室檔案管理工作缺少制度依據(jù)。在檔案管理規(guī)范化建設方面，主要依據(jù)的是學校檔案部門出臺的檔案管理制度，并沒有針對辦公室檔案管理特點形成相應的配套制度，在具體工作落實時，很多檔案制度與辦公室實際檔案規(guī)范化管理，還存在一定的沖突。加之檔案部門在業(yè)務指導方面更多的是針對本校的檔案管理部門，很少針對辦公室進行專業(yè)的業(yè)務指導，辦公室在檔案制度建設方面缺少相應的指導，很多制度形成與學校檔案管理工作整體推進還存在一定的出入。第二，辦公室人員調(diào)動過于頻繁，影響檔案管理效果。檔案管理規(guī)范化建設是一項系統(tǒng)的長期工程，需要專人負責，并在工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗，提出好的辦法，這樣才能進一步提升辦公室檔案管理規(guī)范化水平。由于高職院校辦公室人員變動較為頻繁，在檔案管理方面，很多由辦公室其他職能人員兼任，這些人員承擔著辦公室其他工作，在工作過程中，只是將檔案管理規(guī)范化工作作為其中一項。由于對于檔案管理工作規(guī)范化重視程度不足，缺乏責任心，很多重要的檔案和文件無緣無故遺失或放錯地方，一旦需要查閱這些檔案文件，短時間難以找到，嚴重影響了檔案作用的發(fā)揮。第三，辦公室在檔案管理過程中還存在一定的風險隱患。辦公室多數(shù)檔案具有長期的價值，因此在管理期限達10年以上，這就需要為這些檔案管理提供必要的硬件條件和環(huán)境，這些環(huán)境包含足夠的空間，防病蟲害、防濕防潮、防火防盜等，如果某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，對于紙質(zhì)檔案產(chǎn)生的影響是致命的，并且很多紙質(zhì)檔案具有特殊的意義和價值，雖然對其進行了復制和掃描，但仍然有部分紙質(zhì)檔案需要長期保存，在保存過程中風險時時存在，一旦具體工作人員沒有做好相關(guān)工作，就會影響紙質(zhì)檔案的管理效果。

二、綠色環(huán)保模式下檔案規(guī)范化管理的對策

綠色環(huán)保模式下，要求高職院校辦公室檔案規(guī)范化管理要按照節(jié)能環(huán)保的方向發(fā)展，并樹立綠色檔案管理理念，以最小的投入換取最佳的檔案資源管理效果，實現(xiàn)檔案價值的最大化。在具體辦公室檔案規(guī)范化管理過程中，需樹立綠色管理理念，融入現(xiàn)代信息技術(shù)，增強管理人員的環(huán)保意識，提升工作人員的能力和水平。

（一）樹立綠色檔案管理理念。從檔案管理的未來發(fā)展趨向看，以綠色環(huán)保模式來落實檔案管理工作是改革的重點方向之一，在檔案管理過程中，辦公室工作人員應該樹立綠色檔案管理理念，以網(wǎng)絡信息技術(shù)為基礎，對現(xiàn)有的檔案資源進行數(shù)字化和信息化建設。在具體工作中，廣大辦公室工作人員在從事檔案工作時，要看到網(wǎng)絡信息技術(shù)對于檔案信息管理的重要影響，將綠色檔案工作落到實處，以檔案電子化作為主要抓手，減少紙質(zhì)檔案數(shù)量，實現(xiàn)節(jié)能、環(huán)保、減排。同時要引進一批先進的計算機設備，實現(xiàn)電子檔案物質(zhì)化管理，對于檔案資料傳輸和利用盡量通過網(wǎng)絡途徑減少重復打印和復印，節(jié)省設備成本、紙張成本和人工成本，體現(xiàn)節(jié)能環(huán)保理念，積極響應綠色檔案管理。

（二）構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)。當前高職院校辦公室在檔案開展過程中，由于沒有形成相應的檔案信息化管理系統(tǒng)，造成檔案管理混亂，因此有必要在學校主要領(lǐng)導的支持下，與校外第三方企業(yè)根據(jù)高職院校辦公室實際需要，與學校檔案部門共同開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)。在檔案信息管理系統(tǒng)開發(fā)過程中，考慮到辦公室檔案管理的現(xiàn)實特點，將規(guī)范化要求與數(shù)字化建設緊密結(jié)合，實現(xiàn)辦公室檔案資源管理的全程電子化。在具體的檔案信息系統(tǒng)開發(fā)和利用過程中，要不斷總結(jié)經(jīng)驗，實現(xiàn)檔案管理場所的綠色環(huán)保，提升檔案資源管理的環(huán)境質(zhì)量，實現(xiàn)檔案長久保存的目標。

（三）構(gòu)建更為完善的制度體系。高職院校辦公室檔案規(guī)范化管理需要制度支持，同樣要想落實綠色環(huán)保模式，也需要完善相應的制度體系。首先，高職院校要從辦公室檔案管理規(guī)范化角度出發(fā)，對現(xiàn)有的檔案管理制度進行系統(tǒng)梳理。發(fā)現(xiàn)不符合辦公室檔案規(guī)范化管理的制度，要及時加以匯集，對于與綠色環(huán)保模式相沖突的檔案管理制度和機制也要及時進行調(diào)整和完善。同時對于當前辦公室信息化檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)的新問題、新情況，要以制度的形式加以完善，并要求工作人員嚴格執(zhí)行相應的制度，避免在檔案管理過程中造成不必要的損失和浪費。完善檔案信息系統(tǒng)維護和更新制度系統(tǒng)的穩(wěn)定性和持續(xù)性。其次，加強管理人員的制度教育，讓管理人員在檔案日常管理過程中樹立制度意識和節(jié)約意識。

（四）提升管理人員的業(yè)務素質(zhì)。高職院校辦公室承擔的任務非常繁重，各項工作都需要盡心盡力完成，而且工作內(nèi)容和工作方式還存在很大的差別，這就需要辦公室業(yè)務人員具備較高的綜合素質(zhì)和能力，才能夠高質(zhì)量完成各項工作。隨著辦公室管理水平的不斷提升，對辦公室人員綜合業(yè)務能力提出了更高要求，需要辦公室人員及時更新知識體系，運用現(xiàn)代化的管理方式和管理方法來加強檔案管理工作。同時能夠靈活運用綠色環(huán)保模式提升高職院校辦公室檔案管理水平，以規(guī)范化作為管理目標，實現(xiàn)辦公室檔案資源的科學合理利用，更好地推進高職院校建設。總之，網(wǎng)絡信息技術(shù)背景下，高職院校辦公室要以綠色環(huán)保的檔案管理模式作為建設方向，堅持綠色檔案管理理念，不斷提升檔案管理的數(shù)字化、信息化和規(guī)范化水平，實現(xiàn)檔案管理工作與網(wǎng)絡信息技術(shù)有效融合，并以節(jié)能環(huán)保作為檔案工作的重要目標，更加科學合理地利用檔案信息資源。

【參考文獻】

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作者：李華 單位：長沙環(huán)境保護職業(yè)技術(shù)學院