高效檔案管理精選(九篇)

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第1篇：高效檔案管理范文

高校檔案管理部門必須要重視電子檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，保證可以提升電子檔案管理工作效率與質(zhì)量，逐步解決電子檔案管理中存在的各類問題，少其中存在的各類問題，逐漸提升其發(fā)展效率，增強(qiáng)高校檔案管理工作效果。

1 高校電子檔案分析

當(dāng)今時(shí)代，科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，在信息化、現(xiàn)代化建設(shè)步伐加快的今天，辦公自動(dòng)化和電子政務(wù)已應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中。無紙化辦公掀開了電子文件與電子檔案管理工作的新篇章。目前各高校基本已普及運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，電子文件的產(chǎn)生已然是高校政務(wù)信息的主體，也是高校辦公過程中的主體。電子文件對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的大量取代，給高校檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。如何應(yīng)用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)，做好電子檔案的管理，成為我們面臨的新課題，亟待我們?cè)趯?shí)踐工作中不斷研究、探索和總結(jié)，本文就此做一探討。高校電子檔案是按照相關(guān)規(guī)范對(duì)憑證信息或是高校歷史背景等進(jìn)行把偶才能，利用電子形式對(duì)其進(jìn)行處理，生成電子文件。電子檔案與電子文件不同，電子文件在實(shí)際儲(chǔ)存的額過程中，可以完全代替紙質(zhì)的檔案，并且與電子檔案共存。

2 高校檔案管理中電子檔案管理問題分析

目前，高校檔案管理人員在應(yīng)用電子檔案管理技術(shù)的過程中，還存在較多難以解決的問題，無法提升電子檔案管理效率與質(zhì)量，難以提升高校檔案管理效果。具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

第一，工作量較大。一是檔案工作人員需要對(duì)大量電子文件進(jìn)行鑒定，只保留有價(jià)值的文件進(jìn)行保存，在實(shí)際工作期間，會(huì)耗費(fèi)大量時(shí)間和精力；二是因缺乏相應(yīng)的電子檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)、服務(wù)器等設(shè)備，大部分高校的電子檔案管理沿用傳統(tǒng)的物理存儲(chǔ)方式，保管方式落后，整理強(qiáng)度大，不利于檢索利用。

第二，電子檔案管理信息化程度較低。我國(guó)高校檔案管理人員開展相關(guān)工作，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)電子檔案管理信息化程度低的現(xiàn)象，無法利用高效便捷的方式開展相關(guān)工作，導(dǎo)致電子檔案信息數(shù)據(jù)利用效率降低[1]。

第三，電子檔案標(biāo)準(zhǔn)程度不足。目前，部分檔案管理部門在開展電子檔案管理工作的過程中，還沒有制定完善的標(biāo)準(zhǔn)化管理制度，不能積極應(yīng)用各類方式提升檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度，難以增強(qiáng)高校電子檔案管理效果，甚至?xí)霈F(xiàn)一些難以解決的問題。同時(shí)，在高校電子檔案管理期間，相關(guān)工作人員不重視電子檔案管理技術(shù)的應(yīng)用，無法提升其工作效率與質(zhì)量。

第四，電子檔案遠(yuǎn)程傳輸頻繁，存在安全隱患。目前，高校大學(xué)生的入學(xué)量較大，并且信息量較多，在實(shí)際工作過程中，需要檔案管理人員做好就業(yè)與入學(xué)等檔案管理工作，這就需要檔案管理人員利用遠(yuǎn)距離傳輸?shù)姆绞教嵘涔ぷ餍?，然而，在遠(yuǎn)程傳輸頻繁的情況下，高校檔案信息的流動(dòng)率逐漸提升，導(dǎo)致出現(xiàn)安全問題。

3 電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用措施

在高校?子檔案管理過程中，必須要制定完善的管理制度，保證可以提升高校電子檔案管理工作效率，增強(qiáng)其管理效果。

3.1 制定安全性管理制度

高校檔案管理人員在應(yīng)用電子檔案管理技術(shù)的過程中，必須要制定完善的安全管理制度，保證可以提升確保電子檔案的安全性。例如：定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)與檢查，無論是硬件設(shè)施還是軟件設(shè)備，都需要建設(shè)完善的網(wǎng)絡(luò)安全管理體系，保證可以增強(qiáng)其安全性。同時(shí)，還要建設(shè)網(wǎng)絡(luò)安全管理人才隊(duì)伍，使其可以更好的對(duì)電子檔案安全性進(jìn)行管理[2]。其次，各高校要高度重視檔案管理人員思想政治建設(shè)工作，階段性的開展多種形式的檔案安全培訓(xùn)工作，讓檔案管理人員樹立牢固的安全意識(shí)。

3.2 樹立正確的管理觀念

高校檔案管理人員必須與時(shí)俱進(jìn)，要樹立正確的電子檔案管理觀念，保證可以提升檔案管理人員的思想素養(yǎng)，要有創(chuàng)新的觀念、改革的精神、發(fā)展的眼光看待電子管理工作中存在的問題與缺陷，在完善管理制度、改進(jìn)管理方式等方面作謀劃。利用電腦及現(xiàn)代信息技術(shù)建立電子檔案庫(kù)，利用網(wǎng)絡(luò)管理等方式和途徑，為電子檔案管理現(xiàn)代化鋪平道路。，逐漸提升其發(fā)展效率。首先，檔案管理人員利用電子檔案技術(shù)，保證可以提升電子檔案技術(shù)的應(yīng)用效率，增強(qiáng)其發(fā)展效果。其次，檔案管理人員必須要重視電子檔案思想政治建設(shè)工作，階段性的開展安全培訓(xùn)工作，利用各類方式為電子檔案管理人員樹立安全操作意識(shí)，使其可以在一定程度上，熟練掌握操作技巧，進(jìn)而達(dá)到預(yù)期的管理目的。

3.3 創(chuàng)新電子檔案服務(wù)手段

首先，通過各種學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使檔案管理人員能熟練掌握電子檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握電子檔案管理技術(shù)，進(jìn)一步提升電子檔案的應(yīng)用效率。其次，高校檔案管理人員在應(yīng)用電子檔案管理技術(shù)的過程中，必須要?jiǎng)?chuàng)新電子檔案服務(wù)手段，保證可以提升其工作效率與質(zhì)量。一方面，需要檔案管理人員做好電子檔案整理工作，對(duì)于不合格的電子檔案，需要予以重新加工處理。另一方面，檔案管理人員需要重視電子檔案應(yīng)用質(zhì)量，構(gòu)建媒體與信息整合的服務(wù)體系，進(jìn)而提升其工作效率與工作質(zhì)量[3]。

3.4 加大電子檔案的投入力度

高校電子檔案管理工作要實(shí)現(xiàn)高效率的信息化管理，就必須加大檔案管理資金的投入力度，配備先進(jìn)的檔案管理軟件與硬件設(shè)施。硬件方面要配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備；軟件方面要配備先進(jìn)的檔案管理軟件與檔案信息利用平臺(tái)，切實(shí)滿足電子檔案管理工作的相關(guān)要求，實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的多元化發(fā)展，有效保障電子檔案管理工作的穩(wěn)定性與便捷性。

高校檔案管理人員在應(yīng)用電子檔案技術(shù)的過程中，必須要加大投入力度，逐漸提升檔案管理工作質(zhì)量與工作效率。在此期間，高校檔案管理人員必須要制定完善的電子檔案投入制度，逐漸創(chuàng)新其管理方式，進(jìn)而提升高校檔案管理工作效率與質(zhì)量，加大資金的投入力度，為其后續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

第2篇：高效檔案管理范文

檔案管理工作信息量繁多，查找起來也需要一些時(shí)間，如果領(lǐng)導(dǎo)要及時(shí)要一些文件，查詢起來很不方便，這樣暴漏出檔案查詢的效率較低，影響整個(gè)工作進(jìn)程。最后，傳統(tǒng)的檔案管理工作，儲(chǔ)存檔案時(shí)間較長(zhǎng)，會(huì)累積大量的文件數(shù)據(jù)，在檔案進(jìn)行查找、更新、維護(hù)時(shí)，帶來很大的工作量，而且還容易出現(xiàn)差錯(cuò)，傳統(tǒng)的檔案管理大部分都是紙張管理信息，時(shí)間久了就會(huì)堆積，一些年限就的文件在不斷的整理中就會(huì)遺漏、混亂，如果遇到一些臨時(shí)急需的文件，查找工作會(huì)消耗很長(zhǎng)時(shí)間。

二、新時(shí)期高校檔案管理工作創(chuàng)新的措施

高校的檔案管理工作也要隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展而進(jìn)行適時(shí)的改革創(chuàng)新，在檔案管理體制不斷創(chuàng)新改革過程中，就是在傳統(tǒng)檔案管理工作的基礎(chǔ)之上進(jìn)行的填補(bǔ)和玩啥，因此，在教育體制不斷的改革中，強(qiáng)化高校檔案管理程序和步驟，運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，將高校的檔案管理工作更加的完善，更好的服務(wù)于高校整體管理工作中去，檔案管理創(chuàng)新要做好相關(guān)的措施，具體如下：

（一）通過對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)和分析，明確檔案管理創(chuàng)新

發(fā)展的思路，找到創(chuàng)新管理的方法和途徑領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理創(chuàng)新工作要給予重視，工作人員在實(shí)際管理工作中善于總結(jié)分析檔案管理中的利弊，通過總結(jié)分析，找到創(chuàng)新的頭破口，才能促進(jìn)檔案管理工作有序穩(wěn)定的向前發(fā)展。

（二）檔案管理的實(shí)際工作中要堅(jiān)持“以人為本”

創(chuàng)新是一中進(jìn)步的、向前的、先進(jìn)的發(fā)展思想，而人無疑是產(chǎn)生創(chuàng)新思想的主體，“以人為本”就是在檔案管理工作中，人性化的采取有效的措施進(jìn)一步加強(qiáng)管理工作，使管理工作更加高效。作為高校一項(xiàng)基礎(chǔ)的管理工作，檔案管理對(duì)于高校的發(fā)展有著重要的意義，因此，作為高校來說，定期的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)和教育，不斷的豐富檔案管理知識(shí)，同時(shí)也提高了他們的專業(yè)技術(shù)水平，檔案管理工作人員也要樹立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，二者相互配合，相互的作用，才能提高創(chuàng)新在檔案管理工作中發(fā)揮著越來越多的作用。

（三）采用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)，使高校的檔案管理能夠開辟出新的天地隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，現(xiàn)在社會(huì)發(fā)展主要還是取決于技術(shù)的競(jìng)爭(zhēng)和發(fā)展，而很多科技成果的研發(fā)也被運(yùn)用到各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，在教育和教學(xué)的管理機(jī)構(gòu)當(dāng)中，科學(xué)成果的運(yùn)用也非常的廣泛，比如在現(xiàn)在的課堂教學(xué)當(dāng)中，多媒體技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)非常的廣泛和成熟，而在高校的檔案管理工作當(dāng)中，計(jì)算機(jī)技術(shù)也已經(jīng)開始被運(yùn)用的非常廣泛。計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用，使得高校檔案管理工作能夠更加方便的運(yùn)行，也為高校一些基礎(chǔ)性工作的運(yùn)行提供了更加有效和科學(xué)的方式。

（四）檔案管理的專業(yè)化水平應(yīng)該要不斷的提高

高校的檔案管理工作想要長(zhǎng)久的發(fā)展，就要建立綜合檔案管理方式，在提高檔案管理專業(yè)化水平的時(shí)候，除了要提高檔案管理工作人員的專業(yè)技術(shù)水平和綜合素質(zhì)之外，還應(yīng)該要建立起管理工作的創(chuàng)新機(jī)制、保障機(jī)制以及電子化的體系，從多個(gè)方面來對(duì)檔案管理工作進(jìn)行綜合提高。

（五）對(duì)于電子檔案的安全研究工作應(yīng)該要進(jìn)一步的加強(qiáng)

檔案網(wǎng)絡(luò)化以及電子檔案已經(jīng)開始在高校當(dāng)中普及，但是因?yàn)闄n案信息是具有一定的機(jī)密性，所以檔案管理的工作人員在管理的過程當(dāng)中也應(yīng)該要注意電子檔案的安全性。首先對(duì)于那些需要在網(wǎng)上進(jìn)行的信息應(yīng)該要進(jìn)行比較嚴(yán)格的審查。對(duì)于一些不明信息要進(jìn)行阻止或是經(jīng)過審查之后使用，避免互聯(lián)網(wǎng)黑客的襲擊、導(dǎo)致信息泄露，給高校檔案管理工作帶來不便。其次對(duì)于網(wǎng)絡(luò)信息安全性，相關(guān)管理工作人員應(yīng)該要加強(qiáng)。

三、結(jié)語(yǔ)

第3篇：高效檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】高職 檔案管理 信息化

檔案管理工作是建設(shè)示范性高職院校的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是高校管理不可缺少的重要環(huán)節(jié)，也是衡量高校管理水平高低的重要標(biāo)志之一。應(yīng)該認(rèn)真總結(jié)以往檔案管理工作中的得失，改進(jìn)工作方法，更科學(xué)、更合理地利用檔案，推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)檔案的自身和社會(huì)價(jià)值。

一、檔案管理中存在的問題

近幾年來，臺(tái)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案管理工作開始逐步進(jìn)入規(guī)范化管理的軌道。但從整體情況看，存在一些共性問題，如部分領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案工作的重視程度不夠，檔案管理制度不健全。其中，檔案工作本身還存在著以下幾方面問題。

1、檔案管理格局混亂。管理機(jī)構(gòu)不健全，管理職能不明確。檔案管理一般由設(shè)在學(xué)校行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)。由于歷史的原因，綜合檔案室一般只管理文書檔案、音像檔案和部分實(shí)物檔案等，而科研檔案、財(cái)會(huì)檔案、人事檔案、設(shè)備檔案等分屬各個(gè)業(yè)務(wù)部門、系（部）管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成了諸多部門管理檔案的格局，不利于高校及檔案事業(yè)的發(fā)展。

2、檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)低。有些人對(duì)檔案事業(yè)的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案工作是一項(xiàng)附帶工作，好壞無關(guān)學(xué)校大局，更談不上檔案信息化建設(shè)。從目前多數(shù)高校來看，尚未形成素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理、科學(xué)高效的檔案管理隊(duì)伍。一方面，專職檔案工作人員的學(xué)歷結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)都不盡合理。另一方面，學(xué)校各部門的兼職檔案員接受過檔案管理專業(yè)的專門培訓(xùn)較少，缺乏檔案管理及檔案信息化建設(shè)的基本理論、基本知識(shí)、基本技能，而對(duì)檔案管理人員繼續(xù)教育的措施乏力，又直接制約著檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

3、數(shù)字化建設(shè)落后。由于不少學(xué)校的重點(diǎn)在建設(shè)與教學(xué)、科研緊密相關(guān)的項(xiàng)目，無資金投人檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，因而很多學(xué)校的檔案設(shè)施設(shè)備相當(dāng)落后和簡(jiǎn)陋。形成沒有計(jì)算機(jī)的檔案室，檔案數(shù)字化管理是一片空白；有計(jì)算機(jī)的檔案室，檔案數(shù)字化管理水平也較低。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校管理中廣泛運(yùn)用，高校管理手段不斷進(jìn)步。但是，運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的較少，基本還停留在手工收集、檢索和紙質(zhì)載體、實(shí)物存儲(chǔ)階段，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。

二、檔案管理工作的措施

1、檔案結(jié)構(gòu)創(chuàng)新。高校檔案建設(shè)要從高校職能變化形成新檔案的趨勢(shì)和對(duì)檔案工作的新要求出發(fā)，針對(duì)高校教學(xué)、管理、科研和服務(wù)工作的一般特點(diǎn)和本校特色，從發(fā)展的角度，收集本校資料，努力做到全而不爛、精而不缺；同時(shí)積極收集必要的校外信息資料，形成高等教育及其科研情報(bào)，一方面與本校檔案進(jìn)行比較研究，促進(jìn)本校檔案研發(fā)水平；另一方面為本校教學(xué)、科研、管理和服務(wù)工作提供廣泛的技術(shù)情報(bào)，避免工作中的彎路，促進(jìn)本校各項(xiàng)工作水平的全面提高。

2、提高檔案信息化水平。隨著時(shí)代的發(fā)展，電子文件不斷增加，檔案信息的需求也越來越高，對(duì)檔案開發(fā)的要求也越來越高。傳統(tǒng)的檔案管理方式存在著信息流通不暢、紙張堆疊、查詢煩瑣、文件歸檔工作量大等突出問題，形成了檔案信息處理的廣度和深度與學(xué)校教育管理決策的需求差距較大的現(xiàn)象，其信息處理的時(shí)間性、靈活性和準(zhǔn)確性無法滿足具體工作的需要，信息共享程度低，已經(jīng)不能適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的要求，因此，檔案部門對(duì)利用率高的檔案信息實(shí)行數(shù)字化處理同樣勢(shì)在必行。數(shù)字化檔案實(shí)現(xiàn)后，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檢索，其速度和準(zhǔn)確性都會(huì)大大提高，通過網(wǎng)絡(luò)終端，用戶可以立刻直接查詢到所需的保存在計(jì)算機(jī)中的數(shù)字化的文件內(nèi)容，不必像過去那樣從一卷卷的文件中翻找。同時(shí)，檔案部門還可以利用網(wǎng)絡(luò)，在局域網(wǎng)上公布非保密信息，如規(guī)章制度、科技成果等等，有效增加檔案資源的利用率，達(dá)到主動(dòng)服務(wù)的目的。

3、提高管理人員素養(yǎng)和服務(wù)理念。重視人才培養(yǎng)，提高人員素質(zhì)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，給檔案人員提出了更高的要求。為此，檔案人員首先要適應(yīng)新形勢(shì)，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，做一名一專多能的檔案工作人才，自如應(yīng)對(duì)高校改革對(duì)檔案工作提出的新要求，為育人、科研和服務(wù)工作提供具有針對(duì)性的檔案服務(wù)。

總之，高校檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性管理工作，也是高等教育工作重要的環(huán)節(jié)，特別是在社會(huì)信息化、經(jīng)濟(jì)全球化、政治多極化的今天，高校檔案工作越來越顯示出其重要的作用與地位。作為檔案的工作者必須迎接挑戰(zhàn)，適應(yīng)檔案信息化的新型管理的需要，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，積極探索檔案數(shù)字化建設(shè)的方式，推進(jìn)檔案信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，為學(xué)校發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 侯曉微：淺談高等學(xué)校檔案網(wǎng)絡(luò)化管理[J].貴州檔案，2003（5）.

[2] 吳寶康：檔案學(xué)理論與歷史初探[M].成都：四川科技出版社，1986.

第4篇：高效檔案管理范文

論文摘要：隨著電子計(jì)算機(jī)、電子載體和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，高校檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新要實(shí)行“三個(gè)轉(zhuǎn)變”：一是服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新，從檔案數(shù)量要求向質(zhì)量要求轉(zhuǎn)變；二是服務(wù)方式的創(chuàng)新，由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變；三是服務(wù)手段的創(chuàng)新，由傳統(tǒng)的手工管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變。

隨著高科技的迅猛發(fā)展，我們已進(jìn)入一個(gè)電子化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的新時(shí)代，以電子信息為核心的高科技突飛猛進(jìn)并日益深入地影響到人們生活、學(xué)習(xí)和工作的方方面面。在新的歷史時(shí)期，高校檔案事業(yè)作為社會(huì)主義文化建設(shè)的重要組成部分，務(wù)必迅速、有效地提供檔案材料，為學(xué)校的教學(xué)、科研和黨政管理等項(xiàng)工作服務(wù)，充分發(fā)揮學(xué)校檔案在教育事業(yè)中的作用。因此，高校檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新已是勢(shì)在必行。

一、高校檔案管理的最終目的決定了服務(wù)創(chuàng)新的必然性

檔案作為歷史的記錄、知識(shí)的載體之一，匯集著大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的開發(fā)利用價(jià)值。加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用，對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)建設(shè)具有重要的推進(jìn)作用。高校作為國(guó)家科研的重要基地、培養(yǎng)高級(jí)專業(yè)技術(shù)人才的搖籃，在廣大教學(xué)、科研人員的實(shí)踐中產(chǎn)生了大量的科研成果，并成為高校檔案部門保存的數(shù)量最大、最豐富的館藏檔案。這些檔案資源只有開發(fā)利用起來，才能體現(xiàn)它們應(yīng)有的價(jià)值。

高校檔案形成于高校各個(gè)時(shí)期、各個(gè)方面，是反映學(xué)校歷史面貌和發(fā)展變化的真實(shí)記錄。實(shí)踐證明，高校檔案對(duì)于推動(dòng)教育改革、提高教育教學(xué)質(zhì)量、科學(xué)管理學(xué)校、開展教學(xué)研究、提高工作效率、維護(hù)學(xué)校權(quán)益、展示學(xué)校輝煌業(yè)績(jī)等具有重要作用。檔案工作是辦好高校的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是高校管理不可缺少的環(huán)節(jié)，也是衡量一所高校管理水平高低的重要標(biāo)志。這個(gè)環(huán)節(jié)的好壞，直接關(guān)系到學(xué)校建設(shè)的整體風(fēng)貌。檔案工作者的任務(wù)就是科學(xué)地管理檔案，有的放矢地開發(fā)檔案信息資源，以滿足學(xué)校各類人員對(duì)檔案信息的需求。然而，目前傳統(tǒng)的檔案管理模式在高校仍占主導(dǎo)地位，各高校的檔案利用率仍很低，多數(shù)珍貴的檔案資料處于“養(yǎng)在深閨人未識(shí)”的階段，掩埋在歷史的灰塵之下。

高校檔案作為一種客觀實(shí)體，它的作用發(fā)揮并不是主動(dòng)的，而是潛在的，需要通過人的勞動(dòng)，通過一定的科學(xué)的工作方法來管理、開發(fā)才能發(fā)揮出來。為此，高校檔案管理部門必須以新時(shí)期高度發(fā)展的電子科技為依托，實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新，從社會(huì)需要、學(xué)校需要的角度出發(fā)，以學(xué)校內(nèi)外的利用者為服務(wù)對(duì)象，以庫(kù)藏檔案信息為服務(wù)內(nèi)容，以多種服務(wù)方式為手段，為檔案的開發(fā)利用創(chuàng)造一個(gè)廣闊的空間，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源的共享。

二、電子時(shí)代的到來為高校檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新提供了技術(shù)支撐

一是計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和普及。檔案的手工操作速度慢，不能適應(yīng)人們的要求。當(dāng)今時(shí)代，計(jì)算機(jī)已深入到社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，在檔案工作中，計(jì)算機(jī)的介入改變了檔案工作完全靠手工操作的歷史，大量簡(jiǎn)單、重復(fù)的手工勞動(dòng)逐漸由計(jì)算機(jī)取代，大大提高了工作效率。此外，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、復(fù)印技術(shù)、縮微技術(shù)、激光掃描技術(shù)也為檔案工作的創(chuàng)新提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支持。

二是新的電子載體（材料）的出現(xiàn)和應(yīng)用。紙張?jiān)谝欢螘r(shí)間里幾乎是檔案工作唯一的載體，錄音帶、錄像帶只是鳳毛麟角。20世紀(jì)80年代后，新型載體大量出現(xiàn)，如磁帶、磁盤、激光視盤、電子文件以及數(shù)碼相機(jī)拍攝的圖像數(shù)據(jù)等。電子載體的應(yīng)用使檔案管理的手段從紙質(zhì)走向電子媒介，過去的一些紙質(zhì)資料被現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)磁盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)所替代。充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)量大、處理速度快、輸出形式多樣的強(qiáng)大功能，使檔案信息服務(wù)更完善、更便捷。

三是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用。高校的優(yōu)勢(shì)在于具有完善的校園網(wǎng)，校園網(wǎng)的產(chǎn)生使檔案工作發(fā)生了質(zhì)的變化，一改傳統(tǒng)的手工操作為電子文件，變被動(dòng)工作為主動(dòng)工作，利用先進(jìn)的設(shè)備、科學(xué)的方法和手段，極大地提高了檔案信息管理和利用的效率。與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比，電子時(shí)代的高校檔案工作者不再始終面對(duì)檔案本身實(shí)施一系列管理活動(dòng)，而是直接運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行電子檔案信息的收集、整理和傳輸，真正體現(xiàn)“信息數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、館藏超時(shí)空化、服務(wù)有線化”，利用者足不出戶便可查閱有關(guān)的目錄、索引和全文，既方便又快捷，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享。

三、高校檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新的對(duì)策與措施

服務(wù)內(nèi)容創(chuàng)新，從檔案數(shù)量要求向質(zhì)量要求轉(zhuǎn)變。檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新的內(nèi)容是多方面的，高校檔案工作者不能只是將檔案收集起來便萬事大吉，而是要充分挖掘自身潛能，通過不斷完善、豐富、創(chuàng)新工作內(nèi)容，推動(dòng)服務(wù)工作向高水平、高層次發(fā)展。近年來，隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，高校的檔案工作也逐步走上了規(guī)范化、科學(xué)化管理的軌道。檔案工作從傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理方式向全面的檔案信息管理和檔案信息服務(wù)方向轉(zhuǎn)變，已成為一種必然的趨勢(shì)。檔案的價(jià)值在于被利用，高校的檔案資源就像一座寶庫(kù)。高校檔案工作者要實(shí)現(xiàn)服務(wù)模式的創(chuàng)新，很重要的一點(diǎn)就是要堅(jiān)持“以利用為中心”的檔案工作指導(dǎo)方針，加大檔案編研的工作力度。檔案編研是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，以服務(wù)方式的主動(dòng)性、提供信息的系統(tǒng)性、編研成果的創(chuàng)造性等優(yōu)勢(shì)在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的很多領(lǐng)域發(fā)揮了突出作用。檔案編研工作就是充分挖掘和發(fā)揮檔案資源作用，適時(shí)把相關(guān)的信息轉(zhuǎn)化成編研成果，直接為高校的中心工作服務(wù)，從而使編研成果發(fā)揮出最大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

服務(wù)方式創(chuàng)新，由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變。新時(shí)期高校檔案部門應(yīng)立足館藏、面向未來，大膽改革現(xiàn)有的高校檔案管理模式，在檔案管理的現(xiàn)代化、信息化、服務(wù)化、開放性上下大力氣，建立管理科學(xué)、反應(yīng)敏捷、運(yùn)行靈活的管理體制，改變“重保管、輕利用”的做法，將重點(diǎn)放在檔案資源的開發(fā)利用上，努力實(shí)現(xiàn)服務(wù)方式的社會(huì)化、多元化、優(yōu)質(zhì)高效化。檔案管理者要強(qiáng)化參與意識(shí)，在校領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持下，緊緊圍繞學(xué)校的中心工作，積極參與學(xué)校的重大活動(dòng)，及時(shí)了解、掌握學(xué)校發(fā)展動(dòng)態(tài)，經(jīng)常深入教學(xué)、科研第一線，熟悉教研業(yè)務(wù)工作的流程和具體內(nèi)容，了解和掌握教職工對(duì)檔案信息的利用和需求，有針對(duì)性地開展信息服務(wù)工作。同時(shí)，在檔案主管部門的協(xié)調(diào)下，加強(qiáng)高校檔案館和地方綜合檔案館之間的聯(lián)系與協(xié)作，廣泛開展聯(lián)機(jī)檢索等業(yè)務(wù)，互通信息，促進(jìn)交流，改變各自為政的局面，優(yōu)化檔案信息資源配置，聯(lián)合搞好信息資源開發(fā)，實(shí)現(xiàn)資源共享。

服務(wù)手段創(chuàng)新，由傳統(tǒng)的手工管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變。服務(wù)手段的創(chuàng)新是檔案服務(wù)工作創(chuàng)新的載體，隨著計(jì)算機(jī)和多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的加速融合發(fā)展，數(shù)字化檔案館的建設(shè)是21世紀(jì)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的必然發(fā)展趨勢(shì)。因此，必須加快檔案信息化建設(shè)步伐，把現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段運(yùn)用到高校檔案管理工作中去，改變傳統(tǒng)的手工操作管理模式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。檔案工作人員要借助現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，對(duì)文字、聲音、圖像等各種形式的信息統(tǒng)一進(jìn)行處理、存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)同一事物的多種形式表現(xiàn)，從而改變傳統(tǒng)的檔案信息利用只能著眼于紙張文字材料的單一表現(xiàn)方式，將更加豐富多彩的編研形式呈現(xiàn)給讀者。同時(shí)，加強(qiáng)檔案館信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，在因特網(wǎng)上建立檔案信息主頁(yè)，搞好網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，讓“死檔案”變成“活資源”，為利用者提供豐富鮮活的檔案信息；按照信息化標(biāo)準(zhǔn)建成的檔案館，能夠存儲(chǔ)大量各種形式的信息，用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)方便地獲得這些信息，并且其信息存儲(chǔ)和用戶訪問不受地域限制。這種檔案館信息網(wǎng)絡(luò)能把包括多媒體在內(nèi)的各種信息的數(shù)字化、存儲(chǔ)管理和查詢集成在一起，使這些信息得到最大限度的利用，從而改變過去那種信息量少、傳播速度慢、覆蓋面窄、信息利用局限于資料發(fā)放圍墻之內(nèi)的不利狀況。

參考文獻(xiàn)：

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[2]李華.對(duì)高校檔案管理創(chuàng)新的思考[J].佳木斯大學(xué)社會(huì)科學(xué)學(xué)報(bào),2003,(4).

第5篇：高效檔案管理范文

關(guān)鍵詞:高校檔案 檔案管理創(chuàng)新 檔案管理數(shù)字化

創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂,是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力,要發(fā)展就要有創(chuàng)新,檔案事業(yè)也是如此。高校檔案管理只有不斷創(chuàng)新,才能使檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會(huì),跟上當(dāng)今和未來世界發(fā)展的步伐,才能適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)環(huán)境對(duì)檔案工作的需要。

1.1檔案信息時(shí)展的要求

首先,數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時(shí)間、空間的限制,在任一地點(diǎn)、任一時(shí)間只需有一網(wǎng)的電腦,即可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。美國(guó)經(jīng)濟(jì)學(xué)家邁克爾·戈德海伯于1997年指出:在以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息社會(huì)中,面對(duì)浩如煙海的信息,對(duì)人們來說,信息已不再是一種稀缺的資源,而是相對(duì)過剩,稀缺的是人的注意力。因此,目前以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟(jì),其實(shí)質(zhì)就是“注意力經(jīng)濟(jì)”。 高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案注意力的有效手段,同時(shí)可以提高檔案的管理效率。網(wǎng)上利用的開展,將會(huì)使檔案工作進(jìn)入一個(gè)嶄新的工作環(huán)境,進(jìn)入極好的良性循環(huán)之中。

以往檔案人員為開發(fā)檔案資源,為檔案利用而進(jìn)行許多文獻(xiàn)匯編、數(shù)字匯編、專題匯編等編研工作可以減少,甚至平時(shí)查閱工作中可取消,檔案人員有更多的時(shí)間用于檔案數(shù)據(jù)整理工作。其次,使高校檔案業(yè)務(wù)工作變得方便、快捷、高效。數(shù)字化檔案信息使檔案能及時(shí)歸檔,盡快地提供利用。平時(shí)在網(wǎng)上文書處理部門將收文或發(fā)文都輸入到計(jì)算機(jī)中,各級(jí)部門可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在網(wǎng)上分組傳閱自己相關(guān)的文件,并注上處理意見,年終歸檔時(shí),只需向檔案館移交一份分類組卷清單,把數(shù)據(jù)通過網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中即可,從而使檔案館減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。

1.2高校檔案信息數(shù)字化是計(jì)算機(jī)大量應(yīng)用于高校管理的必然結(jié)果

首先,高校檔案部門出于自身管理需要使用計(jì)算機(jī)管理檔案,形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計(jì)算機(jī)管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案,它以光盤、磁盤作為信息存儲(chǔ)的載體,向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。 許多高等院校建立了校園網(wǎng),并與教育科研網(wǎng)和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)相連。校園網(wǎng)的開通為學(xué)校教學(xué)、科研及管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,廣大師生可以不出校門、不出國(guó)門就與國(guó)內(nèi)外的專家進(jìn)行科研項(xiàng)目合作、查詢資料、 學(xué)術(shù)交流、籌備各種會(huì)議等等。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的出現(xiàn),使計(jì)算機(jī)從輔的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境,并伴隨著應(yīng)用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產(chǎn)生的大量機(jī)讀文件,即電子文件也就應(yīng)運(yùn)而生。

1.3高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)基本成熟

1.3.1通訊技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)迅速發(fā)展;90年代以來,我國(guó)先后筑起中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)(chinanet)、中國(guó)教育科研網(wǎng)(caep.cetinnet)、中國(guó)科技網(wǎng)(cstnet)和中國(guó)金橋網(wǎng)(chinagbnet),并均與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)internet接軌。就全國(guó)高校來看,1994年以來,由于"211工程"和cernet工程的促進(jìn),很多高校紛紛著手建設(shè)校園網(wǎng),至1996年底,已有220所高校建成校園網(wǎng)并連入cernet, 800余所高校的校園網(wǎng)自2000年底開始陸續(xù)建成。我國(guó)通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起,為高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。

1.3.2高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)初見成效

自動(dòng)化是高校檔案館走向網(wǎng)絡(luò)化的必由之路。自20世紀(jì)80年代后期以來,高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)經(jīng)過10多年的努力,開發(fā)出數(shù)百個(gè)自動(dòng)化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng),已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動(dòng)化管理。自動(dòng)化建設(shè)大大改善了檔案館的服務(wù)手段,提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率,促進(jìn)了各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是,計(jì)算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念,鍛煉和培養(yǎng)出了一批計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強(qiáng)有力的技術(shù)保證。

2現(xiàn)在高校檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化存在的問題

2.1數(shù)字化、輔助管理方面存在的問題

事實(shí)上現(xiàn)有的高校檔案工作計(jì)算機(jī)管理模式,多數(shù)是建立在原有的手工管理模式基礎(chǔ)上,這種管理模式的特點(diǎn)是以檔案信息載體為核心,工作對(duì)象不是檔案信息,而是紙張、塑膠等載體材料。計(jì)算機(jī)的作用只是輔助人工管理檔案實(shí)體,而不是處理檔案數(shù)據(jù)。其結(jié)果是非但沒代替手工管理工作,而且是大大的增加額外手工勞動(dòng)的投入。表現(xiàn)在:首先是檔案計(jì)算機(jī)輔助管理模式僅局限于檔案工作內(nèi)部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用,而且是輔助檔案工作人員對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行編目和檢索,不是針對(duì)具體的檔案信息,比如,這種形式編目須大量依靠手工勞動(dòng)進(jìn)行前期準(zhǔn)備工作,常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后,再往計(jì)算機(jī)中錄入。編目的實(shí)際目的是為了讓計(jì)算機(jī)排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計(jì)算機(jī)輔助管理不同外界發(fā)生關(guān)系,它只為檔案部門內(nèi)部服務(wù),作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實(shí)體。這樣做檔案工作計(jì)算機(jī)輔助管理發(fā)展也失去了外在的動(dòng)力。

2.2高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題

2.2.1缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)

由于受高校管理體制和運(yùn)行機(jī)制的影響,不同的高校隸屬不同的行政主管部門,這種分散管理體制無形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自找發(fā)展的局面。雖然許多高校檔案館已意識(shí)到資源共享的重要與必要,但缺乏館際合作的行動(dòng)。而國(guó)家目前尚沒有一個(gè)統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作。大多數(shù)檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式,無論是軟硬件的購(gòu)置,還是數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè),都處于各自為政的低水平重復(fù)狀態(tài),這不僅造成了人力物力的巨大浪費(fèi),也影響了我國(guó)檔案館的標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。

2.2.2標(biāo)準(zhǔn)化水平低

由于歷史的原因,高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備,機(jī)型五花八門,水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件,都沒有遵循相應(yīng)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn),功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低,數(shù)據(jù)不完整,致使大多數(shù)檔案館無主題標(biāo)引,共享性差。而國(guó)家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn),各館的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去,勢(shì)必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。

2.2.3數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后;

經(jīng)過多年的努力,高校檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。由于各個(gè)檔案館各自為政,在建庫(kù)過程中,各館均存在浮躁情緒及急功近利傾向。主要表現(xiàn)在建庫(kù)缺乏整體性,數(shù)據(jù)庫(kù)大多自建自用,建成的數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模小,標(biāo)準(zhǔn)化程度低,類型單一,而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè),數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制,商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫(kù)僅僅供本單位使用,嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫(kù)的利用率。而且目前高校檔案館所建的數(shù)據(jù)庫(kù)大多為條目數(shù)據(jù)庫(kù),缺少全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù),無法滿足用戶的多種需求。許多高校檔案館雖與cernet和internet聯(lián)網(wǎng),但只能訪問其主頁(yè),根本無實(shí)質(zhì)性的資源司共享。

      2.2.4經(jīng)費(fèi)保障率低

目前雖然硬件的質(zhì)量在不斷提高而價(jià)格在不斷下跌,但檔案館網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)仍然需要投入大量的資金。目前高校檔案館的經(jīng)費(fèi)投入較少,用于檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)非常有限,無法購(gòu)置好的硬軟件,建立高起點(diǎn)的檔案館網(wǎng)絡(luò),更談不上對(duì)設(shè)備的及時(shí)更新。目前經(jīng)費(fèi)仍是影響高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的最大障礙。

3高校檔案管理現(xiàn)代化的初步構(gòu)想

第6篇：高效檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；效能

中圖分類號(hào)：G64 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1007-0125（2017）11-0225-01

一、高校檔案管理效能的意義

（一）有助于建立高效能的管理機(jī)制。對(duì)于高校檔案管理來說，最重要的要求就是能夠提高檔案的利用效率，將高校檔案的各項(xiàng)功能作用都發(fā)揮出來，利用好檔案信息資源的社會(huì)功能，采取一些激勵(lì)檔案管理工作創(chuàng)新完善的績(jī)效機(jī)制，從而推進(jìn)高校檔案信息管理的進(jìn)一步完善。就當(dāng)前來說，我國(guó)已經(jīng)建立這種績(jī)效機(jī)制的高校有很多，大家都認(rèn)為這種績(jī)效機(jī)制可以有效進(jìn)行檔案管理，將檔案的效能和效益結(jié)合起來，取得雙重進(jìn)步。

（二）有助于促進(jìn)多層次的檔案利用。高校檔案信息資源可以促進(jìn)學(xué)校重要文獻(xiàn)的記錄傳承，可以將學(xué)校珍貴的資料保留并運(yùn)用到未來的工作中，可以反復(fù)創(chuàng)造價(jià)值。高效率管理的重點(diǎn)就是要充分利用信息資源，使高校檔案管理的作用效能都能夠充分發(fā)揮出來，使高校建設(shè)發(fā)展更加快速。

（三）有助于培養(yǎng)高素質(zhì)復(fù)合型人才。如今是信息時(shí)代，高校檔案管理充分利用信息技術(shù)也是理所應(yīng)當(dāng)，并且對(duì)操作檔案管理系統(tǒng)的人員也提出了更嚴(yán)格的要求。作為高校檔案管理的操作人員，不僅要能夠嫻熟掌握檔案管理基本操作流程，更要在信息技術(shù)方面有一定程度的了解，在計(jì)算機(jī)發(fā)生故障的時(shí)候能夠快速予以解決。操作人員不僅要有很豐富的知識(shí)儲(chǔ)備，還要有敏捷的洞察力，可以準(zhǔn)確辨別出問題的所在。高校檔案管理系統(tǒng)需要這種高素質(zhì)的復(fù)合型人才。

二、高校檔案管理效能低的原因

（一）檔案體系建設(shè)不健全。高校檔案管理工作是對(duì)檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)化整理、分類、歸檔和儲(chǔ)存，檔案的整理方式也十分滯后。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展和廣泛普及，這種技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到生活的方方面面，高校更是不例外，已經(jīng)在各方面都運(yùn)用了計(jì)算機(jī)技術(shù)，唯獨(dú)檔案管理方面沒有充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，很多高校關(guān)于檔案管理仍然采用傳統(tǒng)的工作方式，甚至是手工整理，這種原始方式使得工作效率落后，并且會(huì)出現(xiàn)很多操作性的失誤，有待解決。

（二）檔案管理服務(wù)模式單一。由于高校檔案管理面對(duì)的受眾群體多是學(xué)生教師，因此它的發(fā)展面就比較小，但是檔案管理系統(tǒng)發(fā)展前景卻很大。如果能夠充分運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)，以后就可以為社會(huì)各階層服務(wù)，使檔案管理的模式多樣化。

（三）檔案管理建設(shè)滯后。當(dāng)今世界已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)成為人們生活中必不可少的一部分，并且運(yùn)用到生活的各個(gè)方面，可是檔案管理的信息技術(shù)運(yùn)用卻相對(duì)落后，還在運(yùn)用最原始的手工操作方法管理檔案，這使得檔案管理的效率十分低，影響檔案管理發(fā)展。

（四）缺乏績(jī)效考核評(píng)價(jià)機(jī)制。高校檔案管理應(yīng)該將管理成效放在第一位，檔案管理工作有很廣闊的發(fā)展空間，并且對(duì)生活的幫助也很大，我們應(yīng)該建立績(jī)效考核評(píng)價(jià)機(jī)制，使其效率大大提高。

（五）缺少專業(yè)檔案管理人才。人才是創(chuàng)新發(fā)展的動(dòng)力之源，任何事物的發(fā)展都不能缺少人才的幫助。因?yàn)橛?jì)算機(jī)的普及，對(duì)人才的要求提高，需要一些知識(shí)儲(chǔ)備大、高素質(zhì)的、善于運(yùn)用計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才，能夠及時(shí)糾正錯(cuò)誤，避免操作失誤。

三、提高高校檔案管理效能的對(duì)策

（一）健全檔案體系建設(shè)。檔案信息系y的建立健全還有待完善，檔案信息系統(tǒng)的一些服務(wù)功能還沒有完全展現(xiàn)出來，如我國(guó)高校的學(xué)生檔案，只有學(xué)生性別、名字、年齡等基礎(chǔ)的信息，沒有學(xué)生在學(xué)業(yè)上的記錄。因此檔案管理系統(tǒng)還是有欠缺的地方，并不全面。因此應(yīng)該突破這些局限，使檔案管理更加完善和健全。

（二）面向社會(huì)開放服務(wù)。高校檔案信息資源應(yīng)該面向社會(huì)開放服務(wù)，因?yàn)樯鐣?huì)發(fā)展需要資源管理，并且院校與院校之間也需要這種檔案資源管理的對(duì)接，因此完善社會(huì)服務(wù)功能有助于提高檔案管理系統(tǒng)的利用效率。

（三）建立現(xiàn)代數(shù)字館藏。建立現(xiàn)代檔案管理方式有助于檔案管理信息資源發(fā)展。原始館藏檔案方式不論是在儲(chǔ)存量、尋找資料的效率，還是占地面積，都無法與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)下的檔案管理相比擬。要建立現(xiàn)代數(shù)字館藏，提高檔案管理效率。

（四）引進(jìn)績(jī)效管理機(jī)制。有研究顯示，績(jī)效管理機(jī)制能夠快速提高檔案管理的效率，使檔案管理能夠更有效率地被使用。如果高校檔案管理想要實(shí)現(xiàn)出眾的管理，就應(yīng)該嘗試引進(jìn)BSC績(jī)效管理體系，當(dāng)檔案管理與效益績(jī)效有關(guān)聯(lián)時(shí)，檔案管理自然會(huì)提高效率。

（五）引進(jìn)專業(yè)檔案管理人才。復(fù)合型人才是現(xiàn)今檔案管理需要的管理型人才，因?yàn)樵谟?jì)算機(jī)技術(shù)的普及之下，檔案管理也利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)提高效率，需要有豐富的知識(shí)儲(chǔ)備、能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才來進(jìn)行管理。

參考文獻(xiàn)：

第7篇：高效檔案管理范文

高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作的重要性

內(nèi)部審計(jì)檔案是內(nèi)部審計(jì)工作的重要組成部分，是內(nèi)部審計(jì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，也是考查內(nèi)部審計(jì)工作質(zhì)量、研究?jī)?nèi)部審計(jì)工作歷史的重要依據(jù)。因此，建立完整而系統(tǒng)的內(nèi)部審計(jì)檔案有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

（一）能夠提高內(nèi)部審計(jì)工作的管理水平，促進(jìn)內(nèi)部審計(jì)工作積極、高效發(fā)展。做好審計(jì)檔案管理工作，能夠幫助高校內(nèi)部審計(jì)工作者進(jìn)行審計(jì)質(zhì)量檢查、評(píng)估，能夠幫助評(píng)審內(nèi)部人員的工作業(yè)績(jī)和業(yè)務(wù)水平，能夠有助于對(duì)高校未來的內(nèi)部審計(jì)進(jìn)行規(guī)劃和執(zhí)行，能夠幫助新參加工作的審計(jì)人員的學(xué)習(xí)參考和提高技能。

（二）能夠?yàn)閮?nèi)部審計(jì)工作保存審計(jì)證據(jù)，有效防范和規(guī)避審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。審計(jì)檔案是審計(jì)工作的真實(shí)記錄和反映，做好內(nèi)部審計(jì)檔案的管理工作，就是為審計(jì)工作保存審計(jì)證據(jù)。高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的日益復(fù)雜性也為現(xiàn)代審計(jì)帶來了不可回避的風(fēng)險(xiǎn)，在實(shí)際審計(jì)工作中就要求審計(jì)人員要嚴(yán)格依照相關(guān)審計(jì)法規(guī)進(jìn)行審計(jì)，而做好審計(jì)檔案的管理工作就可以有理有據(jù)地證明審計(jì)工作是依據(jù)有關(guān)規(guī)定開展的，是符合要求程序的，從而達(dá)到對(duì)審計(jì)結(jié)論的支持，對(duì)審計(jì)人員的保護(hù)作用。

（三）能夠?yàn)檫B續(xù)審計(jì)提供便利，提高審計(jì)效率和效果。

內(nèi)部審計(jì)檔案系統(tǒng)而完整的反映了內(nèi)部審計(jì)的全過程，作為審計(jì)工作結(jié)束后復(fù)核和備查的依據(jù)，可以為有關(guān)部門和人員了解審計(jì)情況提供證明材料。一些審計(jì)項(xiàng)目如經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)、基建預(yù)決算審計(jì)、財(cái)務(wù)收支審計(jì)等，連續(xù)性很強(qiáng)，審計(jì)人員可以充分利用以前年度的審計(jì)檔案進(jìn)行審計(jì)，從而縮短審計(jì)周期，達(dá)到提高審計(jì)效率、起到事半功倍的效果。

高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作的存在的問題

（一）對(duì)內(nèi)審檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，重視不夠。

一些單位的領(lǐng)導(dǎo)和審計(jì)人員對(duì)內(nèi)審檔案的管理工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)和重視，認(rèn)為只要出具了審計(jì)報(bào)告，提出了審計(jì)意見，做出了審計(jì)決定，審計(jì)工作就結(jié)束了，對(duì)相關(guān)資料沒有及時(shí)匯總、整理和歸檔，缺乏規(guī)范性的管理。

（二）制度不健全，落實(shí)不到位。

一些單位雖然也按照《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案工作的規(guī)定》、《審計(jì)機(jī)關(guān)文件材料立卷歸檔作業(yè)規(guī)程》等相關(guān)法規(guī)制度，制定了相應(yīng)的審計(jì)檔案管理辦法，但是缺乏借閱、保密等細(xì)節(jié)制度，而且一些制度僅僅是“印在紙上，掛在墻上”，缺乏嚴(yán)格的執(zhí)行和落實(shí)。

（三）缺乏專職人員，管理方法有待規(guī)范、提高。

許多單位都沒有專職的內(nèi)審檔案管理人員，大多是兼職，不具備審計(jì)檔案管理專業(yè)知識(shí)，不熟悉檔案管理的基本操作流程，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，難以真正發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)檔案的作用。

做好高校內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作的措施：

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，提高認(rèn)識(shí)。

領(lǐng)導(dǎo)要進(jìn)一步提高對(duì)內(nèi)審檔案管理工作重要性的思想認(rèn)識(shí)，把檔案管理工作列入審計(jì)工作的重要議事日程。認(rèn)識(shí)是先導(dǎo)，工作是關(guān)鍵，不從根本上解決認(rèn)識(shí)問題，工作就不可能有持續(xù)的良好效果。

（二）健全和完善各種制度，進(jìn)一步提高制度化、規(guī)范化程度。

在原有法規(guī)制度的基礎(chǔ)上完善《檔案歸檔制度》、《檔案借閱制度》、《檔案日常管理制度》等管理制度，從檔案的收集、整理、立卷歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、借閱、利用以及安全、保密等各個(gè)環(huán)節(jié)健全了檔案管理制度，進(jìn)一步提高檔案管理的制度化、規(guī)范化程度。

（三）嚴(yán)格按照制定的規(guī)章制度管理審計(jì)檔案，狠抓落實(shí)。

制定規(guī)章制度的目的就是為了指導(dǎo)、規(guī)范平時(shí)的工作，若只制定而不執(zhí)行，那再好的規(guī)章制度也就成了一紙空文，如何實(shí)現(xiàn)科學(xué)、規(guī)范管理檔案的目的。

（四）強(qiáng)化檔案管理人員素質(zhì)，提高管理工作水平。

第8篇：高效檔案管理范文

試想，隨著未來相關(guān)政策的出臺(tái)，改革措施的步步推進(jìn)，必將會(huì)對(duì)我國(guó)事業(yè)單位，尤其是高校的人事管理制度、人事檔案管理模式產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。那么，如何快速、有效地適應(yīng)高校人事檔案管理工作發(fā)展的新要求，充分發(fā)揮人事檔案的作用，以便更好的服務(wù)和促進(jìn)高校各項(xiàng)工作的發(fā)展，無疑是高校檔案工作者即將面臨的新課題和新挑戰(zhàn)。

1 未來高校人事管理制度必將改變

由于目前各地還在對(duì)取消編制這一政策進(jìn)行深入的摸索，因此目前還沒有明確的政策。但是，大方向是可以管窺一二的。我國(guó)正處于政治體制改革和經(jīng)濟(jì)體制改革的重要階段。許多陳舊的體制都要逐步打破，以適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制。事業(yè)單位更是各項(xiàng)體制改革的重點(diǎn)區(qū)域。事業(yè)編制必將會(huì)逐漸縮小，直至消失。

盡管這一過程也許會(huì)很漫長(zhǎng)，但是這是未來我國(guó)事業(yè)體制改革的必經(jīng)之路和最終目的。一旦真正取消現(xiàn)有的編制管理制度，將會(huì)帶來一系列的人事制度改革。現(xiàn)有的體制會(huì)被完全打破，人事檔案的管理模式也會(huì)隨之改變。

2 目前高校人事檔案管理的主要模式

我國(guó)高校現(xiàn)階段的人事檔案，主要分為事?I編制內(nèi)和事業(yè)編制外兩大類。事業(yè)編制內(nèi)的人事檔案由各個(gè)高校直接管理，負(fù)責(zé)人事檔案的收集、整理、鑒定、利用等等。事業(yè)編制外的人員統(tǒng)稱為人事（或人事派遣）人員。這部分人員的檔案一般情況下由人事機(jī)構(gòu)保存和管理。

這種人事管理制度，造成了本來同屬于一個(gè)單位的人事檔案，被人為地割裂開來進(jìn)行管理。而且，不同高校的人事檔案，其管理部門也不盡相同，既有組織、人事部門，也有綜合型檔案館。這種管理模式隨之帶來的就是人事檔案的收集、整理、利用，都十分不便，存在很大漏洞。

3 取消編制后高校人事檔案管理

如上所述，取消編制這一過程不是一朝一夕，這一過程應(yīng)該分為兩個(gè)階段，第一階段是事業(yè)編制和非事業(yè)編制共存階段，基本等同于現(xiàn)在的階段。但和現(xiàn)在也有所不同，那就是事業(yè)編制所占比重會(huì)逐步縮小，慢慢低于非事業(yè)編制人員。第二階段是完全取消事業(yè)編制。這兩個(gè)階段的人事檔案如何更好的管理，是檔案工作者要面臨的一大問題。

3.1 共存階段

在這一階段，人事檔案仍舊可以采取目前的方式，既編制內(nèi)人員的檔案由高校自己管理，編制外人員的人事檔案由人事機(jī)構(gòu)管理。但這兩個(gè)機(jī)構(gòu)之間應(yīng)保持密切聯(lián)系，共同協(xié)作。因?yàn)楦咝５娜藛T主要由專任教師、教輔人員和行政管理人員構(gòu)成。日常工作中必然因?yàn)槁毞Q評(píng)定、鑒定考核等等原因要產(chǎn)生大量的檔案材料。同時(shí)這些材料還會(huì)在日后的工作中因?yàn)楦鞣N各樣的原因，被不斷的重復(fù)利用。

然而，這一模式目前存在很大的問題。首先，非編制內(nèi)人員的人事檔案，在上交到人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)后，各類事務(wù)都需要去服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理，例如上交材料、職稱評(píng)審等等，有些需要經(jīng)過繁瑣的審批手續(xù)。[2]顯而易見，這種情況無論是對(duì)檔案管理還是相關(guān)聯(lián)的人事以及高校其他方面工作，都會(huì)不同程度的造成工作效率的低下。其次，人事機(jī)構(gòu)對(duì)其所保管的人事檔案，并非免費(fèi)的管理，而是有償服務(wù)。目前，這部分資金基本上都需要由高校來承擔(dān)。這無形中給人事檔案工作造成成本上的增加，造成不必要的浪費(fèi)。

因此，在這一階段，高校人事檔案管理部門和人事機(jī)構(gòu)要建立有效的溝通方式和渠道，妥善處理好收集、整理、鑒定、利用等人事檔案工作環(huán)節(jié)。最大化的減少因?yàn)楣芾頇C(jī)構(gòu)的割裂造成的不利局面，共同促進(jìn)人事檔案的管理工作。

3.2 完全取消事業(yè)編制后的人事檔案管理

高校、公立醫(yī)院等事業(yè)單位完全取消事業(yè)編制后，人事檔案的歸屬和管理，將會(huì)是一個(gè)全新的課題。如何才能更合理、高效的管理好人事檔案，是檔案管理部門和組織人事部門都要好好思考的問題。筆者在這里進(jìn)行一下簡(jiǎn)單的分析，以拋磚引玉。

3.2.1全部由高校統(tǒng)一管理

作為用人主體，高校自身管理人事檔案是理所應(yīng)當(dāng)?shù)?。首先，人事檔案包含的主要信息，基本是在高校任職期間所產(chǎn)生，比如職稱評(píng)定、業(yè)務(wù)考核、工資審批等等材料。這些材料的收集、整理、鑒定等工作，應(yīng)由本校人事檔案管理部門親自完成，以避免材料的損壞、丟失、造假等。對(duì)于人事檔案的查詢利用工作，比如出國(guó)、財(cái)產(chǎn)繼承、親屬關(guān)系證明等等情況，都需要高校人事檔案管理部門出具。

目前，不同高校管理人事檔案的部門不盡相同。未來取消事業(yè)編制后，各個(gè)高校應(yīng)成立綜合檔案館。由檔案館統(tǒng)一對(duì)人事檔案進(jìn)行管理。早在2008年，教育部和國(guó)家檔案局制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，其中第四章第三十二條明確指出：高校檔案機(jī)構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)。這也從法律層面對(duì)高校檔案館的職能和作用作了明確的定位。

3.2.2全部由第三方機(jī)構(gòu)管理

第9篇：高效檔案管理范文

一、加快高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)意義

數(shù)字化檔案管理是指通過計(jì)算機(jī)建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)（照片、音頻、視頻等），以數(shù)字化為載體的檔案信息存儲(chǔ)提取模式。高校近年來發(fā)展迅速，學(xué)生數(shù)量和教職工數(shù)量逐年增加，這種增長(zhǎng)使得高校檔案處于不斷變化的狀態(tài)，檔案的維護(hù)和更新需要更多的人力和物力資源，高校檔案管理工作面臨越來月大的挑戰(zhàn)。而高校檔案記載的信息對(duì)于學(xué)生、教師和高校來說都是十分重要的，因此，提高高校檔案管理的效率在檔案管理工作中占有著重要的地位。而目前幾乎所有高校的檔案管理，都面臨傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案并存的過渡階段，目前高校檔案的存儲(chǔ)主要還是以紙質(zhì)檔案為主，電子信息管理手段還僅被運(yùn)用于檢索、備份等一些輔助的功能，電子信息技術(shù)處理信息的高效、穩(wěn)定性在目前高校檔案管理中還沒有完全發(fā)揮優(yōu)勢(shì)。問題的原因是檔案管理人員對(duì)于數(shù)字化檔案管理的重要性仍缺乏充分的認(rèn)識(shí)。

（一）高校檔案數(shù)字化是信息時(shí)展的要求

社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案的借閱需求不斷增加，紙質(zhì)的檔案已經(jīng)不能滿足社會(huì)的需求，必須建立完全、快速的數(shù)字化檔案存儲(chǔ)平臺(tái)，達(dá)到檔案信息的共享，便于直接快速的查閱。高校檔案數(shù)字化能夠大大減少檔案人員在建立檔案時(shí)的編研工作量，使得檔案管理人員有更多的時(shí)間去進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)整理的工作，提升檔案的管理效率。檔案管理工作將變得方便、快捷、高效，檔案的查閱以及整理都將變得十分方便，提高高校內(nèi)部辦公效率。

（二）高校檔案信息數(shù)字化是數(shù)字化校園的必然結(jié)果

在社會(huì)數(shù)字化的背景下，高校作為技術(shù)發(fā)展的前沿已普遍開展數(shù)字化改革，高校檔案部門的數(shù)字化也是其中重要的組成部分。檔案信息的數(shù)字化會(huì)將大量的檔案信息寫入計(jì)算機(jī)中，并實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)共享，這種方式使廣大師生足不出戶就能夠獲得大量的信息為其所用。

（三）高校檔案數(shù)字化是完善檔案管理的重要途徑

高校檔案數(shù)字化建設(shè)是高校檔案管理模式創(chuàng)新的方向。在將傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)化的過程中，必須打破檔案管理的傳統(tǒng)管理模式，實(shí)現(xiàn)新時(shí)期檔案管理的科學(xué)優(yōu)化。檔案數(shù)字化能夠大量節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間，有效減少紙質(zhì)檔案存在和查閱過程中的損毀。而且檔案數(shù)字化可以縮短信息加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。

二、高校檔案管理數(shù)字化存在的問題及對(duì)策分析

應(yīng)當(dāng)看到，高校檔案管理數(shù)字化目前仍存在一些問題。例如，一個(gè)突出的問題是數(shù)字化檔案的利用率有待提高。一些高校并沒有把數(shù)字化檔案的管理當(dāng)成一項(xiàng)緊迫的任務(wù)來抓，檔案管理人員仍遵循傳統(tǒng)觀念和管理模式，文檔的檢索和借閱仍然主要依靠人工來完成，使得計(jì)算機(jī)等多媒體硬件成為 “高檔打字機(jī)”。使得投入的人力和物力的價(jià)值沒有得到充分體現(xiàn)，電子文檔的使用效率不高而造成雙重的浪費(fèi)。其次，檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)與校內(nèi)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的兼容性問題有待解決。為保證數(shù)字化檔案信息處理的方便利用，前提是建立信息資源共享系統(tǒng)。目前高校內(nèi)部的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與其檔案管理部門使用的檔案管理系統(tǒng)來源往往不同，有時(shí)候并不兼容，不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，造成檔案電子文件歸檔困難。上述問題出現(xiàn)的原因在于缺少科學(xué)規(guī)范的數(shù)字化檔案工作制度和專業(yè)化的數(shù)字化檔案管理人才。另外，有些單位數(shù)字化檔案管理缺乏硬件投入，檔案管理軟件的采購(gòu)和開發(fā)比較混亂也是困擾檔案數(shù)字化進(jìn)一步拓展，影響檔案數(shù)字化的重要原因。為此，在實(shí)際的工作中需要把握以下幾點(diǎn)：

（一）首先要正確認(rèn)識(shí)電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理的差異

數(shù)字化檔案與傳統(tǒng)檔案的歸檔方式不同。電子檔案采用電子編碼技術(shù)，其具體內(nèi)容和關(guān)鍵信息可以編輯修改而且不留痕跡，電子檔案的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子檔案在建立的過程中要特別注意加密保護(hù)，隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息和身份驗(yàn)證，切實(shí)避免文件在傳輸和處理過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，確保電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

（二）盡快建立健全檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)

新型載體的應(yīng)用和計(jì)算機(jī)智能化管理，必然要求信息處理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化。在實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代信息管理轉(zhuǎn)變的過程中，必須遵守嚴(yán)格的業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，即檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化。其標(biāo)準(zhǔn)通常由檔案行政管理部門制定、頒布、實(shí)施，這是檔案管理信息化的可靠保障。同時(shí)，各單位也應(yīng)充分發(fā)揮自身能動(dòng)性，根據(jù)自身?xiàng)l件和檔案管理的特點(diǎn)制定詳細(xì)科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)，為檔案信息化管理打好框架，夯實(shí)基礎(chǔ)。

（三）不斷改進(jìn)檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)

電子文檔具有與紙質(zhì)檔案不同的技術(shù)特性，檔案數(shù)字化管理的制度、標(biāo)準(zhǔn)以及具體實(shí)施辦法最終都要依賴軟件系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)，因此要重視以軟件系統(tǒng)為中心的電子檔案的綜合管理方法。在管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，依據(jù)數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，充分綜合文件檔案業(yè)務(wù)部門、管理部門及技術(shù)開發(fā)部門的意見，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，通過技術(shù)手段把相關(guān)的管理性措施納入系統(tǒng)中，并根據(jù)實(shí)際運(yùn)行中出現(xiàn)的問題，不斷通過軟件系統(tǒng)來滿足檔案管理數(shù)字化的功能需求，確保電子檔案的真實(shí)有效。

（四）加快硬件基礎(chǔ)建設(shè)

檔案管理數(shù)字化建設(shè)，需要計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)等高新技術(shù)作為載體，需要加大資金投入來引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備。電子新產(chǎn)品的開發(fā)周期越來越短，如出現(xiàn)老版本不兼容、存儲(chǔ)格式淘汰等硬件和軟件的過時(shí)問題會(huì)引發(fā)一系列不良結(jié)果，要及時(shí)對(duì)系統(tǒng)關(guān)鍵設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代和升級(jí)，以確保信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

（五）突出數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)的重要基礎(chǔ)。要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，必須做好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，必須嚴(yán)格做到正確、科學(xué)、規(guī)范。這一方面要求每個(gè)檔案工作部門必須做到根據(jù)制定得著錄規(guī)則和細(xì)則，在搞好傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證歸檔電子文件真實(shí)、完整、有效。另一方面，在檔案管理數(shù)字化過程中，要注意館與館之間檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的數(shù)據(jù)交換方式、信息分類編碼、系統(tǒng)匹配、功能設(shè)置和通訊規(guī)程等的統(tǒng)一性，從一開始就要樹立建設(shè)館際共享的數(shù)據(jù)庫(kù)長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)。

（六）不斷提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

要重視對(duì)檔案管理人員應(yīng)用現(xiàn)代化新技術(shù)的業(yè)務(wù)能力和技能素質(zhì)的培養(yǎng)。而且數(shù)字信息技術(shù)的發(fā)展日新月益，要不斷督促檔案管理者加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)的專業(yè)知識(shí)、多媒體知識(shí)和相關(guān)的學(xué)科知識(shí)的學(xué)習(xí)，做到熟練地掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)和基本的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理者的隊(duì)伍建設(shè)，適時(shí)引入激勵(lì)考核機(jī)制，為檔案管理數(shù)字化管理工作提供人才保障。

三、切實(shí)加強(qiáng)數(shù)字化背景下高校檔案的保護(hù)

電子檔案信息的獲取和共享必須借助局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)，不可避免地帶來信息安全問題。電子檔案其內(nèi)容信息具有可變性，且修改后不易被察覺，使得如何保證電子檔案的真實(shí)性、完整性、原始性是極大的挑戰(zhàn)。因此，切實(shí)加強(qiáng)數(shù)字化背景下高校檔案的安全性工作，包括防止泄密、防止數(shù)據(jù)丟失和病毒入侵，是高校檔案管理信息化建設(shè)過程中的重大問題和挑戰(zhàn)。要做好上述工作，需把握以下原則：

（一）提高數(shù)字化檔案管理人員的安全防范意識(shí)

首先，要提高檔案管理工作者的法律法規(guī)意識(shí)，嚴(yán)格按照《檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī)規(guī)范檔案資源管理，確保檔案管理的高效運(yùn)作、安全使用。其次，檔案管理單位要對(duì)數(shù)字化檔案的管理和制定詳細(xì)的規(guī)則和規(guī)范，從而規(guī)范檔案信息者和傳遞者的行為。再次，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密安全意識(shí)培訓(xùn)，檔案管理人員必須對(duì)安全操作規(guī)程做到了心中有數(shù)，時(shí)刻做好安全防范措施，并重視對(duì)密碼技術(shù)的應(yīng)用，不斷提高安全防范意識(shí)和防范能力。另外，對(duì)數(shù)字化管理人員的配備應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，突出責(zé)任意識(shí)、紀(jì)律意識(shí)和信息道德品質(zhì)，又要精通計(jì)算機(jī)知識(shí)，把合格的管理人員委派到關(guān)鍵崗位上。

（二）提高系統(tǒng)安全防范技術(shù)能力

一方面，要依托傳統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)信息保密技術(shù)，如最常用的是數(shù)據(jù)密碼法在電子檔案的建立、使用和存儲(chǔ)過程中進(jìn)行安全保護(hù)。另一方面，要充分發(fā)揮新型網(wǎng)絡(luò)信息安全保密方法的功能，進(jìn)行以下幾種防范能力的開發(fā)：（1）授權(quán)控制。對(duì)網(wǎng)上信息用戶權(quán)限進(jìn)行設(shè)定，設(shè)置不同用戶對(duì)各類信息的訪問權(quán)限，實(shí)行檔案信息獲取的分層管理。（2）數(shù)字簽名驗(yàn)證。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中采用數(shù)字簽名，動(dòng)態(tài)驗(yàn)證用戶身份與數(shù)據(jù)的真實(shí)性，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性，防止入侵者假冒、篡改；（3）智能卡技術(shù)。根據(jù)安全實(shí)際要求，可以將數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、安保功能制作集成電路芯片，開發(fā)智能卡管理功能；（4）安裝防火墻。組織非法用戶訪問，控制進(jìn)、出兩個(gè)方向的通信，借以保護(hù)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)不受外部網(wǎng)絡(luò)的攻擊，并防止內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的用戶向外泄密。

（三）嚴(yán)格執(zhí)行數(shù)據(jù)備份制度，提高系統(tǒng)容災(zāi)能力

影響數(shù)字化檔案安全的因素眾多，有諸如網(wǎng)絡(luò)黑客、病毒及軟件缺陷等，也可能存自然災(zāi)害等原因造成的存儲(chǔ)設(shè)備硬件損壞。因此，必須嚴(yán)格執(zhí)行電子檔案數(shù)據(jù)備份制度，有效防止這些因素對(duì)系統(tǒng)造成損害，確保既有的關(guān)鍵數(shù)據(jù)、關(guān)鍵數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)和關(guān)鍵業(yè)務(wù)在檔案管理系統(tǒng)發(fā)生災(zāi)難后可以迅速恢復(fù)的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)。在實(shí)際執(zhí)行數(shù)據(jù)備份過程中，隨著時(shí)間的增長(zhǎng)需要備份的文件數(shù)量越來越多，因此備份中心面臨巨大的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)難題。如何安全、科學(xué)地保存這些數(shù)據(jù)，是備份工作的關(guān)鍵?？梢砸劳袛?shù)字檔案館平臺(tái)，采取海量數(shù)據(jù)在線存儲(chǔ)（如磁盤陣列）和脫機(jī)載體存儲(chǔ)相結(jié)合的辦法。