固定資產(chǎn)管理的Excel建模及應(yīng)用

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摘要：企業(yè)擁有和控制的固定資產(chǎn)項(xiàng)目往往很多，日常核算和管理非常繁瑣，特別是固定資產(chǎn)折舊的核算工作量很大，利用Excel平臺(tái)進(jìn)行固定資產(chǎn)管理，可以避免財(cái)務(wù)人員因?yàn)榉爆嵉氖止趧?dòng)而出現(xiàn)錯(cuò)誤，減輕財(cái)務(wù)人員的負(fù)擔(dān)，提高固定資產(chǎn)管理效率。

關(guān)鍵詞：固定資產(chǎn)管理Excel軟件建模

固定資產(chǎn)管理是從價(jià)值管理角度反映、監(jiān)督企業(yè)固定資產(chǎn)的使用效果和效率，以便企業(yè)管好用好資產(chǎn)，明確各個(gè)部門經(jīng)濟(jì)責(zé)任，便于進(jìn)行業(yè)績(jī)的評(píng)價(jià)與考核。固定資產(chǎn)購(gòu)置進(jìn)入企業(yè)以后，由固定資產(chǎn)管理部門建檔建卡生成固定資產(chǎn)清單，填制固定資產(chǎn)卡片。每月末由財(cái)務(wù)人員，根據(jù)固定資產(chǎn)清單編制折舊費(fèi)用分配表計(jì)提固定資產(chǎn)折舊，因此在固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)中一般應(yīng)建立固定資產(chǎn)清單、固定資產(chǎn)卡片和折舊費(fèi)用分配表等數(shù)據(jù)模型。

1建立固定資產(chǎn)清單模型

為了方便數(shù)據(jù)的輸入和公式的引用，建立固定資產(chǎn)清單，表1中包括固定資產(chǎn)編號(hào)、資產(chǎn)名稱、資產(chǎn)類別、規(guī)格型號(hào)、使用部門、使用狀態(tài)、增加方式、開始使用日期、資產(chǎn)原值、使用年限、總工作量、本月折舊、凈殘值率、凈殘值、折舊費(fèi)用類別等項(xiàng)目。建立固定資產(chǎn)清單的操作步驟如下。(1)新建Excel工作簿，命名為“固定資產(chǎn)管理”。(2)將sheet1命名為“固定資產(chǎn)清單”，設(shè)定固定資產(chǎn)初始信息的各個(gè)欄目，根據(jù)有關(guān)手工資料輸入固定資產(chǎn)初始信息。(3)在“固定資產(chǎn)清單”工作表中輸入各項(xiàng)固定資產(chǎn)的原始信息，對(duì)于輸入信息比較少的項(xiàng)目可以設(shè)置數(shù)據(jù)有效性控制。對(duì)數(shù)據(jù)設(shè)置有效性控制的目的是提高信息的輸入速度，減少錯(cuò)誤的發(fā)生?，F(xiàn)以“資產(chǎn)類別”項(xiàng)目為例，說(shuō)明數(shù)據(jù)有效性設(shè)置的方法。選中“固定資產(chǎn)清單”工作表中的D3單元格，選擇“數(shù)據(jù)”|“數(shù)據(jù)有效性”命令，彈出“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，在設(shè)置選項(xiàng)下“允許”下拉列表中選擇“序列”，在來(lái)源文本框中填寫類別名稱“房屋建筑物，生產(chǎn)設(shè)備，辦公設(shè)備，運(yùn)輸設(shè)備”，此處的“，”要使用英文輸入狀態(tài)的逗號(hào)。完成“資產(chǎn)類別”數(shù)據(jù)有效性控制設(shè)置后，利用自動(dòng)填充功能將數(shù)據(jù)有效性復(fù)制到該列其他單元格，單擊D列任意單元格，則可見(jiàn)下拉按鈕和選項(xiàng)，選擇該固定資產(chǎn)的具體類別即可。

2建立固定資產(chǎn)卡片模型

固定資產(chǎn)卡片是按照固定資產(chǎn)項(xiàng)目開設(shè)的，用于固定資產(chǎn)明細(xì)核算的賬簿，是企業(yè)進(jìn)行固定資產(chǎn)管理的重要數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。每項(xiàng)固定資產(chǎn)開進(jìn)入企業(yè)開始到退出企業(yè)的整個(gè)生命周期所發(fā)生的全部情況都要在卡片上予以記載，因此固定資產(chǎn)卡片是為每一項(xiàng)固定資單獨(dú)設(shè)置的明細(xì)賬。制作固定資產(chǎn)卡片的操作步驟如下。(1)新建一張工作表，命名為“固定資產(chǎn)卡片”，建立固定資產(chǎn)卡片模板。(2)設(shè)置各數(shù)據(jù)項(xiàng)來(lái)源，其中“卡片編號(hào)”和“資產(chǎn)編號(hào)”需要手工輸入，其他數(shù)據(jù)項(xiàng)可以根據(jù)公式或者函數(shù)自動(dòng)提取。前三行，即“資產(chǎn)編號(hào)”“資產(chǎn)名稱”“規(guī)格型號(hào)”“資產(chǎn)類別”“使用部門”“使用狀態(tài)”“增加方式”，以及用以反映固定資產(chǎn)折舊情況的“開始使用日期”“資產(chǎn)原值”“使用年限”“凈殘值率”與“凈殘值”“折舊方法”和“折舊費(fèi)用類別”，均可以使用函數(shù)從“固定資產(chǎn)清單”工作表中提取?，F(xiàn)以“資產(chǎn)名稱”“規(guī)格型號(hào)”項(xiàng)目為例，說(shuō)明數(shù)據(jù)提取方法。單擊D3單元格，輸入公式=INDEX(固定資產(chǎn)清單!$B$4:$B$14,MATCH(B3,固定資產(chǎn)清單!$A$4:$A$14,0))。單擊F3單元格，輸入公式=INDEX(固定資產(chǎn)清單!$C$4:$C$14,MATCH(B3,固定資產(chǎn)清單!$A$4:$A$14,0))。其他單元格輸入的函數(shù)公式與上述兩公式相似，只需要修改INDEX函數(shù)中第一項(xiàng)，將返回值設(shè)定在“固定資產(chǎn)清單”工作表中相應(yīng)的列區(qū)域。(3)根據(jù)不同的折舊計(jì)算方法填制固定資產(chǎn)卡片。由于企業(yè)對(duì)不同的固定資產(chǎn)采用不同的折舊計(jì)算方法，設(shè)置通用函數(shù)計(jì)算“本月折舊”的難度比較大，實(shí)際工作中財(cái)務(wù)人員不容易記憶和掌握，因此可以針對(duì)不同的折舊計(jì)算方法建立不同的固定資產(chǎn)卡片。前面已經(jīng)表述了固定資產(chǎn)卡片共同項(xiàng)目的引用函數(shù)公式，以下主要介紹資產(chǎn)編號(hào)、已計(jì)提折舊月份、尚可使用月份、本月折舊、累計(jì)折舊、賬面凈值等項(xiàng)目的函數(shù)計(jì)算。第一，平均年限法下填制固定資產(chǎn)卡片。對(duì)資產(chǎn)編號(hào)可以進(jìn)行數(shù)據(jù)的有效性控制，單擊B3單元格，選擇“數(shù)據(jù)”|“數(shù)據(jù)有效性”命令，彈出“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，在設(shè)置選項(xiàng)下“允許”下拉列表中選擇“序列”,在來(lái)源文本框中填寫“固定資產(chǎn)清單”!$A$4:$A$9。實(shí)施有效性控制以后，在下拉按鈕可見(jiàn)所有采用平均年限法計(jì)提折舊的固定資產(chǎn)的編號(hào)，選擇固定資產(chǎn)編號(hào)，即可以查閱該固定資產(chǎn)卡片上的所有信息。單擊B8單元格，輸入式=INT(DAYS360(B6,F2)/30-1)，計(jì)算已計(jì)提折舊月份。在B9單元格，輸入公式=B7×12-B8，計(jì)算尚可使用月份。單擊F6單元格，輸入公式=SLN(D6,D8,B7)/12，計(jì)算本月折舊額。單擊F7單元格，輸入公式=B8×F6+F6，計(jì)算累計(jì)折舊額。單擊F8單元格輸入公式=D6-F7，計(jì)算固定資產(chǎn)賬面凈值。不同折舊方法中，計(jì)算固定資產(chǎn)賬面凈值公式是一樣，后不贅述。計(jì)算結(jié)果如表3所示。第二，工作量法下固定資產(chǎn)卡片的建立。采用工作量法計(jì)算固定資產(chǎn)折舊，需要輸入總工作量、已完成工作量和本月工作量。單擊F6單元格，輸入公式=SLN(D6,D8,B7)×B9。單擊F7單元格，輸入公式=SLN(D6,D8,B7)×(B9+B8)。第三，雙倍余額遞減法下固定資產(chǎn)卡片的建立。采用雙倍余額遞減法計(jì)算固定資產(chǎn)折舊，各年折舊額不相等，需要先計(jì)算年折舊額再計(jì)算月折舊額。在B11:B15單元格計(jì)算年折舊額，單擊B11單元格，輸入公式=DDB($D$6,$D$8,$B$7,A11),自動(dòng)填充至B13單元格。單擊B14單元格，輸入公式=(D6-B11-B12-B13-D8)/2。單擊B15單元格輸入公式=B14。單擊F6單元格，輸入公式=DDB(D6,D8,B7,3)/12，計(jì)算本月折舊額。單擊F7單元格，輸入公式=D12+F6×4,計(jì)算累計(jì)折舊。第四，年數(shù)總和法下固定資產(chǎn)卡片建立。采用年數(shù)總和法計(jì)算固定資產(chǎn)折舊，各年折舊額也不相等，依然需要先計(jì)算年折舊額再計(jì)算月折舊額。單擊B11單元格，輸入公式=SYD($D$6,$D$8,$B$7,A11)，自動(dòng)填充至B15單元格。單擊F6單元格，輸入公式=SLN(D6,D8,B7)/12，算本月折舊。單擊F7單元格，輸入公式=D12+C13×4，計(jì)算累計(jì)折舊額。根據(jù)所建立的固定資產(chǎn)卡片的數(shù)據(jù)，將每一項(xiàng)固定資產(chǎn)的本月折舊輸入至“固定資產(chǎn)清單”工作表中的“本月折舊”項(xiàng)目中，填制完成“固定資產(chǎn)清單”工作表。

3建立折舊費(fèi)用分配表模型

在實(shí)際工作中，可以根據(jù)“固定資產(chǎn)清單”的內(nèi)容，利用excel數(shù)據(jù)透視功能，實(shí)現(xiàn)折舊費(fèi)用的分配。折舊費(fèi)用分配表的操作步驟如下：選中“固定資產(chǎn)清單”工作表內(nèi)列示的全部項(xiàng)目和內(nèi)容單元格，點(diǎn)擊插入|數(shù)據(jù)透視表，在下拉菜單中已經(jīng)定義了創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表區(qū)域，點(diǎn)擊“新工作表”選項(xiàng)，即可以新建一個(gè)數(shù)據(jù)透視表工作表，命名為“折舊費(fèi)用分配表”，拖動(dòng)“折舊費(fèi)用類別”至行標(biāo)簽處，拖動(dòng)“本月折舊”到數(shù)值處，形成一張按照折舊費(fèi)用類別分配本月折舊額的數(shù)據(jù)透視表。由該數(shù)據(jù)透視表可以方便地編制分配折舊費(fèi)用的會(huì)計(jì)憑證。利用Excel平臺(tái)建立固定資產(chǎn)管理的數(shù)據(jù)模型實(shí)現(xiàn)了固定資產(chǎn)管理實(shí)務(wù)與Excel電子表格軟件工具的結(jié)合，使得固定資產(chǎn)核算的數(shù)據(jù)信息的收集、加工和分析更加科學(xué)便捷。該模型進(jìn)行了相關(guān)動(dòng)態(tài)范圍名稱的設(shè)置，當(dāng)增加或者減少固定資產(chǎn)、計(jì)算下月折舊時(shí)，只要稍做修改，相關(guān)賬表即可自動(dòng)更新，形成一個(gè)可輕松移植的小型財(cái)務(wù)軟件應(yīng)用系統(tǒng)，可為今后會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)工作提供幫助和參考。

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作者：梁鵬 單位：北京農(nóng)業(yè)職業(yè)學(xué)院