費用預(yù)算論文：企業(yè)費用預(yù)算監(jiān)管路徑探討

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本文作者：徐余 單位：陜西延長石油集團銷售公司

切實執(zhí)行，不折不扣

銷售費用年預(yù)算一經(jīng)批準(zhǔn)，各預(yù)算管理部門和執(zhí)行部門必須認(rèn)真組織實施，并按預(yù)算指標(biāo)做好規(guī)劃。具體從以下幾方面著手。一是建立必要的制度，成立預(yù)算管理委員會和費用中心，確定部門主要領(lǐng)導(dǎo)人責(zé)任制，將制度、責(zé)任、指標(biāo)、定額和費用等各方面進一步細(xì)化，分解到管理的各個角落和個人，使他們具有明確的目標(biāo)和過程監(jiān)控，從而減少不必要的麻煩，提高預(yù)算執(zhí)行效率。二是年度預(yù)算分解。對年度預(yù)算的分解，不能采用傳統(tǒng)的簡單平均方法，應(yīng)根據(jù)各項費用特點具體分析，采用月度滾動和季度間調(diào)整的做法，要符合經(jīng)濟發(fā)生的實際，避免“刻舟求劍”。比如：對于折舊費、無形資產(chǎn)攤銷以及財務(wù)費用等不可控成本，完全可以根據(jù)資本性開支以及年度貸款計劃計算出分月的準(zhǔn)確預(yù)算；對于一些直接成本，可以根據(jù)“以銷定產(chǎn)”的原則，根據(jù)費比計算出每月預(yù)算；對于一些管理費用，如：招待費，可以根據(jù)企業(yè)的實際情況按月分配，在過節(jié)期間可以將招待費加大一點。辦公費可以按月平均化。差旅費、培訓(xùn)費等可以根據(jù)出差計劃、培訓(xùn)計劃計算；或以歷史數(shù)據(jù)作為參考，分析各項開支的變化趨勢，據(jù)此進行合理的分配。三是月度滾動預(yù)算。滾動預(yù)算是實際經(jīng)營過程中不斷修正的已知加未來最可能實現(xiàn)的經(jīng)營成果。滾動預(yù)算在實際編制時，必須有相關(guān)部門的緊密配合。財務(wù)部門在預(yù)算年度內(nèi)，每月綜合銷售費用的滾動信息和數(shù)據(jù)，編制未來1-12個月的預(yù)算，在做財務(wù)分析時，往往把實際與去年同期的預(yù)算做對比，同時也與上期的預(yù)測比較，找出變化因素和對未來的影響，以做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，達到月度合理滾動，季度總額相對控制，確保實現(xiàn)全年控制指標(biāo)。四是執(zhí)行控制。預(yù)算費用不等于必須投入資源，預(yù)算內(nèi)費用仍應(yīng)符合審批流程。月度費用，先預(yù)算，再發(fā)生。堅持可控費用控制費比，不可控費用根據(jù)公司相關(guān)制度控制的方法，硬化預(yù)算約束，在預(yù)算執(zhí)行過程中，可采用歸口管理與定額管理相結(jié)合的辦法，將費用項目控制責(zé)任落實到各歸口部門，超出定額的部分原則上不再批準(zhǔn)，嚴(yán)格按制度與程序辦事，杜絕違規(guī)操作。堅持事前和事后控制相結(jié)合的原則，事前確定合理標(biāo)準(zhǔn)，事后根據(jù)已經(jīng)發(fā)生的差異修正調(diào)整未來的支出。并針對這些差異，采取相應(yīng)的對策。五是例外原則。任何事物都有相對性，費用控制也不例外，應(yīng)采用適度原則，避免過度控制。對企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展有重要影響或涉及社會責(zé)任等的突發(fā)事件，應(yīng)堅持特事特辦的原則，運用原則性和靈活性相結(jié)合的哲學(xué)原理，特殊費用特殊對待，但必須由總經(jīng)理控制。六是分析與平衡。預(yù)算責(zé)任中心必須于每月將預(yù)算執(zhí)行情況上報預(yù)算管理委員會，預(yù)算委員會在實事求是，注重實效，符合實際的市場預(yù)測的基礎(chǔ)上，將各費用中心申請數(shù)據(jù)與實際結(jié)賬差異分類匯總后，調(diào)整次月預(yù)算，平衡本季預(yù)算，不同管控級別需求的責(zé)任中心也要自行分析，對核心資源和關(guān)鍵流程選擇適當(dāng)?shù)目刂品绞?，較為常見的為合同付款，網(wǎng)上報賬等。根據(jù)不同業(yè)務(wù)分析評價和改進建議，調(diào)整更適合的行動計劃。

強化監(jiān)督檢查，適時矯枉過正

企業(yè)應(yīng)制定嚴(yán)格科學(xué)的預(yù)算考核辦法，以銷售費用的費比控制為核心，采用平衡計分卡的方法將考核結(jié)果計入各費用責(zé)任中心的KPI指標(biāo)，獎懲結(jié)合。強化監(jiān)督主要通過以下方式。一是本著客觀公正、科學(xué)合理的原則，全面考慮到差異出現(xiàn)的原因，搞清楚究竟是人為造成的，還是客觀環(huán)境使然，如若不然，被考核方過多的強調(diào)客觀因素對業(yè)績的不利影響，而考核方則摻雜個人情感，則會使考核流于形式。二是編制月度、季度滾動預(yù)算，按預(yù)算方案跟蹤實施預(yù)算控制管理，重點圍繞超支項目，嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算政策。進行各項指標(biāo)橫向和縱向分析，對差異大的指標(biāo)進行深入分析，專題討論，及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算偏差，適時實施必要的制約手段。三是加強內(nèi)部審計，結(jié)合預(yù)算執(zhí)行情況，定期或不定期進行財務(wù)收支專項審計，重點關(guān)注熱點領(lǐng)域和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對大額支出和頻繁支付的業(yè)務(wù)事項要分析其合理性和必要性，提出企業(yè)內(nèi)部控制須完善的薄弱環(huán)節(jié)。同時，分析預(yù)算執(zhí)行進度與控制效果，建議被審費用責(zé)任中心合理安排以后預(yù)算，改進管理措施，提高管理水平。四是建立行之有效的業(yè)績考核辦法，將企業(yè)預(yù)算管理與績效評估有效聯(lián)系在一起，合理確定費用預(yù)算考核指標(biāo)占KPI的比例，以鼓勵經(jīng)理人員在實際經(jīng)營過程中以積極的態(tài)度發(fā)展業(yè)務(wù)，而不是有意降低業(yè)績預(yù)算來獲取個人經(jīng)濟利益。特別是在考評各部門績效時，需要保持綜合評估和動態(tài)考評相結(jié)合的原則。

總之，在企業(yè)經(jīng)營環(huán)境不確定性和激烈的市場競爭中，推行費用預(yù)算管理是極其必要的，不僅能降低成本，提升企業(yè)競爭力；而且能完善企業(yè)內(nèi)部控制制度，提高企業(yè)整體管理水平。