遠程教育檔案管理的探討
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第一，遠程教育體制中對檔案管理的投人較少。隨著信息網(wǎng)絡技術的普及發(fā)展，檔案信息的電子化發(fā)展已經(jīng)成為必然趨勢，對遠程教育工作而言，實現(xiàn)電子化的檔案管理更是極為必要。但是從當前的操作現(xiàn)實看，一些院校的通信基礎設施較為薄弱，沒有獨立的電子檔案管理室，檔案管理仍然過多地依賴人工操作，無論是從管理平臺還是信息儲備上都未能實現(xiàn)檔案的信息化管理。導致這些問題產(chǎn)生的一個雇接原因就是在檔案管理工作上的投人較少，資金投人不足，導致沒有能力更換新的設備與操作系統(tǒng)，電子檔案沒有很好地建立，紙質(zhì)檔案容易遺失、遺漏，檔案管理中的隨意性使得許多遠程教育學生的學籍檔案信息丟失，不利于學生學籍檔案的完整管理和規(guī)范管理那。
第二，學籍檔案管理的相關理論不足。在現(xiàn)行教育體制中，任何一項管理工作的開展都需要相應的理論知識做基礎。而理論研究和準備的不足，正是當前遠程教育檔案管理工作暴露出來的一個重要問題。遠程教育，受制于自身特殊的教育形式，在辦學形式與辦學機制上與普通學校有鮮明區(qū)別，這就導致普通學校檔案管理工作的相關理淪無法在遠程教育工作中得到運用，特別是涉及電子檔案信息的安全勝、學籍檔案的數(shù)字化管理等方面的問題時，理論準備不夠充足，無法解決當前現(xiàn)實工作中遇到的各種難題。理論研究的欠缺，直接導致檔案管理的水平難以提升。
第三，遠程教育的檔案管理效率偏低。遠程教育的檔案管理工作有著較強的特殊性，我們以廣播電視大學為例，所采用的檔案信息管理流程就是層層上報的形式。也就是叭市級、省級到中央分級上報，這種上報模式由于中間環(huán)節(jié)多，涉及的人工力量較多，又缺乏統(tǒng)一有效的操作規(guī)程和操作指南，在具體工作中很容易出現(xiàn)檔案信息遺失，紙質(zhì)檔案信息上報麻煩、工作效率低等問題。這種情況，與遠程教育本身的便捷勝相背離，給辦學單位帶來了人力負擔和成本負擔，容易造成不必要的麻煩。
第四，學籍管理數(shù)字化面臨的網(wǎng)絡安全問題。信息社會，安全問題已經(jīng)成為一個公眾普遍重視的問題。學籍檔案自身的私密性更是對信息網(wǎng)絡的安全指數(shù)提出了更高的要求。但是在當前，針對檔案管理的安全防范技術玲不突出。存在潛在的網(wǎng)絡安全問題，有的檔案缺乏保密措施輕易被人打開，有的檔案密碼被人破澤導致信息泄露。在網(wǎng)絡信息時代，網(wǎng)絡安全成為檔案管理工作面臨的一項重要挑戰(zhàn)。
二、遠程教育檔案管理的完善策略分析
第一，加強學籍檔素管理隊伍建設。遠程教育學籍檔案管理難度大，管理的現(xiàn)代化劉管理人員素質(zhì)的要求也日益提高，必須專兼職相結(jié)合加強學籍檔案管理隊伍建設。一是要培養(yǎng)和培訓高素質(zhì)的專職管〕酬、員，要全面提高管理人員的責任意識、大局意識、服務意識，增強其專業(yè)知識和現(xiàn)代化的管理技能二二是要切實搞好兼職管理隊伍的建i妥，學校應明確兼職檔案員在學校工作中的地位，就其職責、考核、獎罰、培習、職務晉升等方面作出具體現(xiàn)定，以充分調(diào)動他們的積極性。三是要建立管理學籍檔案管理人才的有效機制，通過激勵、培訓和引進的方式培養(yǎng)造就學籍檔案管衛(wèi)盯丁面的專才陽。
第二，完善學籍檔案管理平臺和理論研究。學籍檔案的管理，其規(guī)范化的發(fā)展必須依賴一個健全合理的管理平臺。檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，對信息數(shù)字設備的要求越來越高，既要求合格的硬件設備，也要求有與之相對應的軟件操作管理系統(tǒng)和熟練的操作管理人員。所以遠程教育必須要有足夠的投人，不僅要重視中央以及省級檔案管理系統(tǒng)的市縣級的基層檔案管理平臺也要重視，盡可能實現(xiàn)整個系統(tǒng)內(nèi)部的操作整i乍蛇」一，減少信息傳遞的環(huán)節(jié)，避免造成信息傳遞的延誤和遺漏。除此以外，由于遠程教育的特殊性，普通學校檔案管理〔作的相關理淪無法在遠程教育工作中得到運用，在現(xiàn)時期，我們必須針對遠程教育的特質(zhì)，對電子學籍檔案管理的相關理論進行探究，例如電子檔案信息的安全性、學籍檔案的數(shù)字化管理等方面的問題，加強〕戮侖研究和各項調(diào)研工作的開展，解決各種理論難題，提升檔案管理的水平。
第三，加強學籍檔案管理的法制化和標準化。檔案管理在我國有專門的法{約:以現(xiàn)定，因為檔案信息的私密性涉及學生的個人隱私權(quán)，對公民個儀以及整個社會賒定都會產(chǎn)生重要影響。所以在檔案管理操作過程中，我們必項重視法律精神的學習和法律概念的融人。遠程教育學籍管理人員要熟知《中華人民共和國檔案法》和育玲的政策法規(guī)和標準，加大檔案法規(guī)的宣傳教育力度，使大家認識到檔案管理的重要性和嚴肅性。要加快研究和制定電子公文歸檔、電子檔案管理、檔案信息公開和網(wǎng)上安全、網(wǎng)絡建i量與管理等方面的規(guī)章，形成高效的檔案爽文字化管理建設的激勵與約束機制，特別是要加強網(wǎng)上信息安全機制建投，推動檔案數(shù)字化建設的有序進行剛。
第四，提高學籍檔案資料的利用率。遠程教育檔案管理，除了管理工作的需要外，其重要目的還是青手些涅檔案材料能夠被有效利用，特別是電子信息檔案，能夠更加方便地被查閱和使用，能有效地被利用在現(xiàn)實生活中。遠程教育學籍檔案管理儀員要樹立服務育人意識，明確服務的目的，改善服務態(tài)度，急用者之所急，想用者之所想，敢于開動腦筋研究新情況，解決新問題。各級管理人員都應該積極解決每一級管理問題，及時周到地為大家提供各不信息咨詢服務。要促進多途徑、多形式的檔案利用，包括接待查閱、檔案外借、開具證明、咨詢服務等工作。通過努力提高檔案的利用率，提高人們對檔案重要性的認識，從而贏得領導和各部門對檔案工作的支持。
作者：王少麗 單位：北京理工大學遠程教育學院
