職業(yè)技術(shù)學(xué)院行政管理分析

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一、構(gòu)建合理高效的行政管理組織結(jié)構(gòu)

行政管理組織結(jié)構(gòu)指將行政管理系統(tǒng)內(nèi)部的各個(gè)要素按照一定規(guī)律組合成的形式,包括機(jī)構(gòu)設(shè)置、職能范圍、責(zé)權(quán)關(guān)系等多項(xiàng)內(nèi)容?？茖W(xué)合理的行政組織結(jié)構(gòu)將會激發(fā)管理系統(tǒng)，實(shí)質(zhì)發(fā)揮出巨大的管理功能,進(jìn)而推進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作的正常運(yùn)行，反之,則會影響學(xué)院各種功能的發(fā)揮,給學(xué)校的各項(xiàng)工作帶來消極影響。因此，職業(yè)技術(shù)學(xué)院的行政管理組織作為學(xué)院行政管理的載體，在學(xué)院各項(xiàng)活動的運(yùn)行中發(fā)揮著無可替代的重要作用。職業(yè)技術(shù)學(xué)院應(yīng)從自身特點(diǎn)出發(fā)，建立合理高效行政的行政管理組織結(jié)構(gòu)。學(xué)院的行政管理組織結(jié)構(gòu)的構(gòu)建必須考慮到行業(yè)專家和實(shí)訓(xùn)機(jī)構(gòu)的工作人員，兼顧他們利益。同時(shí)在設(shè)置機(jī)構(gòu)時(shí)，本著經(jīng)濟(jì)高效的原則，減少不必要的流程，提高行政管理的工作效率。最后，制定合理的責(zé)權(quán)關(guān)系，協(xié)調(diào)學(xué)校與社會行業(yè)、實(shí)訓(xùn)基地的關(guān)系。

二、構(gòu)建系統(tǒng)規(guī)范的行政制度體系

為提高職業(yè)技術(shù)學(xué)院的行政管理效率，學(xué)院應(yīng)結(jié)合學(xué)院特殊的行政環(huán)境，建立規(guī)范、系統(tǒng)、完整的行政制度體系，保證操作過程的具體化，明晰化，讓學(xué)院全體教職員工有章可循、按章辦事，以制度管人管事，避免行政管理人員按照主觀意志辦事，保證行政管理的公開性和公平性。針對職業(yè)技術(shù)學(xué)院的特殊性，建議在構(gòu)建行政制度體系時(shí)應(yīng)該注意到以下兩點(diǎn)：

（1）重視行政人員的反饋意見，不斷改進(jìn)行政制度體系。隨著近年來招生規(guī)模的擴(kuò)大，教師隊(duì)伍學(xué)生數(shù)量日益增加，使得行政人員日常處理的事物種類繁多，工作繁重。行政人員在工作中應(yīng)該不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高工作效率。而行政人員對行政制度體系的反饋意見具有巨大價(jià)值，行政管理人員應(yīng)該依據(jù)這些寶貴的意見，改進(jìn)行政制度體系。

（2）行政制度體系應(yīng)該對學(xué)科專業(yè)指導(dǎo)委員會，實(shí)訓(xùn)基地，行業(yè)專家予以特殊對待，不能一味采用硬性的行政管理方式，簡單的行政命令，實(shí)行行政監(jiān)督和行政控制等手段，應(yīng)針對他們的特點(diǎn)，采用軟性的行政手段，多采用激勵，引導(dǎo)，協(xié)商等方式，促使他們?yōu)閷W(xué)校服務(wù)。

三、建設(shè)高素質(zhì)高效率的行政隊(duì)伍在建設(shè)過程中要注意以下三個(gè)方面：

（1）建設(shè)一支專職行政隊(duì)伍。學(xué)院的行政管理工作，以服務(wù)全體師生為宗旨，具有工作量大，覆蓋面廣，事務(wù)瑣碎等特征，傳統(tǒng)的“雙肩挑”已不能承擔(dān)起行政管理任務(wù)，這些人員既有科研任務(wù)，又沒有充足的時(shí)間與精力，也不是專業(yè)的行政管理人員，嚴(yán)重影響了行政管理工作的工作效率，因此，組織職業(yè)技術(shù)學(xué)院專職的行政隊(duì)伍，使政管理人員各司其職，明確分工，對學(xué)院行政管理工作具有重要作用。（2）提高行政管理人員的綜合素質(zhì)。一支專職的行政隊(duì)伍需要專業(yè)的管理人員，職業(yè)技術(shù)學(xué)院應(yīng)該引進(jìn)高素質(zhì)的專業(yè)人才，提高對行政管理人員的學(xué)歷素質(zhì)要求。其次，對已有的行政管理人員應(yīng)該多培訓(xùn)，鼓勵他們提高自己的學(xué)歷層次。最后，學(xué)院要積極的選送優(yōu)異的行政管理人員到國外的著名職業(yè)技術(shù)學(xué)院進(jìn)修學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)并掌握先進(jìn)的行政管理的理論，以提高自己的理論修養(yǎng)。（3）建立一套合理的考核方法。目前，學(xué)院對行政管理人員的工作成績不能有效的量化，對他們的成果考察得不充分。所以應(yīng)該邀請全體教職員工和學(xué)生代表成立考核小組，根據(jù)行政管理人員的崗位目標(biāo)、工作性質(zhì)、職權(quán)范圍，從思想道德素質(zhì)、工作態(tài)度、敬業(yè)精神、工作執(zhí)行能力、服務(wù)意識等設(shè)置詳細(xì)的考評指標(biāo)，以突出考核的全面化，正確評價(jià)的他們的工作表現(xiàn)和工作績效。

四、改善辦公條件，促進(jìn)辦公信息化發(fā)展

良好的工作環(huán)境會提高員工的工作積極性，使員工以熱情負(fù)責(zé)的工作態(tài)度來處理各種事務(wù)，提高工作效率。為此，職業(yè)技術(shù)學(xué)院應(yīng)該從以下兩點(diǎn)做起：（1）改善辦公條件的硬件設(shè)施。職業(yè)技術(shù)學(xué)院應(yīng)該優(yōu)化辦公環(huán)境，為各個(gè)辦公室配置空調(diào)設(shè)備、打印機(jī)、書柜、電腦設(shè)備、公座椅等基礎(chǔ)的硬件設(shè)施，并合理設(shè)置辦公室人均面積，保證行政人員的辦公條件，使他們保持熱情，提高行政管理人員的工作積極性。（2）推行辦公信息化，進(jìn)行軟件建設(shè)，促進(jìn)辦公自動化。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已在學(xué)校辦公方室得到廣泛運(yùn)用。職業(yè)技術(shù)學(xué)院應(yīng)該積極開展軟件建設(shè)，推行辦公自動化，這不僅提高的行政管理人員的工作效率，方便廣大師生，還最大限度的節(jié)約了資源。

五、結(jié)語

綜上所述，職業(yè)技術(shù)學(xué)院行政管理工作是職業(yè)技術(shù)學(xué)院管理工作的重要組成部分，它關(guān)系到學(xué)院的日常工作，保障和促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作的完成。因此，職業(yè)技術(shù)學(xué)院應(yīng)該建設(shè)高效、科學(xué)、人性化的行政管理體系。職業(yè)技術(shù)學(xué)院有著自身的特殊性，因此在建立職業(yè)技術(shù)學(xué)院行政管理體系時(shí)一定不能盲目照搬其他高效的管理體系，應(yīng)該從自身出發(fā)，探索行之有效的管理體系。

作者：朱躍東 單位：東莞職業(yè)技術(shù)學(xué)院