醫(yī)學科研院所人事信息管理的問題對策

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摘要:完善全面的人事信息系統(tǒng)是現(xiàn)代化醫(yī)學科研院所高效運轉(zhuǎn)的基礎。本文以分析醫(yī)學科研院所人事信息特點為基礎，指出了醫(yī)學科研院所人事信息管理現(xiàn)狀、問題及困境，并根據(jù)實踐經(jīng)驗提出了具體解決路徑。

關鍵詞:醫(yī)學科研院所;人事信息管理

《中共中央組織部關于進一步從嚴管理干部檔案的通知》(中組發(fā)［2014］9號)中指出:“干部檔案是歷史地、全面地考察了解干部的重要依據(jù)，體現(xiàn)了干部的基本誠信，也反映了組織人事部門的管理水平。”人事信息是醫(yī)學科研院所人員管理的基礎，傳統(tǒng)意義上的人事信息就是干部人事檔案信息。從嚴管理干部檔案是對人事信息的新的要求，也是對人事信息真實準確性的保證。但是，隨著科技體制改革的深入和人才戰(zhàn)略管理的實施，傳統(tǒng)人事檔案信息的收集方式及管理方法已經(jīng)不能滿足信息化程度的需要和院所發(fā)展的需求。醫(yī)學科研院所人事信息管理需要利用網(wǎng)絡技術和信息技術建立一套開放全面的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)對人事信息管理與數(shù)據(jù)的共享，以此達到服務科研院所發(fā)展的目標。

1醫(yī)學科研院所人事信息特點

1.1人才類別多樣

隨著國家人才戰(zhàn)略的推進，人才競爭日趨激烈，科研院所人才隊伍流動性增強，一批批國內(nèi)外科技人才匯集到科研院所，其中不乏大量的“海歸”和外籍科研人員。人才來源的多樣性使得在人事檔案管理中“人檔分離”“斷頭檔案”“檔案材料缺失”的現(xiàn)象增多。引進的高層次人才大多數(shù)具有海外留學經(jīng)歷，人檔分離多年，檔案材料漏缺情況普遍存在。由于海外對人員工作信息記錄與國內(nèi)標準存在很大差異，在年齡、工齡、黨齡、學習經(jīng)歷和工作經(jīng)歷等“三齡兩歷”信息的收集與確認中，對海外工作經(jīng)歷的認定帶來了很大挑戰(zhàn)。

1.2信息收集范圍廣

為了滿足科研院所管理工作需要，以及能夠全面真實的數(shù)據(jù)化反映員工的實際情況，醫(yī)學科研院所人事信息管理兼具專業(yè)性和復雜性?，F(xiàn)代人事信息既包括傳統(tǒng)人事檔案信息中學歷、工作經(jīng)歷、職稱等人員基本信息，還包括考勤、薪酬、培訓、出國交流等日常管理信息，更加要著重對科研教學工作成果、承擔科研項目、學術兼職、技術特長等醫(yī)學專業(yè)技術工作信息的管理。人事信息的收集已不再只是人事部門的工作，而更多的需要個人積極參與，多部門協(xié)同合作，成為多渠道信息整合的成果。

1.3人事信息利用率高

隨著人才戰(zhàn)略的實施，醫(yī)學科研院所的管理工作對人事信息有了全面性、時效性等更高的要求，人事信息除了要滿足日常人事管理工作的需要，還要在人才的“選、用、育、留、汰”全過程管理以及人員的激勵獎勵等方面支持人事管理決策，在組建醫(yī)學科研團隊集中力量解決科學問題等方面支持業(yè)務管理決策，在內(nèi)部控制體系建設、預算執(zhí)行管理等方面支持經(jīng)營決策。為實現(xiàn)醫(yī)學科研院所現(xiàn)代化管理，保證各項工作順利高效的運轉(zhuǎn)，全面完善的人事信息、數(shù)據(jù)化網(wǎng)絡化的信息共享平臺和能提供統(tǒng)計分析支持功能的信息系統(tǒng)是醫(yī)學科研院所對人事信息系統(tǒng)的核心需求。

2人事信息管理中的問題和困境

2.1人事信息來源單一，信息孤島情況嚴重

傳統(tǒng)的人事信息主要來源于人事檔案，而人事檔案管理以被動管理方式為主，多為“你送我裝”或“你借我調(diào)”。人事檔案的內(nèi)容不能僅僅局限于對個人簡歷的記錄，還要注重充實考核、獎懲、學歷、職稱聘任、工作實績、創(chuàng)造發(fā)明等方面的內(nèi)容，全面反映每個教職員工承擔崗位、工作類別、等級情況，反映對應崗位的基本條件、履行職責情況及績效考核情況，任職過程中的工作創(chuàng)新發(fā)展等方面的情況，反映科研成果、獲得業(yè)績的情況［1］。如果相關部門沒有及時將檔案材料移交到位，就會造成檔案材料和信息收集的不完整?？蒲薪虒W成果和技術專長等與人員有關的業(yè)務信息如果通過人事檔案系統(tǒng)收集，勢必會出現(xiàn)信息收集滯后、信息和數(shù)據(jù)更新水平低的情況。人事外部信息從變動到信息更新周期長，難以做到信息的動態(tài)跟蹤，無法滿足分析的時效性需求。相關業(yè)務管理部門建有獨立的業(yè)務信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)，能夠較為快捷的收集人員醫(yī)學科研教學業(yè)務信息，如、承擔科研項目、教授課程、指導研究生等信息。但是各業(yè)務信息系統(tǒng)與人員信息系統(tǒng)相互獨立，沒有實現(xiàn)數(shù)據(jù)的實時共享，各數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)也沒有統(tǒng)一的接口可以滿足數(shù)據(jù)整合的需求，形成了“信息孤島”，造成了信息的沉積。為了滿足數(shù)據(jù)整合的需求，需要協(xié)調(diào)多部門，增加大量人工重復工作，導致工作效率低下，信息不能得到有效的管理和使用。

2.2重收集輕開發(fā)利用

人才競爭日益激烈，人才流動變得越來越頻繁，管理工作對人員信息廣度需求的增加使得人事信息管理工作幅度和數(shù)量也大幅增加，忙于信息收集而忽視了信息的開發(fā)與利用成為科研院所的普遍問題。隨著人事檔案電子化信息化工作的推進，大部分科研院所已經(jīng)建立人員信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了人員基本信息的電子化。但是由于受人才隊伍和硬件設備的限制，大部分科研院所沒有實現(xiàn)檔案的全文錄入和掃描，無論是人事檔案還是工作檔案的管理還是以紙質(zhì)檔案為主，檔案管理現(xiàn)狀阻礙了人員信息和工作信息開發(fā)與利用的發(fā)展。

2.3人事信息管理系統(tǒng)落后，不能適應人才戰(zhàn)略需求

市場上人事信息管理系統(tǒng)繁多，可以基本滿足一般組織對人力資源工作招聘配置、培訓開發(fā)、員工管理、績效管理、薪酬管理幾個模塊的需求。但是針對醫(yī)學科研院所事業(yè)單位特點并能滿足科研院所現(xiàn)代化發(fā)展需求的人事信息管理系統(tǒng)并不多見。以中國醫(yī)學科學院系統(tǒng)為例，現(xiàn)行使用的GPMS人事信息管理系統(tǒng)是1994年由人事部和國家技術監(jiān)督局等部門聯(lián)合發(fā)文在全國推廣的人事信息管理系統(tǒng)，雖然已經(jīng)升級了多個版本，但是由于近年更新緩慢，已經(jīng)不能適應計算機系統(tǒng)升級的速度，更加難以滿足人事信息網(wǎng)絡化和集成化的新需求。

2.4人事信息管理人才隊伍建設不足

目前，大多數(shù)醫(yī)學科研院所沒有專職的人事檔案和人事信息系統(tǒng)管理人員，隨著人員的更替和培訓的缺乏，已經(jīng)帶來了人事檔案政策執(zhí)行能力和延續(xù)性的削減，同時對現(xiàn)代人事信息管理的要求也帶來了更大的挑戰(zhàn)。人事檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變?yōu)槿耸滦畔⒐芾砣藛T，新的職責對工作人員知識結構和業(yè)務能力有了新的更高的要求，因此人事信息管理亟需具有信息開發(fā)與應用能力及綜合素質(zhì)的人才來滿足建設的全方位要求。缺少高水平信息管理人才，缺乏人事信息管理人才培養(yǎng)發(fā)展體系，是阻礙人事信息管理發(fā)展的重要因素之一。

3對策探討

3.1強化醫(yī)學科研院所信息收集利用管理意識

信息是一種無形資產(chǎn)，也是人才競爭中的戰(zhàn)略資源。在人才流動頻繁的信息時代，人事檔案服務要為發(fā)掘人才、鑒別人才、使用人才提供真實可靠的材料和信息［2］。全面準確的人事信息是醫(yī)學科研院所工作順利開展的保障，是科學決策的依據(jù)，醫(yī)學科研機構高層管理者要對人事信息系統(tǒng)的建立與維護有準確的認識，并給予高度的重視，加強人事信息系統(tǒng)軟硬件建設的投入，為搭建信息平臺及組建信息人才隊伍提供政策保障和經(jīng)費支持。領導的垂范將起到帶動作用，有助于增強廣大職工對人事信息收集與利用的觀念，幫助職工建立人事信息收集利用人人有責的意識。這種管理意識自覺性的增強會對人事信息管理水平的提高起到?jīng)Q定性作用。同時，檔案管理人員和相關部門也要樹立信息收集與利用并重的意識，轉(zhuǎn)變工作觀念，調(diào)整工作方式，推動與促進人事信息系統(tǒng)的建設。

3.2提升整合能力打造符合醫(yī)學科研院所特點的人事信息管理系統(tǒng)

現(xiàn)代化的科研院所管理離不開信息流的管理，人、財、物的信息相互影響互相支持，醫(yī)學科研院所人事信息管理系統(tǒng)在設計初期要充分考慮滿足對財、物信息的對接和整合。借鑒市場上人事信息管理系統(tǒng)人力資源過程管理的框架，打造符合醫(yī)學科研院所特點的人事信息管理系統(tǒng)，包括:結合電子化采集和人工采集的信息采集系統(tǒng)，滿足多個數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)共享和信息整合的數(shù)據(jù)標引系統(tǒng)，以分類審核為基礎的信息審核系統(tǒng)、統(tǒng)一的信息系統(tǒng)、分級授權的用戶管理系統(tǒng)，通過管理系統(tǒng)的搭建，將現(xiàn)有的業(yè)務基礎信息系統(tǒng)與人事信息系統(tǒng)合理整合規(guī)劃，增強數(shù)據(jù)庫間、部門間的數(shù)據(jù)共享，充分利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)資源，激活沉積的數(shù)據(jù)，調(diào)整不合理的數(shù)據(jù)結構，滿足醫(yī)學科研院所數(shù)據(jù)管理、分類管理、流程管理、統(tǒng)計分析管理的需求。

3.3建立以需求為導向的人事信息服務平臺

長期以來，人事檔案管理實行封閉的管理方式，有著嚴格的保密制度，談到人事檔案只有組織或者少數(shù)人才可以查看，一般人員是不能查看的［3］。以檔案為基礎的傳統(tǒng)人事信息管理也相應采用較封閉的管理方式。隨著網(wǎng)絡技術信息化的發(fā)展，為適應科研機構管理中對人員信息高效利用的需要，要在切實保護好個人隱私、依法合規(guī)的前提下，建立相對開放的人事信息管理系統(tǒng)。在滿足組織管理需求的同時，開展個人信息在線查詢服務，滿足人事信息個性化需求，給予職工自主更新部分人員信息的權限，如:培訓信息、科研成果信息等，提高個人信息變化更新的速度，在加強主管部門審核的基礎上確保信息的準確性。利用現(xiàn)代化處理技術，建立證書、文件材料的圖片電子檔案，實現(xiàn)即點即看的高效信息展現(xiàn)形式，提高人事信息服務現(xiàn)代化水平。

3.4加強人事信息管理人才隊伍建設

建立強大而務實的人事信息系統(tǒng)的前提是建立一支知識結構合理、具有綜合業(yè)務能力的信息管理人才隊伍。管理人事信息原始數(shù)據(jù)的收集包括材料甄別和準確記錄兩部分工作，有很強的政策性和原則性;而信息系統(tǒng)的維護，既要保證人員信息的及時更新，也要保證數(shù)據(jù)安全，并需要根據(jù)實際工作中對系統(tǒng)功能進行相應的調(diào)整。人事信息管理工作人員既需要具有檔案管理知識，也需要要具有數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡技術知識。醫(yī)學科研機構要建立科學合理的人事信息人才培養(yǎng)體系和儲備機制，通過培訓改善知識結構，通過參觀、實踐、業(yè)務研討提高管理業(yè)務工作能力和拓寬服務視野。

參考文獻:

［1］鮑春艷．從人事制度改革看高校人事檔案管理［J］．黑龍江檔案，2009，4:33．

［2］王緒剛．全面推進事業(yè)單位人事制度改革［N］．中國人事報，2007，12:7．

［3］武志芳．論高校人事檔案管理面臨的新問題與改革路徑［J］．中國行政管理，2013，6:101-104．

作者:宋歆煒 王瀟 孟慶慶 單位:中國醫(yī)學科學院基礎醫(yī)學研究所人力資源處