微信公眾平臺(tái)的校友信息管理系統(tǒng)分析

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摘要:校友是學(xué)校最為寶貴的資源，對學(xué)校的發(fā)展具有十分重要的意義和不可替代的作用。管理好大量的校友信息并充分挖掘其潛在價(jià)值，已成為高職院校面臨的重要課題。基于微信公眾平臺(tái)，采用智能化的信息管理手段，可實(shí)現(xiàn)校友信息資源的最大化管理。

關(guān)鍵詞:微信公眾平臺(tái);校友信息;管理系統(tǒng)

隨著全球計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已涉及人們生活的方方面面。各類網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)的廣泛使用更是徹底顛覆了人們的生活習(xí)慣和溝通方式，拉近了人與人之間的距離［1］。鑒于當(dāng)前高職院校校友規(guī)模的增量趨勢，迫切需要開發(fā)一款具有時(shí)代特征的校友信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)校友信息的統(tǒng)一管理，從而提升高職院校的信息化建設(shè)水平。

一、高職院校校友信息管理的現(xiàn)狀

(一)校友信息管理模式過于傳統(tǒng)

目前，大多數(shù)高職院校還采用比較傳統(tǒng)的校友信息管理模式，即“一名人員一張表格”。這樣傳統(tǒng)的管理模式，會(huì)導(dǎo)致校友信息無法被充分利用、動(dòng)態(tài)信息變更不及時(shí)、信息統(tǒng)計(jì)覆蓋面窄等問題。隨著校友信息量的不斷增加，如果再使用傳統(tǒng)的手工方式進(jìn)行管理，不但工作效率不能提高，而且對于校友信息的科學(xué)管理更是無從談起。信息斷裂、信息孤島、信息流失的存在，使校友之間、校友與母校之間無法形成互幫互助、情感交流、互惠共贏的共同體，從而導(dǎo)致校友資源的浪費(fèi)。

(二)校友信息管理人員過于緊張

大多數(shù)高職院校校友工作辦公室的在崗人員只有2～5名，而校友數(shù)量少則幾萬，多則幾十萬。校友數(shù)量每年都在增加，校友個(gè)人的動(dòng)態(tài)信息也在不斷變化，傳統(tǒng)的“一對多”管理模式［2］勢必會(huì)給校友管理工作帶來巨大的壓力。由于人員緊張、信息缺乏，導(dǎo)致有些學(xué)校到了重要節(jié)慶日才開始著手統(tǒng)計(jì)校友資源。

二、微信公眾平臺(tái)校友信息管理系統(tǒng)的開發(fā)與應(yīng)用

新興的互聯(lián)網(wǎng)社交工具———微信公眾平臺(tái)具有交流靈活、傳播便捷、操作簡單等特點(diǎn)，為校友數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和校友信息管理帶來了新途徑和新方法。

(一)微信公眾平臺(tái)校友信息管理系統(tǒng)的開發(fā)

微信公眾平臺(tái)主要有實(shí)時(shí)交流、消息發(fā)送和素材管理等功能［3］?；谖⑿殴娖脚_(tái)，開發(fā)設(shè)計(jì)一款集信息收集、日常管理、信息交流為一體的信息管理系統(tǒng)，讓廣大校友可以通過手機(jī)隨時(shí)隨地注冊、更新、查閱校友信息。改變校友工作人員收集和整理信息的傳統(tǒng)工作模式，既能保證數(shù)據(jù)的一致性和及時(shí)性，又可增進(jìn)校友與母校之間、校友之間的聯(lián)系與溝通。校友信息管理系統(tǒng)采用MySQL搭配PHP和Apache組成良好的開發(fā)環(huán)境。MySQL是當(dāng)前最為流行的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)之一。在WEB應(yīng)用方面，MySQL是最好的RDBMS(RelationalDatabaseManagementSystem，關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng))應(yīng)用軟件。因其體積小、速度快、總體擁有成本低，尤其是開放源碼這一特點(diǎn)，一般中小型系統(tǒng)開發(fā)都選擇MySQL作為系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。校友信息管理系統(tǒng)分為微信前端應(yīng)用部分、后臺(tái)主要數(shù)據(jù)庫和系統(tǒng)管理三大端口(見圖1)。其中，微信前端應(yīng)用部分主要是給校友注冊信息提供服務(wù)，校友可通過前端應(yīng)用填寫個(gè)人信息進(jìn)行實(shí)名登記，驗(yàn)證通過后可進(jìn)入校友個(gè)人中心，并可實(shí)現(xiàn)查找校友、資料更新、搖一搖查找校友、查找教師等功能。后臺(tái)主要數(shù)據(jù)庫是對所有數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、歸類。系統(tǒng)管理是對所有數(shù)據(jù)與前端審核進(jìn)行管理，主要分為班級管理、教師管理、校友管理三個(gè)模塊。班級管理模塊主要是對學(xué)校歷屆班級進(jìn)行管理。校友錄入信息時(shí)，系統(tǒng)將根據(jù)入學(xué)年份列出本屆所有班級供其選擇。校友完善個(gè)人信息后，將會(huì)根據(jù)班級信息自動(dòng)合并至所在班級，然后可以點(diǎn)擊本班級已加入校友系統(tǒng)的同學(xué)名單，了解班級同學(xué)的現(xiàn)狀，還可以選擇導(dǎo)出班級同學(xué)名單作為同學(xué)錄使用。此模塊的功能主要是實(shí)現(xiàn)歷屆班級管理的便捷性和保證校友信息的真實(shí)性。教師管理模塊主要是對學(xué)校所有教職員工(含離退休)的通訊錄進(jìn)行管理。校友可點(diǎn)擊教師查找欄目，輸入教師姓名，進(jìn)行精確查找。如有新教師加入、教師退休(離職)或教師號碼變更等情況時(shí)，系統(tǒng)將會(huì)更新數(shù)據(jù)。教師數(shù)據(jù)導(dǎo)出后也可以作為教師通訊錄使用。此模塊的功能主要是為校友與教師之間建立聯(lián)系與溝通提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。校友管理模塊是整個(gè)系統(tǒng)的核心，也是整個(gè)系統(tǒng)建立的意義所在。校友在前端登記后，系統(tǒng)管理后臺(tái)會(huì)審核校友登記信息的真實(shí)性，審核通過后完成認(rèn)證，沒有通過認(rèn)證的校友，將無法使用前端的任何功能。此項(xiàng)功能的設(shè)計(jì)，一是保證數(shù)據(jù)的真實(shí)準(zhǔn)確，二是保證校友個(gè)人資料的安全。通過認(rèn)證的校友，可根據(jù)“入學(xué)年份，班級，所在省、市、區(qū)(縣)，所在行業(yè)”等進(jìn)行精確篩選;也可根據(jù)“姓名、手機(jī)號碼、所在單位、擔(dān)任職務(wù)”等進(jìn)行模糊搜索。另外，可根據(jù)屆別、班級、行業(yè)、地區(qū)等分類導(dǎo)出校友登記信息。此模塊的功能主要是為校友之間的互聯(lián)互通及學(xué)校校友工作的開展提供信息支持。

(二)微信公眾平臺(tái)校友信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用

校友可通過微信公眾平臺(tái)底部菜單或掃描校友信息系統(tǒng)二維碼登錄系統(tǒng)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)用戶微信登錄信息判斷當(dāng)前用戶是否已經(jīng)登記，如果沒有登記記錄，就會(huì)提示用戶完善校友信息，并提交后臺(tái)供審核認(rèn)證，認(rèn)證通過后，完成登記。由于部分校友的工作存在一定的變動(dòng)性，因此在校友信息管理系統(tǒng)中增加個(gè)人資料更新功能。校友可在信息管理系統(tǒng)中，選擇資料更新欄目，自行進(jìn)行修改，并可以設(shè)置隱私保護(hù)選項(xiàng)，選擇個(gè)人信息的公開范圍。

三、微信公眾平臺(tái)校友信息管理系統(tǒng)的作用與優(yōu)勢

(一)微信公眾平臺(tái)校友信息管理系統(tǒng)的作用

微信公眾平臺(tái)校友信息管理系統(tǒng)通過完善校友信息與規(guī)范校友信息管理，達(dá)到增進(jìn)校友之間、校友與母校之間的感情，方便校友聯(lián)系的目的［4］。隨著高職院校信息化校園建設(shè)的的不斷推進(jìn)，微信公眾平臺(tái)校友信息管理系統(tǒng)在校友資源利用等方面將發(fā)揮越來越大的作用。同時(shí)，將促進(jìn)校友工作逐步走向管理科學(xué)化、辦公自動(dòng)化和信息資源化［5］?！胺?wù)校友、服務(wù)學(xué)校、服務(wù)社會(huì)”是校友工作的宗旨與使命。微信公眾平臺(tái)校友信息管理系統(tǒng)建立的目標(biāo)之一是為校友提供全方位服務(wù)，并實(shí)現(xiàn)服務(wù)的專業(yè)化、精準(zhǔn)化和特色化，從而提升校友對母校的滿意度和認(rèn)同感。

(二)微信公眾平臺(tái)校友信息管理系統(tǒng)的優(yōu)勢

(1)微信端的用戶群體龐大，校友無須再安裝其他任何應(yīng)用，只需掃描校友信息管理系統(tǒng)的二維碼，關(guān)注即可使用。(2)微信自身的傳播能力強(qiáng)，校友可以將系統(tǒng)分享到朋友圈、同學(xué)微信群等，從而迅速地將校友信息完善起來。(3)微信公眾平臺(tái)校友信息管理系統(tǒng)要求校友提供個(gè)人真實(shí)數(shù)據(jù)，并對數(shù)據(jù)進(jìn)行班級匹對審核，所有加入系統(tǒng)的用戶都是同學(xué)或教師，校友之間的信任度提升，最終實(shí)現(xiàn)校友信息的共享。(4)微信公眾平臺(tái)是學(xué)校對外信息的重要平臺(tái)，校友可從中獲取更多有關(guān)學(xué)校的信息。(5)微信公眾平臺(tái)校友信息系統(tǒng)可在校友登記注冊后，第一時(shí)間根據(jù)其信息進(jìn)行班級、職業(yè)、地區(qū)等信息分類，為校友信息管理提供了很大的便捷性。(6)校友驗(yàn)證登錄后，可以在系統(tǒng)內(nèi)查找校友信息，也可以進(jìn)行點(diǎn)對點(diǎn)互動(dòng)交流，進(jìn)一步擴(kuò)大了校友之間的聯(lián)系與溝通。綜上所述，基于微信公眾平臺(tái)的校友信息管理系統(tǒng)，可以加強(qiáng)校友之間的聯(lián)系與溝通，增進(jìn)校友與母校之間的情感，從而推動(dòng)學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展。

參考文獻(xiàn):

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作者:劉轅 谷傳亮 單位:揚(yáng)州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院校友工作辦公室