醫(yī)院聲像檔案信息化安全管理對策探析
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摘要：與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，醫(yī)院聲像檔案具有感官的生動性和載體的多樣性等方面的特征。提高聲像檔案管理的信息化水平，不僅有利于節(jié)省大量醫(yī)療資源，同時可有效提升檔案資料的利用效率。當(dāng)前，我國醫(yī)院聲像檔案的信息化管理依然面臨記錄、收集不完整，專業(yè)人才匱乏和管理混亂等方面問題。推進(jìn)并改善醫(yī)院聲像檔案的數(shù)字化和信息化管理，依然任重道遠(yuǎn)。
關(guān)鍵詞：醫(yī)院；聲像檔案；數(shù)字化；信息化；問題；對策
0前言
近年來，隨著我國醫(yī)療技術(shù)的飛速發(fā)展，醫(yī)院聲像檔案資料的種類和數(shù)量呈爆發(fā)式的增長，這就對醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化與信息化水平提出更高的要求。醫(yī)院聲像檔案資料是記錄患者診療信息和醫(yī)院各項活動的重要載體，其管理水平和利用效率是醫(yī)院整體管理能力的重要體現(xiàn)。當(dāng)前，我國醫(yī)院聲像檔案資料的數(shù)字化與信息化發(fā)展，在資料的產(chǎn)生、收集、管理和利用等方面仍存在薄弱環(huán)節(jié)，亟待加強。
1醫(yī)院聲像檔案的特征及數(shù)字化與信息化管理的必要性
1.1醫(yī)院聲像檔案的特征
1.1.1感官的生動性與載體的多樣性。醫(yī)院的聲像檔案，是以視頻或音頻的形式，對患者的患病狀況或醫(yī)院的其他重要活動進(jìn)行記錄的資料。如醫(yī)院X光片和CT片中有對患者身體狀況和病灶狀態(tài)的原始記錄，可給聲像檔案資料使用者一種強烈的視覺沖擊;同時，與聲像檔案資料對應(yīng)的是紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案的載體主要是紙張，而聲像檔案的記錄載體更加多樣化，包括音視頻、照片、膠片、磁帶等多種載體；1.1.2記錄的真實性與檔案保管的特殊性紙質(zhì)檔案可能存在被調(diào)換或篡改的風(fēng)險，但聲像檔案資料因其對醫(yī)院診療、行政等活動連續(xù)不斷的影像，可為醫(yī)院行政和診療工作的開展提供第一手可靠資料；同時，醫(yī)院聲像資料由于其材質(zhì)的特殊性，在保管條件上與紙質(zhì)資料相比存在較大差異。醫(yī)院聲像檔案資料的保管環(huán)境，對其保管和使用壽命具有直接影響。[1]
1.2醫(yī)院聲像檔案數(shù)字化與信息化管理的必要性
1.2.1檔案的數(shù)字化管理，是適應(yīng)世界范圍內(nèi)信息技術(shù)發(fā)展的需要。隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，包括醫(yī)院診療內(nèi)在的各領(lǐng)域大多均已具備較高的信息化水平。為適應(yīng)時展趨勢，提升自身的信息化水平，已成為醫(yī)院聲像檔案管理工作發(fā)展的必然要求；1.2.2醫(yī)院聲像檔案的數(shù)字化與信息化管理，有利于大幅節(jié)省檔案存儲空間，減少資源浪費傳統(tǒng)方式下，醫(yī)院檔案資料多以紙質(zhì)或膠片等原始狀態(tài)存儲，不僅占用大量空間且使用不便。而聲像檔案的信息化管理，不僅具有內(nèi)容記錄完整和形象生動的優(yōu)點，同時利用本地硬盤或云盤等技術(shù)對聲像檔案資料進(jìn)行存儲，大幅壓縮存儲空間，減少了對醫(yī)療資源的浪費；1.2.3有利于提升醫(yī)院聲像檔案的利用效率隨著醫(yī)療技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院聲像檔案資料的數(shù)量和種類日益增多。運用數(shù)字化和信息化的管理手段，可有效提升醫(yī)院聲像檔案管理水平，提高利效率。
2醫(yī)院聲像檔案數(shù)字化與信息化管理現(xiàn)狀
管理的數(shù)字化和信息化，是醫(yī)院各項工作發(fā)展的必然趨勢，聲像檔案管理工作也不例外。20世紀(jì)80年代以來，我國醫(yī)院聲像檔案數(shù)字化與信息化管理工作雖取得了一定進(jìn)步。但截至目前，在資料收集、管理和利用等環(huán)節(jié)仍存在多方面問題。
2.1聲像檔案的記錄、收集不完整
2.1.1部分醫(yī)院聲像檔案資料記錄缺失。該問題產(chǎn)生的原因，主要包括以下兩個方面：首先，醫(yī)院相關(guān)部門對室外項目，如大型基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的記錄不完整。大型基建項目的聲像記錄應(yīng)包括開工前的原貌，立項、科研批復(fù)現(xiàn)場的記錄，招標(biāo)會議、奠基和開工現(xiàn)場的影像，以及竣工驗收和資產(chǎn)交接的照片等。但在實際工作中，醫(yī)院相關(guān)部門工作人員大多只在有重要領(lǐng)導(dǎo)參加的環(huán)節(jié)，才會用數(shù)碼設(shè)備進(jìn)行拍照或錄像。大型基建項目從前期準(zhǔn)備到竣工決算各環(huán)節(jié)的聲像檔案記錄并不完整；其次，部分經(jīng)濟(jì)落后地區(qū)的醫(yī)院或某些醫(yī)院中的二類科室，由于未配備攝像機(jī)等數(shù)碼設(shè)備或因設(shè)備數(shù)量不足，在重要的診療工作開展過程中未能生成相應(yīng)的聲像資料，后期的檔案歸集工作也就更加無從談起。2.1.2部分醫(yī)院聲像檔案資料收集面臨較大困難。首先，隨著數(shù)碼技術(shù)的發(fā)展和電子產(chǎn)品的普及，醫(yī)院診療過程中產(chǎn)生的聲像檔案資料日益增多。這些檔案資料大多留存在生成檔案資料的個人手中，并未能及時納入醫(yī)院檔案部門管理范圍；其次，醫(yī)院內(nèi)部分科室擁有自己的數(shù)碼設(shè)備，它們在以科室名義組織醫(yī)療會議或進(jìn)行疑難手術(shù)過程中，對過程進(jìn)行記錄產(chǎn)生的聲像資料，很多未能及時上交醫(yī)院檔案管理部門進(jìn)行歸檔；再次，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，醫(yī)院人才流失和內(nèi)部工作調(diào)動日益頻繁。部分醫(yī)院工作人員在工作調(diào)動過程中，認(rèn)為自己對所拍攝的聲像資料具有知識產(chǎn)權(quán)而將其一并帶走，造成醫(yī)院聲像檔案資料的流失。
2.2聲像檔案管理專業(yè)人才匱乏，管理混亂
2.2.1醫(yī)院聲像檔案管理專業(yè)人才匱乏。首先，醫(yī)院檔案管理部門缺少既懂聲像檔案管理，又具備扎實醫(yī)學(xué)專業(yè)知識的復(fù)合型人才。其次，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層在檔案管理部門人員招聘過程中失之于寬，導(dǎo)致檔案管理部門從業(yè)人員水平參差不齊。部分醫(yī)院聲像檔案管理人員年齡較大、信息技術(shù)能力偏低，難以適應(yīng)聲像檔案工作的數(shù)字化、信息化發(fā)展需求；再次，部分醫(yī)院管理層對檔案管理工作重視程度不足，導(dǎo)致聲像檔案管理從業(yè)人員上崗后，缺乏后續(xù)培訓(xùn)。聲像檔案管理工作人員知識結(jié)構(gòu)陳舊，難以滿足工作要求；2.2.2醫(yī)院聲像檔案管理方面存在的問題。首先，部分醫(yī)院聲像檔案管理尚未形成統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)，聲像檔案多頭管理、關(guān)鍵信息缺失等問題屢見不鮮，增加醫(yī)院聲像檔案管理的難度；其次，個別醫(yī)院部分存量聲像檔案仍以X光片等原始狀態(tài)存在，未能及時進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換并利用硬盤或云盤存儲，占用大量的醫(yī)療資源，降低檔案管理工作效率；再次，與普通紙質(zhì)檔案相比，部分原始聲像檔案的保管要求更高。需具備恒溫、恒濕等技術(shù)要求，以防底片褪色或變質(zhì)。但受客觀條件限制，當(dāng)前我國部分經(jīng)濟(jì)落后地區(qū)的基層醫(yī)院，尚不具備上述條件。
2.3聲像檔案利用率不高且面臨嚴(yán)峻的信息安全問題
2.3.1醫(yī)藥聲像檔案的利用率不高。一方面，使用者對聲像檔案的訪問缺少簡單、快捷的渠道。部分醫(yī)院聲像檔案的數(shù)字化、信息化，僅是對檔案資料目錄進(jìn)行了數(shù)字化，當(dāng)使用者需要查看原始聲像記錄時，還要到檔案庫房翻找，降低檔案利效率，也影響使用者的積極性；[2]另一方面，醫(yī)院工作人員對利用聲像檔案資料的重視程度不夠。醫(yī)院聲像檔案資料記錄患者的個人基本信息和疾病診療記錄，在患者到醫(yī)院就診時，主治醫(yī)生通過查閱患者既往的聲像檔案資料，在為患者節(jié)省大量檢查費用的同時可提高工作效率。因此，醫(yī)院一線工作人員應(yīng)切實提高對利用聲像檔案資料的重視；2.3.2管理的數(shù)字化和信息化，使醫(yī)院聲像檔案面臨。嚴(yán)峻的信息安全問題一方面，醫(yī)院聲像檔案資料是記錄患者個人信息和疾病治療過程的原始資料，但目前部分醫(yī)院對聲像檔案的訪問尚未建立嚴(yán)格的分級控制制度，在聲像檔案資料使用過程中，存在信息泄露風(fēng)險；另一方面，由于受客觀條件限制，部分醫(yī)院保管聲像檔案資料的電子設(shè)備尚未實現(xiàn)與互聯(lián)網(wǎng)的物理隔離；部分醫(yī)院雖實現(xiàn)了物理隔離，但在實際工作中仍存在利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行聲像檔案傳輸?shù)默F(xiàn)象。上述問題的存在，很容易使聲像檔案資料被網(wǎng)絡(luò)黑客利用非法手段獲取。
3醫(yī)院聲像檔案數(shù)字化與信息化管理對策
提升醫(yī)院聲像檔案管理的信息化水平，是實現(xiàn)醫(yī)院整體管理現(xiàn)代化的重要組成部分。如何進(jìn)一步彌補聲像檔案管理中存在的薄弱點，成為我國醫(yī)院聲像檔案管理工作發(fā)展亟須解決的問題。
3.1多渠道提高聲像檔案記錄、收集的完整性
醫(yī)院管理層應(yīng)進(jìn)一步完善聲像檔案記錄、收集的組織機(jī)構(gòu)，改變目前資料產(chǎn)生混亂和檔案收集主體分散的現(xiàn)狀。首先，醫(yī)院決策層應(yīng)完善檔案記錄、收集的制度建設(shè)，將各科室聲像檔案記錄、收集等具體工作落實到人。通過推行全員績效考核，將聲像檔案的記錄、收集納入績效考核范圍，調(diào)動各科室具體負(fù)責(zé)人員的工作積極性；其次，在完善醫(yī)療聲像檔案收集工作的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步強化對醫(yī)院重大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等其它項目聲像資料的收集，提高檔案資料的完整性；同時，應(yīng)在醫(yī)院內(nèi)部成立專門的聲像檔案資料生產(chǎn)機(jī)構(gòu)，當(dāng)醫(yī)院組織開展各類醫(yī)療或?qū)W術(shù)活動時，由專門機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)進(jìn)行錄像、錄音。[3]
3.2培養(yǎng)專業(yè)管理人才，提升聲像檔案管理水平
培養(yǎng)和引進(jìn)大量既具備聲像檔案管理知識，又具備扎實臨床醫(yī)療水平的復(fù)合型專業(yè)人才，是提升醫(yī)院聲像檔案管理水平的重要基礎(chǔ)。因此，一方面醫(yī)院應(yīng)通過提供具備市場競爭力的薪酬或落實事業(yè)編制等方式，提高醫(yī)院檔案管理工作對專業(yè)人才的吸引力；另一方面，在檔案管理部門人才引進(jìn)過程中，醫(yī)院決策層應(yīng)切實從檔案工作發(fā)展的實際需求出發(fā)，扭轉(zhuǎn)將檔案部門作為一線醫(yī)療專家家屬收容站的定位；同時，應(yīng)在醫(yī)院內(nèi)部成立專門的組織機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)聲像檔案資料管理，努力改變聲像檔案因多頭管理造成的混亂現(xiàn)象。
3.3在保障信息安全的基礎(chǔ)上提升檔案利用效率
保障醫(yī)院聲像檔案資料的信息安全，一方面醫(yī)院應(yīng)加大對檔案管理工作硬件的投入力度，真正實現(xiàn)儲存數(shù)字化檔案信息的電子設(shè)備與互聯(lián)網(wǎng)的物理隔離；另一方面，應(yīng)建立和完善內(nèi)部信息訪問的分級控制制度，對于敏感聲像資料必須經(jīng)有權(quán)人員授權(quán)方可訪問，堵塞信息從內(nèi)部泄露的漏洞；同時，醫(yī)院相關(guān)部門應(yīng)在大力推動存量聲像資料數(shù)字化轉(zhuǎn)換的基礎(chǔ)上，充分利用電話、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)等方式，進(jìn)一步拓寬數(shù)字化檔案資料的訪問渠道，提高聲像檔案資料的利用效率。
4小結(jié)
綜上，隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和醫(yī)院診療水平的持續(xù)提高，醫(yī)院聲像檔案資料管理的信息化發(fā)展已成為必然趨勢。當(dāng)前，我國醫(yī)院聲像檔案資料的信息化發(fā)展仍面臨較多薄弱環(huán)節(jié)。因此，唯有在進(jìn)一步提高醫(yī)院管理層對聲像檔案管理工作重視程度的基礎(chǔ)上，從提升檔案記錄、收集的完整性入手，通過培養(yǎng)和引進(jìn)大量檔案管理專業(yè)人才，在保障聲像檔案信息安全的基礎(chǔ)上逐步提高利用率，才能切實推動醫(yī)院聲像檔案管理信息化進(jìn)程。
參考文獻(xiàn)
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作者:李沐佳 單位:駐馬店市中心醫(yī)院
