水利工程科技檔案管理體系建設(shè)淺析

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摘要：水利工程檔案涵蓋了水利工程立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理及驗(yàn)收的各個(gè)工程環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的各種載體的資料，也是評(píng)價(jià)水利工程管理工作質(zhì)量的重要依據(jù)。本文以水利工程檔案管理工作實(shí)踐為現(xiàn)實(shí)依據(jù)，從歸檔責(zé)任主體、歸檔時(shí)間、分類(lèi)方案、統(tǒng)計(jì)分析、利用等五個(gè)方面制度的制定來(lái)淺析水利工程檔案工作管理體系建設(shè)的具體做法，是實(shí)際工作的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，也是其他水利科技檔案管理工作的重要參考和指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：工程科技檔案；檔案管理體系；水利工程

概述

水利工程檔案涵蓋水利工程從立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等工程建設(shè)及工程管理過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文字、表格、聲像、圖紙等各種載體的材料［1］。它是水利工程管理工作的重要組成部分，是水利工程的歷史記錄，也是水利工程投產(chǎn)后運(yùn)行、管理、維修、改擴(kuò)建和技改等工作的重要依據(jù)。因此，水利工程檔案管理體系的建設(shè)是確保水利工程檔案系統(tǒng)性、完整性、準(zhǔn)確性的有效措施之一，是為水利工程后期的管理、維護(hù)、改擴(kuò)建工作提供切實(shí)可靠依據(jù)的有效手段之一。筆者專(zhuān)職從事水利工程檔案工作十余年，在工作中不斷吸取經(jīng)驗(yàn)，參照行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，針對(duì)不同檔案類(lèi)型，不斷對(duì)公司的檔案管理體系進(jìn)行修訂。本文主要從公司科技檔案的歸檔責(zé)任主體、歸檔時(shí)間、分類(lèi)方案、統(tǒng)計(jì)分析、利用等方面來(lái)淺析水利工程檔案工作管理體系的建設(shè)。

1明確歸檔責(zé)任主體，做好文件的收集、歸檔工作

在檔案管理工作中，文件的收集、歸檔處在管理工作的前端，如果前期的收集、歸檔工作做得到位，保證文件系統(tǒng)性、完整性的目標(biāo)也就實(shí)現(xiàn)了三分之一。因此，要根據(jù)水利工程科技檔案的形成特點(diǎn)，以及歸檔需要，進(jìn)一步明確相關(guān)科技檔案歸檔的責(zé)任主體。根據(jù)不同的項(xiàng)目環(huán)節(jié)，從水利工程項(xiàng)目的勘察之初，到招、投標(biāo)，以及基建項(xiàng)目竣工驗(yàn)收等，確定相應(yīng)的歸檔責(zé)任主體［2-5］。具體來(lái)說(shuō)，筆者根據(jù)水利工程檔案項(xiàng)目階段性的特點(diǎn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，提出以下措施：其一，前期階段產(chǎn)生的科技文件材料由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按階段組織歸檔，其中相應(yīng)階段的地質(zhì)勘察（含地質(zhì)、山地、鉆探、物探）、科研試驗(yàn)、壓水試驗(yàn)記錄，測(cè)量資料、環(huán)評(píng)、移民等單獨(dú)編制的專(zhuān)業(yè)報(bào)告由專(zhuān)業(yè)負(fù)責(zé)人組織歸檔。其二，招標(biāo)、施工圖階段，當(dāng)年完成的科技文件材料由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人牽頭，專(zhuān)業(yè)負(fù)責(zé)人組織本專(zhuān)業(yè)歸檔；跨年度完成的項(xiàng)目，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按單位工程或分項(xiàng)工程劃分子項(xiàng)，由專(zhuān)業(yè)負(fù)責(zé)人按年度歸檔。其三，基本建設(shè)中產(chǎn)生的各種文件材料由綜合管理部組織歸檔。其四，竣工階段的文件材料由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組織歸檔。其五，總承包（或項(xiàng)目管理）、施工項(xiàng)目由項(xiàng)目經(jīng)理部組織歸檔。通過(guò)以上措施的制定，把責(zé)任落實(shí)到人，能更好地控制各階段產(chǎn)生的文件得到有效的歸檔，從而在一定程度上保障文件的完整性。

2明確歸檔時(shí)間，做好文件的及時(shí)歸檔

為了確保水利工程科技檔案及時(shí)歸檔，做到“應(yīng)歸檔盡歸檔”，應(yīng)明確不同階段的水利工程科技檔案的具體規(guī)定時(shí)間，讓參與人員明確歸檔的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，從而有針對(duì)性地提前做好相關(guān)歸檔資料的收集、整理和移交工作。在筆者工作初期，如果工作人員離職，就會(huì)出現(xiàn)這名工作人員負(fù)責(zé)的項(xiàng)目文件歸檔不完整，“人離職，文件也隨之消失”的情況，這在很大程度上造成了文件的缺失，文件的完整性也就無(wú)從保證。因此，須在現(xiàn)在的檔案管理工作體系中明確文件的歸檔時(shí)間：其一，責(zé)任人應(yīng)在工作完成后產(chǎn)品印刷后1個(gè)月內(nèi)完成歸檔；施工圖采用“即曬即歸”的方式，曬制藍(lán)圖后由文印室將硫酸紙圖移交檔案室歸檔。其二，基建成果在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收完一個(gè)月內(nèi)歸檔。其三，暫停、停建或緩建的工程項(xiàng)目，責(zé)任人應(yīng)在60日內(nèi)完成歸檔，并附詳細(xì)的文字說(shuō)明。明確歸檔時(shí)間這一措施的制定，使文件歸檔量明顯增加，這就反應(yīng)了這個(gè)措施在一定程度上有利于保證文件的完整性，同時(shí)也保證了文件歸檔的及時(shí)性。

3制定科學(xué)的分類(lèi)方案

制定科學(xué)的分類(lèi)方案是實(shí)現(xiàn)科技檔案系統(tǒng)化和科學(xué)化管理，做好水利工程檔案統(tǒng)計(jì)和利用等工作的重要保障。編制《檔案分類(lèi)編號(hào)方案》是一項(xiàng)十分重要的基礎(chǔ)性工作，是做好水利工程科技檔案工作的一項(xiàng)基本要求。要求立檔案單位在相關(guān)檔案資料收集工作完成之后，根據(jù)其所收集的檔案資料進(jìn)行原則性、技術(shù)性文件整理。制定科學(xué)的分類(lèi)方案是打開(kāi)檔案管理工作的鑰匙。只有參照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司項(xiàng)目的具體情況，才能將應(yīng)歸檔的文件進(jìn)行詳細(xì)分類(lèi)，形成歸檔文件分類(lèi)大綱及歸檔范圍，根據(jù)文件的重要程度劃分保管期限表，最終形成集分類(lèi)大綱、歸檔范圍、保管期限表于一體的“三合一”的分類(lèi)方案。具體來(lái)說(shuō)，涉及水利工程科技檔案的一級(jí)類(lèi)目的確定、二級(jí)類(lèi)目的確定、三級(jí)類(lèi)目的確定和四級(jí)類(lèi)目的確定等。其中，一級(jí)類(lèi)目主要是根據(jù)單位性質(zhì)、業(yè)務(wù)類(lèi)型及水利行業(yè)有關(guān)檔案管理原則，將其確定為基建、文書(shū)、設(shè)備、發(fā)電等相關(guān)一級(jí)類(lèi)目。二級(jí)類(lèi)目的確定則根據(jù)國(guó)家檔案局的相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)要求，按照“年度-問(wèn)題-保管期限”或者“年度-機(jī)構(gòu)-保管期限”整理，按照相應(yīng)的層級(jí)設(shè)定相應(yīng)的子類(lèi)目。三級(jí)類(lèi)目的確定，一般為保管期限，通常按項(xiàng)目建設(shè)的自然順序設(shè)置三級(jí)類(lèi)目。通常，就水利工程科技檔案管理單位而言，三級(jí)類(lèi)目的劃分基本就能滿(mǎn)足大部分檔案管理需要，極個(gè)別的大型水利工程科技檔案還需要設(shè)置四級(jí)類(lèi)目，通常由工程項(xiàng)目規(guī)模大小、專(zhuān)業(yè)復(fù)雜程度、建設(shè)周期長(zhǎng)短及文件多少等考慮［6-9］。具體而言，從以下幾方面做好分類(lèi)方案：其一，具體的分類(lèi)要遵循以下原則：①邏輯性原則，以項(xiàng)目工程為對(duì)象，根據(jù)文件的來(lái)源原則，依據(jù)不同的建設(shè)和管理階段，根據(jù)文件產(chǎn)生的順序，結(jié)合工程形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，便于科學(xué)管理和利用；②成套性原則，收集、整理、組卷的文件能夠充分反映項(xiàng)目從規(guī)劃與論證，立項(xiàng)與審計(jì)、設(shè)計(jì)、建設(shè)準(zhǔn)備、施工及竣工驗(yàn)收期間整個(gè)建設(shè)活動(dòng)的全過(guò)程；③唯一性、排他性原則，類(lèi)別設(shè)置具有唯一性和排他性，同一級(jí)類(lèi)目必須相互排斥而不能重合；④可擴(kuò)充性，類(lèi)目設(shè)置具有適當(dāng)?shù)倪f增容量，以便于隨時(shí)補(bǔ)充新增加的文件；⑤穩(wěn)定性原則，分類(lèi)方案一旦制定，一般不隨意改變。其二，參照《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》（【水辦2021】200號(hào)）的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合項(xiàng)目的具體情況，編制檔號(hào)。筆者公司成立60余年，作為貴州省水利工程設(shè)計(jì)行業(yè)的龍頭單位，我省大多數(shù)大中型水利工程設(shè)計(jì)由本院完成，因此我院承接水利工程較多，涉及區(qū)域較廣。根據(jù)這一特點(diǎn)，公司采用的編號(hào)規(guī)則加入了水系這一特點(diǎn)，水系的劃分更有助于檔案管理工作的開(kāi)展，更能把看似繁多復(fù)雜的水利工程檔案識(shí)別得更加清晰，因此公司的編號(hào)規(guī)則為：工程代號(hào)+階段代號(hào)+專(zhuān)業(yè)代號(hào)+案卷流水號(hào)，其中工程代號(hào)由工程類(lèi)型、工程所在水系及工程序號(hào)組成，例如××水利樞紐的工程代號(hào)GW087，G是水利工程的代號(hào)，W是烏江水系，087表示第87個(gè)工程，這就表示××水利樞紐工程是公司在烏江水系上設(shè)計(jì)的第87個(gè)工程?！痢了麡屑~工程初設(shè)報(bào)告的檔號(hào)是：GW087·C·0-001，如下圖所示：工程檔號(hào)編寫(xiě)格式這樣的編號(hào)規(guī)則，對(duì)于經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理員來(lái)說(shuō)實(shí)操性較大，即使在檔案信息系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，檔案管理員也能根據(jù)積累的經(jīng)驗(yàn)，迅速進(jìn)入庫(kù)房調(diào)取檔案，同時(shí)也讓公司的工程檔案，根據(jù)項(xiàng)目的所處水系進(jìn)行進(jìn)一步劃分，對(duì)今后水系的水庫(kù)類(lèi)型、庫(kù)容量等數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)提供支持。其三，根據(jù)“應(yīng)歸盡歸”的原則做好工程文件的收集工作，《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》（【水辦2021】200號(hào)）、《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）從工程前期階段、征地補(bǔ)償與移民安置、建設(shè)實(shí)施階段、生產(chǎn)準(zhǔn)備/試運(yùn)行階段到竣工驗(yàn)收階段，對(duì)工程文件的歸檔范圍進(jìn)行了詳細(xì)的劃分，目的在于讓反映工程各階段、各環(huán)節(jié)的文件都做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，以便在項(xiàng)目建成后期的管理、維護(hù)、改擴(kuò)建等工作中有據(jù)可依。其四，根據(jù)文件內(nèi)容的重要程度準(zhǔn)確劃分保管期限表。保管期限表是檔案管理員進(jìn)行檔案價(jià)值鑒定的重要工具。檔案鑒定的目的是盡可能使有保存價(jià)值的檔案得以保存，又防止使已沒(méi)有保存價(jià)值的檔案夾雜其中。能否實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，在很大程度上受制于保管期限表的質(zhì)量。這對(duì)制定保管期限表的檔案管理員提出了更高的要求，一方面既需要檔案管理員具備高素質(zhì)的業(yè)務(wù)能力，熟悉檔案學(xué)科體系，另一方面還要求檔案管理員具備一定的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，這樣在制定保管期限表的時(shí)候才能做到歸檔范圍全面，條款詳細(xì)具體，保管期限劃分明確、用語(yǔ)準(zhǔn)確、邏輯檔案館室建設(shè)層次分明?？茖W(xué)合理的分類(lèi)方案是水利工程文件歸檔整理、組卷的關(guān)鍵，一個(gè)工程從一開(kāi)始就要制定科學(xué)的、合理的、可操性強(qiáng)的分類(lèi)方案。它既有助于高效有序地進(jìn)行項(xiàng)目文件的分類(lèi)整理和立卷歸檔，又是公司現(xiàn)代管理的需求，因此，水利工程檔案就要從一開(kāi)始建立科學(xué)的分類(lèi)方案。

4做好統(tǒng)計(jì)工作

檔案統(tǒng)計(jì)工作，就是通過(guò)表冊(cè)、數(shù)字的形式揭示檔案和檔案工作的有關(guān)情況，為檔案管理工作的方針、政策、編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供切實(shí)可靠的依據(jù)。一種是檔案的基本統(tǒng)計(jì)，包括對(duì)檔案收集、整理、鑒定、銷(xiāo)毀、利用、移出、編研等基礎(chǔ)性工作的統(tǒng)計(jì)；另外一種是檔案的分類(lèi)統(tǒng)計(jì)，包括對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量及開(kāi)發(fā)利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。要做好以上幾方面的工作，就要從日常工作中對(duì)統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄：其一，每天做好檔案管理工作日志數(shù)據(jù)的填寫(xiě)，包括當(dāng)日收集、整編、裝訂、入庫(kù)數(shù)據(jù)的填寫(xiě)，為每年的全國(guó)事業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)做好數(shù)據(jù)整合。其二，按月、以部門(mén)為單位整理歸檔單，將歸檔單按照時(shí)間順序排列，便于歸檔部門(mén)在產(chǎn)值核算或進(jìn)行項(xiàng)目歸檔時(shí)進(jìn)行查閱，歸檔單的統(tǒng)計(jì)有利于分析公司各類(lèi)項(xiàng)目完成的進(jìn)度，對(duì)于公司制定下一步的工作計(jì)劃提供參考。其三，每月按照不同檔案類(lèi)型做好借查閱情況的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。公司館藏包含各類(lèi)型的檔案，有合同檔案、實(shí)物檔案、文書(shū)檔案、科技檔案等，對(duì)利用檔案的類(lèi)型的統(tǒng)計(jì)可以從不同角度反映當(dāng)月檔案類(lèi)型使用的情況；對(duì)利用目的進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，反映公司在現(xiàn)階段工作開(kāi)展的情況及側(cè)重點(diǎn)。

5制定切實(shí)可行的借查閱制度，做好權(quán)限控制，保證公司檔案利用的安全性

筆者根據(jù)公司不同類(lèi)型的檔案，提出了不同的借閱審批制度，這些制度在一定程度上保證了公司各類(lèi)檔案的利用安全。公司處于改制階段，各個(gè)部門(mén)正在向事業(yè)部制的模式過(guò)渡，為了確保所查檔案只能為公司項(xiàng)目服務(wù)，盡量避免亂借亂用的情況。目前的檔案管理體系中，直接把責(zé)任和權(quán)力交到了各部門(mén)負(fù)責(zé)人的手中，原因有二：①部門(mén)負(fù)責(zé)人非常了解所借檔案是否為本部負(fù)責(zé)工程所用，在借查閱檔案時(shí)由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字或蓋章，這樣就做到避免檔案亂借亂用；②如果借閱人跨部門(mén)、跨專(zhuān)業(yè)借閱檔案，則需要雙方的部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字或蓋章，這種借閱模式既保障了借閱檔案的利用安全，還實(shí)現(xiàn)了檔案的資源共享。因此，以科技檔案借查閱為例，制定的措施主要有以下幾個(gè)方面：其一，借閱本部門(mén)檔案的，由部門(mén)負(fù)責(zé)人（簽字/蓋章）及分管總工程師共同簽署借閱資料單；其二，借閱跨部門(mén)檔案的，由部門(mén)負(fù)責(zé)人（簽字/蓋章）、分管總工程師及相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人共同簽署借閱資料單；其三，凡借閱重要檔案、全套檔案的，由部門(mén)負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理簽字；其四，外單位借查閱檔案的，需持介紹信由相關(guān)職能部門(mén)負(fù)責(zé)人（簽字/蓋章）及公司分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理簽字。

6結(jié)語(yǔ)

水利工程單位具有機(jī)構(gòu)層級(jí)多、基層單位多的顯著特點(diǎn)，水利工程科技檔案管理具有一定的復(fù)雜性。近年來(lái)，國(guó)家水利工程建設(shè)的投入加大，由此所產(chǎn)生的的水利工程科技檔案的數(shù)量和規(guī)模不斷增加，管理的任務(wù)更加繁重。因此，成體系地做好水利工程科技檔案管理工作，從檔案資料的歸檔責(zé)任主體的確認(rèn)、歸檔時(shí)間的明確、水利工程檔案準(zhǔn)確分類(lèi)，以及統(tǒng)計(jì)分析和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)做到科學(xué)規(guī)范、準(zhǔn)確有序，不斷提升水利工程項(xiàng)目管理的質(zhì)量和水平［10］。以上是筆者從事水利工程檔案十余年來(lái)，參照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合實(shí)際工作，對(duì)水利工程檔案管理體系建設(shè)中部分工作流程管理制度建設(shè)的淺析。只有做好水利工程檔案管理體系建設(shè)，才能使水利工程檔案作為第一手重要信息為水利設(shè)計(jì)單位在科技、生產(chǎn)活動(dòng)中提供切實(shí)可靠的依據(jù)；才能使水利工程設(shè)計(jì)利用這些寶貴信息的科技檔案作為傳統(tǒng)水利設(shè)計(jì)單位優(yōu)于其他非本領(lǐng)域設(shè)計(jì)單位的重要籌碼。只有有效管理和利用水利工程檔案才能提高本單位在設(shè)計(jì)行業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力［11］。

作者:聶丹萍 單位:貴州省水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限公司