教育類檔案管理問題及應(yīng)對措施分析

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摘要：在學(xué)校文化建設(shè)中，檔案管理工作是重要的構(gòu)成內(nèi)容，它關(guān)系到學(xué)校的未來發(fā)展，學(xué)校的成立情況和發(fā)展過程都體現(xiàn)在檔案資料中。教育單位需要做好檔案資料管理工作，發(fā)揮檔案資料的重要價值。本文主要分析教育類檔案管理中出現(xiàn)的問題，并總結(jié)了相關(guān)的解決對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理；存在問題；解決對策

教育單位的建設(shè)情況、教學(xué)情況、管理工作和發(fā)展過程等都記錄在教育單位檔案中。做好教育類檔案管理工作，能夠?qū)逃龁挝还芾斫ㄔO(shè)工作、發(fā)展工作的原始情況做好妥善保存，還能對教育單位領(lǐng)導(dǎo)部門起到指導(dǎo)作用。因此，教育類檔案管理是一個非常重要的工作，是評價學(xué)校教學(xué)管理水平的重要內(nèi)容。做好教育類檔案管理工作，符合目前的發(fā)展形勢，需要引起足夠重視。本文深入探討了教育類檔案管理工作中的主要問題，希望起到參考價值。

一、做好教育類檔案管理的重要意義

檔案管理可以把學(xué)校從建立到發(fā)展的整個過程通過文字的形式記錄下來，隨著技術(shù)的進步，計算機技術(shù)和多媒體技術(shù)也普遍用于檔案管理，使檔案具備了聲音和影像功能，能夠?qū)W(xué)校的歷史面貌生動的展現(xiàn)出來。做好學(xué)校檔案管理是非常重要的，第一，可以起到參考作用。由于學(xué)校在不斷發(fā)展，各項管理工作、科研工作、教學(xué)工作都在隨時更新發(fā)展，通過查閱檔案，可以起到指導(dǎo)借鑒作用，從而避免出現(xiàn)錯誤。學(xué)校歷史對于學(xué)校進一步的發(fā)展具有重要的參考價值，它詳細具體的記錄了學(xué)校歷史過程，對于學(xué)校未來的方向有很好的借鑒意義，能夠方便學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)進行查閱。第二，保存學(xué)校的原始證據(jù)。因為學(xué)校檔案資料特別豐富，涉及到學(xué)校每個環(huán)節(jié)，而且記錄非常清楚，存放著很多原始證據(jù)，比如規(guī)章制度、人員名單、活動的影像等，都能起到證明和說服效果，只有對原始證據(jù)進行保存，才能有效解決歷史遺留問題。第三，為地方歷史志的編輯提供資料。目前，各種地方志的編輯出版越來越多，而且教育志的編輯要求查閱學(xué)校的檔案資料。如果缺少教育類檔案資料，那么就不能編寫地方志關(guān)于教育部分的內(nèi)容，所以，建設(shè)好學(xué)校檔案室，整理好各種資料，具有重要的歷史價值。

二、教育類檔案管理工作中出現(xiàn)的主要問題

當前，大部分教育單位對于檔案管理工作不夠重視，由于外界因素影響出現(xiàn)了各種問題，主要包括下面幾點：

（1）很多教育單位的校領(lǐng)導(dǎo)沒有認識到檔案管理工作的重要性，他們認為檔案管理工作對教育單位的教學(xué)和管理起不到任何效果，因此沒有把檔案管理工作當成重要的學(xué)校工作日常。

（2）檔案管理條件需要提升。很多教育單位沒有設(shè)置專門的檔案室和檔案柜，而且檔案保存需要的環(huán)境條件都不能滿足，比如通風、防潮濕、防火和防盜等，檔案材料隨意亂放，沒有完善的保管設(shè)備，對于教育單位檔案保存和管理都有不利的影響。

（3）檔案資料不全。很多教育類檔案資料都不完整，經(jīng)常出現(xiàn)多個地點存放、多個部門管理、收集資料不及時、檔案出現(xiàn)流失。學(xué)校的教務(wù)檔案、人事檔案、德育檔案等都是多個部門存放，比如教務(wù)部門、人事部門、德育部門等，沒有及時進行歸檔。因為檔案歸類、保存、借閱、保密等沒有根據(jù)要求執(zhí)行，很多檔案資料都出現(xiàn)丟失。

（4）檔案管理工作沒有引入信息化技術(shù)。受學(xué)校條件、相關(guān)設(shè)備、檔案管理人員信息技術(shù)水平的影響，很多教育單位的原始檔案仍然是紙質(zhì)的檔案，一部分是打印，還有的是人工抄錄，而且案卷的頁面也不統(tǒng)一，檔案的電子化程度比較低，也沒有積極引入計算機設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)，管理方法比較落后。

（5）檔案管理人員自身素質(zhì)需要提升。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，大部分教育單位都沒有安排專門的檔案管理人員，許多檔案管理人員都是兼職，沒有開展過專業(yè)的培訓(xùn)，業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)比較低。

三、改進教育類檔案管理工作的對策

做好教育類檔案管理工作，對教育類檔案進行完善和整理，能夠準確評價教育單位的各種工作內(nèi)容，而且方便對歷史資料進行查詢，從而更科學(xué)高效的管理教育單位。越來越多的人發(fā)現(xiàn)，必須重視教育類檔案管理工作，才能使教育類檔案起到應(yīng)有的作用。

（1）領(lǐng)導(dǎo)要引起足夠重視，把檔案管理工作當成重要的工作日常。校領(lǐng)導(dǎo)要定期組織教職工對《檔案法》等法律條文進行深入學(xué)習，對于檔案法律知識展開學(xué)習并加強宣傳，從而讓領(lǐng)導(dǎo)人員和師生重視教育單位檔案工作，不能讓檔案工作流于形式，必須真正落實好檔案管理。教育單位領(lǐng)導(dǎo)干部需要把檔案管理工作當作重點內(nèi)容加以關(guān)注，而且校長也是學(xué)校檔案的首要負責人，必須找出一名領(lǐng)導(dǎo)干部負責檔案管理，從而真正做好檔案管理工作。

（2）增加資金投入，提高檔案管理的效果。教育主管單位以及教育單位都要增加對檔案管理場所和設(shè)備的投入。要將檔案室建設(shè)作為學(xué)校的總體建設(shè)規(guī)劃，設(shè)置相應(yīng)的檔案庫房，安放專業(yè)的檔案柜。檔案室需要滿足通風、防潮濕、防毒、防火的基本要求，還要配置空調(diào)、抽濕機，做好防蟲、防鼠工作。針對使用影像資料、電子文檔等進行保存的檔案資料，要根據(jù)特殊檔案保管要求設(shè)置專門的檔案室，并使用專業(yè)的管理設(shè)備。檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備包括掃描儀、打印機、計算機，使用現(xiàn)代化設(shè)備提高檔案管理的水平。

（3）做好檔案資料收集，保證檔案資料的完整。教育單位要制定有效的檔案收集制度，這樣才能更好地做好檔案管理工作。因為教育類檔案管理工作涉及到多個方面，因此需要完善檔案收集制度，并確保教育類檔案完整。教育單位首先要根據(jù)要求確定合理的檔案收集制度，并積極落實檔案整理工作，要及時有效的收集教育單位檔案，并做好歸檔。

（4）使用先進技術(shù)，提升教育類檔案管理的信息化程度。教育類檔案管理只有實現(xiàn)信息化，才能真正做到現(xiàn)代化管理，這是教育類檔案管理工作的重要內(nèi)容。教育類檔案管理中，第一，先要引入先進技術(shù)，在檔案管理中使用計算機、攝像機、相機、掃描儀等設(shè)備，實現(xiàn)信息收集整理更加快速，提升檔案使用效果。第二，檔案管理人員需要提升自己的計算機操作水平。學(xué)校要定期組織檔案管理人員開展培訓(xùn)、交流和觀摩等，提升檔案管理工作的技術(shù)水平。第三，要確定教育類檔案管理的信息化要求，這樣開展信息化工作才能有很好的依據(jù)，才具有針對性。

（5）加強檔案管理隊伍建設(shè)，提升檔案管理人員的素質(zhì)。只有管理人員自身素質(zhì)提升，才能確保檔案工作更好地開展。教育類檔案管理工作包括學(xué)校的各個環(huán)節(jié)，需要配置專門的檔案管理人員，并且要提升檔案管理人員的思想認識，加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從而提升檔案管理工作水平。檔案管理人員要求思想素質(zhì)過硬、責任意識強、對教育單位工作熟悉，喜歡計算機并做好檔案管理工作，只有這樣的人員才能真正做好檔案管理。教育單位行政人員需要對學(xué)校檔案管理人員開展職業(yè)道德教育，并加強崗位培訓(xùn)，要求持證上崗，要使檔案管理人員變得專業(yè)化、規(guī)范化，只有這樣才能確保檔案管理工作更好地開展，才能確保發(fā)揮檔案管理工作的價值。

（6）對檔案管理工作進行規(guī)范。教育單位要想提高檔案工作水平，必須認真對待，做好深入研究，要想整理完善好檔案資料，不能只靠一時的熱情就可以，是需要長時間認真工作才能完成的。檔案管理人員要想取得好的工作成果，需要耐得住寂寞，不求名利，認真做好資料整理收集工作，對于要求特殊保管的資料，需要根據(jù)特殊要求做好管理。要分清楚長時間保存的文件和臨時保存文件，分別進行建檔，并做好目錄編排。要積極配備計算機設(shè)備，使檔案查詢更加方便。檔案管理人員還需要對學(xué)校歷史資料進行深入挖掘，可以找老校友寫關(guān)于學(xué)校的回憶錄，并尋找證據(jù)資料，對檔案內(nèi)容進行豐富。在檔案資料的查閱過程中，能夠看出手工整理的檔案有很多不足的地方，它不能夠準確反映信息原來的內(nèi)容，而且還會和事實發(fā)生偏差，還有的資料需要聘請專家做好鑒別以及判斷，這樣就導(dǎo)致檔案資料的使用功能受到很大影響。因此要求教育類檔案管理必須做到與時俱進，積極引入各種先進技術(shù)，讓檔案管理以及資料整理更加規(guī)范，提高資料的使用效率，讓檔案資料起到指導(dǎo)學(xué)校工作的作用。

四、結(jié)語

在教育單位文化管理中，檔案管理是一個重要的內(nèi)容，它記錄了學(xué)校成立和發(fā)展的過程。檔案管理指的是對學(xué)校資料進行相應(yīng)的收集、管理和分類，從而保存學(xué)校的原始數(shù)據(jù)，對領(lǐng)導(dǎo)人員和師生起到參考和指導(dǎo)作用，是學(xué)校歷史的重要見證。本文分析了教育類檔案管理工作中存在的問題，并指出了相應(yīng)的解決對策，希望能夠促進教育類檔案管理工作更好地提升。

參考文獻：

[1]徐霞霞.中小學(xué)檔案管理工作存在的問題及應(yīng)對措施[J].課程教育研究,2016,16(014):28.

[2]趙明彤.中小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題及對策[J].新校園旬刊,2012,22(5):219-219.

作者：房祥偉 單位：山東省鄒城市學(xué)生資助管理中心