檔案信息服務(wù)人文歷史論文

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一、當(dāng)前檔案信息為歷史研究服務(wù)中存在的問(wèn)題

(一)需求牽引不突出，開(kāi)發(fā)動(dòng)力不足

影響檔案信息為歷史研究服務(wù)的因素是多方面的，其中一個(gè)重要原因是檔案信息意識(shí)不強(qiáng)所致。由于對(duì)現(xiàn)階段檔案信息服務(wù)于歷史研究工作認(rèn)識(shí)上的偏差，平時(shí)在檔案工作中某些檔案又比較強(qiáng)調(diào)保密，檢索利用不方便，加上庫(kù)藏檔案信息結(jié)構(gòu)不合理等多種原因，造成歷史研究對(duì)檔案信息的需求牽引不突出，反過(guò)來(lái)又導(dǎo)致檔案部門主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案信息資源的動(dòng)力不足，難以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價(jià)值。

(二)目標(biāo)不夠明確，缺乏主動(dòng)參與意識(shí)

歷史研究中的檔案信息服務(wù)開(kāi)發(fā)利用必須有明確的、切實(shí)可行的目標(biāo)，且每一項(xiàng)檔案收集活動(dòng)的總目標(biāo)與各個(gè)檔案收集活動(dòng)的分目標(biāo)必須構(gòu)成一個(gè)目標(biāo)體系。沒(méi)有目標(biāo)的檔案信息開(kāi)發(fā)利用，必然不會(huì)有太好的利用效果。由于長(zhǎng)期以來(lái)檔案編研比較強(qiáng)調(diào)檔案的史料價(jià)值，使大多數(shù)檔案人員眼睛只盯著過(guò)去，而不太關(guān)心歷史研究當(dāng)前的發(fā)展情況，對(duì)歷史研究的重大問(wèn)題缺乏主動(dòng)參與意識(shí)，往往只是在領(lǐng)導(dǎo)要求后才被動(dòng)的提供一些背景資料，更缺少對(duì)如何策應(yīng)提出明確的建議，或者提出的分析判斷與歷史研究工作需求的實(shí)際情況相距甚遠(yuǎn)，這樣在歷史研究工作者眼中，檔案信息層次不高，輔助研究的價(jià)值不大。

(三)編研力量薄弱，信息內(nèi)容深度不夠

檔案信息為歷史研究提供的信息服務(wù)，應(yīng)以深層次開(kāi)發(fā)歷史檔案信息為重點(diǎn)，大力開(kāi)發(fā)具有高度準(zhǔn)確性、真實(shí)性和具有較高科學(xué)價(jià)值以及具有長(zhǎng)遠(yuǎn)效益的檔案信息，以此為歷史研究提供重要的信息保障。但目前的現(xiàn)狀是一些檔案館(室）重館(室）藏，輕開(kāi)發(fā)，表現(xiàn)在投入開(kāi)發(fā)的人力資源和設(shè)備均不足，開(kāi)發(fā)工作似有似無(wú)，更談不上有一定的深度。加工信息不多，主要的還是專題介紹、聯(lián)合目錄等粗加工信息，并且其中粗加工信息尚未形成以數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)為主要項(xiàng)目，缺少建有各個(gè)歷史研究項(xiàng)目的提升數(shù)據(jù)庫(kù)。從編制力量來(lái)看也很薄弱，大部分局限于編些檢索工具，全宗介紹等二次文獻(xiàn)，對(duì)于深層次的三次文獻(xiàn)編研很少，影響到信息資源的深層開(kāi)發(fā)，不能更好的服務(wù)于歷史研究之中。

(四)信息提供方式陳舊，館(室）藏資源不足

隨著信息時(shí)代的高速發(fā)展，電腦成為我們生活、工作的必需品。需要任何資料信息只要上互聯(lián)網(wǎng)都可以檢索到，但是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)上的信息來(lái)檔案館查卻毫無(wú)收獲，其原因有二：一是館藏及現(xiàn)行歸檔范圍存在不足。大量的檔案信息資源沒(méi)有開(kāi)發(fā)出來(lái)，有些價(jià)值的材料沒(méi)有很好收集起來(lái)，多數(shù)檔案信息資源隨著時(shí)間的推移，失去了現(xiàn)實(shí)利用的價(jià)值，客觀上造成檔案信息資源實(shí)效性差的現(xiàn)狀。二是檔案信息資源利用媒介傳播不夠。現(xiàn)行檔案信息資源的傳播媒介主要有三種：語(yǔ)言傳播、文字傳播及電子化傳播。而在信息化高速發(fā)展的當(dāng)今，檔案電子化傳播即互聯(lián)網(wǎng)傳播為充分利用起來(lái)，造成即使在檔案資源充足的情況下，檔案信息資源為歷史研究服務(wù)的障礙。

二、開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源為歷史研究服務(wù)的建議

檔案信息資源系統(tǒng)是由現(xiàn)代信息技術(shù)諸要素構(gòu)成的綜合性開(kāi)發(fā)系統(tǒng)，系統(tǒng)各構(gòu)成要素并不是孤立的，而是相互聯(lián)系、相互作用的統(tǒng)一體，他們?cè)谙到y(tǒng)整體中，服從、服務(wù)于系統(tǒng)整體，從而形成一種相互適應(yīng)、相互協(xié)調(diào)的總體動(dòng)態(tài)平衡。因而要做好開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源為歷史研究服務(wù)的工作，必須運(yùn)用科學(xué)管理的原理與方法，從技術(shù)、設(shè)備、人員管理等多種角度，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行全面的規(guī)劃、協(xié)調(diào)與控制，以滿足歷史研究對(duì)檔案信息多方面的需求。

(一)增強(qiáng)信息資源意識(shí)，提高檔案管理人員素質(zhì)

1.增強(qiáng)信息資源意識(shí)

檔案管理人員作為專業(yè)的信息資源管理者，對(duì)信息應(yīng)要具有全面深刻的認(rèn)識(shí)，并要有專業(yè)的敏感性。在管理檔案信息時(shí)，要以資源運(yùn)作的觀念來(lái)指導(dǎo)工作，將檔案信息視作一種寶貴的資源，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，變知識(shí)備查為信息傳送，促使檔案資源向信息化的轉(zhuǎn)化。不要將檔案信息的存儲(chǔ)和保管當(dāng)做檔案館(室）的主要功能，而提供信息服務(wù)也是檔案管理一個(gè)重要組成部分，要把檔案信息資源開(kāi)發(fā)當(dāng)做為歷史研究提供必要支持的前導(dǎo)性活動(dòng)，將檔案信息服務(wù)歷史研究作為與檔案存儲(chǔ)、保管同等重要的資源加以管理，在宏觀上要加強(qiáng)對(duì)信息資源的規(guī)范化、制度化的管理。要擺脫重收藏保管，輕開(kāi)發(fā)利用的傳統(tǒng)觀念的束縛，積極主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案信息資源，使檔案變成活信息。要經(jīng)常走出檔案館(室），了解和研究歷史研究對(duì)檔案信息的需求及其變化發(fā)展規(guī)律，然后通過(guò)選材與整理形成能夠滿足歷史研究的檔案信息產(chǎn)品。

2.提高檔案管理人員素質(zhì)

提高檔案管理人員素質(zhì)是有效開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的關(guān)鍵。開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源是一種高級(jí)的復(fù)雜勞動(dòng)，為歷史研究提供檔案信息服務(wù)的人員必須具備如下素質(zhì)：一是全面掌握檔案專業(yè)知識(shí)；二是具有一定的信息科學(xué)知識(shí)和高等教育管理學(xué)知識(shí)，掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)，學(xué)會(huì)運(yùn)用信息工具和手段，能進(jìn)行檔案信息的分析與研究；三是具有敏銳的信息意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)和開(kāi)拓意識(shí)，適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的要求。要對(duì)檔案信息存在狀況及其相對(duì)價(jià)值有充分的了解，并對(duì)信息需求具有敏感性，必須要熟悉檔案的收藏情況，了解收藏檔案蘊(yùn)含的信息內(nèi)容，并能在總體上評(píng)估不同背景的檔案所具有的價(jià)值，正確解讀歷史研究對(duì)檔案信息服務(wù)的需求規(guī)律，從而為滿足這種需求提供高效服務(wù)。

(二)利用多種媒介，拓展檔案信息服務(wù)渠道

1.加快信息加工處理現(xiàn)代化步伐

從一定意義上講，沒(méi)有現(xiàn)代化信息技術(shù)在檔案信息資源開(kāi)發(fā)上的應(yīng)用，就談不上科學(xué)的開(kāi)發(fā)檔案信息資源，現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案信息資源開(kāi)發(fā)中的應(yīng)用，是實(shí)現(xiàn)科學(xué)地開(kāi)發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵性技術(shù)條件。檔案館(室）傳播信息的媒介包括語(yǔ)言、文字、電子三大類，尤其是信息加工的電子化尤為重要。但是目前有相當(dāng)一部分信息資源的開(kāi)發(fā)工作還處于用語(yǔ)言、文字傳播的落后狀態(tài)，這就必然制約著對(duì)檔案信息資源的科學(xué)開(kāi)發(fā)，因此必須加快實(shí)現(xiàn)電子化，重視計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在信息資源開(kāi)發(fā)中的應(yīng)用。檔案館(室）應(yīng)當(dāng)通過(guò)多種渠道，使用多種媒介傳播檔案信息，以滿足歷史研究過(guò)程中不同層次、不同目標(biāo)的研究需要。

2.與其它信息服務(wù)有機(jī)結(jié)合

可以將檔案信息服務(wù)與辦公系統(tǒng)、圖書情報(bào)功能等其他信息服務(wù)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，建立信息交流情況通報(bào)制度，形成信息資源管理的新領(lǐng)域。做到在外延上發(fā)掘檔案信息資源，開(kāi)拓檔案信息服務(wù)渠道；在內(nèi)涵上不斷重組和加工檔案信息庫(kù)，為歷史研究提供廣泛的信息支持。檔案館(室)與其他機(jī)構(gòu)合作，既可開(kāi)發(fā)利用館(室）內(nèi)自身的信息資源，又可實(shí)現(xiàn)信息效益，還可以節(jié)約人力和物力，將自身靜態(tài)檔案信息與其它部門的動(dòng)態(tài)信息有機(jī)結(jié)合起來(lái)。從而形成生動(dòng)活潑的檔案信息資源利用于、服務(wù)于歷史研究的新格局。

(三)加強(qiáng)信息導(dǎo)航，構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)

擴(kuò)大利用以實(shí)現(xiàn)更多的檔案信息資源為歷史研究服務(wù)，這是對(duì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)在數(shù)量上的要求。檔案信息可以重復(fù)利用，它的價(jià)值不因利用而損耗，相反，檔案信息的價(jià)值需要在利用中才能體現(xiàn)。它要求檔案館(室）能夠找到更多的機(jī)會(huì)，使歷史研究工作者得到更多的檔案信息。當(dāng)然在檔案信息的傳播中，為維護(hù)信息所有者的利益，要考慮信息的控制權(quán)問(wèn)題，應(yīng)該對(duì)信息的傳播進(jìn)行有效的控制。檔案信息資源的利用要有明確的目標(biāo)導(dǎo)航，不同的信息對(duì)不同歷史研究層次有不同的價(jià)值，為此要求要有效地、有針對(duì)性地傳遞檔案信息。檔案管理的角色也要從檔案保管者轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案信息導(dǎo)航者。建議在檔案館(室）設(shè)置相當(dāng)于CIO(信息主管)的崗位，負(fù)責(zé)對(duì)檔案館(室）的信息資源管理、利用與開(kāi)發(fā)進(jìn)行控制，制定有關(guān)檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)，并參與歷史研究中的信息服務(wù)流程，參與規(guī)范檔案信息服務(wù)歷史研究的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，為歷史研究提供有效的檔案信息支持服務(wù)。

(四)做好需求預(yù)測(cè)，開(kāi)展定題服務(wù)

對(duì)檔案信息管理者而言，由于檔案信息主要的目的是滿足歷史研究者課題研究的需求，我們不能滿足所有歷史研究的需求類型，這就需要我們做好新近歷史研究熱點(diǎn)課題的需求動(dòng)向與趨勢(shì)預(yù)測(cè)，并及時(shí)采取相應(yīng)措施，使信息提供更具有準(zhǔn)確的預(yù)見(jiàn)性，以實(shí)現(xiàn)最大限度提高檔案信息是使用價(jià)值，就顯得十分重要。所謂定題服務(wù)，就是檔案館(室)要根據(jù)當(dāng)前歷史研究中的熱點(diǎn)課題，了解歷史研究者對(duì)檔案的信息需求，主動(dòng)向歷史研究工作者提供檔案信息，使其工作得以更好開(kāi)展。對(duì)保管的檔案信息進(jìn)行有序的組織與橫向、縱向深度加工是檔案信息開(kāi)發(fā)的核心內(nèi)容，其側(cè)重點(diǎn)應(yīng)是對(duì)檔案信息內(nèi)容進(jìn)行情報(bào)性，預(yù)測(cè)性分析，可以通過(guò)向歷史研究工作者公布可提供服務(wù)的專題目錄，有針對(duì)性地傳遞信息，充分實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的自身價(jià)值。要圍繞戰(zhàn)略性，方向性課題組織開(kāi)發(fā)檔案信息。著重抓住與熱點(diǎn)歷史研究活動(dòng)相關(guān)的檔案信息資源的開(kāi)發(fā)工作，是檔案館(室）開(kāi)發(fā)檔案信息資源的重點(diǎn)。歷史研究工作千頭萬(wàn)緒，任務(wù)繁重，歷史研究工作者考慮問(wèn)題不一定全面、完備，檔案信息服務(wù)的任務(wù)就是要抓住他們研究方向關(guān)注、對(duì)研究課題全局有重大影響的課題，把信息的焦點(diǎn)對(duì)準(zhǔn)研究課題的全局性工作的重點(diǎn)、熱點(diǎn)、難點(diǎn)、疑點(diǎn)，抓住帶有全局性，方向性、研究性的重大課題，組織相應(yīng)的檔案信息，超前提供參謀服務(wù)，幫助歷史研究工作者拓寬視野，調(diào)整思路，做出科學(xué)研究。

(五)增強(qiáng)時(shí)效性，強(qiáng)調(diào)快速反應(yīng)和主動(dòng)參與

時(shí)效性是信息的特征之一，盡管檔案信息有一定的滯后性，但也應(yīng)要求檔案館(室)盡可能注重檔案信息的時(shí)效性和所傳播信息的新穎性，做到收集和加工信息要及時(shí)、迅速，利用信息更要及時(shí)、迅速。要強(qiáng)調(diào)快速反應(yīng)和主動(dòng)參與，提供的歷史研究檔案信息要做分析篩選，確保信息“適銷對(duì)路”。與此同時(shí)，還要做好利用檔案信息的反饋工作。檔案信息輸出利用后，檔案館(室）應(yīng)及時(shí)收集利用效果、并經(jīng)過(guò)匯總分析，掌握歷史研究工作者所需的檔案信息在某個(gè)時(shí)期的重點(diǎn)及其需求趨勢(shì)，采取相應(yīng)措施，加強(qiáng)和改進(jìn)信息服務(wù)工作。

(六)注重檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)，確保檔案信息質(zhì)量

檔案信息服務(wù)歷史研究是建立在檔案信息積累基礎(chǔ)上的，沒(méi)有基礎(chǔ)工作，就談不上有效地開(kāi)發(fā)利用。因此加強(qiáng)檔案信息資源的建設(shè)工作，有必要從檔案業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)建設(shè)入手，重點(diǎn)抓好以下三項(xiàng)工作。

1.豐富館(室）藏，擴(kuò)大檔案信息資源

一定數(shù)量的高質(zhì)量的檔案信息資源，是檔案工作滿足歷史研究工作者研究工作需求的重要保證。檔案收集的系統(tǒng)性、完整性如何，直接決定其服務(wù)的質(zhì)量和利用價(jià)值。因此要做好進(jìn)館(室）檔案的收集整理，定期接收和征集，努力豐富館(室）藏檔案信息資源。在重視歸檔與接收等傳統(tǒng)渠道外，要加大開(kāi)拓其他收集的渠道，檔案館(室）要主動(dòng)出擊，對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行收集或監(jiān)控。

2.完善檢索工具，使信息資源有序化

檔案信息資源有序化的程度預(yù)示著檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的程度。編制多種檢索工具，增加檢索途徑，形成檢索體系，以滿足歷史研究工作者從不同角度查找檔案信息的需求，為檔案利用創(chuàng)造條件，是檔案館(室）應(yīng)加強(qiáng)的一項(xiàng)重要工作。

3.編研結(jié)合，強(qiáng)化信息的深度和廣度

檔案信息編研服務(wù)就是要根據(jù)歷史研究工作者的研究需求，以檔案為主要信息資源，在充分研究、分析、總結(jié)和信息組合的基礎(chǔ)上，按歷史研究專題進(jìn)行檔案匯編、深層次加工，以滿足歷史研究對(duì)檔案信息的需要。檔案館(室）應(yīng)在指導(dǎo)思想上確立由“編”向“研”轉(zhuǎn)化，加大“研”的力度，實(shí)現(xiàn)編研結(jié)合，同步發(fā)展。要善于把握歷史研究工作的特點(diǎn)和規(guī)律突出史料特色，深入研究檔案資料，進(jìn)行再加工，充分體現(xiàn)出提供利用檔案信息資源的主動(dòng)性、系統(tǒng)性和廣泛性，既滿足當(dāng)前歷史研究工作者研究工作的需要，又適應(yīng)將來(lái)利用者的需求。相對(duì)而言，研究的深度和廣度是檔案編研的核心。編研選題必須首先立足于歷史研究工作中的價(jià)值，緊密結(jié)合歷史研究工作的需要，體現(xiàn)出其歷史研究工作效益。編研作品的內(nèi)容應(yīng)盡量濃縮，短小精悍，做到針對(duì)性強(qiáng)，查考便利。在實(shí)際工作中，歷史研究工作者迫切需要經(jīng)過(guò)濃縮、提煉后的具有系統(tǒng)性，專題性的檔案信息，以便與過(guò)去的工作經(jīng)驗(yàn)相比較，從而利于歷史研究工作。