職員干部人事檔案管理工作思考分析

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職員干部人事檔案管理工作是學(xué)校管理人員工作的重要內(nèi)容，能夠幫助管理人員更好地完成管理工作。人事檔案中記錄了職員干部的學(xué)歷、思想道德、工作情況以及獎(jiǎng)懲情況，從而能夠幫助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)職員干部有更加深入的了解。但是在傳統(tǒng)人事檔案管理工作中，過于重視保存而輕視管理，再加上利益的誘惑，致使人事檔案時(shí)常會(huì)出現(xiàn)涂改、造假等情況的產(chǎn)生，嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作的順利開展。因此，思考職員干部人事檔案管理工作具有非常重要的意義。

一、職員干部人事檔案管理的作用

1.人事檔案管理能夠?yàn)槿耸鹿ぷ鞯拈_展提供依據(jù)。人事管理工作的主要工作內(nèi)容就是通過對(duì)每一職員干部的了解，將其安排到適合的工作崗位上，這樣才能夠做到揚(yáng)長避短，促使職員干部在工作崗位上更好地發(fā)揮自身的作用。人事管理人員對(duì)職員干部進(jìn)行了解時(shí)，除了對(duì)其現(xiàn)狀的考察以外，最重要的就是可以通過人事檔案進(jìn)行了解，從而為人事工作的開展提供有效的依據(jù)。

2.職員干部人事檔案能夠?yàn)槌吻遄陨韱栴}提供憑證。人事檔案是職員干部個(gè)人歷史的記錄，能夠?yàn)槁殕T干部在工資調(diào)整、明確參加工作時(shí)間以及解決個(gè)人歷史遺留問題時(shí)提供有效的依據(jù)和線索，為職員干部的發(fā)展提供良好的保障。

3.職員干部人事檔案能夠?yàn)槿瞬刨Y源的開發(fā)利用提供有效的幫助。職員干部人事檔案可以儲(chǔ)存職員干部的基本信息，可以借助計(jì)算機(jī)設(shè)備對(duì)職員干部人事檔案中的年齡、學(xué)歷以及獎(jiǎng)懲等進(jìn)行整體的分析，不僅能夠選出優(yōu)秀的人才，還能夠得出人才成長的規(guī)律，從而幫助學(xué)校人事部門制定出長遠(yuǎn)的人才培養(yǎng)計(jì)劃，而且還能夠?yàn)閷W(xué)校選出良好的領(lǐng)導(dǎo)干部提供可靠的依據(jù)。

二、職員干部人事檔案管理具有的特點(diǎn)

1.職員干部人事檔案分散，但內(nèi)容較為全面。對(duì)于大多數(shù)職員干部來說，人事檔案較為分散，有些檔案是在學(xué)校中形成的，有些則是在工作中形成，不同階段的檔案往往并不會(huì)放在同一個(gè)位置，可能會(huì)分散在多個(gè)地方。雖然人事檔案較為分散，但是內(nèi)容卻很全面，不僅包含了個(gè)人的簡歷、評(píng)價(jià)以及工作情況，而且還包含了各個(gè)階段參加活動(dòng)的資料，為更加全面地了解職員干部提供了良好的保障。

2.職員干部人事檔案具有較強(qiáng)的機(jī)密性。對(duì)于部分職員干部來說，可能之前所從事的工作事關(guān)國家的重要項(xiàng)目工程，與普通人事檔案相比，這些職員干部的人事檔案既屬于個(gè)人隱私，同時(shí)也屬于國家機(jī)密，所以保密性也相對(duì)要強(qiáng)。

三、當(dāng)前職員干部人事檔案管理工作中存在的問題

1.職員干部人事檔案管理工作的理念較為落后。就目前情況來看，職員干部人事檔案仍然存在較為濃重的政治色彩，普遍認(rèn)為人事檔案中記錄的內(nèi)容以個(gè)人思想政治和隱私為主，并為了解和考察職員干部提供資料。在這種觀念的影響下，人事檔案管理人員在進(jìn)行個(gè)人檔案整理時(shí)，內(nèi)容會(huì)圍繞政治、社會(huì)以及家庭等方面資料為主，忽視了對(duì)個(gè)人業(yè)績以及綜合能力的記錄，致使人事檔案中的內(nèi)容過于片面，缺乏完整性，而且大多數(shù)人事檔案過于注重保密，很少會(huì)被應(yīng)用到現(xiàn)實(shí)工作中。正是因?yàn)槿耸聶n案管理工作理念的落后，致使檔案資料并不能夠真正的反映出一個(gè)人的工作能力和思想品德，并且不能夠?yàn)槁殕T干部工作的安排提供有效的幫助，從根本上造成了人事檔案管理作用的弱化。

2.職員干部人事檔案管理方法落后。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，用人機(jī)制也發(fā)生了很大的變化，人員和檔案分離的現(xiàn)象日漸增多，傳統(tǒng)人事檔案管理的方法已經(jīng)跟不上時(shí)展的要求，嚴(yán)重制約了人事檔案管理工作效率的提高。現(xiàn)如今的人事檔案管理工作，由于缺乏先進(jìn)技術(shù)的引入以及資金投入的不足，導(dǎo)致人事檔案管理的信息化程度不高，存在人事檔案管理工作時(shí)間長、勞動(dòng)強(qiáng)度大以及檔案磨損嚴(yán)重等特點(diǎn)，嚴(yán)重阻礙了職員干部人事檔案管理工作質(zhì)量的提高。

3.職員干部人事檔案管理制度沒有得到有效的落實(shí)。近些年來，國家完善了職員干部人事檔案管理制度，進(jìn)一步促進(jìn)了人事檔案管理工作效率的提升，但是卻仍然存在人事檔案資料難收集以及資料不全的問題，具體表現(xiàn)為：第一，人事檔案管理人員由于自身工作原因，難以抽出時(shí)間進(jìn)行人事檔案的查閱，往往都是依靠被查人自己進(jìn)行查閱；第二，人事檔案資料形成以后，傳遞歸檔不及時(shí)；第三，職員干部檔案資料形成時(shí)，并沒有對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行有效的核實(shí)，不僅導(dǎo)致人事檔案管理工作難度的增加，而且還降低了檔案的使用價(jià)值。

4.職員干部人事檔案管理過程中的信息利用率較差。當(dāng)前職員干部人事檔案主要包括對(duì)職員干部工作時(shí)間的考察，缺少工作時(shí)間以外的考察，使得人事檔案缺乏完整性，不能為人事檔案的管理提供所需的檔案信息，這也使得人事檔案失去了存在的意義和價(jià)值。不僅如此，現(xiàn)階段職員干部人事檔案管理工作主要集中于對(duì)職員干部基本情況的掌握，根本沒有意識(shí)到人事檔案在職員干部工作中能夠?yàn)樗麄兲峁M足他們需求的檔案信息，從而導(dǎo)致人事檔案管理中的信息利用率較差。

四、應(yīng)對(duì)職員干部人事檔案管理工作中存在問題的措施

1.轉(zhuǎn)變職員干部人事檔案管理工作的理念。想要提高職員干部人事檔案管理工作的效率，首先就需要提高對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變職員干部人事檔案管理工作的理念，并且要將人事檔案管理工作作為每日的重點(diǎn)工作內(nèi)容。要善于從信息資源的角度實(shí)行對(duì)檔案的管理，加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息的分析和利用，使人事檔案管理工作為學(xué)校在人才的使用上提供信息保障。

2.創(chuàng)新職員干部人事檔案管理的方法。人事檔案管理工作開展的方法較為落后，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代人事檔案管理工作的要求，需要對(duì)人事檔案管理的方法進(jìn)行有效的創(chuàng)新。要利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行人事檔案的管理，并且及時(shí)優(yōu)化檔案管理工作的流程，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化和規(guī)范化。另外，可以利用《干部人事檔案管理信息系統(tǒng)》軟件程序建立內(nèi)容完整的人員信息庫，并且需要對(duì)職員干部的檔案信息進(jìn)行及時(shí)的更新，這樣能夠?yàn)閷W(xué)校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行工作的分配提供有效的信息依據(jù)，進(jìn)而提高人事檔案管理工作的水平和效率。

3.完善職員干部人事檔案管理工作的制度。職員干部人事檔案管理工作的開展需要相應(yīng)的制度作為保障，所以需要進(jìn)一步完善人事檔案資料審核、資料接轉(zhuǎn)以及人事檔案質(zhì)量通報(bào)登記制度等，并且要做好對(duì)人事檔案內(nèi)容失真問題的糾正，確保職員干部人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性。還要完善職員干部檔案資料收集工作的協(xié)調(diào)機(jī)制，促使人事檔案管理工作人員能夠在檔案資料收集過程中加強(qiáng)彼此之間的協(xié)調(diào)溝通，提高檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。

4.實(shí)現(xiàn)職員干部人事檔案管理的信息化。人事檔案管理工作的信息化是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，需要建立職員干部人事檔案信息管理系統(tǒng)，并將人事檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字資料，這樣一來，人事檔案資料的歸檔、統(tǒng)計(jì)以及查詢都可以借助計(jì)算機(jī)完成，有效提高人事檔案管理工作的效率。不僅如此，人事檔案信息管理系統(tǒng)會(huì)隨時(shí)進(jìn)行更新，能夠保障檔案資料的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。

五、結(jié)語

綜上所述，職員干部人事檔案管理工作是一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容，能夠?yàn)槁殕T和干部的任用提供良好的支持。隨著社會(huì)的發(fā)展，人事檔案管理工作越來越受到重視，同時(shí)也面臨很多的挑戰(zhàn)，需要采取有效的措施應(yīng)對(duì)人事檔案管理工作中遇到的問題，促進(jìn)人事檔案管理工作的發(fā)展。

作者： 鐘文麗 單位：國防科技大學(xué)教研保障中心