人事檔案管理的相關(guān)問題分析

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摘要：在當(dāng)今的社會之中，人事檔案對于個(gè)人有著重要意義。我國歷來重視人事檔案的管理，但是隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的管理模式和體制越來越難以滿足當(dāng)今的需要，人事檔案管理制度需要進(jìn)行發(fā)展和完善。本文將對當(dāng)今我國人事檔案管理中存在的問題進(jìn)行闡述并加以分析。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理 問題 對策

人事檔案是個(gè)人工作、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、成績成就的重要記錄，是評價(jià)公民的重要標(biāo)準(zhǔn)之一，但是我國在人事檔案管理中卻存在著問題，會對公民造成不良影響。

一、我國人事檔案發(fā)展存在的問題

（一）檔案管理權(quán)問題

我國社會不斷發(fā)展，人才流動頻率增加，頻繁的人才流動中人事檔案的管理和轉(zhuǎn)移存在問題，混亂的管理制度難以適應(yīng)當(dāng)今經(jīng)濟(jì)發(fā)展和人才管理需要，由于管理混亂，甚至是出現(xiàn)了“棄檔族”這一群體。目前我國人事檔案的管理存在多頭管理的情況，流動人員的人事檔案存放地點(diǎn)各不相同，失業(yè)管理部門、勞動部門、社保機(jī)構(gòu)或是民辦中介機(jī)構(gòu)都能夠存放人事檔案，存放分散呈多頭分散管理的狀態(tài)，這使流動人員難以弄清自己的檔案去處無法妥善保管檔案。檔案管理部門雖然很多，但是各個(gè)部門存在“踢皮球”的現(xiàn)象，流動人員尋找自己的人事檔案十分困難，各個(gè)部門相互推諉，使流動人員在各個(gè)部門之間奔波不停。這種管理方式導(dǎo)致人事檔案管理部門設(shè)置存在職能重疊覆蓋的情況，浪費(fèi)人力物力和財(cái)力。多方管理難以設(shè)定專業(yè)化和現(xiàn)代化的統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，不能對人事管理部門做到有效的監(jiān)督，一些檔案管理部門并不具備檔案管理的條件和能力，在這些部門內(nèi)檔案管理人員專業(yè)能力素養(yǎng)較差，不能對人事檔案進(jìn)行合理分類和放置使得人事檔案出現(xiàn)丟失損毀的情況。由于實(shí)行多方管理制度，會出現(xiàn)職責(zé)范圍劃分不清的情況，一些部門中存在多一事不如少一事的消極工作態(tài)度，推脫責(zé)任不能為流動人員提供良好的服務(wù)。

（二）檔案管理模式問題

目前我國一些部門仍使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，傳統(tǒng)的管理模式使用封閉式的管理。這種檔案管理模式的應(yīng)用范圍較小，單位的人事檔案管理適合應(yīng)用這種人事檔案管理模式，雖然應(yīng)用范圍小但是卻有利于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對員工的人事檔案進(jìn)行直接管理，能提高人事檔案的保密性和安全性。我國企事業(yè)單位和黨政機(jī)關(guān)多使用這種管理模式，并取得良好的效果。但是隨著社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及戶籍管理制度的改革，這種封閉式的管理模式并不適用當(dāng)今市場的需要。傳統(tǒng)人事檔案管理模式在當(dāng)今時(shí)代無法實(shí)現(xiàn)廣泛應(yīng)用，在傳統(tǒng)人事檔案管理模式下使用人事檔案較困難，需要使用人事檔案時(shí)，辦理手續(xù)繁復(fù)，領(lǐng)導(dǎo)審批下發(fā)許可后才能執(zhí)行。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式不利于人員職位的調(diào)動，在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式下人力資源的配置和使用將受到阻礙。一些單位擁有人事檔案保管的權(quán)利，當(dāng)員工離職或使用人事檔案時(shí)，有的單位會要求檔案相對人交納一定費(fèi)用來換取檔案，這對社會人員尋求職業(yè)發(fā)展和個(gè)人發(fā)展造成阻礙。

（三）檔案管理手段問題

我國一些人事檔案管理部門缺乏現(xiàn)代化的管理設(shè)備，檔案管理人員專業(yè)水平較低，素養(yǎng)能力不足，對人事檔案管理工作缺乏責(zé)任感。一些人員沒有經(jīng)過專業(yè)技能培訓(xùn)，在計(jì)算機(jī)上不能靈活運(yùn)用軟件難以對人事檔案進(jìn)行管理。人事檔案信息化多年前就已經(jīng)提出，人事檔案信息化是指，在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一部署和規(guī)劃下，所有檔案管理活動都要應(yīng)用信息技術(shù)，并對檔案信息進(jìn)行科學(xué)合理配置。人事檔案信息化建設(shè)在很多部門內(nèi)已經(jīng)實(shí)施，但是由于缺少科學(xué)的理論對信息化管理工作進(jìn)行指導(dǎo)，信息化管理實(shí)施和建設(shè)的過程中仍然存在很多問題。

二、解決對策

（一）確定人事檔案所有權(quán)

人事檔案的所有權(quán)應(yīng)該明確，我國人事檔案的所有權(quán)不屬于個(gè)人或單位，而是屬于國家，這是確定人事檔案所有權(quán)的基礎(chǔ)。根據(jù)我國法律規(guī)定，公民死亡后，其檔案最終的歸屬是國家。在我國，政府應(yīng)為人民服務(wù)，但是人事檔案管理制度卻落后于干部人事制度的改革。對于我國來說，無論是企業(yè)員工檔案還是流動人員的檔案，其所有權(quán)都屬于國家。因此，無論是從國家利益角度出發(fā)還是從國家人才戰(zhàn)略角度考慮，人事檔案管理都應(yīng)實(shí)行無償服務(wù)。檔案管理的費(fèi)用應(yīng)該由政府承擔(dān)，相關(guān)檔案管理部門要提供無償性的檔案管理服務(wù)，這樣能夠更好的保護(hù)人事檔案。

（二）人事檔案管理體制統(tǒng)一

人事檔案管理體制是分散化的多方管理，這種管理體制存在的問題在前文已經(jīng)敘述，因此改革人事檔案管理體制刻不容緩。人事檔案管理應(yīng)建立相對統(tǒng)一的管理制度，各個(gè)層級的單位應(yīng)由相對應(yīng)的檔案管理部門進(jìn)行保管，如縣級機(jī)構(gòu)的人事檔案就應(yīng)由縣檔案館保管。職級越大的單位，其管理制度越要做到統(tǒng)一。一些居住地較近，性質(zhì)相似，且人員不多的單位人事檔案也應(yīng)該由檔案館進(jìn)行統(tǒng)一管理，這樣一來能夠使一些中小企業(yè)員工人事檔案得到妥善保管。統(tǒng)一管理人事檔案的方式能夠有效的防止人員找不到個(gè)人檔案情況的發(fā)生。對人員檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理后，無論公民進(jìn)行怎樣的調(diào)動，其人事檔案所在位置不會發(fā)生變化，當(dāng)公民需要使用檔案時(shí)，可以隨時(shí)使用保證了人才的合理流動和配置。

（三）人事檔案信息化建設(shè)的對策

實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化就要實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)設(shè)施的完善，人事檔案管理部門應(yīng)加大對信息設(shè)備投入的力度，信息化設(shè)備是實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)和前提，在網(wǎng)絡(luò)的支持下應(yīng)用信息設(shè)備實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化的目標(biāo)。購置硬件設(shè)備后，我國應(yīng)建立規(guī)范科學(xué)的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。我國現(xiàn)今的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫分類不明確，完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)能夠增強(qiáng)人事部門的服務(wù)能力。人事檔案部門應(yīng)有專人對人事檔案信息數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)篩選和更新，這樣能夠使數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)保持準(zhǔn)確可靠。

三、結(jié)語

人事檔案的管理關(guān)系到公民的工作經(jīng)歷甚至是未來的社會保障，人事檔案關(guān)系到我國公民的切身利益。因此我國人事檔案管理部門應(yīng)該增強(qiáng)自身的責(zé)任感，完善部門內(nèi)部的管理機(jī)制和管理模式，貫徹人事檔案信息化并將其應(yīng)用于實(shí)際工作。通過我國人事檔案相關(guān)政策的出臺以及相關(guān)工作者的努力，我國人事檔案管理工作必定能順利解決當(dāng)今存在的問題，發(fā)揮人事檔案的作用，為我國人民提供更好的服務(wù)。

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作者：哈斯格日樂 陳思敏 單位：鄂爾多斯市蒙醫(yī)醫(yī)院 鄂爾多斯市東勝區(qū)人才交流服務(wù)中心