人事檔案管理的問題與改革措施

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摘要：人事檔案管理是企業(yè)、單位、學(xué)校等行政管理工作中一項(xiàng)重要而復(fù)雜的內(nèi)容。但是，目前我國(guó)的人事檔案管理存在很多問題和管理誤區(qū)。因此，改革、創(chuàng)新現(xiàn)有的人事檔案管理模式十分必要。本文立足于人事檔案管理的現(xiàn)狀，分析了其中存在的管理問題，并提出了相應(yīng)的解決措施，旨在為人事檔案管理的規(guī)范化、透明化和電子信息化建設(shè)提供借鑒。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；問題；改革措施

一、人事檔案管理的現(xiàn)狀和問題

1.人事檔案管理理念與社會(huì)發(fā)展不適應(yīng)。

檔案當(dāng)事人無法知曉個(gè)人檔案中的內(nèi)容，對(duì)個(gè)人檔案沒有知情權(quán)。人事檔案管理缺少有效的監(jiān)管機(jī)制，部分用人單位可以接觸檔案，在當(dāng)事人不知情的情況下記錄不實(shí)內(nèi)容，為當(dāng)事人今后的工作和生活埋下隱患。社會(huì)的發(fā)展要求檔案管理要實(shí)現(xiàn)透明化，真正做到有檔可查，隨時(shí)可查。

2.人事檔案管理制度有待完善。

在國(guó)家檔案管理規(guī)定中，只有機(jī)關(guān)、國(guó)有企業(yè)和事業(yè)單位才有人事檔案管理的權(quán)利，而外資企業(yè)、合資企業(yè)和民營(yíng)企業(yè)無法管理人事檔案，只能將人事檔案寄存在人才交流中心。這種管理規(guī)定已經(jīng)無法適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需要，而人事檔案管理一旦出現(xiàn)疏漏，對(duì)企業(yè)和員工都會(huì)造成很大的損失。

3.人事檔案管理方式落后。

當(dāng)前我國(guó)的人事檔案管理主要采用手工管理的模式，這極大地制約了檔案管理的發(fā)展。雖然部分管理機(jī)構(gòu)采用了計(jì)算機(jī)輔助管理，但是管理的方式也大多應(yīng)用于目錄錄入中，沒有實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案管理，檔案管理效率依然較低。目前我國(guó)的檔案管理規(guī)定是檔案隨本人流動(dòng)，而且檔案轉(zhuǎn)移的流程較為復(fù)雜。隨著社會(huì)的發(fā)展，人員跨區(qū)域的流動(dòng)性不斷增強(qiáng)，檔案管理和人員流動(dòng)之間的矛盾日益突出。部分單位為了防止人才流失，阻撓、干預(yù)檔案的轉(zhuǎn)移。因此，規(guī)范檔案管理制度迫在眉睫。

4.人事檔案管理的監(jiān)管機(jī)制缺失。

人事檔案材料的歸檔缺乏明確要求，檔案的歸檔和整理工作也相對(duì)粗糙。很多檔案袋中的紙張材質(zhì)單薄，加之檔案保存時(shí)間較長(zhǎng)，破損、變黃和蛀蟲的現(xiàn)象比較明顯。檔案材料的紙張大小不一，檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性無法得到保證。人事檔案管理過程中缺少必要的檢查和監(jiān)管機(jī)制，部分檔案材料凌亂，檔案管理的漏洞明顯，這為不法分子提供了可乘之機(jī)。由于缺少有效的檢查和監(jiān)管，檔案當(dāng)事人材料更新的連續(xù)性無法得到保證，這對(duì)當(dāng)事人的工作和發(fā)展帶來了難以估量的風(fēng)險(xiǎn)和損失，檔案材料的真實(shí)性和可信度也因此大打折扣。

二、人事檔案管理的改進(jìn)措施

1.加強(qiáng)人事檔案管理的法制建設(shè)。

政府應(yīng)推進(jìn)人事檔案的立法工作，強(qiáng)化執(zhí)法力度。雖然目前我國(guó)已經(jīng)出臺(tái)了一系列檔案管理規(guī)定，但是由于檔案涉及面廣，管理情況復(fù)雜，要做到真正意義上的有法可循、有法可依，任務(wù)仍然非常艱巨。而且，現(xiàn)有的法律法規(guī)要求比較籠統(tǒng)。因此，相關(guān)部門必須加強(qiáng)人事檔案管理的法制建設(shè)，強(qiáng)化人事檔案行政執(zhí)法的主體建設(shè)。

2.建立人事檔案管理監(jiān)督和檢查機(jī)制。

人事檔案管理的監(jiān)督和檢查機(jī)制尚未建立。當(dāng)前，人事檔案的管理水平參差不齊，部分管理機(jī)構(gòu)不重視，管理人員不作為，人事檔案更新不及時(shí)等現(xiàn)象屢見不鮮。因此，建立健全的人事檔案管理監(jiān)督和檢查機(jī)制勢(shì)在必行。有管理責(zé)任的機(jī)構(gòu)和單位，應(yīng)建立相應(yīng)的考核和管理指標(biāo)，從軟件和硬件上評(píng)估，不斷完善檔案管理的方式、方法，使檔案管理的時(shí)效性和真實(shí)性得到保障，從而在根本上維護(hù)檔案所有人的合法權(quán)益。關(guān)于人事檔案的檢查和監(jiān)管機(jī)制，有關(guān)人員不僅要從宏觀上把控，還要在微觀上進(jìn)行管理，即檢查檔案材料的真實(shí)性和合法性。無論是當(dāng)事人自己填寫，還是單位填寫材料，都要做到公開、透明，確保材料信息的真實(shí)性和評(píng)估的客觀性。

3.加快人事檔案管理的電子化進(jìn)程。

科技的發(fā)展使人們的生活和辦公更加智能和便捷，其不斷改變著我們的思維方式與學(xué)習(xí)習(xí)慣。人事檔案管理工作因此也迎來了發(fā)展機(jī)遇，無紙化、電子信息化將成為其未來發(fā)展的必然趨勢(shì)。在西方發(fā)達(dá)國(guó)家，每個(gè)人都擁有屬于自己的電子檔案，當(dāng)事人和企業(yè)單位可以隨時(shí)隨地快捷查詢，這種方法非常值得我們學(xué)習(xí)、借鑒。應(yīng)用特殊載體進(jìn)行電子檔案的存儲(chǔ)和管理，不僅效率高，成本也將大幅度降低。應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，是社會(huì)發(fā)展的必然要求，其通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)手段，建立標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化的人事檔案管理制度，為企業(yè)和個(gè)人提供服務(wù)。人事檔案管理在新的社會(huì)環(huán)境下面臨著諸多挑戰(zhàn)，創(chuàng)新人事檔案管理方式，提高檔案管理水平，構(gòu)建檔案管理監(jiān)督和檢查機(jī)制，是時(shí)代賦予的全新課題?，F(xiàn)代人事檔案管理應(yīng)該立足于社會(huì)需求，應(yīng)用數(shù)字化信息系統(tǒng)，建立全面、真實(shí)、可靠的檔案管理制度。

參考文獻(xiàn)：

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作者：董蘭峰 單位：淄博市勞動(dòng)就業(yè)辦公室