人事檔案管理問題及對策
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人事檔案是人才信息的重要載體，也是人才的主要信息來源，更是知人善任選賢舉能的重要工具。對于基層企事業(yè)單位來講，人事檔案集中反映了一個人在不同時期或不同單位的經歷，政治狀況、業(yè)務狀況，具有集合性、認可性、真實性、機密性、現(xiàn)實性、權威性等屬性。人事檔案不但可以使管理者在一定程度上掌握員工的基本人事信息，而且可以為本部門的人力資源管理工作提供相關的人事信息數(shù)據(jù)支持。
1、人事檔案材料內容失真
真實性是人事檔案的生命，而現(xiàn)有的檔案材料中卻存在著片面、空泛、重復、不真實等問題。例如，將工作時間提前、把學歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現(xiàn)，使檔案材料喪失了真實性、嚴肅性、權威性。而人事檔案材料的失真，使得人力資源計劃中的配備計劃、退休解聘計劃、補充計劃、使用計劃不能正確制定和正常執(zhí)行，甚至對人員的調資、定職、離退休等工作均造成了極大的負面影響。
2、人事檔案案卷質量低下
不少單位的人事檔案沒有達到“歸檔齊全完整、鑒別認真、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”的要求。干部填寫履歷表時，存在有頭無尾的問題；“鑒定材料”普遍存在厚古薄今的現(xiàn)象；許多干部的檔案除個別，因調動而附有極少鑒定材料外，大部分檔案均無反應近期表現(xiàn)的材料。
3、人事檔案交接不規(guī)范
首先是檔案交接不及時。很多單位對檔案交接工作不夠重視，領導把關不嚴。往往人員離了崗檔案還在原單位，以致出現(xiàn)檔案責任不明、界限不清等問題；其次是檔案交接手續(xù)不嚴密。按檔案管理規(guī)定，檔案人員交接應是一項認真細致、手續(xù)嚴密，責任重大的工作。而在一些基層單位檔案人員離崗或調動工作時，移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理；再次是檔案監(jiān)交工作不嚴格。而有些單位的領導把檔案交接當作事務性的工作，看成是檔案人員之間的事情，對檔案交接工作很少過問，使得檔案監(jiān)交工作不嚴格，工作程序不完整。
4、人事檔案管理技術落后
目前，我國人事檔案管理還是以傳統(tǒng)的手工操作為主，技術落后，盡管耗費了大量的時間和人力，卻還難以保證檔案的完整和精確。據(jù)調查統(tǒng)計，在全國123000多個管檔單位中，有49%的單位沒有專用庫房，而配置空調等設備的庫房也只占7%左右，大多數(shù)都沒有計算機等現(xiàn)代技術設備，多是手工操作，技術手段極為落后。
二、加強人事檔案管理的措施
1、注重人事檔案材料收集
隨著政治經濟體制改革的不斷深化,干部制度的改革、考察、聘任、專業(yè)技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了更加嚴格的要求。對此，檔案管理者應及時收集、認真整理有關的檔案資料，并認真細致的進行鑒別，及時處理那些與歸檔要求不相符合的材料，做到取之有據(jù)。對個別手續(xù)不全的材料要退回補辦，以保證檔案的完整性、準確性、真實性和權威性。只有及時的對材料進行補充收集，才能使人事檔案比較客觀的反應干部德、能、勤、績的全貌。
2、完善人事檔案管理制度
要建立健全檔案管理制度，使檔案工作有規(guī)可循，有章可依。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網絡，明確收集的范圍和要求；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內容和歸檔的要求，及時存真去假、查漏補缺；遵循《保管保密制度》，采取切實有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長使用的壽命；遵循《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實性。人事檔案工作人員要以制度來維護管理，以管理來保證質量，切切實實做好管理工作，讓人事檔案工作走上科學化、制度化的軌道。
3、運用信息化管理手段
實現(xiàn)人事檔案管理的信息化，是人事檔案服務于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要,也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門進一步提高工作效率,準確、及時地傳輸人事信息,提高人事信息管理的時效性。要提高工作效率,就需要對人事檔案實行計算機輔助管理,利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和現(xiàn)代技術,將檔案資料整理輸入計算機,通過相應的技術處理,將文字、圖片、聲像等資料轉變成數(shù)據(jù)資料,實現(xiàn)人事檔案紙質與數(shù)據(jù)格式并存。根據(jù)需要,通過屏幕查閱有關內容。同時要充分利用計算機網絡技術來進行人事檔案管理創(chuàng)新,通過網絡,可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享,向社會提供優(yōu)質高效的人才檔案信息服務,以實現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質量,并大大提高檔案的利用效率。
作者：孫曉燕 單位：河北省三河市燕郊高新區(qū)管委會
