人事檔案管理的重要性分析

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摘要：人事檔案在人們的生活和工作中占據(jù)特別重要的地位。它是個(gè)人的重要記錄，可以證明一個(gè)人從學(xué)校到各個(gè)工作崗位不同時(shí)期的人生軌跡，。本文從人事檔案管理的社會(huì)價(jià)值，我國(guó)人事檔案管理中存在的主要問題及解決措施幾方面進(jìn)行了論述。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理

在現(xiàn)代勞動(dòng)用工管理中，人事檔案的作用包括兩個(gè)方面：對(duì)職工個(gè)人而言，人事檔案管理部門可以據(jù)此為員工提供辦理護(hù)照、港澳通行證的政審手續(xù)；提供婚姻狀況證明；為流動(dòng)人員提供身份認(rèn)定和辦理社會(huì)保險(xiǎn)。對(duì)企業(yè)而言，為員工代辦申報(bào)職稱；根據(jù)檔案確定退休年齡；根據(jù)檔案中從事有毒、有害工作的年限推算提前退休年齡；代為繳納職工的養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)和大病醫(yī)療統(tǒng)籌、工資調(diào)整；出具與人事檔案有關(guān)的證明材料。

一、人事檔案管理的社會(huì)價(jià)值

人事檔案的社會(huì)價(jià)值，是由其自身的社會(huì)屬性所決定的。人事檔案是我國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。它具有重要的憑證價(jià)值和參考價(jià)值。無論在什么樣的條件下，只要進(jìn)行人事管理活動(dòng)，就會(huì)形成相關(guān)的人事資料，就需要開展收集、整理、歸檔、立卷、保管和利用等人事檔案工作，人事檔案就具有存在和利用的社會(huì)價(jià)值。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，人事檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位人員身份的重要憑證，也是辦理招工、提干、調(diào)動(dòng)、退休等人事管理工作的重要依據(jù)和參考；人事檔案工作是組織人事工作的有機(jī)組成部分，在組織人事管理體系中占有相當(dāng)重要的地位。但是，在特定的歷史條件下，人事檔案的價(jià)值作用曾被扭曲和過分地夸大，重檔案記載輕現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)成為人事檔案工作的一大弊端。一份檔案定終身的現(xiàn)象，更是讓不少人一度對(duì)人事檔案談虎色變。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，隨著社會(huì)進(jìn)入信息時(shí)代，信息已成為重要的社會(huì)資源，信息的收集和利用也是一項(xiàng)具有戰(zhàn)略意義的社會(huì)工程，作為人員信息主要載體的人事檔案有了更加廣闊的價(jià)值空間。市場(chǎng)人力資源的合理配置、企業(yè)和從業(yè)者之間的溝通和聯(lián)系、企業(yè)自身的人事管理和人才培養(yǎng)、日趨社會(huì)化的人事管理和社會(huì)保障工作等都需要真實(shí)、科學(xué)的人員信息為依據(jù)、支撐和連接，而這些信息的獲取和利用，離不開人事檔案工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，要正確認(rèn)識(shí)人事檔案的社會(huì)價(jià)值，充分發(fā)揮人事檔案工作的重要作用。

二、我國(guó)人事檔案管理中存在的主要問題

（一）人事檔案管理政出多門?，F(xiàn)有的人事檔案管理體制處于新舊體制轉(zhuǎn)制時(shí)期，管理模式基本上是沿襲舊體制，但又有突破舊體制的趨勢(shì)。人事檔案總體上是單位、部門管理，分別由黨委組織部門、政府人事部門所屬人才流動(dòng)服務(wù)中心、勞動(dòng)部門所屬就業(yè)服務(wù)中心、教育部門所屬畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心、企事業(yè)單位的主管部門以及有人事管理權(quán)的國(guó)有企事業(yè)單位管理。人事檔案的多頭管理是傳統(tǒng)“檔隨人走”的人事管理模式的反映，它既是束縛人才流動(dòng)的障礙之一，又是影響人事檔案管理質(zhì)量的原因之一。近年來，隨著大中專畢業(yè)生就業(yè)體制的改革和人事制度的逐步推行，在大中專畢業(yè)生學(xué)籍檔案的管理上，個(gè)別部門拘泥于傳統(tǒng)管理模式和自身利益的誘因，檔案管理權(quán)限還存在著一定程度的矛盾沖突。

（二）部分企事業(yè)的職工檔案存在著客觀性、準(zhǔn)確性、完整性差的問題。沒有嚴(yán)肅、負(fù)責(zé)地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯(cuò)漏百出。職工檔案中記載的出生時(shí)間、參加工作時(shí)間前后不一致，工作經(jīng)歷記錄不完整等。一些企業(yè)，尤其是私營(yíng)企業(yè)或股份制企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為職工檔案沒什么用，不給新招用的職工建立檔案，甚至隨意更改，給勞動(dòng)保障部門辦理職工失業(yè)、退休等手續(xù)增加了困難。

（三）檔案管理的軟硬件不適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要，特別是檔案管理人員素質(zhì)急需提高。檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作，需要從業(yè)人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。多數(shù)檔案室設(shè)備陳舊，管理手段落后，防火、防潮、防蛀等達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理只滿足于不丟失，裝進(jìn)袋子，鎖進(jìn)柜子里。

三、加強(qiáng)人事檔案工作的主要措施

建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制，要改革現(xiàn)行“人檔合一”的單位、部門所有的人事檔案管理體制，按照“人檔分離”和集中統(tǒng)一的改革思路，將政府人事部門所屬人才流動(dòng)機(jī)構(gòu)、勞動(dòng)部門所屬就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)、教育部門所屬畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)機(jī)構(gòu)以及政府其它部門所屬的相應(yīng)機(jī)構(gòu)承擔(dān)的人事檔案管理職能剝離出來，將國(guó)有企事業(yè)單位的人事檔案管理權(quán)重新收回來，歸政府所有。人事檔案管理部門要積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持，改善檔案管理設(shè)施和設(shè)備。檔案管理是一項(xiàng)政策性、規(guī)范性很強(qiáng)的工作，需要從業(yè)人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。因此，要不斷提高人事檔案管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)黨和政府制定的有關(guān)人事工作的政策、法規(guī)，用新的人事工作知識(shí)武裝頭腦，開闊眼界，指導(dǎo)工作，以適應(yīng)新時(shí)期對(duì)人事檔案管理的新要求；同時(shí)教育他們要堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、遵守制度、保守秘密、嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、吃苦耐勞、甘于奉獻(xiàn)。人事檔案可以證明一個(gè)人從學(xué)校到各個(gè)工作崗位不同時(shí)期的人生軌跡，是工作經(jīng)歷的記錄。是組織、人事工作不可缺少的重要依據(jù)，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、事業(yè)單位結(jié)構(gòu)調(diào)配方面發(fā)揮著重要作用。人事檔案中還涉及到很多方面的問題，諸如養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)等國(guó)家推行的福利政策。它在個(gè)人辦理相關(guān)手續(xù)時(shí)，比如報(bào)考公務(wù)員、工資提升、職稱評(píng)定以及退休、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、辦理出國(guó)手續(xù)等，都是最原始的依據(jù)。根據(jù)目前我國(guó)有關(guān)規(guī)定，只有將人事關(guān)系及檔案交給各級(jí)政府人事行政部門或人才流動(dòng)管理機(jī)構(gòu)保存的人員，才能享受應(yīng)有的待遇，比如保留原有身份、工齡連續(xù)計(jì)算、國(guó)家規(guī)定的檔案工資調(diào)升等。因此，對(duì)于我們每一個(gè)人來說，都十分重要，我們一定要重視它。

參考文獻(xiàn)：

[1]李瑋.對(duì)高校人事檔案整理的幾點(diǎn)思考與設(shè)想[J].山東教育學(xué)院學(xué)報(bào),2009,08.

作者：梁憲龍 單位：延邊體育運(yùn)動(dòng)管理中心