新時代人事檔案管理工作優(yōu)化策略

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摘要：在實際工作中，積極對人事檔案管理制度進行完善，并構(gòu)建全新的人事檔案管理模式，以此來更好地發(fā)揮出人事檔案的重要作用，為各行業(yè)的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的人才信息服務(wù)。筆者從新時代人事檔案管理工作的重要性入手，分析了人事檔案管理的現(xiàn)狀，并進一步闡述新時代人事檔案管理工作的優(yōu)化策略。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；優(yōu)化策略

各行業(yè)在發(fā)展過程中通過對人才進行有效管理，并做好優(yōu)秀人力資源開發(fā)利用工作，可以為自身的長遠和持續(xù)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。整個過程中，人事檔案發(fā)揮著極為重要的作用。因此，需要重視人事檔案管理工作，針對人事檔案管理工作的現(xiàn)狀進行深入分析，并積極采取有效的措施對人事檔案管理工作進行優(yōu)化，從而促進人事檔案管理質(zhì)量和水平的提升，更好地發(fā)揮出人事檔案的實際效能。

一、新時代人事檔案管理工作的重要性

（一）增強人事檔案信息的真實性在傳統(tǒng)人事檔案管理工作中，人事檔案信息在頻繁使用和存取過程中易丟失或損壞，這對人事檔案信息的完整性和真實性帶來了較大的影響，不利于人事檔案信息有效利用。新時代人事檔案信息化的發(fā)展，這不僅為用戶查詢和利用服務(wù)提供了更多的便利，保障人事檔案信息的真實性，而且便于人事檔案信息的實時補充，確保人事檔案信息的完整性和及時性。

（二）提升人事檔案管理工作效率。目前人事檔案管理信息化水平的提升，促使人事檔案管理模式發(fā)生了較大的變化，特別是各種先進技術(shù)手段的應(yīng)用，有效地提升了人事檔案管理工作效率，不僅檔案管理人員工作更具便利性，對于人事檔案信息的查找也更具準(zhǔn)確性和便捷性。

（三）提高人事檔案服務(wù)水平。在當(dāng)前人事檔案管理工作中，檔案信息的輸入和存儲基本都是通過計算機來完成，而且電子檔案的使用不再受制于時空制約，不僅檔案管理成本降低，而且人事檔案信息的使用更具便利性，這對于人事檔案服務(wù)水平的提升奠定了良好的基礎(chǔ)。

二、人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）對人事檔案管理缺乏足夠的重視。目前，多數(shù)工作人員對人事檔案管理工作認(rèn)識不足，導(dǎo)致人事檔案管理工作一直不受重視，從而使檔案管理人員工作情緒不高。再加之部分單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作認(rèn)識過于片面，覺得只是簡單的整理和保管，在實際工作中往往忽視人事檔案管理工作，這對于人事檔案管理水平的提升帶來了較大的阻礙。

（二）檔案管理信息化程度不高。在當(dāng)前信息化時代背景下，信息技術(shù)發(fā)展速度較快，這也使電子檔案開始替代紙質(zhì)檔案，有效地規(guī)避了紙質(zhì)檔案的一些弊端。在這種情況下，人事檔案管理工作也加快了信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，這就要求人事檔案管理工作中需要積極配備先進的檔案管理設(shè)施，為人事檔案信息化管理的實現(xiàn)打下良好的基礎(chǔ)。但當(dāng)前部分單位對于人事檔案信息化建設(shè)缺乏重視，相應(yīng)的軟硬件設(shè)施配備不全。人事檔案信息化水平較低，這不僅影響了人事檔案管理工作的效率，也無法保障人事檔案信息的準(zhǔn)確性，嚴(yán)重制約了人事檔案的信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展進程。

（三）人事檔案信息安全面臨挑戰(zhàn)目前大部分單位人事檔案都實現(xiàn)了信息化，雖然人事檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量有了較大程度地提升，但人事檔案信息化作為一把雙刃劍，其對人事檔案信息安全帶來了較大的挑戰(zhàn)。特別是在信息化環(huán)境下，人事檔案信息存儲安全和傳輸安全受到較大的威脅，易出現(xiàn)信息被篡改、刪除和偽造破壞等問題，同時人事檔案信息管理系統(tǒng)也易受到網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵和黑客的攻擊，對人事檔案管理信息安全管理工作帶來了較大的挑戰(zhàn)。

（四）人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高。傳統(tǒng)人事檔案管理工作對于檔案管理人員綜合素質(zhì)要求不高，但在信息化時代背景下，人事檔案管理工作要求高素質(zhì)的專業(yè)化檔案管理人才。目前大部分單位人事檔案管理人員綜合素質(zhì)水平不高，部分檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識學(xué)習(xí)，這就導(dǎo)致無法滿足當(dāng)前人事檔案管理工作的要求。再加之部分檔案管理人員在實際工作中缺乏責(zé)任心，無法保障人事檔案信息的真實性，這必然會對人事檔案管理質(zhì)量帶來較大的影響。

三、新時代人事檔案管理工作的優(yōu)化策略

（一）積極創(chuàng)新人事檔案管理工作理念。在當(dāng)前信息化時代背景下，人事檔案管理工作發(fā)生了較大的變化，這就需要在實際人事檔案管理工作中，積極創(chuàng)新檔案管理工作理念，強化檔案管理人員的服務(wù)意識。各單位需要對人事檔案管理工作的重要性有一個正確的認(rèn)識，并將人事檔案管理工作納入到單位日常管理業(yè)務(wù)中來，做好組織建設(shè)和專業(yè)人員配置工作，并積極建立健全管理制度體系，將管理責(zé)任落實到個人，促進人事檔案管理工作水平的提升。

（二）不斷完善人事檔案管理制度。在當(dāng)前人事檔案管理工作中，由于人事檔案信息加快了數(shù)字化的轉(zhuǎn)化，有效地縮短了人事檔案整理工作的時間，人事檔案信息能夠?qū)崟r進行補充，進一步保證了人事檔案的及時更新及人事檔案信息的真實性。但為了能夠提升人事檔案管理工作的質(zhì)量，還需要重視對人事檔案管理制度的完善。各單位要結(jié)合自身的實際情況，積極構(gòu)建完善的人事檔案管理制度體系，并建立責(zé)任機制，將人事管理責(zé)任落實到人，使人事檔案管理人員能夠相互監(jiān)督，進一步促進人事檔案管理工作的規(guī)范性和制度性。

（三）推進人事檔案信息化建設(shè)。在當(dāng)前信息技術(shù)普及應(yīng)用的新形勢下，各領(lǐng)域都加快了自身信息化建設(shè)的步伐。對于人事檔案管理工作而言，通過重視信息化技術(shù)手段的應(yīng)用，積極提升人事檔案管理的信息化水平，不僅能夠保證人事檔案信息真實性，還可以提高人事檔案管理工作的效率。特別是運用信息化手段將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為信息數(shù)據(jù)，數(shù)字信息與紙制檔案信息保持一致性，為檔案信息的利用提供了更多的便利。同時，通過建立人事檔案管理系統(tǒng)，并運用?；臋n案管理軟件，將人事檔案管理信息系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)進行有效銜接，可以實現(xiàn)檔案信息的快速收集和歸檔，進一步提升人事檔案管理的信息化水平，為人事檔案信息的高效利用奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）建立強大的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。當(dāng)前大部分單位人事檔案管理設(shè)施相對落后，無法滿足人事檔案信息化發(fā)展的需求。這就需要積極配備先進的檔案軟硬件設(shè)施，重視先進檔案設(shè)備和軟件的應(yīng)用，為人事檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造良好的條件。同時，還要加大人事檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，將人事檔案信息錄入到數(shù)據(jù)庫中，利用軟件系統(tǒng)來實現(xiàn)對人事檔案信息的管理。在具體建立數(shù)據(jù)庫時，需要重視原始檔案信息與數(shù)據(jù)庫中信息的一致性，設(shè)計的軟件系統(tǒng)要具有可操作性，為檔案信息的查閱帶來更多的便捷性。另外，還要針對人事檔案信息查閱設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，保證人事檔案的合理利用，進一步提升人事檔案信息管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化水平。

（五）加強人事檔案信息的安全防護。在人事檔案管理工作中，由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息安全受到較大的威脅，要求檔案管理人員要具備較強的安全意識，積極提升系統(tǒng)硬件條件，為人事檔案信息的安全提供重要的保障。為了保證人事檔案信息管理系統(tǒng)運行的可行性，確保人事檔案信息的安全，需要經(jīng)常針對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行檢查和檢測，強化對數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的監(jiān)管。設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全防火墻，及時更新軟件防護程序，并通過設(shè)置相應(yīng)的密碼和訪問權(quán)限，進一步保障檔案信息的安全。另外，還要重視檔案信息數(shù)據(jù)的備份，通過運用云存儲，有效地防范突發(fā)情況發(fā)生，確保人事檔案信息的安全。

（六）強化人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在信息化時代背景下，人事檔案管理工作與信息技術(shù)的結(jié)合，有效地提高了人事檔案管理工作的效率，但人事檔案管理信息化水平的提升也對人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。因此在當(dāng)前人事檔案管理工作中，需要強化人事檔案管理隊伍建設(shè)，通過打造一支高素質(zhì)的專業(yè)化檔案管理人才隊伍，以此來提高人事檔案管理工作的水平。這就需要在日常工作中重視對人事檔案管理人員的培訓(xùn)和再教育，努力提高人事檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)。在具體工作中，可以定期邀請專家開展講座，使檔案管理人員能夠掌握行業(yè)的最新知識和最新技術(shù)。

[參考文獻]

[1]楊爽.基于現(xiàn)代人力資源管理視角的人事檔案管理變革[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(10).

[2]姚勇.基于現(xiàn)代人力資源管理的人事檔案管理淺析[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(12).

作者：許巍巍 單位：黑龍江省水文水資源中心