水利事業(yè)單位人事檔案管理強(qiáng)化建議

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【摘要】隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，水利行業(yè)也在不斷發(fā)展進(jìn)步，為了順應(yīng)國家經(jīng)濟(jì)體制與政治體制的改革，各水利單位必須重視人事檔案管理工作。本文介紹了檔案管理的工作內(nèi)容，分析了其特點(diǎn)與重要性，并且提出了強(qiáng)化水利事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點(diǎn)建議，以期提高檔案管理水平，提升水利事業(yè)單位的整體工作效益。

【關(guān)鍵詞】水利事業(yè)單位；人事檔案管理；重要性；建議

水利事業(yè)單位的人事檔案指檔案管理部門在選拔、錄用和培訓(xùn)人員時(shí)所建立的資料文件，記錄的內(nèi)容主要有員工的基本信息、政治思想、工作表現(xiàn)等。檔案管理工作除了要收集、整理和保存這些資料，還要在事業(yè)單位進(jìn)行選拔培訓(xùn)或人員考察時(shí)提供依據(jù)，所以人事檔案管理是組成事業(yè)單位管理工作的一個(gè)重要部分，單位領(lǐng)導(dǎo)必須給予足夠重視，通過積極宣傳強(qiáng)化管理意識(shí)，增加資金投入，提高管理人員的技術(shù)水平，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的優(yōu)化。

一、人事檔案管理

人事檔案管理是組成水利事業(yè)單位管理工作的一個(gè)重要部分，其檔案資料記錄了單位工作人員和領(lǐng)導(dǎo)干部思想品德、政治面貌、個(gè)人業(yè)績等信息，可以將人員及干部成長的過程真實(shí)反映出來，具有準(zhǔn)確性和客觀性，相當(dāng)于精華版的個(gè)人人生閱歷，可以為事業(yè)單位選拔、培訓(xùn)及開發(fā)人才提供重要參考。檔案管理工作主要可以分為以下五個(gè)部分：1.收集檔案資料。為了使檔案更具有使用價(jià)值，管理工作者要結(jié)合工作需要和相關(guān)政策有針對(duì)性地進(jìn)行檔案資料收集，并且要定期補(bǔ)充，使檔案資料保持完整性與連續(xù)性。2.鑒別檔案資料。管理工作者必須按照相關(guān)文件和規(guī)章制度的要求認(rèn)真鑒別檔案資料，舍棄原材料中的虛假內(nèi)容，如果無法準(zhǔn)確把握，要反復(fù)熟讀規(guī)定，與同事咨詢討論，確保材料的真實(shí)性，歸檔經(jīng)精煉后具有保存價(jià)值的材料。3.準(zhǔn)確分類檔案材料。管理工作者應(yīng)熟知檔案管理工作的相關(guān)條例，并按照其中的具體分類方法將人事檔案資料合理分類與裝訂入卷，確保檔案編排有序、條理清晰。4.裝訂檔案材料。通過進(jìn)行一系列的技術(shù)加工工作，如檔案剪邊、裱糊、裝訂等，讓人事檔案更加規(guī)范、整齊，方便保管和取用。5.復(fù)核與驗(yàn)收檔案。及時(shí)復(fù)核補(bǔ)充整理過的檔案資料，確保其內(nèi)容清晰、裝訂美觀。

二、人事檔案管理特點(diǎn)與重要性

人事檔案記錄了單位所有人的個(gè)人信息，從學(xué)習(xí)階段到目前的工作，在此期間的經(jīng)歷也包括在內(nèi)，綜合體現(xiàn)了一個(gè)人的素質(zhì)和工作能力，不能單純記錄階段性信息，要從整體上把握全局。所以人事檔案管理工作要在一個(gè)連貫的過程中完成，必須要長期堅(jiān)持，保證檔案資料的完整性。另外，人事檔案管理工作對(duì)單位的人才選拔與培訓(xùn)有重要影響，必須要確保管理工作的規(guī)范性和科學(xué)性，管理工作者應(yīng)時(shí)刻保持客觀、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，保證檔案資料的真實(shí)性。人事檔案管理的重要性主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：首先，人事檔案是工作人員的身份證明。水利單位職工的工作內(nèi)容較多，且人員緊缺，無論是領(lǐng)導(dǎo)干部還是基層人員都有較強(qiáng)的流動(dòng)性，所以檔案資料比較零散，難以盡快收集，若不慎丟失，很可能無法補(bǔ)充完整，進(jìn)而影響職工的職稱評(píng)定和轉(zhuǎn)正評(píng)級(jí)等，使員工的利益受到損害。其次，人事檔案能為單位的人才選拔提供參考。檔案資料中記錄了單位職工的工作經(jīng)歷和主要業(yè)績，可以反映他們的工作能力，單位在選拔人才時(shí)根據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行客觀、全面評(píng)價(jià)，知人善任，充分發(fā)揮優(yōu)秀人才的優(yōu)勢和才干，推動(dòng)單位更好地發(fā)展。最后，人事檔案管理涉及工作的傳承。對(duì)于水利事業(yè)單位而言，人事檔案不僅是現(xiàn)階段的重要資料，更是長久保存的歷史資料，其中記錄的工作經(jīng)驗(yàn)、優(yōu)秀成果等可以供后人借鑒、學(xué)習(xí)，需要檔案管理者完善保存和不斷傳承。

三、優(yōu)化水利事業(yè)單位人事檔案管理建議

（一）重視人事檔案管理工作，積極宣傳強(qiáng)化管理意識(shí)。檔案管理工作的加強(qiáng)和優(yōu)化必須要以水利事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持為依托，只有領(lǐng)導(dǎo)人員提高重視度，才能將建立健全規(guī)章制度、加大資金投入、推動(dòng)人事檔案信息化管理等一系列優(yōu)化措施付諸實(shí)施。領(lǐng)導(dǎo)人員要科學(xué)制定管理制度，成立專門的檔案管理部門，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提升管理者的技術(shù)能力和工作素質(zhì)，確保其嚴(yán)格按照制度完成檔案管理工作，提高管理水平。為了優(yōu)化水利事業(yè)單位的檔案管理工作，必須通過積極宣傳引導(dǎo)人們轉(zhuǎn)變思想、更新觀念。目前許多單位并未大力開展人事檔案管理思想宣傳工作，導(dǎo)致許多管理工作者并不知道國家出臺(tái)的新的方針政策以及倡導(dǎo)的新思想，因?yàn)槿鄙僬_思想為工作領(lǐng)航，造成一些管理者在工作中態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn)，經(jīng)常出現(xiàn)失誤，影響了檔案材料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。針對(duì)這種情況，水利事業(yè)單位要積極宣傳人事檔案管理工作，讓相關(guān)人員認(rèn)清自己的責(zé)任和職責(zé)。在經(jīng)濟(jì)體制不斷改革的背景下，人事檔案管理工作和單位的人事任用、崗位調(diào)動(dòng)息息相關(guān)，水利事業(yè)單位要在單位會(huì)議中經(jīng)常強(qiáng)調(diào)這一點(diǎn)，并通過單位報(bào)刊、網(wǎng)站等途徑宣傳國家在人事檔案管理方面出臺(tái)的新政策、方針等，讓職工都重視人事檔案管理工作，積極配合，提高管理效率。

（二）建立健全規(guī)章制度，做好檔案資料收集工作。目前水利事業(yè)單位的人事檔案管理工作還存在許多問題，如填寫不規(guī)范、未統(tǒng)一裝訂、有不實(shí)內(nèi)容等，引起這些問題的一個(gè)主要原因是缺乏完善的規(guī)則制度。所以必須建立健全規(guī)章制度，確保每一條規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)都是嚴(yán)密且科學(xué)的，讓管理工作者能夠遵循章程、依據(jù)條例開展檔案管理工作，為檔案內(nèi)容的規(guī)范性和完整性提供保障。領(lǐng)導(dǎo)人員要在貫徹《干部檔案工作條例》和《檔案法》的基礎(chǔ)上，參考有關(guān)的中央文件和政策要求等制定完善的檔案管理制度，內(nèi)容涉及資料收集、鑒別歸檔、補(bǔ)充復(fù)核、檔案查閱、保管保密等方面，將每個(gè)職工、每個(gè)崗位的職責(zé)分配清楚并落到實(shí)處。人事檔案管理工作中一旦發(fā)生任何瀆職、甚至違法的事件要及時(shí)上報(bào)，結(jié)合法律手段加以制裁。材料收集是人事檔案管理的首要環(huán)節(jié)，同時(shí)也是檔案管理的基礎(chǔ)工作，對(duì)后續(xù)環(huán)節(jié)的順利展開有重要影響。水利事業(yè)單位的人事檔案資料比較雜亂且分散，一些管理者沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，導(dǎo)致資料丟失的狀況時(shí)有發(fā)生，而當(dāng)事人在工作中的利益保障也會(huì)因此而受到損害。所以管理工作者要重視材料的收集工作，把握好重點(diǎn)入檔材料，如技術(shù)晉升、聘任、工作業(yè)績、參加的培訓(xùn)等，認(rèn)真辨別材料的真實(shí)性，去除不必要信息，保障材料的精簡和完整。整理之后要盡快根據(jù)其類別進(jìn)行歸檔，如果發(fā)現(xiàn)材料不全或者與歸檔要求不符，要將材料退回形成部門，要求其補(bǔ)充辦理，待手續(xù)齊全后繼續(xù)歸檔，從根本上保障人事檔案的準(zhǔn)確性與權(quán)威性。

（三）增加檔案管理資金投入，提高管理人員技術(shù)水平。單位領(lǐng)導(dǎo)要增加對(duì)檔案管理工作的資金投入，要求相關(guān)人員在年初的單位預(yù)算清單中加入檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)，并確保金額足夠。與此同時(shí)，盡可能整合檔案管理與其他部門的同類資金，加強(qiáng)建設(shè)檔案管理的硬件設(shè)施，除了常用的基礎(chǔ)設(shè)施之外，還要重點(diǎn)關(guān)注檔案資料保存、檔案管理信息化和安全管理等方面要用到的設(shè)施，從而保障水利事業(yè)單位的人事檔案管理工作得以正常、有序運(yùn)行。單位領(lǐng)導(dǎo)還要加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高檔案管理者的技術(shù)水平。檔案管理者是影響檔案管理工作水平的一個(gè)關(guān)鍵因素，只有提高管理者各方面的素質(zhì)，才能保障檔案管理工作順利進(jìn)行。在檔案管理工作中，管理者必須注意以下三方面素質(zhì)的提升：第一是政治思想素質(zhì)。管理者應(yīng)正確把握思想方向，在工作中嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，按照規(guī)章制度與文件要求整理檔案資料。在平時(shí)的工作中，管理者要積極參加單位組織的政治學(xué)習(xí)，嚴(yán)格要求自己，樹立正確的三觀，多接觸品德高尚的人，提高道德情操。第二是工作素質(zhì)。管理者要堅(jiān)持學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，熟知各項(xiàng)規(guī)范章程，用知識(shí)和技術(shù)的力量武裝自己，在工作中保持嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度，從根本上杜絕錯(cuò)誤的發(fā)生。第三是學(xué)習(xí)素質(zhì)。檔案管理者除了要學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)和理論知識(shí)外，還要多參加和職業(yè)發(fā)展有關(guān)的培訓(xùn)與考核，讓自己的學(xué)歷水平得到提升。另外，還要積極學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息化管理方法，熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)，確保自己不被時(shí)代所淘汰。為督促檔案管理者不斷學(xué)習(xí)、提升自己，事業(yè)單位的主管部門要安排其定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，獲得管理技術(shù)水平的提升。

（四）利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)新工作，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。單位必須運(yùn)用新的理念和技術(shù)進(jìn)行工作創(chuàng)新，讓工作始終充滿活力。積極創(chuàng)新人事檔案的管理方法可以促進(jìn)管理效率提升，節(jié)約時(shí)間成本。水利事業(yè)單位的職工數(shù)量多，工作比較繁瑣，有的員工同時(shí)擔(dān)任不同職位，增加了檔案管理的難度。管理工作者可以利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，避免或減少人為錯(cuò)誤的出現(xiàn)，在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行排版和編輯，省去了許多中間環(huán)節(jié)，而且在計(jì)算機(jī)上保存的檔案不會(huì)像紙質(zhì)資料一樣發(fā)生磨損，益處頗多，可以解決目前人事檔案管理中存在的許多問題。在全球信息化時(shí)代背景下，互聯(lián)網(wǎng)融入各個(gè)領(lǐng)域，使人們的生活習(xí)慣與思維方式都發(fā)生了改變，利用新技術(shù)收集資料并優(yōu)化管理已經(jīng)成為水利事業(yè)單位進(jìn)行人事管理的一種必然趨勢。檔案管理者必須順應(yīng)這個(gè)潮流，勇于迎接挑戰(zhàn)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)新檔案管理工作，從而高效率、高質(zhì)量地完成工作。管理者要了解和掌握現(xiàn)代設(shè)備，如掃描儀、計(jì)算機(jī)等的使用方法，在計(jì)算機(jī)上輸入收集到的檔案資料，并進(jìn)行技術(shù)處理，將聲像、圖片和文字等不同形式的資料都記錄在數(shù)據(jù)資料內(nèi)，構(gòu)建一個(gè)完整的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，將整理后的所有檔案都存入其中，采用電子檔案與紙質(zhì)檔案并行的雙套管理模式。如果要查閱某位職工的檔案，可以直接在計(jì)算機(jī)上輸入名字或入職時(shí)間等信息查詢，方便又快捷。另外，管理者還要學(xué)習(xí)一些網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)，通過設(shè)置密碼、隱藏文件、設(shè)置防火墻等方式確保檔案信息的安全和私密。水利事業(yè)單位要順應(yīng)人事制度改革不斷推進(jìn)的浪潮，優(yōu)化人事檔案管理工作。相關(guān)工作人員除了要總結(jié)和繼承過去的優(yōu)秀工作經(jīng)驗(yàn)，更要積極學(xué)習(xí)和運(yùn)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)工作的創(chuàng)新，追求人事檔案的信息化管理。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者要建立健全有關(guān)的規(guī)章制度，做好檔案資料的收集工作，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與檔案管理人員的培訓(xùn)工作，提升檔案管理水平，為單位的人才選拔提供助力，為水利事業(yè)單位的發(fā)展注入新的動(dòng)力。

作者：李春云 單位：福建省南平市浦城縣水利局