醫(yī)院人事檔案管理問題和對策
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摘要：隨著科技水平的大力提升，促進了醫(yī)院的運營發(fā)展。醫(yī)院在運行的過程中，雖然為廣大人民群眾提供了先進的醫(yī)療技術(shù)和優(yōu)良的醫(yī)療服務(wù)，但醫(yī)院在其人事檔案管理工作上仍存在一些不足，這就需要及時采取合理有效的改進措施。本文基于醫(yī)院人事檔案管理工作，簡要分析了一些合理化建議。
從醫(yī)院正常運營的角度來說，人事檔案是對全體醫(yī)護人員的信息匯總，借助于調(diào)取人事檔案，可以隨時獲取員工的基本資料、專業(yè)水平、科研成果等，這也是醫(yī)院監(jiān)管職工、培養(yǎng)專業(yè)型人才的重要舉措。隨著我國高度重視人才的培養(yǎng)，醫(yī)院也將人事檔案管理工作提上了日程，但仍存在一些不足，這就需要結(jié)合實際情況，制定切實可行的改進策略。
1醫(yī)院人事檔案管理存在的問題分析
1.1檔案資料記載前后不一致
醫(yī)院在人事檔案管理工作上，存在著檔案資料記載前后不一致的問題，這也就是說，許多檔案資料填寫后沒有結(jié)合實際的人員的情況進行更新，造成職工的基礎(chǔ)資料存在許多誤差，如個人信息、基礎(chǔ)資料、履歷等[1]。造成檔案資料前后不統(tǒng)一的原因是多方面的，但可簡單概括為管檔人員的無意和刻意，無意就是指管檔人員的操作失誤，也就是在填寫過程中由于粗心造成的，還有可能是因工作疏忽忘了填寫具體內(nèi)容，進而在后期填寫時出現(xiàn)了隱藏的錯誤；而刻意就是指管檔人員的造假，隨著醫(yī)院在用人方面提出了較高的要求，造成了某些人員在個人履歷上存在造假現(xiàn)象。
1.2檔案材料不完善、不完整
檔案材料不完善的問題，主要是指醫(yī)院職工的后續(xù)檔案材料不健全和檔案內(nèi)容不完整這兩方面。醫(yī)院職工的后續(xù)檔案材料不健全、不完整，也就是說有的人員檔案資料中，缺少再教育學(xué)歷表、工資審批表及績效考核表等，有的職工履歷表雖然健全，但缺少主管領(lǐng)導(dǎo)的審核及簽字，還缺少科研成果、個人貢獻記載的問題，甚至有的職工檔案長時間都沒有進行更新。同時，醫(yī)院檔案管理工作不同于其他行業(yè)，尤其是人事檔案資料經(jīng)歷的人手比較多，且檔案管理時間并不是短時間內(nèi)就能完成的，這就造成了檔案資料的不完善、不健全，但形成這一問題的原因多是人員行為所造成的。
1.3檔案查閱速度慢、效率低
如今，醫(yī)院人事檔案管理工作，基本上都創(chuàng)建了專門的檔案信息數(shù)據(jù)庫，并充分借助于互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)的優(yōu)勢，使用計算機、掃描儀等先進的設(shè)備和技術(shù)手段，將職工的檔案資料及時納入到了電腦上，再結(jié)合相關(guān)的技術(shù)手段，把文字、照片等轉(zhuǎn)化為后期保存的信息資料，如果有的職工信息發(fā)生變動，就可以直接通過電腦，實現(xiàn)人員信息的及時更改，這在一定程度上保證了職工信息資料的精準性、實效性和可靠性；但不容樂觀的是，這只是為醫(yī)院后期的數(shù)據(jù)統(tǒng)計提供了便利，但為迅速查閱和調(diào)取增加了一定的難度。比如，醫(yī)院在招聘人才的過程中，需要處理的工作量比較大，一崗位存在許多人員報名的競爭情況，管檔人員就要在固定的時間內(nèi)查閱大量的檔案資料，再加上檔案管理工作還沒有全部建立局域網(wǎng)鏈接，這就使得管檔人員來回走動，才能獲取人員檔案資料，既浪費了大量的時間，又降低了工作效率。因此，醫(yī)院在進行人事檔案管理工作的過程中，管檔人員要充分借用先進的電腦操作系統(tǒng)，及時制定科學(xué)合理的舉措[2]。
2醫(yī)院人事檔案管理工作的解決對策分析
2.1對收集的檔案材料進行嚴格把關(guān)
想要做好醫(yī)院人事檔案管理工作，首要的就是對收集的檔案材料進行嚴格把關(guān)，嚴格遵循我國相關(guān)法律法規(guī)，嚴格執(zhí)行一套具體規(guī)范的人事檔案管理方案和操作流程，對所收集的檔案材料進行認真審查，對于手續(xù)不齊全、填寫不合格、材料不真實的材料一律不收取，要求具體人員對這些材料結(jié)合自己的實際情況進行認真填寫，只有收集的檔案材料具有完整性和真實性，才能使其具有真正的價值。與此同時，管檔人員在對檔案材料進行審核的過程中，要堅持實事求是的基本原則，依據(jù)初始材料，明確一個具體的標準，所有材料的審核都按照這個標準來執(zhí)行，需要額外注意的是，管檔人員也要在第一時間內(nèi)將審核標準告知被審核人，減少醫(yī)院職工隨意填寫的情況發(fā)生。
2.2嚴格監(jiān)管醫(yī)院檔案資料的收集
為了保證醫(yī)院人事檔案管理工作的正常進行，就要嚴格監(jiān)管醫(yī)院檔案資料的收集，在嚴格遵循我國相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，管檔人員要加大監(jiān)管力度，對于填寫不規(guī)范、操作不合理、履歷不健全的職工檔案材料堅決不收取，保證檔案資料的完備性、時效性和可靠性。管檔人員在審核檔案材料時，要結(jié)合醫(yī)院的具體情況，制定每卷檔案的審核標準，避免職工亂填亂涂的錯誤行為。
2.3客觀認定查檔資料的時效性
通常情況下，在對檔案資料的查閱上，多是由管檔人員來操作的，對此，管檔人員要強化管理意識，具備豐富的專業(yè)理論知識，針對職工檔案材料前后不統(tǒng)一的問題，先以檔案材料中產(chǎn)生的最早時間為準，例如，針對某一職工的出生日期出現(xiàn)錯誤，就需要先以檔案材料最早的原始記錄為準，再與職工進行詢問后加以更改；如果是較為復(fù)雜的狀況，管檔人員就要認真對比實際的材料，并定期走訪來提高檔案材料的精準性[3-4]。
2.4注重充實積累檔案資料內(nèi)容
對于醫(yī)院的人事管理部門來說，要在創(chuàng)建人員檔案材料數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，結(jié)合具體情況，充分應(yīng)用多種合理的收集手段，保障材料的實時歸檔與修整。醫(yī)院的檔案管理工作具有繁瑣復(fù)雜、專業(yè)性強、操作難度大等特點，這就需要對所有的人事檔案管理流程進行分類，管檔人員要分清主次，將重點材料的收集和處理擺在重要位置，并將材料的收集及處理情況及時反應(yīng)給人員，對于一些人員積極參與科研項目、獲取科研成果的情況，還要強化個人作風(fēng)、思想品德的材料，同時，檔案材料中還要收錄職工的專業(yè)技能、興趣特長等內(nèi)容，并不斷豐富和完善人員的基礎(chǔ)資料、工作履歷和自我評定等。總之，人員檔案材料的是否豐富和完善，直接影響到整個檔案管理工作的進程。
2.5加強管檔人員的素質(zhì)培養(yǎng)
隨著醫(yī)院體制不斷地深化改革，對醫(yī)院的人事檔案管理工作提出了更為嚴格的要求，這就需要不斷提升管檔人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)[5]。醫(yī)院在全面加強人事檔案管理工作的過程中，要增強管檔人員的管理意識，管檔人員要明確自身的職能，增強自身的職責(zé)感，檔案管理工作本身較為繁瑣復(fù)雜，且工作量較大，醫(yī)院要充分調(diào)動管檔人員的積極性，保證檔案管理的正常進行。同時，醫(yī)院要不斷提升管檔人員的管理技能和水平，醫(yī)院要加強管檔人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，定期檢測管檔人員的管理水平，切實不斷提升管檔人員的管理技能和綜合素質(zhì)。醫(yī)院在提升管檔人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)方面，可從以下的四個角度入手：
2.5.1熱衷于自己的本職工作
檔案管理工作是一項繁瑣復(fù)雜的工作，需要管檔人員要具有超強的耐心，只有熱愛自己所任職的工作，才能全心全意地投入到工作中。檔案管理工作并不同于其他的工作，工作內(nèi)容多、強度大，除了需要管檔人員要具有積極的工作狀態(tài)外，還要在全年中從頭忙到尾，管檔人員在工作過程中極易產(chǎn)生倦怠、焦慮、浮躁等負面情緒，管檔人員要在第一時間內(nèi)調(diào)節(jié)自己的心態(tài)，確保人事檔案管理工作正常有序地進行。
2.5.2過硬的基本功
醫(yī)院檔案工作的本質(zhì)屬性具有接觸易、做好難的一大特點，這也就是說，管檔人員應(yīng)付工作十分簡單，但難以細致周到地做好檔案工作，尤其是在具體的工作成效上，雖然能保證工作不出偏差和錯誤，但難以做出突出貢獻，這在一定程度上就會使管檔人員喪失積極性。對此，管檔人員要加強自身的學(xué)習(xí)，不斷擴充自己的知識面，掌握更多的專業(yè)知識，提升自己的專業(yè)技能。
2.5.3無私奉獻精神
醫(yī)院在正常運行的過程中，往往輕視人事檔案管理工作的重要性，這就要求管檔人員做好本職工作外，還要具有默默奉獻的無私精神，要形成良好的工作作風(fēng)，同時，管檔人員還要不斷約束和規(guī)范自己的行為。
2.5.4認真的工作作風(fēng)
醫(yī)院檔案工作量大、操作性強、任務(wù)重，關(guān)系到醫(yī)院的職工狀態(tài)、醫(yī)患關(guān)系等，這就需要管檔人員要具有認真的工作作風(fēng)，否則一旦出現(xiàn)細節(jié)上錯誤，或是自己的一時的疏忽，就會影響到整個管檔工作。對此，管檔人員要加強自身的認識，無論是從思想上，還是個人行為上，都要高度重視管檔工作，仔細認真地對待檔案工作。
2.6創(chuàng)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)
醫(yī)院的人事檔案管理工作，直接關(guān)系到醫(yī)院能否正常運轉(zhuǎn)，這就需要醫(yī)院要高度重視人事檔案管理工作，加大政策扶持力度，投入一定比例的資金，提升檔案管理工作的技術(shù)和水平，創(chuàng)建專門化的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，健全人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系。同時，醫(yī)院在形成了檔案信息網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，要配以網(wǎng)絡(luò)管理工作，由網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員進行負責(zé)和管理，加強后期的修整和維護，確保在多種工作環(huán)境下可隨時調(diào)取檔案材料，使人員檔案管理工作更加快速高效[6]。
3結(jié)束語
隨著醫(yī)院體制的不斷變革，對人事檔案管理工作提出了更為嚴格的要求。醫(yī)院人事管理工作雖有所改進，但仍存在一些不足之處，如管理水平低下、管檔人員意識不強等，這就要求嚴格監(jiān)管醫(yī)院檔案資料的收集，注重充實積累檔案資料內(nèi)容，加強管檔人員的素質(zhì)培養(yǎng)，創(chuàng)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)，這對于提升醫(yī)院人事檔案管理的水平十分必要。
參考文獻：
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作者：劉錦蘭 單位：湘潭市口腔醫(yī)院
