我國流動人員的人事檔案管理現(xiàn)狀
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摘要:針對流動人員檔案管理現(xiàn)狀進行分析，研究了其中存在的主要問題，分析問題出現(xiàn)的原因，提出必須正確認識、改革傳統(tǒng)流動人員人事檔案管理體制、加大資金投入、推進現(xiàn)代化的管理、重視團隊建設(shè)，使檔案管理更加的規(guī)范化、合理化等措施。
關(guān)鍵詞:流動人員;人事檔案;現(xiàn)狀;對策
人事檔案具有極其重要的作用，隨著人才流動范圍的擴大，解決流動人員人事檔案管理問題迫在眉睫，應(yīng)建立新型的人事管理模式，更好地滿足人才社會化管理的需要。
流動人員人事檔案真實性無法保證，經(jīng)常出現(xiàn)棄檔、死檔的現(xiàn)象。目前，我國流動人口人事檔案管理中存在多頭管理的現(xiàn)象，部分流動人員的人事檔案由人才服務(wù)機構(gòu)管理，一些待業(yè)的大中專畢業(yè)生的檔案由就業(yè)指導(dǎo)中心管理，有的中介機構(gòu)也在從事著檔案管理工作。流動人員檔案管理無法實現(xiàn)集中統(tǒng)一，由于管理機構(gòu)不同，很容易造成人事檔案材料的缺失，以致檔案材料真實性受到影響。調(diào)查表明，我國各地人力資源服務(wù)機構(gòu)管理存在非常嚴重的“死檔”和“棄檔”問題，隨著流動人口的增加，這種形勢越來越嚴峻。信息化程度落后，流動人員人事檔案管理不規(guī)范，無法滿足當(dāng)前經(jīng)濟社會的發(fā)展需求。流動人員人事檔案傳統(tǒng)管理是比較封閉的，本人不知道檔案里有什么材料，也不能接觸到自己的檔案，這種管理模式無法適應(yīng)信息時代人事管理的需求。流動人員檔案的管理受職業(yè)自主性及人員流動性大的因素影響，明顯阻礙了其正常發(fā)展。再加上缺少完善的檔案管理制度，原本應(yīng)歸檔的材料卻沒有及時歸檔，存在的問題很難及時解決。在流動人員檔案管理中，缺少專業(yè)的管理人員，管理人員隊伍弱化，其專業(yè)素質(zhì)及管理水平有待提高。國家相關(guān)規(guī)定要求檔案管理的專職人員數(shù)量有一定標準，每管理1000人的檔案需配備一名專職干部，但在實際的管理工作中很難達到這個標準。尤其是縣以下級別的檔案管理單位，流動人員的檔案管理人員比較短缺，尤其是專業(yè)素質(zhì)高的專職人員更是嚴重短缺，甚至有些檔案管理員是兼職的，專業(yè)能力水平欠缺，檔案存放無序，甚至出現(xiàn)檔案材料丟失和泄密的問題。
2導(dǎo)致我國流動人員檔案管理出現(xiàn)問題的原因
我國人員流動性呈遞增趨勢，但人事檔案管理體制混亂。隨著新時期社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，就業(yè)方式逐漸改變，主要是高校不斷擴招，大學(xué)生明顯增加，就業(yè)形勢越來越嚴峻。大學(xué)生匆匆就業(yè)，可是一段時間后就會出現(xiàn)頻繁跳槽的問題，加劇了就業(yè)流動性。然而當(dāng)前大部分非公有制企業(yè)不需要員工提供檔案，大學(xué)生無暇顧及自己的檔案，導(dǎo)致檔案多頭管理。除此之外，流動人員檔案管理體制不順，現(xiàn)有的人事檔案管理部門多，檔案管理體制混亂。雖然國家檔案局制定了一些政策規(guī)定，但在具體的實施過程中仍然沒有真正落實，給人事檔案管理質(zhì)量帶來不利影響。流動人員人事檔案管理意識淡薄，檔案轉(zhuǎn)移程序過于復(fù)雜，檔案內(nèi)容缺失或陳舊明顯。當(dāng)前大部分企業(yè)在聘用工作人員的時候，多考慮個人的工作能力，對檔案提供的信息并不是很重視，有些人錯誤認為只要有畢業(yè)證、職稱證就可以了，認為檔案并不是很重要，從而導(dǎo)致了棄檔、死檔的問題發(fā)生。同時各地執(zhí)行檔案轉(zhuǎn)移的政策不統(tǒng)一，檔案調(diào)動手續(xù)的繁雜、冗長，程序比較復(fù)雜，漫長的申請審核需要流動人員來回跑，需要花費很長的時間，甚至?xí)⒄`整個人才引進的過程。檔案利用率低下，檔案材料包含的內(nèi)容及類別比較多，可是實際在檔案中記錄比較完整的只有學(xué)歷材料，其他主要內(nèi)容缺失，無法對個人作出全面的評價。各級領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，檔案工作者自身觀念陳舊，軟硬件設(shè)備配備缺失。流動人員檔案管理工作具有特殊性，工作內(nèi)容比較煩瑣，可是有的領(lǐng)導(dǎo)干部忽視了對檔案管理工作的重視，沒有真正把流動人員檔案管理工作納入議事日程。再加上檔案工作者自身的知識結(jié)構(gòu)老化，缺少信息化時代的敏銳洞察力，使用的檔案管理手段比較落后，甚至有的工作人員根本不懂現(xiàn)代化的信息數(shù)字檔案管理，檔案管理信息化程度無法提高。此外，資金投入不夠，無法提供標準化的檔案管理軟件，不能為檔案信息化管理提供充足的電腦，沒有完善的軟硬件設(shè)施支持，缺少良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境支撐。
3解決我國流動人員檔案管理問題的對策
第一，加強領(lǐng)導(dǎo)，規(guī)范管理制度。各級領(lǐng)導(dǎo)要加強指導(dǎo)監(jiān)管，做好檔案政策宣傳，精心組織，推進流動人員人事檔案管理工作深入開展。嚴肅查處違法違規(guī)行為，一旦有不良的行為出現(xiàn)，必須給予一定的處罰。充分調(diào)動工作人員的工作熱情，確保相關(guān)工作人員認真履行職責(zé)，嚴格照章辦事。規(guī)范制度，認真做好檔案材料的收集鑒別、整理保管及接收轉(zhuǎn)遞的工作，強化基本公共服務(wù)。全面收集和鑒別檔案材料，人才服務(wù)機構(gòu)要科學(xué)謀劃，確定需要歸檔的材料及范圍，建立長效機制，確保歸檔材料的真實性及準確性。嚴把技術(shù)質(zhì)量關(guān)，對流動人員檔案材料進行加工，準確做好目錄，完善服務(wù)標準，滿足服務(wù)對象的基本需求。第二，加大投入，創(chuàng)新管理方式，加快軟硬件建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息化管理。流動人員檔案信息化管理應(yīng)建立現(xiàn)代化管理設(shè)備，配置先進的檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。增強對流動人員檔案管理的重視程度，加大投入引進現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)，充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度，大膽開拓創(chuàng)新，完善檔案信息化管理業(yè)務(wù)流程，開發(fā)檔案管理服務(wù)網(wǎng)上辦公平臺，研發(fā)適合人事檔案信息管理的軟件。建設(shè)統(tǒng)一的流動人員檔案管理一體化服務(wù)平臺，完善檔案資源統(tǒng)計和共享功能，制定檔案信息化建設(shè)方案，確保電子檔案的完整性。第三，優(yōu)化隊伍建設(shè)，轉(zhuǎn)變觀念，從根本上提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)。在管理實踐中，不斷完善檔案管理人員培訓(xùn)機制，改善現(xiàn)有人才隊伍的年齡結(jié)構(gòu)，為工作人員提供專業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，彌補人才的不足，使培訓(xùn)工作常態(tài)化。大力支持工作人員學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識和技能，進一步提高工作人員的綜合能力，不斷開展思想教育活動，研究新的發(fā)展思路，促使工作人員全面掌握檔案業(yè)務(wù)工作的管理方法。檔案管理人員應(yīng)掌握計算機操作技術(shù)，不斷學(xué)習(xí)新政策、新技術(shù)，進一步推進傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代化模式的轉(zhuǎn)變。提高人員的各種待遇，激發(fā)工作人員的工作積極性，保證工作順利開展。
4結(jié)語
新時期人才流動速度加快，人才流動逐漸成為常態(tài)，從而產(chǎn)生越來越嚴重的流動人員人事檔案管理問題，甚至產(chǎn)生了許多廢棄檔案，不但阻礙了檔案管理工作的發(fā)展，還會給個人的發(fā)展帶來不利影響。面對新問題和新挑戰(zhàn)，我們必須提高重視程度，認真分析原因，采取有效的措施不斷完善我國流動人口檔案管理工作。面對人力資源配置日趨市場化，必須改變?nèi)耸聶n案管理意識淡薄的問題，加強組織和宣傳，增加人事檔案的實用內(nèi)容，創(chuàng)新檔案信息化管理。轉(zhuǎn)變用人觀念，為企業(yè)人事部門選拔人才提供必要的依據(jù)，優(yōu)化分配社會資源。規(guī)范人事檔案的管理，適應(yīng)新時期人力資源管理需要，促進人才隊伍的合理流動，推進社會經(jīng)濟建設(shè)的健康發(fā)展。
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作者:馬士君 單位:哈爾濱市企業(yè)流動人員檔案管理服務(wù)中心