事業(yè)單位人力資源檔案管理水平提升

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摘要：人力資源檔案管理工作是事業(yè)單位員工隊(duì)伍整體精神面貌和工作能力的最佳體現(xiàn)，對(duì)于單位的發(fā)展以及員工的發(fā)展等都有著一定的促進(jìn)作用。因此，要想更好的適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，首要任務(wù)就是要對(duì)事業(yè)單位現(xiàn)有的人力資源檔案管理工作模式進(jìn)行全面的革新，并采取一系列科學(xué)有效的管理措施。本文也會(huì)針對(duì)事業(yè)單位人力資源檔案管理工作的特點(diǎn)和必要性進(jìn)行著重的分析，并結(jié)合其中存在的具體問(wèn)題，提出相應(yīng)的管理對(duì)策，以便為進(jìn)一步提高事業(yè)單位人力資源檔案管理水平提供可靠的參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人力資源檔案管理；問(wèn)題分析；管理對(duì)策

對(duì)于事業(yè)單位而言，人力資源檔案管理工作是其發(fā)展過(guò)程中不可或缺的重要組成部分，為事業(yè)單位進(jìn)行人才聘用和選拔等提供了重要的參考依據(jù)和資料信息。但是在實(shí)際檔案管理過(guò)程中，很多事業(yè)單位都會(huì)因?yàn)樽陨頇n案管理制度不完善、檔案管理觀念落后、檔案管理人員技術(shù)水平不高等因素而出現(xiàn)很多問(wèn)題，這在一定程度上就會(huì)阻礙單位的快速發(fā)展。因此，要想改善現(xiàn)狀，當(dāng)務(wù)之急，就是要尋找一條便捷有效的管理途徑來(lái)提高事業(yè)單位人力資源檔案理平。

一、事業(yè)單位人力資源檔案特征分析

（一）多樣性特征首先，事業(yè)單位人力資源檔案資料集結(jié)了各部門員工的基本資料和各種資歷認(rèn)證材料等；其次，事業(yè)單位人力資源檔案集結(jié)了整體員工隊(duì)伍的具體工作信息、崗位晉升信息以及獎(jiǎng)懲記錄等；第三，事業(yè)單位人力資源檔案包括整體員工隊(duì)伍的薪金待遇、福利待遇、社保資料等信息；最后，事業(yè)單位人力資源檔案的載體形式十分多元化，如：紙質(zhì)載體、影音錄像、磁盤、照片圖像等。（二）階段性特征事業(yè)單位人力資源檔案的形成并非一朝一夕，具體可以分三個(gè)關(guān)鍵階段，因此，其階段性特征十分明顯。首先，檔案形成階段。即單位所有員工基本檔案信息的形成，主要包括員工的個(gè)人信息、基本資料和入職資料等；其次，檔案發(fā)展階段。即單位員工在日常工作中所積累形成的檔案信息，如：職位調(diào)動(dòng)、職位發(fā)展、各項(xiàng)考核業(yè)績(jī)等資料信息；最后，離職退休階段檔案。即單位所有離職和退休職工的資料信息。

二、事業(yè)單位人力資源檔案管理的意義

（一）有利于促進(jìn)單位的更好發(fā)展做好事業(yè)單位人力資源檔案管理工作，可以在一定程度上為單位的更好發(fā)展提供可靠保障。因?yàn)橥ㄟ^(guò)人力資源檔案管理，領(lǐng)導(dǎo)層才能對(duì)每位員工的具體情況進(jìn)行全面了解和掌握，進(jìn)而在此基礎(chǔ)上開(kāi)展相應(yīng)的的培訓(xùn)計(jì)劃和工作調(diào)動(dòng)計(jì)劃等。另外，由于人力資源檔案信息中詳細(xì)記錄員工的日常工作業(yè)績(jī)和工作情況，所以這在某種程度上還能為單位人力資源的優(yōu)化配置提供可靠的參考依據(jù)，進(jìn)而做到人盡其才，不斷提高單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力，使其整體工作效率、工作質(zhì)量達(dá)到最大化。

（二）有利于更好的調(diào)動(dòng)單位員工的工作熱情一般情況下，事業(yè)單位在進(jìn)行人員崗位調(diào)動(dòng)時(shí)，都會(huì)充分考慮員工的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)素質(zhì)與能力等因素。而人力資源檔案中，既包含員工的個(gè)人信息，也對(duì)其以往的工作表現(xiàn)及各項(xiàng)業(yè)績(jī)考核等有著詳細(xì)的記錄。因此，從某種意義上看，提高事業(yè)單位人力資源檔案管理水平，能夠更好的調(diào)動(dòng)員工的工作熱情和積極性，從而使其在事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮出最大的力量。

三、目前事業(yè)單位人力資源檔案管理中存在的具體問(wèn)題

（一）人力資源管理理念有待更新在當(dāng)前快節(jié)奏的時(shí)展中，隨著各行各業(yè)的不斷變革創(chuàng)新，一些事業(yè)單位對(duì)于人力資源檔案管理工作時(shí)常處于忽視的重視的狀態(tài)中，在實(shí)際管理時(shí)，依然按照傳統(tǒng)的管理理念和模式來(lái)執(zhí)行，這在一定程度上不僅降低了人力資源檔案管理人員的工作熱情，從而使得檔案管理效果和管理水平大打折扣。而且對(duì)于單位的持久發(fā)展以及員工的可持續(xù)發(fā)展等都造成了很大的影響。

（二）人力資源檔案管理制度有待完善現(xiàn)如今，一些事業(yè)單位雖然整體發(fā)展水平取得了較大的成效，但是在人力資源管理方面依然處于待提升、待完善的狀態(tài)中，不僅所制定的檔案管理制度存在很多漏洞，而且對(duì)于人力資源檔案管理工作內(nèi)容的規(guī)劃設(shè)計(jì)也是存在很多不合理的地方，這樣就會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理人員的工作積極性，使其在日常工作中常常抱著隨意的態(tài)度來(lái)進(jìn)行，很難在工作中發(fā)揮出自身應(yīng)盡的義務(wù)和責(zé)任，從而使得單位人力資源檔案管理水平大大日漸降低。

（三）人力資源檔案管理人員素質(zhì)有待提升由于事業(yè)單位人力資源檔案管理工作具有一定的專業(yè)性和綜合性，所以對(duì)于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平也有著極為嚴(yán)格的要求。但實(shí)際上很多事業(yè)單位人力資源檔案管理人員的綜合水平都很難達(dá)到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)要求，所以使得單位人力資源檔案管理工作的效率和質(zhì)量大打折扣，并且在一定程度上還會(huì)給事業(yè)單位的創(chuàng)新發(fā)展造成很大的阻礙和影響。

四、提升事業(yè)單位人力資源檔案管理水平的相關(guān)管理策略

（一）強(qiáng)化人力資源檔案管理的認(rèn)知為了最大化提升事業(yè)單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力，使其人力資源檔案管理水平能夠達(dá)到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)要求，關(guān)鍵任務(wù)就是要不斷強(qiáng)化事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)該項(xiàng)檔案管理工作的重視度，不僅要將人力資源檔案管理納入到單位可持續(xù)發(fā)展決策中，而且還要對(duì)該項(xiàng)管理工作給予正確的認(rèn)知，并在此基礎(chǔ)上組建一支高素質(zhì)、高水平的人力資源檔案管理隊(duì)伍。這樣才能進(jìn)一步提高人力資源檔案管理工作效率和質(zhì)量，更好的為事業(yè)單位發(fā)展提供可靠的參考依據(jù)。

（二）合理規(guī)劃設(shè)計(jì)人力資源檔案管理內(nèi)容目前，各級(jí)事業(yè)單位在開(kāi)展人員招聘工作時(shí)，都會(huì)通過(guò)筆試、面試等環(huán)節(jié)來(lái)進(jìn)行層層考核。一旦錄用還要對(duì)員工開(kāi)展崗前培訓(xùn)以及綜合能力等項(xiàng)目的培養(yǎng)。而這些環(huán)節(jié)中所形成的資料信息都可作為人力資源檔案資料來(lái)進(jìn)行收集和整理歸檔。另外，員工入職后的業(yè)績(jī)考核、工作表現(xiàn)等相關(guān)信息也要作為人力資源檔案信息進(jìn)行整理歸檔，這樣才能確保檔案的完整性和真實(shí)性，進(jìn)而為事業(yè)單位人力資源管理工作的順利開(kāi)展提供有效的數(shù)據(jù)支撐。

（三）建立科學(xué)有效的人力資源檔案管理制度首先，要立足于事業(yè)單位的發(fā)展實(shí)際，在現(xiàn)有的人力資源檔案管理制度進(jìn)行全面的補(bǔ)充與完善，使其能夠達(dá)到一定的科學(xué)化與合理化；其次，要保證人力資源檔案管理制度的簡(jiǎn)潔性和雙向性，使之在單位領(lǐng)導(dǎo)層與基層員工等管理方面能夠發(fā)揮出真正的實(shí)效作用，這樣才能突顯出事業(yè)單位人力資源檔案管理工作的公平性，為單位的持久穩(wěn)定發(fā)展奠定扎實(shí)基礎(chǔ)；再次，要保證制度的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，這樣才能在人力資源檔案管理工作中發(fā)揮出一定的約束作用，從而更好的規(guī)范檔案管理人員，使之能夠全身心的投入到日常檔案管理中，全面確保人力資源檔案管理水平；最后，要根據(jù)人力資源檔案實(shí)際管理情況，構(gòu)建相應(yīng)的升級(jí)達(dá)標(biāo)考核機(jī)制，以便可以定期對(duì)相關(guān)檔案管理人員的工作情況進(jìn)行監(jiān)督與考核，進(jìn)而及時(shí)針對(duì)所存在的問(wèn)題給予正確的指導(dǎo)，這樣才能更好的規(guī)范人力資源檔案管理工作，使其整體管理水平達(dá)到最大化。

（四）加大人力資源檔案資料收集力度檔案資料的收集是開(kāi)展事業(yè)單位人力資源檔案管理工作的關(guān)鍵條件，在實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中，相關(guān)管理人員必須具備一定的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技術(shù)，能夠采用先進(jìn)的管理技術(shù)對(duì)相應(yīng)的人力資源檔案資料進(jìn)行有效的識(shí)別和及時(shí)歸納整理，堅(jiān)決抵制不符合要求的人力資源檔案材料進(jìn)入到歸檔工作中，這樣才能保證檔案資料的完整性與準(zhǔn)確性，從而為單位人力資源的優(yōu)化配置與管理提供可靠的信息數(shù)據(jù)，更好的促進(jìn)單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)。

（五）加強(qiáng)人力資源檔案管理信息化建設(shè)在經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下，事業(yè)單位人力資源檔案管理工作也要做到與時(shí)俱進(jìn)，不斷加強(qiáng)信息化建設(shè)，以便可以最大化提升自身的人力資源檔案管理水平，更好的適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求。在實(shí)際管理過(guò)程中，事業(yè)單位不僅要對(duì)該項(xiàng)管理工作給予正確的認(rèn)識(shí)，而且還要加大資金扶持力度，引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)、管理系統(tǒng)等，以便可以及時(shí)準(zhǔn)確的對(duì)人力資源檔案信息進(jìn)行有效的鑒別、整理、歸檔存儲(chǔ)，進(jìn)而最大化保障信息的時(shí)效性和安全性，為單位人力資源管理工作提供可靠的參考依據(jù)。另外，要充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的輔助性作用，將紙質(zhì)的人力資源檔案管理資料轉(zhuǎn)變成豐富立體的文字資料、圖片、聲像等數(shù)據(jù)，并將其納入到信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中，這樣才能便于管理人員的查閱和調(diào)用，提高單位人力資源檔案管理工作效率。

（六）不斷提升人力資源檔案管理人員的綜合水平在信息技術(shù)全面充斥的今天，事業(yè)單位人力資源檔案管理信息化建設(shè)要想達(dá)到一定的技術(shù)水準(zhǔn)，就要在招募和培訓(xùn)人力資源檔案管理人員時(shí)，要以電子檔案推進(jìn)建設(shè)為核心理念，不僅要適當(dāng)提高用人標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)、專業(yè)知識(shí)、信息技術(shù)水平等進(jìn)行全面的考核。而且還要定期組織檔案管理人員參加專業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以便使其能夠?qū)W習(xí)到最先進(jìn)的人力資源檔案管理技術(shù)，進(jìn)而在實(shí)際工作中能夠針對(duì)各類文件資料，采用對(duì)應(yīng)的軟件技術(shù)對(duì)其進(jìn)行檢索、歸檔以及登記等，從而確保電子檔案的安全性和完整性，更好的提高其在單位人力資源管理中的利用價(jià)值，真正為事業(yè)單位的發(fā)展和員工的發(fā)展起到相應(yīng)的推動(dòng)作用。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，做好人力資源檔案管理工作，不僅有利于促進(jìn)單位的更好發(fā)展，而且還能最大化調(diào)動(dòng)員工的工作熱情，實(shí)現(xiàn)其個(gè)人發(fā)展目標(biāo)。因此，各級(jí)事業(yè)單位必須對(duì)該項(xiàng)管理工作給予一定的重視度和認(rèn)知度，既要將其納入到單位戰(zhàn)略發(fā)展決策中，又要完善相應(yīng)的檔案管理制度，并明確人力資源檔案管理內(nèi)容，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)人力資源檔案管理信息化建設(shè)，這樣才能真正提高人力資源檔案管理水平，為事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展提供可靠的數(shù)據(jù)信息。

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作者：薛翔蕓 單位：烏魯木齊市軍事供應(yīng)站